Jak wybrać najlepszy system HR? Co powinien mieć dobry system HR?

System HR to profesjonalne narzędzie, które można porównać do komputerowego asystenta działu HR. Celem oprogramowania jest skuteczna automatyzacja powtarzalnych zadań, a tym samym odciążenie pracowników i uczynienie ich pracy bardziej efektywną. Dobry program kadrowy wspomoże zespół między innymi w zakresie rekrutacji kandydatów, obsługi wniosków czy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przeczytaj, jak wybrać najlepszy system HR i na jakie funkcje oprogramowania warto zwracać uwagę!

System HR – najważniejsze cechy i funkcje dobrego programu kadrowego

Wybierając system HR, warto pamiętać, że powinien być oprogramowaniem, które nie będzie idealne dla wszystkich, a najlepsze dla Twojej firmy. Co to oznacza? Przed każdym przedsiębiorstwem zatrudniającym pracowników stoją podobne wyzwania HR-owe. Jeśli jednak przyjrzysz się bliżej potrzebom swojego działu kadrowego i innej konkurencyjnej firmy, może się okazać, że te nieco się różnią. Dlatego, szukając dobrego systemu HR, warto na początku ustalić swoje oczekiwania względem niego. Zastanowić się, na jakich obszarach platforma będzie rzeczywiście używana, a które funkcje mogą okazać się nieprzydatne. System HR ma w końcu służyć Twojej firmie!

Wyłania się zatem pierwsza istotna cecha dobrego programu kadrowego: powinien umożliwiać Ci wybór opcji, z których będziesz korzystać. Świetnie sprawdzają się zatem oprogramowania, które składają się z modułów obejmujących poszczególne procesy HR. Platforma tomHRM daje możliwość samodzielnego wybrania wspomnianych modułów, a tym samym zbudowania jej specjalnie pod Twoją firmę. Jeżeli potrzebny jest Ci profesjonalny Intranet, aplikacja do rekrutacji i obsługi wniosków pracowniczych, ale nie przyda się np. program do ocen rocznych – po prostu nie wybierasz tego ostatniego.

Moduły (funkcje), które powinien zawierać dobry system HR

Byś miał możliwość bardzo dokładnego dopasowania funkcjonalności systemu HR do potrzeb swojej firmy, platforma powinna pozwolić Ci wybierać moduły spośród ich jak największej liczby. Wówczas zyskasz pewność, że otrzymasz wszystko to, czego oczekujesz. Najlepszy system HR obejmuje:

• system rekrutacyjny (system ATS),
• urlopy i delegacje,
• bazę pracowników,
• rejestr umów,
• ewidencję czasu pracy,
• wnioski pracownicze,
• onboarding pracowników,
• moduł szkoleniowy,
• Intranet,
• platformę e-learningową,
• platformę do badania satysfakcji pracowników i kandydatów (ankiety pracownicze),
• oceny pracownicze i spotkania z pracownikami,
• zarządzanie przez cele.

Wszystkie powyższe moduły są dostępne na platformie tomHRM z możliwością testowania systemu HR przez 30 dni za darmo. Przyjrzyjmy się bliżej najpopularniejszym funkcjom – jakie dokładnie możliwości dają poszczególne aplikacje?

Automatyzacja rekrutacji – system ATS w programie dla kadr

System rekrutacyjny ATS ma za zadanie maksymalnie odciążyć zespół rekrutacyjny z wykonywania powtarzalnych czasochłonnych zadań. Wiele z nich, jak np. generowanie raportów po procesie rekrutacji, przesyłanie CV menadżerom czy wysyłanie wiadomości e-mail zajmuje sporo czasu, który można poświęcić na bardziej efektywną pracę – przeprowadzić więcej rozmów z kandydatami. System do rekrutacji dostępny jako moduł w tomHRM umożliwia między innymi:

• uruchomienie profesjonalnej strony rekrutacyjnej,
• zintegrowanie strony kariery ze stroną firmy przy pomocy API,
• stworzenie profesjonalnego formularza rekrutacyjnego,
• tworzenie przejrzystych ogłoszeń,
• sprawdzanie efektywności źródeł pozyskiwania kandydatów,
• dostęp do szczegółowych statystyk odwiedzin strony kariera,
• tworzenie bazy kandydatów,
• udostępnianie CV do menadżerów,
• obsługę kalendarza rekrutacyjnego,
• obsługę klauzul RODO,
• przypisywanie notatek do kandydatów,
• ocenianie kandydatów,
• prowadzenie testów wiedzy dla kandydatów online,
• automatyczną wysyłkę e-maili,
• udostępnianie automatycznych ankiet dla kandydatów,
• prowadzenie bezpiecznych spotkań rekrutacyjnych online,
• automatyczne raportowanie

…i wiele więcej. Moduł jest naprawdę ogromny!

Onboarding pracowników w profesjonalnym programie kadrowym

Onboarding pracownika, czyli wprowadzanie nowej osoby do firmy, to jeden z najważniejszych elementów rekrutacji. Źle przeprowadzony może negatywnie wpłynąć na decyzję zatrudnionego o pozostaniu w przedsiębiorstwie bądź efektywność jego pracy. Proces ten wymaga nie tylko opowiedzenia o polityce firmy czy jej strukturach, ale także przedstawienia najbliższych współpracowników, nauczenia obsługi najważniejszych narzędzi czy maszyn bądź branżowych pojęć oraz właściwego podejścia do osoby jeszcze na etapie rekrutacji (preonboarding). Wszystko to zajmuje oczywiście sporo czasu i angażuje często wiele osób, dlatego dobry system HR powinien mieć również moduł onboardingu pracowników.
Dostępny na platformie tomHR pozwala automatyzować bądź uczynić sprawniejszymi następujące procesy:

• tworzenie odrębnych ścieżek onboardingowych dla określonych stanowisk,
• wskazanie kroków, przez które powinien przejść nowy pracownik danego stanowiska,
• wskazanie kroków, przez które powinien przejść przełożony kandydata na określone stanowisko,
• automatyzacja przydzielania zadań nowym pracownikom, ich przełożonym lub pozostałym zatrudnionym,
• tworzenie stron z informacjami oraz ważnymi dokumentami dla nowozatrudnionych,
• automatyczna wysyłka powiadomień i e-maili,
• monitorowanie postępów onboardingu pracownika,

a także daje dostęp do kalendarza pracowniczego czy Self Service – i wiele innych przydatnych opcji.

Elektroniczne wnioski urlopowe a system HR

Elektroniczne wnioski urlopowe znacznie optymalizują proces akceptacji urlopów pracowniczych, szczególnie w większych firmach, w których wnioski przechodzą przez kilku menadżerów. Już sam fakt braku konieczności przekazywania papierowego wniosku „z biurka na biurko” sprawia, że całość przebiega znacznie szybciej. Profesjonalny moduł w systemie HR tomHRM odpowiedzialny za elektroniczne wniosku urlopowe daje przy okazji dostęp do takich funkcji, jak:

• planowanie urlopu przez pracowników,
• planowanie delegacji i innych nieobecności,
• dostęp do przejrzystego grafiku urlopów,
• automatyczne sprawdzanie dostępności osób zatrudnionych,
• określenie struktury przekazywania wniosków „wyżej”,
• integracja kalendarzy pracowników z kalendarzem Google oraz Outlook,
• wgląd w karty urlopowe,
• filtrowanie nieobecności po działach, statusach czy lokalizacji,
• określenie dowolnych rodzajów urlopów pracowniczych,
• wskazanie odrębnej ścieżki akceptacji wniosku urlopowego dla każdego typu nieobecności,
• automatyczna wysyłka powiadomień o statusie wniosku urlopowego

i wiele innych opcji dotyczących urlopów i delegacji pracowniczych.

Ewidencja czasu pracy w systemie HR

Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika jest zaledwie początkiem listy wielu zadań, które spoczywają na przedsiębiorcy w zakresie wykonywania pracy przez osoby zatrudnione. Dochodzi do tego zarządzanie zadaniami, określenie budżetu dla poszczególnych projektów, prowadzenie list obecności, raportowanie… a każda z tych czynności angażuje wiele osób i zajmuje sporo czasu. Dlatego też ewidencja czasu pracy i prowadzenie wszystkich związanych z nią procesów w wersji elektronicznej, przez moduł w systemie HR tomHRM, stanowi spore odciążenie dla całego działu kadrowego. Oto przykładowe możliwości modułu do ewidencjonowania:

• ręczne dodawanie czasu pracy przez pracowników,
• dostęp do timera pracy nad konkretnymi projektami,
• definiowanie budżetu w danym projekcie,
• zarządzanie poszczególnymi zadaniami pracowników,
• raportowanie czasu pracy,
• akceptacja dodawanego ręcznie czasu pracy,
• tworzenie list obecności,
• rejestrowanie przerw,
• automatyczne powiadomienia o spóźnieniach czy nieobecnościach,
• tworzenie grafików pracy,
• eksport raportów do pliku

i wiele innych przydatnych funkcji.

Inne wnioski pracownicze – wygodna obsługa w tomHRM

Opisane wcześniej wnioski urlopowe to niejedyne dokumenty spływające od zatrudnionych do kadr oraz menadżerów. Przedsiębiorstwo musi równie sprawnie obsługiwać również wnioski o podwyżkę, benefity, otrzymanie sprzętu komputerowego, naprawę sprzętu, zmianę stanowiska, zatrudnienie – i wiele innych.

Jak wynika ze statystyk tomHRM, firma, która zatrudnia 100 pracowników, może oszczędzić nawet 375 godzin rocznie, korzystając z systemu HR do obsługi wniosków pracowniczych. To około 5000 złotych pozostających w przedsiębiorstwie każdego roku! Moduł wnioski pracownicze na naszej platformie zawiera takie przydatne funkcje, jak:

• projektowanie dowolnej liczby oficjalnych firmowych szablonów poszczególnych wniosków pracowniczych,
• sprawne udostępnianie wniosków pracownikom,
• przejrzyste kategoryzowanie szablonów wniosków,
• automatyczne tworzenie raportów,
• dostęp do wszystkich złożonych wniosków z jednego miejsca,
• wygodne przekazywanie wniosków zgodnie z określoną strukturą akceptacji,
• sprawna akceptacja wniosków,
• automatyczne powiadomienia o stanie wniosku pracowniczego,
• dostęp do pasków płacowych

i inne.

Kartoteka pracownicza w systemie HR

Prowadzenie kartoteki pracowniczej to kolejny z niezwykle czasochłonnych obowiązków pracodawcy. Wynika on z Kodeksu pracy, jego niedopełnienie jest zatem niezgodne z prawem pracy.

W skład tejże kartoteki wchodzą wszystkie informacje kadrowo-płacowe na temat pracowników (każdego indywidualnie), od etapu rekrutacji, przez informacje o stosunku pracy, aż po te dotyczące rozwiązania umowy o pracę czy nałożonych na pracownika kar porządkowych. To ogromna liczba dokumentów, które wymagają właściwej organizacji i często także łatwego do nich dostępu, co przy dużej liczbie zatrudnionych może być kłopotliwe, gdy kartoteka jest prowadzona w formie papierowej. Funkcja elektroniczna kartoteka pracownika w systemie HR tomHRM to kolejna ogromna oszczędność czasu przełożonych czy HR-owców. Oferuje takie opcje, jak:

• opis pracownika – zawierający jego dane osobowe czy informacje o bezpośrednim przełożonym bądź zespole, do którego należy,
• informacje urlopowe,
• zbiór ankiet wykonanych przez pracownika,
• zbiór szkoleń przebytych przez zatrudnionego – i tych, które musi odbyć,
• dostęp do certyfikatów zdobytych przez pracownika,
• dostęp do umów zawartych z pracownikiem,
• dostęp do pozostałych dokumentów pracowniczych,
• dostęp do elektronicznych pasków płacowych,
• notatki o zatrudnionym,
• informacje na temat onboardingu pracownika,
• pełna integracja systemów kadrowych z systemem HR tomHTM.

Dlaczego warto wybrać system HR tomHRM?

Profesjonalny system HR tomHRM to zatem pewność, że przedsiębiorca dostanie dostęp do wszystkich potrzebnych mu narzędzi optymalizujących pracę menadżerów, działu HR i pozostałych zatrudnionych. Ułatwia wgląd do wszystkich informacji kadrowo-płacowych, a przy tym nie wymaga przekazywania takowych danych ręcznie.

tomHRM umożliwia bowiem integrację systemów kadrowych z aplikacjami systemu HRM, dzięki czemu proces wprowadzania informacji o pracownikach czy kandydatach odbywa się automatycznie. Wspomniana integracja dotyczy takich popularnych programów, jak Comarch ERP, Enova 365, Simple, Sage, Unit4 TETA czy SAP. Co więcej, jeśli przedsiębiorca korzysta z systemu kadrowego niewymienionego na tej liście, możliwe jest przygotowanie specjalnego rozwiązania pod indywidualne potrzeby danej firmy.

tomHRM obsługuje również integrację API, która umożliwia komunikację systemu HRM z innymi systemami zewnętrznymi bądź aplikacjami.