Human Capital Management

HCM, a dokładniej Human Capital Management (system zarządzania kapitałem ludzkim), to jedno z najważniejszych narzędzi wykorzystywanych przez współczesnych pracowników HR. Można śmiało napisać, że HCM to prawdziwa rewolucja w funkcjach administracyjnych działów HR, takich jak rekrutacja, szkolenia czy obsługa dokumentów pracowniczych. HCM umożliwia bowiem znaczne zwiększenie wydajności i produktywności pracy kadrowców poprzez automatyzację oraz przyspieszenie wielu żmudnych zadań, a także ułatwia motywowanie oraz angażowanie pracowników.

HCM – co to jest?

HCM, w rozwinięciu Human Capital Management, to w tłumaczeniu na język polski system zarządzania kapitałem ludzkim. Termin ten określa strategię biznesową, która opiera się na inwestycji w najważniejszy zasób firmy: pracowników. Obejmuje zatem właściwą organizację pracy działu HR – w taki sposób, by działania kadrowców prowadziły do skutecznego i zauważalnego zwiększenia efektywności, motywacji oraz zaangażowania osób zatrudnionych.

Jednocześnie HCM zakłada optymalizację pracy HR-owców, a więc znaczne zwiększenie ich wydajności. Dlatego też tą samą nazwą określa się oprogramowania służące do obsługi takich procesów kadrowych jak rekrutacja, onboarding, zarządzanie czasem pracy i wielu innych – przykładem jest tomHRM. Zależnie od kontekstu, system zarządzania kapitałem ludzkim może zatem dotyczyć metod zarządzania personelem, ale też zestawu aplikacji i innych technologii ułatwiających realizację HCM-owej strategii biznesowej.

HCM a HRM – czy to to samo?

Wspomnieliśmy o tym, że skrót HCM jest również stosowany w odniesieniu do oprogramowania dla kadrowców takiego jak tomHRM. Czy zatem HCM i HRM są tym samym? I tak, i nie. Tak, ponieważ nazwy te są często stosowane zamiennie. Nie, ponieważ według książkowo dokładnych definicji między HCM-em a HRM-em istnieje pewna różnica.

System HRM jest zbiorem aplikacji automatyzujących procesy kadrowe oraz ułatwiających i przyspieszających ich obsługę. Natomiast HCM to również tradycyjne metody zarządzania pracownikami, czyli wszystkie działania podejmowane przez HR – co istotne, celem zwiększenia ich zaangażowania oraz ogólnego podniesienia jakości kapitału ludzkiego. HRM to zatem samo oprogramowanie, a HCM jest całą strategią biznesową, na którą składa się wykorzystywanie aplikacji HRM-owych.

Zalety HCM – najważniejsze korzyści z systemu zarządzania kapitałem ludzkim

Dobrze zaplanowane działania HCM przynoszą firmie szereg korzyści. Wśród najważniejszych zalet, które ma ta strategia biznesowa, można wskazać:

• zwiększenie ogólnego zadowolenia pracowników,
• skuteczne budowanie pozytywnego wizerunku firmy jako pracodawcy i kontrahenta,
• zwiększenie zaangażowania pracowników poprzez zapewnienie właściwego work-life balance oraz przyjaznego środowiska pracy,
• przyciąganie do firmy najbardziej wykwalifikowanych kandydatów,
• utrzymanie w firmie znaczących talentów dzięki docenianej przez pracowników inwestycji w ich rozwój,
• obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem rekrutacji poprzez automatyzację powtarzalnych zadań i zmniejszenie poziomu rotacji,
• umiejętność przewidywania zbliżającej się rotacji dzięki wykorzystywaniu trafnych analiz,
• właściwe budżetowanie projektów, szkoleń i innych działań generujących koszty,
• podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych, co zapewnia wykorzystywanie zaawansowanej technologii ułatwiającej przeprowadzanie analiz,
• trafne i sprawne odpowiadanie na potrzeby pracowników dzięki prawidłowemu rozpoznaniu ich oczekiwań.

System zarządzania kapitałem ludzkim w praktyce – procesy

HCM obejmuje wszystkie działania podejmowane przez HR-owców, które są w jakikolwiek sposób związane z inwestycją w kapitał ludzki. To zatem między innymi zwiększenie motywacji pracowników, poprawa ich zaangażowania, obniżenie rotacji, przyciągnięcie nowych talentów oraz utrzymanie obecnych; i tak dalej.

Na system zarządzania kapitałem ludzkim składa się więc co najmniej osiem grup procesów: employer branding, rekrutacja, on/offboarding, szkolenia, zarządzanie czasem pracy, badanie satysfakcji pracowników, spotkania indywidualne oraz oceny pracownicze. Omówimy pokrótce każdy z nich, wskazując przykładowe działania, które się na nie składają oraz podpowiemy, gdzie sprawdzi się pomoc oprogramowania HRM.

Employer branding

Employer branding, a więc budowanie wizerunku firmy jako atrakcyjnego, solidnego i godnego zaufania pracodawcy, ma ogromne znaczenie dla efektywnego zarządzania talentami. Naprawdę skuteczne działania employer-brandingowe mogą nie tylko zwiększyć liczbę wysokiej jakości CV napływających w trakcie rekrutacji, ale wręcz doprowadzić do sytuacji, w której wykwalifikowani kandydaci będą sami starać się o zatrudnienie – nawet bez poszukiwania pracownika przez firmę. Sprawią również, że obecni pracownicy będą chcieli pozostać w organizacji i zwiążą z nią swoją przyszłość. Co więcej, mogą wręcz stać się chodzącą reklamą pracodawcy, polecając go swoim znajomym szukającym zatrudnienia.

Przykłady employer brandingu:

• Obecność reprezentacji firmy na targach pracy, dniach kariery oraz eventach branżowych.
• Tworzenie atrakcyjnych wizualnie, przejrzystych, spersonalizowanych ogłoszeń rekrutacyjnych – system ATS w tomHRM umożliwia zarządzanie kolorystyką oferty, dodawanie logo firmy czy tworzenie dopasowanej do ogłoszenia firmowej strony kariery.
• Redagowanie ogłoszeń w sposób zrozumiały, oryginalny i przyciągający talenty z grupy docelowej.
• Aktywne prowadzenie firmowych social mediów.
• Wspieranie pasji pracowników, np. poprzez regularne firmowe wyjścia w góry czy utworzenie wewnętrznej drużyny piłkarskiej.
• Oferowanie ciekawych możliwości rozwoju za sprawą zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych szkoleń czy warsztatów.
• Regularne organizowanie wyjazdów integracyjnych, imprez i wyjść firmowych dopasowanych do zainteresowań pracowników.
• Zapewnienie oryginalnych benefitów odpowiadających na realne potrzeby pracowników.
• Regularne przeprowadzanie badania satysfakcji pracowników – moduł ankiety dla pracowników w tomHRM ułatwia tworzenie, udostępnianie oraz weryfikację wyników ankiet candidate experience, satysfakcji, offboardingowych i wielu innych.
• Udostępnienie ciekawego intranetu dla pracowników – intranet od tomHRM to doskonały sposób na budowanie społeczności firmowej oraz angażowanie zatrudnionych.

Rekrutacja

Ważnym elementem dobrze rozplanowanej rekrutacji jest z punktu widzenia HCM wspomniany wcześniej employer branding. Ogromna część działań, które pomogą rekruterom dotrzeć do najlepszych kandydatów, a także zmniejszyć częstotliwość konieczności prowadzenia rekrutacji, to właśnie działania employer-brandingowe. Opisując je, wspomnieliśmy o znaczeniu przejrzystych, estetycznych i atrakcyjnych wizualnie ogłoszeń, obecności na targach pracy i innych istotnych wydarzeniach, prowadzenia social mediów – i innych. Warto jednak dodać do nich kilka dodatkowych, niemniej istotnych kwestii:

• Szybkie odpowiadanie na CV – kandydaci o najlepszych kwalifikacjach nie będą długo czekać na odpowiedź ze strony firmy. Zatem szybkie reagowanie, a tym samym sprawne przeprowadzenie wstępnej selekcji jest bardzo ważnym elementem skutecznej i efektywnej rekrutacji. Świetnie sprawdzają się tutaj formularze rekrutacyjne dostępne do stworzenia w systemie ATS tomHRM, umożliwiają bowiem „przesianie” najbardziej obiecujących kandydatów poprzez filtrowanie odpowiedzi.
• Obsługa narzędzi do zdalnej rekrutacji – współczesna rekrutacja wymaga nowoczesnych rozwiązań. Oferowanie wstępnych spotkań rekrutacyjnych przy pomocy wideorozmów pozwala zaoszczędzić czas zarówno rekruterom, jak i kandydatom, a także ułatwia znalezienie dobrze wykwalifikowanych pracowników zdalnych.
• Stworzenie przejrzystej bazy CV – dobra organizacja pracy zawsze przynosi efekty w postaci oszczędności finansowych. System ATS od tomHRM umożliwia zbudowanie bazy CV, w której osoby zaangażowane w proces rekrutacji mogą pozostawiać komentarze przy profilach kandydatów. Co więcej, wszystkie informacje są zebrane w jednym miejscu, wyszukiwanie konkretnych osób trwa kilka sekund, a udostępnianie CV menedżerom wymaga zaledwie kilku kliknięć.
• Automatyczne generowanie raportów – tomHRM daje również możliwość przeglądania przejrzystych, dokładnych raportów i statystyk, na podstawie których z łatwością ocenisz skuteczność poszczególnych źródeł pozyskania kandydatów, czas trwania rekrutacji czy potrzeby budżetowe na konkretne działania.

Onboarding / Offboarding

Onboarding pracownika to jeden z najważniejszych i najbardziej angażujących procesów HCMowych. Właściwe wdrożenie nowej osoby do firmy ma ogromny wpływ na to, jak będzie postrzegać organizację i w jakim stopniu się zaangażuje w pracę, a także zwiększa szansę na przywiązanie się pracownika do firmy.

Jak wykazały statystyki opracowane przez firmę Click Boarding, która specjalizuje się w onboardingu, aż 69% osób po dobrym wdrożeniu planuje zostać w organizacji przez 3 lata. Wskazują również, że firmy, które poświęciły odpowiednio dużo uwagi procesowi onboardingu pracownika, cieszą się o 50% wyższą produktywnością nowozatrudnionych w stosunku do firm, które nie przyłożyły się do wdrożenia.

Niemniej istotny jest offboarding, czyli proces rozstania pracownika z organizacją. Właściwe przekazanie informacji o wypowiedzeniu lub nieprzedłużeniu umowy – albo odwrotnie, dobra reakcja na wypowiedzenie przedstawione przez odchodzącą osobę ma spory wpływ na to, jak zapamięta firmę. To ostatnie wrażenie może całkowicie przyćmić wszystkie dotychczasowe doświadczenia pracownika z organizacją, zarówno te dobre, jak i złe. Wpływa na nie również to, jak pracodawca zorganizuje ostatni dzień pracy już byłego zatrudnionego, ile poświęci mu uwagi – i tak dalej.

Przykładowe działania on/offboardingowe zgodne z HCM-ową strategią biznesową:

• Poinformowanie zespołu o zmianach kadrowych.
• Sprawne skompletowanie danych nowego pracownika i udostępnienie umowy – wszystkie dokumenty i treści ważne dla nowej
• osoby udostępnisz najprościej z pomocą modułu onboarding w systemie tomHRM.
• Sprawne przekazanie wymaganych dostępów.
• Przydzielenie nowej osobie firmowego buddiego.
• Oprowadzenie nowej osoby po firmie.
• Przygotowanie ergonomicznego stanowiska pracy.
• Przekazanie welcome packa/prezentu pożegnalnego.
• Właściwe dawkowanie wiedzy i regularne przydzielanie zadań nowej osobie – onboarding w tomHRM umożliwia między innymi automatyczne przydzielanie zadań wszystkim osobom zaangażowanym w proces onboardingu.
• Przygotowanie wyczerpujących materiałów szkoleniowych.
• Udzielenie pracownikowi stałego wsparcia podczas miesięcy wdrożeniowych.
• Regularne przekazywanie zrozumiałego feedbacku.
• Organizacja spotkań 1 na 1 – które łatwo wprowadzisz do kalendarza pracownika w systemie tomHRM.
• Zapewnienie pracownikowi komfortowych warunków podczas rozmowy rozstaniowej.
• Transparentne przekazywanie informacji.
• Przeprowadzenie exit interview.
• Zadbanie o przekazanie obowiązków byłego pracownika innej osobie.

Zarządzanie czasem pracy

Czas to pieniądz – hasło tak oklepane, jak prawdziwe. Właściwa organizacja czasu pracy zatrudnionych bez wątpienia ma ogromny wpływ na płynność działania firmy, a tym samym na jej wydajność oraz ostateczną jakość usług/oferowanych produktów. Kadrowiec musi przykładać zatem ogromną wagę do planowania grafiku czy planu urlopowego, a także trzymać pieczę nad bieżącymi obecnościami, nieobecnościami oraz czasem, który pracownicy poświęcają na realizację poszczególnych zadań lub projektów.

Wykorzystanie oprogramowania HRM do ewidencji czasu pracy oraz urlopów to jeden z podstawowych elementów systemu zarządzania kapitałem ludzkim. Znacząco ułatwia bowiem pracownikom „meldowanie się” i „odmeldowywanie” z pracy, wysyłanie wniosków urlopowych czy obliczanie czasu pracy nad danym zadaniem. W systemie tomHRM wystarczy, że zatrudniony jednym kliknięciem włączy, spauzuje albo wyłączy zegar typu clock in/out, by wszystkie informacje zostały natychmiastowo i automatycznie wprowadzone do elektronicznej listy obecności oraz grafiku. A to tylko część funkcji, które usprawniają tego typu formalności, podnosząc zadowolenie pracowników oraz znacząco odciążając kadrowców i bezpośrednich przełożonych.
Przykładowe nowoczesne narzędzia, działania i rozwiązania związane z ewidencją czasu pracy oraz urlopów:

• Elektroniczny stoper dla wybranego projektu i zadania.
• Elektroniczny zegar typu clock in/out.
• Definiowanie stawek kosztów oraz całego budżetu dla projektów i wprowadzanie ich w elektronicznym systemie.
• Automatyzacja budowania grafików oraz list obecności.
• Akceptacja czasów pracy paroma kliknięciami w systemie.
• Automatyczne wprowadzanie planów urlopowych do elektronicznego grafiku.
• Zarządzanie wnioskami urlopowymi paroma kliknięciami w systemie.
• Uruchomienie automatycznych alertów o spóźnieniach, nieobecnościach i innych nieprawidłowościach związanych z czasem pracy.
• Generowanie raportów czasu pracy paroma kliknięciami w systemie.
• Spotkania indywidualne

Spotkania 1:1

Regularne organizowanie spotkań indywidualnych to istotny element utrzymywania talentów w firmie. Spotkania 1 na 1 są nie tylko doskonałą okazją do omówienia postępów oraz mocnych i słabszych stron pracownika, ale też najprostszą metodą pogłębiania jego relacji z przełożonym, a w efekcie – przywiązania do firmy. To również idealny czas na przedstawienie oceny okresowej, poznanie planów i potrzeb pracownika (np. dotyczących jego celów zawodowych), a także potencjalnych problemów w zespole, niezadowolenia związanego z wynagrodzeniem lub po prostu – opinii pracownika o firmie.

Aby spotkania 1 na 1 były zorganizowane zgodnie z ideą HCM, to warto podczas ich planowania pamiętać o:

• Tworzeniu przejrzystej agendy spotkania,
• udostępnianiu agendy pracownikowi, z którym chcesz się spotkać,
• przyjaznym tytułowaniu spotkania,
• dokładnym sprawdzeniu dostępności pracownika w danym terminie – moduł spotkania 1 na 1 w tomHRM umożliwia automatyczne sprawdzanie dostępności, co bez wątpienia pomaga zaoszczędzić czas i minimalizuje ryzyko popełnienia błędu
  oraz o tworzeniu przejrzystych notatek z przebiegu spotkania.

Oceny pracownicze

Kolejny niezwykle istotny element zarządzania kapitałem ludzkim, w tym utrzymania talentów i dbania o ich dalszy rozwój – mowa oczywiście o regularnych spotkaniach celem oceny pracownika. To proces, który można nazwać feedbackiem na szeroką skalę, podsumowuje bowiem pracę i postawę osoby zatrudnionej z długiego okresu czasu. Dużą popularnością cieszą się oceny kwartalne oraz roczne. Z całą pewnością warto wprowadzić je do swojej firmy, takie spotkania podsumowujące mają bowiem znaczący wpływ na efektywność zespołu. Dzięki ocenom pracowniczym rośnie w osobach zatrudnionych świadomość tego, czego pracodawca od nich oczekuje i w jakim stopniu dotychczas spełniali te wymagania. To z kolei działa na pracowników motywująco. Oczywiście pod warunkiem, że feedback zostanie im przekazany we właściwy sposób.

Istotne działania HCM-owe, które warto podejmować w ramach projektowania ocen pracowniczych:

• Dokładne prześledzenie dotychczasowych postępów każdego pracownika z osobna – moduły oceny pracownicze w tomHRM oraz cele zdecydowanie ułatwiają monitorowanie postępów w realizacji zadań/projektów, które osiągnęła dana osoba, a także określenie ich wyników np. z dotychczasowych testów wiedzy. Umożliwiają między innymi generowanie automatycznych raportów zestawiających najważniejsze informacje na temat realizacji celów postawionych pracownikowi.
• Określenie wpływu pracownika na rozwój zespołu i prawidłowe funkcjonowanie firmy.
• Wykrycie elementów do rozwoju.
• Organizacja badań 180, 270 i 360º – system HRM usprawnia tworzenie ankiet i automatyzuje ich wysyłkę czy podsumowywanie wyników.
• Weryfikacja potrzeb szkoleniowych poszczególnych osób – moduł zarządzanie szkoleniami w tomHRM umożliwia przypisywanie do zaplanowanego szkolenia pracowników, którzy powinni wziąć w nim udział oraz sprawne tworzenie list obecności. Informacja o uczestnictwie bądź jego braku jest automatycznie zapisywana w systemowym profilu pracownika, co pozwala na wyciągnięcie potrzebnych informacji w ciągu zaledwie kilka minut.

W tomHRM możesz za darmo sprawdzić, jak system HRM ułatwia realizację założeń HCM-owych. Wystarczy, że założysz bezpłatne konto testowe, byś uzyskał 3-dniowy dostęp do wszystkich interesujących Cię modułów, w tym takich jak system ATS, onboarding pracownika czy zarządzanie szkoleniami.