Co to jest system ATS?
Elektroniczny system do rekrutacji pracowników to narzędzie, które wspiera pracę osób zajmujących się rekrutacją. Pozwala im szybciej i bardziej efektywnie pozyskiwać nowych pracowników. Oszczędza czas i pieniądze.
Program do rekrutacji – nieco historii
Nazwa system ATS pochodzi z języka angielskiego – Applicant Tracking System czyli System Śledzenia Aplikacji i jest związana z ich pierwszymi funkcjonalnościami, które polegały na możliwości zeskanowania CV kandydata i umieszczenia go w systemie w wersji elektronicznej. System umożliwiał przeszukiwanie bazy i wyszukiwanie kandydatów według zadanych kryteriów.
Pierwsze oprogramowanie do rekrutacji pojawiło się w 1998 roku. W porównaniu do tych pierwszych systemów technologia rekrutacji posunęła się przez te 20 lat bardzo mocno. Dziś możliwości parsowania (odczytywania danych ) z CV oraz umieszczania ich w bazie kandydatów to zaledwie mała część funkcjonalności, z których może korzystać rekruter.
Początkowo programy do rekrutacji były sprzedawane w wersji tzw. pudełkowej (oprogramowanie enterprise). Takie programy do rekrutacji są idealnie dopasowane do potrzeb firmy, ale w związku z szybko rozwijającą się technologią dość szybko się starzeją, a ich aktualizacje są kosztowne. Wraz z pojawieniem się oprogramowania typu SaaS (sprzedawanym jako usługa w formie abonamentu), wiele firm zdecydowało się prowadzić rekrutację z pomocą systemu online w abonamencie.
Jak działa aplikacja do rekrutacji?
Krok 1 Tworzenie i gromadzenie bazy kandydatów
Podstawową funkcją jest zbieranie na jednej platformie CV kandydatów. Niezależnie od tego gdzie kandydaci znajdą ogłoszenie i w jaki sposób będą aplikować, wszystkie CV znajdą się w jednym miejscu. System je parsuje (przetwarza na wersje elektroniczną) oraz umożliwia dodatkową obróbkę (np. dodawanie tagów, opisów, ocen, opinii).
Krok 2 Zarządzanie projektem rekrutacyjnym
System do rekrutacji pozwala zaprojektować cały proces pozyskiwania pracownika (podzielić go na etapy) i prowadzić pełną komunikację z kandydatem poprzez platformę.
Tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych na platformie ułatwia ich dystrybucję i monitoring skuteczności poszczególnych kanałów rekrutacji. Dzięki możliwości tworzenia formularzy rekrutacyjnych i testów można łatwiej i szybciej przeprowadzić automatyczną (bądź ręczną) selekcję kandydatów.
Sercem ATS jest komunikacja. Aplikacje dla rekrutacji pracowników wyposażone są w możliwość wysyłania powiadomień automatycznych, prowadzenia kalendarza rekrutacji (spotkań, telefonów), wysyłanie SMS do kandydatów, prowadzenia komunikacji mailowej. Szablony z możliwością personalizacji i automatyczne mailingi w znaczący sposób przyspieszają pracę, a rekruter unika konieczności realizacji powtarzalnych zadań i nie traci na nie czasu.
Monitoring zdarzeń sprawia, że każdy rekruter biorący udział w projekcie jest w stanie w każdej chwili sprawdzić na jakim etapie jest rekrutacja, czy kandydaci otrzymali wszystkie potrzebne informacje, jak przebiega proces, ile jeszcze może potrwać.
Krok 3 Raportowanie
Zaawansowana analityka systemu do rekrutacji to łatwość mierzenia KPI w rekrutacji i wprowadzania oszczędności. W tomHRM możesz mierzyć:
- Efektywność źródeł pozyskiwania kandydatów,
- Skuteczność procesu rekrutacji,
- Średni czas rekrutacji,
- Powody odrzucenia kandydatów / ofert pracy,
- Obłożenie rekruterów i wiele innych zmiennych.
Praca w oparciu o system do rekrutacji ATS to również łatwość zarządzania systemem zgód RODO od kandydatów.
Czy firmom faktycznie przydaje się software do rekrutacji?
O tym, czy warto drożyć system rekrutacyjny niech poświadczy kilka statystyk:
- 491 firm z listy Fortune 500 największych firm używa ATS (dane 06.2018 r)
- W USA ATS używa 75% firm (95% dużych firm i 50% firm średnich),
- 86% rekruterów, którzy zaczęli pracować wykorzystując ATS uważa, że rekrutują szybciej[i],
- 78% uważa, że poprawiła się jakość kandydatów, których zatrudniają,
- 75% rekruterów uważa, że ATS pozwolił im zmniejszyć ilość czasu poświęcaną na nieproduktywne, powtarzalne zadania,
- Zdaniem rekruterów wdrożenie systemu do rekrutacji pozwala zwiększyć ilość obsadzonych stanowisk miesięcznie o 10%.
Czy system rekrutacyjny ATS się opłaca?
Jeśli prowadzisz do 10 projektów rekrutacyjnych miesięcznie, to koszt systemu ATS wyniesie 3840 zł rocznie. To mniej niż miesięczne wynagrodzenie asystenta ds. rekrutacji. A ATS potrafi znacznie więcej niż asystent!
[i] GetApp survey 2018
