Co to jest system ATS do rekrutacji?

Jak działa program do rekrutacji i do czego się przydaje?

Elektroniczny system do rekrutacji pracowników to narzędzie, które wspiera pracę osób zajmujących się rekrutacją. Pozwala im szybciej i bardziej efektywnie pozyskiwać nowych pracowników. Oszczędza czas i pieniądze. Jest to obecnie kluczowe narzędzie w rekrutacji.

System ATS

Efektywna rekrutacja. Automatyzacja pracy.
Candidate experience. Własna strona kariera

Poznaj szczegóły

Jak działa system ATS do rekrutacji pracowników?

System do rekrutacji pozwala zaprojektować cały proces pozyskiwania pracownika (podzielić go na etapy) i prowadzić pełną komunikację z kandydatem poprzez platformę.

Tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych na platformie ułatwia ich dystrybucję i monitoring skuteczności poszczególnych kanałów rekrutacji. Dzięki możliwości tworzenia formularzy rekrutacyjnych i testów można łatwiej i szybciej przeprowadzić automatyczną (bądź ręczną) selekcję kandydatów.

Sercem ATS jest komunikacja i automatyzacja. Aplikacje dla rekrutacji pracowników wyposażone są w możliwość wysyłania powiadomień automatycznych, prowadzenia kalendarza rekrutacji (spotkań, telefonów), wysyłanie SMS do kandydatów, prowadzenia komunikacji mailowej. Szablony z możliwością personalizacji i automatyczne mailingi w znaczący sposób przyspieszają pracę, a rekruter unika konieczności realizacji powtarzalnych zadań i nie traci na nie czasu.

Monitoring zdarzeń sprawia, że każdy rekruter biorący udział w projekcie jest w stanie w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie jest rekrutacja, czy kandydaci otrzymali wszystkie potrzebne informacje, jak przebiega proces, ile jeszcze może potrwać.

Co oznacza skrót ATS?

ATS to skrót, który pochodzi z języka angielskiego – Applicant Tracking System, czyli System Śledzenia Aplikacji i jest związana z ich pierwszymi funkcjonalnościami, które polegały na możliwości zeskanowania CV kandydata i umieszczenia go w systemie w wersji elektronicznej. Początkowo, systemy umożliwiały jedynie przeszukiwanie bazy i wyszukiwanie kandydatów według zadanych kryteriów.

Historia systemów rekrutacyjnych

Pierwsze oprogramowanie do rekrutacji pojawiło się już dość dawno temu, bo w 1998 roku. W porównaniu do tych pierwszych systemów technologia informatyczna w rekrutacji posunęła się przez te 25 lat bardzo mocno. Dziś możliwości parsowania (odczytywania danych) z CV oraz umieszczania ich w bazie kandydatów to zaledwie niewielka część funkcjonalności, z których może korzystać rekruter.

Początkowo programy do rekrutacji były tworzone pod potrzeby konkretnego użytkownika (oprogramowanie dedykowane), później sprzedawane w wersji tzw. pudełkowej. Takie programy do rekrutacji są idealnie dopasowane do potrzeb firmy (przynajmniej w momencie ich projektowania), ale w związku z szybko rozwijającą się technologią dość szybko się starzeją, a ich aktualizacje są kosztowne. Wraz z pojawieniem się oprogramowania typu SaaS (sprzedawanym jako usługa w formie abonamentu), wiele firm zdecydowało się prowadzić rekrutację z pomocą systemu online opłacanego w abonamencie.

W tym podrozdziale znajdziesz więcej o tym, czy wybrać ATS w modelu SaaS czy jako oprogramowanie dedykowane.

Ewolucja systemów usprawniajacych proces rekrutacji

Choć pierwotnie chodziło o pozyskiwanie danych z CV, to dość szybko systemy ATS rozwinęły się o dodatkowe funkcjonalności – możliwość korespondencji z kandydatem, ustalania i śledzenia całego procesu rekrutacyjnego, tworzenie formularza aplikacyjnego, a przede wszystkim automatyzacje, które pozwalają oszczędzić czas rekruterów.

Przejdź do rozdziału o funkcjonalnościach jeśli głównie interesuje cię ten obszar.

5 korzyści z applicant tracking system, czyli najważniejsze zalety systemu ATS

1. Redukcja powtarzalnych zadań = więcej czasu na badanie kompetencji kandydata i jego dopasowania do organizacji.
2. Lepsza komunikacja w zespole rekruterskim = krótsze procesy rekrutacyjne.
3. Wyższy Candidate Experience = łatwiejsze pozyskiwanie kandydatów.
4. Łatwe śledzenie KPI = podejmowanie decyzji biznesowych w oparciu o dane.
5. Zgodność z przepisami RODO = brak ryzyka komplikacji prawnych.

Czy firmom faktycznie przydaje się software do rekrutacji?

O tym, czy warto wdrożyć system rekrutacyjny niech poświadczy, kilka opinii rekruterów:

• 86% rekruterów, którzy zaczęli pracować wykorzystując ATS uważa, że rekrutują szybciej[i],
• 78% uważa, że poprawiła się jakość kandydatów, których zatrudniają,
• 75% jest przekonanych, że ATS pozwolił im zmniejszyć ilość czasu poświęcaną na nieproduktywne, powtarzalne zadania,
• Zdaniem rekruterów wdrożenie systemu do rekrutacji pozwala zwiększyć ilość obsadzonych stanowisk miesięcznie o 10%.

Funkcjonalności systemu rekrutacyjnego

System ATS wspiera proces rekrutacji na bardzo wielu poziomach. Istnieją dziesiątki funkcji, w które aplikacja do rekrutacji może być wyposażona. Niektóre systemy mają możliwość przeprowadzania spotkań video z kandydatami (rekrutacja online), inne oferują multiposting, jeszcze inne będą ułatwiały automatyczną selekcję kandydatów. Najważniejsze funkcje podzieliliśmy na sekcje, by ułatwić ich zrozumienie:

• Narzędzia i funkcje ułatwiające pozyskiwanie kandydatów
• Zarządzanie RODO (GDPR)
• Selekcja Talentów
• Komunikacja w zespole rekruterów
• Automatyzacje w rekrutacji
• Komunikacja z kandydatem i Candidate Experience
• Raporty, analityka i KPI rekrutacji

Pozyskiwanie najlepszych kandydatów z różnych źródeł

Podstawową funkcją jest zbieranie na jednej platformie CV kandydatów. Niezależnie od tego gdzie kandydaci znajdą ogłoszenie i w jaki sposób będą aplikować, wszystkie CV znajdą się w jednym miejscu. Do najczęstszych funkcji ułatwiających pozyskiwanie kandydatów należą:

Tworzenie autonomicznej Strony Kariery w ramach systemu

Może ona zastąpić podstronę z ofertami pracy na stronie firmowej lub być jej uzupełnieniem. Warto zwrócić uwagę na to, czy ATS umożliwia integrację Strony Kariery i strony firmowej przez API. Jest to duże ułatwienie tam, gdzie rekruter nie ma bezpośredniego dostępu do firmowej witryny, a chce mieć pewność, że wszystkie publikowane w firmowych kanałach oferty zatrudnienia będą aktualne.

Publikacja ogłoszeń o pracę

W niektórych systemach bywa automatyczna (ogłoszenie od razu jest publikowane na danym serwisie) lub półautomatyczna (ogłoszenie przesyłane jest przez system do opiekuna w portalu pracy). Publikacja ogłoszeń może dotyczyć też social media (m.in. Facebook, Linkedin).

Formularze aplikacyjne

Warto zwrócić uwagę na to, czy:

• pozwalają na tworzenie różnych typów pytań (np. zamkniętych, otwartych wyboru jednokrotnego i wielokrotnego, wyboru daty),
• można tworzyć dowolne formularze aplikacyjne pod ofertę pracy,
• można tworzyć szablony najczęściej wykorzystywanych formularzy,
• system wyposażono w funkcję mierzenia czasu wypełnienia formularza (co pozwala go lepiej dopasowywać do potrzeb kandydatów),
• oraz mierzenia efektywności formularza (czyli tego, ile osób go porzuciło w trakcie wypełnienia),
• istnieje opcja filtracji kandydatów przez pryzmat odpowiedzi udzielonych w formularzu,
• da się zastosować automatyzację (np. automatyczne przeniesienie kandydata do kolejnego etapu na bazie odpowiedzi w formularzu).

Budowa talent pool

Część systemów pozwala tworzyć jeden talent pool, część (jak tomHRM) nieskończenie wiele. Przy zakupie systemu warto zwrócić uwagę na to, czy talent pool jest ograniczony liczebnością kandydatów lub wielkością danych. W niektórych systemach można przechowywać tylko określoną liczbę kandydatów, a za dodatkowe miejsca trzeba dopłacać.

Direct search

Czyli narzędzia, które ułatwiają wyszukiwanie kandydatów przy wykorzystaniu boolean search.

Rekomendacje pracowników

Tu system może być wyposażony zarówno w opcję monitoringu efektywności poleceń pracowniczych (np. pracownik wysyła określony link z ofertą i na tej podstawie przypisuje mu się określone wejścia na formularz czy wysłane CV) jak i oznaczania kto kogo polecił. Z uwagi na to, że na rynku istnieją osobne, zewnętrzne systemy do programów referencyjnych, to AST może być z takim narzędziem zintegrowany, ale w takiej sytuacji firma musi z reguły ponieść dodatkowe koszty kolejnej aplikacji (i jest to kolejne miejsce do logowania się dla rekruterów).

Śledzenie efektywności ogłoszeń

Czyli możliwość monitorowania tego skąd przychodzą kandydaci. Warto zwrócić uwagę na to, jak mocno rozbudowana jest ta opcja oraz jakiego rodzaju raporty pozwala generować. Istnieje kilka możliwości, na jakie systemy ATS umożliwiają taki monitoring. Efektywnym są linki referencyjne, które bez udziału zewnętrznych narzędzi typu Google Analitics pozwalają mierzyć odsłony formularzy i spływ CV z konkretnych kanałów, których listę rekruter ustala samodzielnie. Dobrze skonfigurowane linki referencyjne pozwalają bardzo precyzyjnie monitorować takie KPI w rekrutacji jak efektywność źródeł, jakość kandydatów per źródło czy wnioskować na temat jakości treści ogłoszenia lub formularza w zależności od miejsca publikacji.

Zgody RODO

W Europie zarządzanie zgodami na przetwarzanie danych osobowych kandydatów jest niezwykle ważne. Odpowiednie zgody GDPR  dają rekruterowi podstawę prawną do kontaktu z kandydatem przy okazji tej konkretnej lub ewentualnych przyszłych rekrutacji.  Ręczne zarządzanie takimi zgodami jest trudne – trzeba pilnować terminów, usuwać dane kandydatów. Dzięki systemowi ATS nie trzeba się tym martwić. Większość z nich organizuje zgody RODO poprawnie, zapewniając:

• możliwość utworzenia własnych treści zgód,
• dołączanie ich do formularzy aplikacyjnych, tak by kandydaci mogli je potwierdzić,
• umożliwienie kandydatom wyboru czy zgoda ma obejmować jeden, czy wiele procesów i/lub na jaki czas ma być wydana,
• umożliwienie kandydatom sprostowania lub usunięcia danych,
• przechowywanie historii rekrutacji i zgód w razie roszczeń kandydatów,
• szyfrowanie i anonimizację danych,
• bezpieczeństwo danych (kopie bezpieczeństwa, serwery na terenie EU itd).

Selekcja Talentów ułatwiająca znalezienie dopasowanego kandydata

Pozyskiwane danych z CV

System parsuje CV (przetwarza na wersję elektroniczną) oraz umożliwia dodatkową obróbkę (np. dodawanie tagów, opisów, ocen, opinii). Tę funkcję mają obecnie wszystkie ATS’y, ale warto w ramach testów porównać ich efektywność.

Profile kandydatów

Praktycznie każdy ATS tworzy obecnie profile kandydatów, ale dane, które można w nich umieszczać oraz sposób ich organizacji, różnią się między sobą. Warto zatem sprawdzić czy dany układ treści będzie przydatny przy naszych projektach.

Budowa własnego lejka rekrutacji (etapów)

Możliwość śledzenia przebiegu procesu to jedna z najważniejszych funkcji ATS. Dzięki temu wiemy, ilu kandydatów jest na którym etapie procesu.  Narzędzia różnie mogą podchodzić do organizacji lejka rekrutacji. Najczęstsza wizualizacja to lista etapów, tablica kandydatów z wyszczególnionymi etapami lub kanban. Przetestuj kilka rozwiązań, by wybrać takie, które będzie dla Twojej firmy najwygodniejsze. Bardzo ważne jest to, by sprawdzić, czy system umożliwia własną organizację lejka i czy można go modyfikować w zależności od procesu.

Rekomendacje, oceny

W firmach gdzie rekrutacja prowadzona jest przynajmniej przez dwie osoby (np. rekruter + manager, do którego zespołu prowadzony jest nabór) ważne jest to, by całość komunikacji prowadzona była w ramach systemu ATS (a nie poza nim) oraz by była dla obu stron przejrzysta. Różne programy mają różne pomysły na organizację tych danych. Mogą to być oceny zero-jedynkowe, system gwiazdek, ocena opisowa (np. w notatkach).

Profile kompetencyjne

Bardzo przydatna funkcja dla tych firm, które rekrutują w oparciu o kompetencje. Możliwość stworzenia profilu kompetencyjnego dla stanowiska i podpięcia go pod projekt, a następnie wprowadzanie ocen poszczególnych kompetencji dla kandydata pozwala precyzyjnie monitorować luki kompetencyjne.

Testy rekrutacyjne

Mogą stanowić część składową samego ATS lub – jak w przypadku tomHRM – być elementem dodatkowego modułu, który można połączyć z ATS. Pozwalają na przygotowanie pytań punktowanych dla kandydatów. Przystępując do testu kandydat ma ograniczony czas na jego wypełnienie. Z uwagi na coraz mocniejszą popularność testów rekrutacyjnych w preselekcji kandydatów, jeśli chcesz je stosować sprawdź, czy twój ATS będzie można zintegrować z zewnętrznym narzędziem, by wyniki testów były dostępne bezpośrednio w panelu.

Uwaga! Warto odróżnić funkcjonalność testów w ATS , czyli to, że test można przeprowadzić, jeśli samodzielnie wprowadzi się pytania, od realnego zasilenia systemu rzetelnymi i trafnymi testami, które mogą być wykorzystanie w selekcji kandydatów.

Komunikacja w zespole rekruterskim i managerskim

Rekrutacja zazwyczaj wymaga atencji więcej niż jednej osoby. Zespół złożony z rekruterów oraz hiring managerów może liczyć nawet kilka osób.  Zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę takie osoby jak np. talent acquisition (specjalista pozyskiwania talentów) czy rekruter techniczny.  Elastyczny ATS pozwoli na dopasowanie ról poszczególnych członków zespołu, tak, by mieli dostęp do określonych danych kandydatów lub mogli wykonywać konkretne czynności.

Administracja i role rekruterskie oraz udostępnianie kandydatów hiring managerom

Podział na osoby mające wgląd w całość prowadzonych projektów oraz konkretne rekrutacje to jedna z bardziej efektywnych rozwiązań, które umożliwia łatwe zarządzanie procesem i pracą całego zespołu rekruterskiego. Dodatkowo niektóre ATS mają możliwość udostępniania konkretnych profili kandydatów wybranym osobom Takie rozwiązania pozwala na prezentację short listy kandydatów – np. managerom działu lub klientom agencji rekrutacyjnej.

Notatki i wzmianki

Pozwalają na wymianę informacji oraz szybkie powiadamianie innych członków zespołu. Konkretna notatka może być skierowana do konkretnego członka zeszpołu rekrutacyjnego.

Umawianie spotkań / telefonów / rozmów online

Jedna z ważniejszych funkcji każdego ATS, która niezwykle mocno usprawnia pracę. W zależności od systemu może być ograniczona do wprowadzania informacji o spotkaniach czy rozmowach, lub przy zintegrowaniu ATS z kalendarzem Google czy Outlook pozwalać na pełne zarządzanie kalendarzem pracy. Częstą funkcją jest też opcja umożliwienia kandydatom wyboru określonej pory spotkania w kalendarzu rekrutera. Przy braku takiej funkcji można korzystać z innych narzędzi – np. Calendly.

Dzięki planowaniu spotkań możliwe jest śledzenie całego procesu. Wiadomo kto i kiedy rozmawiał telefonicznie, czy spotkał się z kandydatem, ile razy.

Zadania dla członków zespołu

Pozwalają zapanować nad tym, kto ma do wykonania jakie czynności w projekcie. Nie muszą być elementem ATS, można rozpisywać je także w innych narzędziach, z  których korzystamy w firmie, ale jeśli ATS jest w nie wyposażony, to pozwala to na monitoring stopnia ich realizacji.

Automatyzacja rekrutacji wspierająca codzienną pracę rekrutera

Serce nowoczesnego systemu do rekrutacji pracowników. Najlepsze z nich mają mocno rozbudowane automatyzacje, których celem jest:

• redukcja czasu poświęcanego na żmudne, powtarzalne czynności,
• zadbanie o Candidate Experience przez ciągłe informowanie kandydata o postępach procesu,
• zmniejszenie ryzyka błędu wynikającego z nieuwagi czy przepracowania (np. podmiana imienia kandydata czy brak informacji po ustaleniu terminu spotkania).

Najczęściej spotykane automatyzacje w systemach do rekrutacji to:

• Automatyzacje w etapach rekrutacji, które pozwalają m.in. na powiadomienie kandydata o kolejnym etapie, dopisywanie do jego profilu konkretnych tagów, przypisanie ankiety, dodanie zadania czy notatki.
• Automatyzacje w zakresie GDPR (RODO), które pozwalają na przedłużanie zgód kandydatów lub ich usuwanie z systemu po wygaśnięciu zgody bez aktywnego udziału rekrutera.
• Automatyczne działania mailingowe, pozwalające na wysyłanie zbiorczych mailingów do kandydatów,
• Automatyzacje na bazie formularzy aplikacyjnych, które pozwalają na dodanie określonych akcji w zależności od tego, jak kandydat odpowie na konkretne pytanie rekrutacyjne. Akcje mogą obejmować dodanie tagu,  notatki, zadania, wysłanie maila do kandydata, przeniesienie go do określonego etapu czy podpięcie testu rekrutacyjnego bądź ankiety.

Komunikacja z kandydatem i Candidate Experience

Różne formy ułatwiania komunikacji z kandydatem, które nie tylko ułatwiają proces, ale również pozytywnie wpływają na ocenę procesu przez kandydata.

Mass mailing

Możliwość zbiorczej wysyłki wiadomości do kandydatów w zależności od rekrutacji, jej etapu, źródła pozyskania. Taka funkcja pozwala oszczędzić dziesiątki godzin pracy w skali roku!

Szablony maili z personalizacją

Drugim niezbędnym ułatwieniem są szablony maili, które można przygotować zawczasu na różne okoliczności. Nie tylko oszczędzają czas, ale sprawiają, że firma jest spójna komunikacyjnie i mówi jednym językiem. Często firmy w ramach strategii Employer Brandingowej projektują też konkretne wzory wiadomości do kandydatów, które muszą być wysłane w określonych sytuacjach – np. przy zamknięciu projektu rekrutacyjnego, Dzięki temu firma ma pewność, że nikt nie został pominięty w procesie.

Komunikacja SMS

Im młodsze pokolenie, tym mniej otwarte na rozmowy telefoniczne. Za to bardzo chętne by otrzymywać wiadomości tekstowe, które jeszcze do niedawna nie należały do kanonu komunikacji biznesowej. Możliwość wysyłki SMS do kandydatów przydaje się również bardzo w rekrutacji tzw. blue collar workers, czyli osób, które na co dzień nie korzystają z e-maili.

Historia kandydata i procesu

Czy kandydat już do nas pisał? Kiedy? Jaki osiagnął status w procesie? Warto również sprawdzić, czy system pozwala na odpinanie i przypinanie kandydata do różnych procesów. Bywa to przydatne zwłaszcza w przypadku dużych firm, gdzie osoby o zbliżonych kompetencjach rekrutuje się do różnych działów oraz w przypadku agencji rekrutacyjnych.

Pomiar Candidate Experience

Nawet najlepsze dobre praktyki dbania o Candidate Experience nie dadzą nam pewności, że jest on wysoki, jeśli nie zaczniemy go mierzyć. Najprostszy sposób to ankieta cNPS wysyłana do kandydata po zakończeniu procesu rekrutacji. Może być wysyłana z poziomu systemu lub jako zewnętrzne narzędzie (np w ramach mass mailingu).

Raportowanie i KPI

Dane analityczne są w HR coraz bardziej istotne. Programy do rekrutacji mogą albo same prezentować określone raporty, albo umożliwiać eksport danych do dalszej obróbki. Najlepiej oczywiście, kiedy obie możliwości występują łącznie.

Najbardziej efektywne raporty w rekrutacji to:

• Źródła aplikacji (w tym per liczba kandydatów / liczba kandydatów per etap lub przyczyny odrzuceń)
• Time to hire / Time to reject
• Lejek rekrutacyjny (aktualny lejek kandydatów, przepływ aplikacji)
• Hire cost

Analizując to, jakie raporty i KPI pozwala śledzić dane narzędzie do rekrutacji, warto odnieść się do własnych potrzeb, ale też do sposobu w jaki dane są gromadzone i prezentowane.

Warto również przyjrzeć sie zasadności danych raportów. Bywa, że prezentowane przez niektóre narzędzia dane nie są użyteczne i w zasadzie nie wiadomo jak je wykorzystać.

Rodzaje ATS

Obecnie na świecie istnieje przynajmniej 100 różnych aplikacji wspierających zarządzanie procesem rekrutacji. Mają bardzo różne funkcje i możliwości. Nie każdy ATS oferuje parsowanie CV, nie każdy ma automatyzacje. Jeden ATS umożliwia publikowanie ogłoszeń bezpośrednio w serwisach rekrutacyjnych, inny na to nie pozwala, ale za to ma bardzo rozbudowane monitorowanie źródeł itd.

Poza różnicami w zakresie funkcjonalności, oprogramowanie ATS można podzielić na:

• systemy dedykowane / pudełkowe / SaaS
• systemy samodzielne i zintegrowane

SaaS czy oprogramowanie dedykowane?

Jak wspominaliśmy, historycznie pierwsze programy do zarządzania rekrutacją były tworzone pod użytkownika. Firma zlecała przygotowanie systemu zewnętrznej firmie IT (lub własnym programistom).

Takie rozwiązania, niektóre firmy stosują do dziś. Plusem dedykowanego ATS jest możliwość stworzenia  dokładnie tych funkcjonalności, jakich firma potrzebuje. Jednocześnie program nie posiada tych funkcji, które firmie są zbędne i z których nie będzie korzystać.

Ten plus bywa jednak pułapką, ponieważ w sytuacji, w której zmieniają się techniki i metody rekrutacji czy oczekiwania grup kandydatów, dedykowane oprogramowanie będzie albo przestarzałe, albo będzie wymagać aktualizacji. A funkcjonalność, która kiedyś wydawała się zbędna, nagle jest potrzebna.

Minusem dedykowanego oprogramowania ATS jest też konieczność jego utrzymywania i aktualizacji. Zmiany systemów operacyjnych w komputerach pracowników czy brak możliwości integracji systemu z nowszymi programami stosowanymi w firmie (czy zewnętrznymi aplikacjami – np. jobboardem) powodują, że  trzeba dokonywać kosztownych przeróbek. A jeśli program był pisany przez firmę zewnętrzną, to może okazać się, że np. został stworzony w przestarzałej technologii.

Zmienić mogą się też przepisy.  Doskonałym przykładem jest tu aktualizacja przepisów RODO sprzed kilku lat, która wymusiła na systemach ATS działających w Europie dopasowanie systemu do nowego podejścia do ochrony danych osobowych.

Mała, ale niezwykle istotna różnica między oprogramowaniem SaaS a dedykowanym rozwiązaniem to również UX i warstwa wizualna aplikacji. Systemy SaaS dbają o to, by system był intuicyjny, nowoczesny, łatwy w obsłudze. Jeśli to zaniedbają, nowi klienci wybiorą konkurencję. Dedykowane oprogramowanie się nie rozwija. Efekt? Już po 5 latach wygląda staro, a po 10 naprawdę ciężko się na nim pracuje.

Zmiana interfejsu na bardziej nowoczesny i przyjazny dla użytkownika to również dodatkowe koszty.

Czy zatem warto inwestować w dedykowane oprogramowanie do rekrutacji? Wziąwszy pod uwagę to, że nie sposób  nawet przewidzieć całości kosztów, jakie przyniesie ze sobą konieczność aktualizacji dedykowanego oprogramowania ani tego, jak wiele rzeczy trzeba będzie zmieniać i aktualizować w związku z rozwojem technik rekrutacji czy rynku pracy, to jest to dość ryzykowne posunięcie.

System pudełkowy to coś pomiędzy oprogramowaniem dedykowanym a SaaSem. Program kupowany jest raz. Bez comiesięcznego abonamentu. Niestety, każda aktualizacja wymaga kontaktu z dostawcą i kolejnej opłaty. Kiedy system pudełkowy stanie się naprawdę przestarzały, nie pozostanie nic innego jak kupić nowy program (lub SaaS w abonamencie).

SaaS ATS to z kolei rozwiązanie abonamentowe. Firma wykupuje dostęp do programu i tak długo jak opłaca abonament, może z niego korzystać. Funkcjonalności takiego systemu są przygotowywane z uwzględnieniem potrzeb potencjalnych i obecnych klientów firmy, ale nie oznacza to, że każdy pomysł, jaki zgłosi klient, będzie uwzględniony. To twórcy systemu SaaS, a nie klienci decydują, które funkcjonalności zostaną wdrożone i w jakiej formie.

Różnice pomiędzy poszczególnymi programami ATS dostępnymi w modelu SaaS wynikają zatem z:

• etapu rozwoju programu (młodsze systemy będą miały zazwyczaj nieco mniej funkcji),
• rodzaju klientów (np. systemy ATS dedykowane agencjom rekrutacyjnym mogą mieć dodatkowy moduł CMS, systemy tworzone z myślą o firmach produkcyjnych multiposting, systemy nastawione na oszczędność czasu rekruterów duże możliwości automatyzacji itd).

Razem czy osobno, czyli platforma ATS jako osobny lub zintegrowany program

Pierwsze systemy powstawały jako niezależne narzędzia do rekrutacji i miały służyć tylko temu. Z czasem okazało się, że liczba narzędzi, z których korzystają pracownicy, bardzo szybko rośnie, więc zaczęto dostrzegać wartość w systemach zintegrowanych. Obecnie platforma ATS może mieć jedną z trzech form:

Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety, ale warto pamiętać o tym, że w obecnym świecie każdy pracownik na co dzień ma dostep do kilku a czasem nawet kilkunastu aplikacji. Wg raportu Okta Business at Work, organizacja zatrudniająca 2000 pracowników korzysta z około 187 różnych aplikacji! Na zespół przypada ich średnio 50-70. A im więcej aplikacji, tym większe ryzyko problemów z bezpieczeństwem oraz utraty kontroli nad kosztami aplikacji w firmie. Czy nie lepiej zminimalizować ich liczbę jeśli to możliwe?

Wiele stron przeznaczonych do publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych również oferuje mikro systemy ATS, które ułatwiają zarządzanie pewnymi obszarami procesu rekrutacji. Ich przydatność jest jednak z reguły mocno ograniczona, bo nie umożliwiają pełnego zarządzania całym procesem, a do tego ograniczają swój zasięg jedynie do kandydatów pozyskanych dzięki temu konkretnemu job boardowi i niechętnie integrują się z innymi narzędziami.

Ile kosztuje system do rekrutacji ATS?

W systemach ATS płatność jest najczęściej uzależniona od takich zmiennych jak:

• Liczba prowadzonych procesów rekrutacyjnych
• Liczba użytkowników (rekruterów, hiring managerów), którzy mają dostęp do systemu
• Bardzo rzadko zdarza się również, że opłata będzie uzależniona od liczby aplikacji kandydatów przechowywanych w systemie. 

Zdarza się, że wyceniane są dodatkowe funkcje – np. możliwość stworzenia strony kariery czy miesięczny abonament za integracje po API. Warto dobrze przeliczyć koszta, bo może okazać się, że choć sama platforma ATS jest tania, to dodatkowe opłaty mocno nadszarpną nasz budżet. 

Typowe modele cenowe ATS to:

• Flat rate – stała cena za dostęp niezależnie od liczby projektów dla jednego użytkownika (lub grupy) – z reguły korzystna dla dużych firm, z dużym wolumenem prowadzonyc projektów,
• Pay per user – koszt uzależniony jest od liczby użytkowników mających dostęp do systemu, liczba prowdzonych projektów jest nieograniczona,
• Pay per vacancy – koszt uzależniony jest od liczby prowadzonych projektów rekrutacyjnych (tak wyceniany jest ATS tomHRM). Opcja dobra dla firm od małych do dużych. Dla bardzo dużych firm z reguły ustalana jest stała stawka flat rate,
• Pey per module / add-on – koszt uzależniony jest od specyficznych funkcji systemu. Pozwala uelastycznić cenę, ale bywa zdradliwy, jeśli elementów podlegających dodatkowej opłacie jest zbyt wiele,
• Freemium – ATS dostępny bez opłat w ograniczonej funkcjonalności. Bezpłatny ATS tomHRM jest dostępny do 3 projektów i dla do 10 użytkowników.

A co jeśli nie prowadzę rekrutacji? Czy nadal płacę za ATS?

W większości sytuacji tak. Jeśli chcesz zachować  historię rekrutacji, profile kandydatów, przygotowane przez siebie szablony wiadomości, to za utrzymywanie tych danych na serwerach firmy oferującej ATS w większości przypadków trzeba będzie zapłacić.

tomHRM jest tu wyjątkiem, bo w razie potrzeby, możesz zredukować pakiet ogłoszeń do poziomu naszego bezkosztowego pakietu. Musisz jednak pamiętać, by co jakiś czas zalogować się na konto lub wykupić inny moduł tomHRM, który usprawni Twoje procesy HR – np. system do zarządzania wnioskami pracowniczymi czy elektroniczne wnioski urlopowe.

Jak wybrać najlepszy system ATS

Nie ma jednego, idealnego systemu, który sprawdzi się w każdej rekrutacji i w każdej firmie. Wiele zależy od tego, w jaki sposób prowadzisz procesy, jak rozbudowany masz zespół, jak hiring managerowie mają uczestniczyć w procesie, jak przebiega selekcja, czy i co chcesz monitorować oraz jak dbasz o Candidate Experience. Inne funkcje będzie posiadał system ATS dla MŚP a inne dla dużej korporacji.

Kluczem do sukcesu jest:

• przygotowanie się do szukania narzędzia,
• wnikliwe testowanie i zadawanie pytań,
• porównanie kilku systemów,
• oddzielenie osobistych preferencji od potrzeb firmy.

System do rekrutacji w Twojej firmie – jak wybrać skuteczne narzędzie do zarządzania procesem rekrutacji. Poradnik krok po kroku

Zanim podejdziesz do wyboru narzędzia, przeznacz na to minimum 2 tygodnie ciągłej pracy. Trzy, jeśli to twój pierwszy ATS.  Mniej więcej tyle wymagąją poszczególne kroki, które – poprawnie wykonane – dadzą Ci pewność tego, że wybierasz najlepszy system do rekrutacji dopasowany do Twoich potrzeb.

Krok 1. Zmapuj  procesy i zidentyfikuj  wąskie gardła Twoich procesów

Opis typowe procesy rekrutacyjne w Twojej firmie, ich etapy i procedury. Sprawdź, gdzie proces staje się problematyczny” oraz czego brakuje w nim zarówno z perspektywy managerów, jak i kandydatów. Zbierz opinie od osób zaangażowanych w proces rekrutacji – np. za pomocą ankiety lub wywiadu.

Przykładowe problemy rekrutacji, które mogą ujawnić się w mapowaniu to np:

1. Duża część kandydatów nie otrzymuje żadnej informacji zwrotnej po odrzuceniu z procesu,
2. Spotykamy się z kandydatami, którzy nie mają kompetencji merytorycznych,
3. Manager nie wie, co dzieje się z kandydatem po rozmowie. Czasem upływają nawet 2 tygodnie od rozmowy i manager dowiaduje się, że kandydat zrezygnował,
4. Nie wiemy, czy publikacja ogłoszenia w kosztownych job boardach faktycznie się opłaca,
5. Połowa kandydatów zapraszana na spotkania ma za wysokie oczekiwania finansowe, o których dowiadujemy sie dopiero pod koniec spotkania.

W kolejnym kroku przełóż te problemy, na konkretne funkcjonalności systemu ATS:

Ad1 – Automatyzacja z mailem zwrotnym po odrzuceniu (lub nawet w zależności od powodu odrzucenia kandydata)

Ad2 – Zmiana kolejności etapów rekrutacji, możliwość przeprowadzenia testu merytorycznego na etapie selekcji, możliwość śledzenia z których źródeł, przychodzą dobrzy kandydaci, możliwość wspólnej pracy nad ogłoszeniem rekrutacyjnym z hiring managerem.

Ad3 – Możliwość współuczestniczenia w procesie przez cały czas jego trwania lub monitorowania postępów kandydata przez managera,

Ad4 – Raporty i monitoring efektywności kanałów rekrutacji,

Ad5 – Opcja na sprawdzanie oczekiwań finansowych już na etapie przesyłania przez kandydata CV (np. w formularzu rekrutacyjnym).

Pamiętaj też, że ATS to tylko narzędzie wspierające rekrutacje, które nie rozwiązuje następujących problemów:

• Brak kandydatów zainteresowanych ofertą (która jest nieatrakcyjna np. przez zbyt niskie widełki lub zbyt wysokie oczekiwania). Przy takim problemie należy zweryfikować strategię rekrutacyjną i zadbać o Employer Branding,
• Brak kandydatów przez zbyt skomplikowany proces rekrutacyjny  – np. mocno rozbudowany formularz rekrutacyjny. Co ważne, niektóre systemy – np. takie wymagające zakładania konta przez kandydata lub przepisywania całego życiorysu, mogą skutecznie ich odstraszyć.
• Nieumiejętność wyboru najlepszego kandydata – ATS może ułatwić ocenę, wesprzeć komunikację ale nie podejmie decyzji za hiring managera.

Krok 2. Zrób listę ficzerów “must have” i “good to have”

czyli tego co Twój ATS musi mieć, co powinien, a co jest wodotryskiem. Zrób to na bazie mapy procesu i problemów do rozwiązania, które powstały na bazie poprzedniego kroku.

• Podziel je na te, które są konieczne do rozwiązania problemów i usprawnienia procesu w twojej firmie i na te, które pomogłyby, ale nie są konieczne. Określ też, to jest dla Ciebie zupełnie nieistotne.
• Oceń ile procesów miesięcznie i rocznie będziesz prowadzić i ile osób powinno móc z niego korzystać. Pod uwagę weź wszystkie osoby zaangażowane w projekty rekrutacyjne.

Krok 3. Określ budżet, jaki możesz przeznaczyć na narzędzie

Weź pod uwagę:

• Koszt per projekt oraz per wakat (w niektórych systemach (tomHRM), możesz prowadzić rekrutację na kilka wakatów w różnych lokalizacjach za pomocą tego samego, jednego projektu rekrutacyjnego, Taka opcja sprawdza się doskonale jeśli np. poszukujesz sprzedawców do kilku sklepów, kierowców z różnych regionów, nauczycieli do kilku szkół, przedstawicieli handlowych w kilku miastach itd),
• To, czy będą istniały przestoje w projektach (firma nie będzie nikogo rekrutować, a system będzie trzeba utrzymać),
• Jak duże masz wahania liczby projektów i czy system ATS pozwala się elastycznie do tego adaptować (np. dopasowywać liczbę projektów do potrzeb),
• Dynamikę rozwoju firmy – czy w przyszłości są szanse, że liczba projektów się podwoi lub potroi? Jeśli tak, to jak wtedy będą kształtować się koszty narzędzia?
• Co masz w cenie, a za co musisz dopłacać, czyli wszelkie add-ons w aplikacji (może to być np. wielkość bazy danych, opłata za API, opłata za pakiet SMS, czas przechowywania danych kandydatów, kolejny pakiet użytkowników itd).

Krok 4. Przygotuj pytania do dostawcy systemu ATS

Pamiętaj, by pytając o funkcje opisywać to, co chcesz osiągnąć, a nie pytać o konkretne rozwiązania. Funkcjonalność, której możesz oczekiwać, może być w danym systemie nazywana inaczej, lub dany efekt osiąga się innym sposobem.

Pytania powinny dotyczyć nie tylko tego, jak działa platforma i tych konkretnych funkcji, które są Ci potrzebne, ale również takie elementów jak:

• bezpieczeństwo systemu (szyfrowanie danych, częstotliwość robienia kopii zapasowych, możliwość zabezpieczenia logowania np. poprzez dwuskładnikowe uwierzytelnienie, umiejscowienia serwerów co jest szczególnie ważne dla firm z UE ze względu na RODO),
• SLA (Service Level Agreement), czyli zapewnienie o dostępności serwisu. Parametr ten mówi o tym, przez jaki czas aplikacja będzie dostępna dla użytkowników. W przypadku rekrutacji jest to o tyle ważne, że brak dostępności do ATS oznacza, że kandydat nie może wysłać CV. Dla firmy to zatem realna strata. Serwisów z SLA poniżej 99% nie warto brać pod uwagę,
• protokołu działania w razie wycieku danych,
• wdrożenia i działań, jakich wymaga implementacja systemu,
• czasu, jaki zazwyczaj potrzebują użytkownicy na to, by w pełni korzystać z systemu,
• wsparcia, które otrzymasz, zarówno w czasie onboardingu jak i później podczas działania aplikacji,
• planów rozwojowych. Warto zapytać tu o konkret, czyli np. proszę wymienić kilka funkcji czy usprawnień, które wdrożyliście w ciągu ostatniego roku. Które z nich wynikały ze zgłoszeń klientów? Warto też poprosić o dostęp do roadmapy,
• integracji z innymi narzędziami, których używasz.

Krok 5. Testowanie systemu ATS – jak powinno przebiegać?

Sama prezentacja i rozmowa ze sprzedawcą nie wystarczy. System trzeba koniecznie samodzielnie przetestować. Jeśli provider nie udostępnia takiej możliwości, zrezygnuj z narzędzia. Lepiej mieć na short liście mniej platform niż ryzykować zakup kota w worku, którego się tylko widziało na screenach.

Jak efektywnie testować ATS podczas okresu trial?

Z reguły dostawcy systemów dają Ci od 14 do 28 dni na bezpłatne testy swoich aplikacji.

Podczas testowania:

• Sprawdź wszystkie funkcje, które są dla Ciebie istotne – czy działają tak, jak się spodziewasz? Jeśli masz wątpliwości, przygotuj pytania do handlowca. Nie zawsze wszystkie funkcjonalności są widoczne na pierwszy rzut oka. W różnych systemach mogą się też różnie nazywać.
• Korzystaj z maila i czatu podczas testów – masz pytania? Zadawaj je. Przy okazji sprawdzisz, czy dostawca oprogramowania jest responsywny i chętnie odpowiada na twoje pytania.
• Włącz zespół w testy – rekrutacja to przecież gra zespołowa. Sprawdź, jak będzie wyglądało dzielenie się zadaniami, wspólna praca nad treścią ogłoszenia, ocena kandydatów. Jeśli system umożliwia różny podział ról sprawdź, jak wygląda rekrutacja z perspektywy administratora, rekrutera, talent huntera czy hiring managera.
• Sprawdź, jak wygląda support. W tym poradniki online, nagrania video, wpisy na blogu. Czy będziesz regularnie dostawać informacje na temat tego, jak korzystać z systemu? Informacje o usprawnieniach czy nowościach?
• Zobacz czy łatwo Ci poruszać się po systemie, a interfejs jest w twoim odczuciu przyjazny.

Opinie o systemach rekrutacyjnych – brać pod uwagę czy nie?

Tak, ale wtedy, kiedy wiesz, jak wygląda proces i problemy osoby, która opiniuje dany system.

Warto zatem czytać case study, ale nie warto zadawać pytań na grupach typu “który system do rekrutacji możecie polecić”. Najczęściej tego typu pytania są:

• generowane przez firmy sprzedające systemy, by móc polecić własne rozwiązanie,
• nie opisują sytuacji firm, która poleca dany system (nie wiemy zatem nic o wyzwaniach w codziennej pracy rekruterów w tej firmie, a przecież to im ma pomagać system).

Jeśli firma umieściła na swojej stronie case study podając nazwę firmy, która korzysta z ich rozwiązania, możesz podpytać użytkowników systemu czy są zadowoleni za pomocą sieci społecznościowych.

Proces wdrożenia ATS – jak się przygotować?

Jeśli program działa w systemie SaaS oznacza to, że dane będą przechowywane w chmurze, a użytkownicy w firmie będą mieć do niego dostęp przez przeglądarkę internetową. Samo wdrożenie nie wymaga zatem dodatkowych zabiegów, poza założeniem konta. Proces przygotowania ATS do pełnego działania zależy nieco od tego, czy firma miała już wdrożony system zarządzania procesem rekrutacji czy też będzie to jej pierwszy ATS.

Wdrożenie systemu rekrutacyjnego od zera

Przy pierwszym wdrożeniu praca sprowadza się do:

• ustalenia kto w firmie będzie należał do zespołu rekruterów, czy hiring managerowie będą mieć pełny, czy ograniczony wgląd do projektów rekrutacyjnych dla ich zespołów, przydzielenia uprawnień do systemu,
• ustalenia etapów rekrutacji, które będą wykorzystywane w firmie,
• przygotowania zestawu szablonów i wzorów maili wysyłanych do kandydatów,
• ustalenia zestawu reguł, które będą wykorzystywane w automatyzacji,
• konfiguracji strony kariera gromadzącej wszystkie oferty w narzędziu i decyzji czy będzie ona zintegrowana przez API ze stroną firmową.

Zmiana systemu rekrutacyjnego

Przy zmianie systemu z jednej strony sytuacja jest prostsza, bo mamy już najczęściej przygotowane wzory i szablony maili, typowe przykłady formularzy aplikacyjnych czy inne dane, którymi chcemy zasilić nowy system, ale z drugiej, jeśli decydujemy się na zachowanie bazy danych kandydatów, trzeba te dane przenieść, co może być kłopotliwe. Warto wtedy zastanowić się, czy na pewno wszystkie dane są nam potrzebne, zwłaszcza że zgody kandydatów na przetwarzanie danych mogą być już nieaktualne, oraz ustalić z nowym dostawcą warunki importu danych.

Dla użytkowników przyzwyczajonych do rozwiązań z poprzedniego narzędzia nowe funkcjonalności czy rozwiązania mogą sprawiać kłopot. Potrzebny jest czas, by poznać nowy system i móc sprawnie się w nim poruszać.

Przy zmianie narzędzia warto:

• poznać dogłębnie nowy system – możliwe, że pewne procesy można usprawnić, tworząc je od nowa,
• zweryfikować zasadność przenoszenia wszystkich danych – zarówno jeśli chodzi o kandydatów jak i o szablony maili czy wzory ankiet cNPS i inne materiały,
• sprawdzić, czy nowy system na pewno rozwiąże problemy, które mamy z obecnym.

Instrukcje dla użytkowników

Na koniec trzeba przygotować instrukcje dla użytkowników wewnętrznych: rekruterów i hiring managerów, którzy będą korzystać z narzędzia. Mimo tego, że większość informacji można z reguły znaleźć na stronach pomocy (w przypadku tomHRM jest to strona support.tomhrm.com) to w każdej firmie będzie korzystać z się z funkcjonalności narzędzia nieco inaczej. Dlatego warto zaplanować własne reguły i powiadomić o nich zespół biorący udział w procesach rekrutacyjnych.

System do rekrutacji – najczęstsze pytania FAQ

Nadal masz pytania lub wątpliwości dotyczące tego, czy ATS sprawdzi się w twojej firmie? Sprawdź, o co najczęściej pytają Klienci, którzy rozważają zakup systemu.

Czy system rekrutacyjny ATS się opłaca?

Jeśli prowadzisz do 10 projektów rekrutacyjnych miesięcznie, to koszt systemu ATS wyniesie 4790,40 zł rocznie. To mniej niż miesięczne wynagrodzenie asystenta ds. rekrutacji!

[i] GetApp survey 2018