Struktura organizacyjna firmy – jak może wyglądać? Rodzaje i przykłady

Twoja firma się rozrasta, a ogromny wzrost zainteresowania jej usługami czy oferowanymi produktami sprawiła, że zatrudniasz coraz więcej pracowników? To świetna wiadomość! Pora zatem zadbać o „porządek w zasobach ludzkich”, by uchronić zespół przed chaosem informacyjnym i tak zwanym rozproszeniem odpowiedzialności. Im więcej osób pracuje w firmie, tym większe prawdopodobieństwo, że wkrótce będą miały problem z określeniem, kto kieruje poszczególnymi projektami. Mogą pojawić się wątpliwości dotyczące tego, do kogo zwrócić się o pomoc, komu zgłosić nowy pomysł, kto odpowiada za brak realizacji dużego zlecenia – i tak dalej. Zabezpieczeniem przed taką sytuacją jest wdrożona struktura organizacyjna firmy. Co to jest i jak stworzyć ją w swojej firmie? Wyjaśniamy!

Struktura organizacyjna firmy – co to jest?

Struktura organizacyjna firmy to oficjalna hierarchia jednostek oraz komórek organizacyjnych, a także stanowisk czy konkretnych pracowników. Można zatem nazwać ją schematem budowy firmy. Struktura organizacyjna określa, który oddział podlega pod który dział, jaki pion pod jaki wydział czy przed którym kierownikiem odpowiada dany zespół. Tym samym definiuje ona również drogę komunikacji wewnętrznej firmy, czyli podpowiada, do kogo należy zgłosić się z danym problemem, pomysłem czy prośbą. Pomaga ustalić konkretny podział obowiązków, a także poziom uprawnień dla poszczególnych stanowisk, działów i innych większych lub mniejszych elementów firmy.

Po określeniu struktury organizacyjnej w firmie zostaje ona zazwyczaj przedstawiona w formie graficznej, czyli na tzw. schemacie organizacyjnym. W znacznym stopniu ułatwia on przedstawienie nowozatrudnionym zależności funkcjonujących w organizacji.

Jednostka organizacyjna a komórka organizacyjna

Podstawą tworzenia struktury organizacyjnej w firmie jest wcześniejsze określenie jednostek oraz komórek organizacyjnych – czyli jej głównych budulców. Czym jest każda z nich?

Komórka organizacyjna to po prostu konkretny zespół, składa się zatem z kierownika i jego bezpośrednich podwładnych. Natomiast jednostka organizacyjna jest zbiorem określonych komórek organizacyjnych – pionem, działem. Należą do niej zatem: menedżer i podległe mu komórki organizacyjne, czyli zespoły pracownicze wraz z ich kierownikami.

Funkcje struktury organizacyjnej

Podstawowe cele tworzenia struktury organizacyjnej to:

• Określenie przepływu informacji – czyli kto z kim powinien się kontaktować, skąd dokąd przekazywana jest wiedza w firmie.
• Określenie zakresu obowiązków – czyli kto za co odpowiada, jaki jest zakres uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek czy kompetencje każdej z jednostek firmy.
• Ustalenie struktury zarządzania, czyli również zależności między pracownikami i ich powiązania.
• Opracowanie podziału korzyści i przywilejów pomiędzy poszczegónych członków firmy.

Bez odpowiedniej struktury, albo brakuje osób wykonujących poszczególne prace, albo nie ma osób, które byłyby w stanie kontrolować ich przebieg zgodnie z celami i polityką firmy.

Organizacja nieformalna w firmie

W firmach, w których nie została jeszcze zbudowana oficjalna struktura organizacyjna, funkcjonuje zazwyczaj organizacja nieformalna. Jest podziałem odpowiedzialności czy zależności, tworzonym w sposób spontaniczny i naturalny – czyli, ujmując bardziej kolokwialnie, „wychodzi w praktyce”. Zazwyczaj powstaje na skutek przyjaźni zawieranych między pracownikami i współdzielonych talentów.

Przykładem nieoficjalnej struktury może być mały sklep zoologiczny mający czterech właścicieli, którzy są jednocześnie pracownikami i teoretycznie wykonują te same zadania. Z czasem okazuje się jednak, że dwie osoby sprawdzają się najlepiej w doradzaniu klientom, jaką karmę wybrać dla zwierzaka, a pozostałe dwie głównie stoją przy kasie. Takie rozwiązanie sprawdza się w małych firmach, gdzie zapamiętanie bez oficjalnego podziału, kto, za co i przed kim odpowiada, nie stanowi żadnego problemu.

Typy struktur organizacyjnych na przykładach

Wyróżnia się wiele typów struktur organizacyjnych, które określają metodę dzielenia firmy na jednostki oraz komórki organizacyjne. Prezentujemy najbardziej popularne wraz z którą charakterystyką oraz przykładami z różnych branż:

Płaska struktura firmy

Brak na niej szczebli zarządzania. Wszyscy podlegają jednej osobie lub kierownik pojawia się przy okazji określonych projektów i jest wyłaniany spośród grupy projektowej. Jest to typowa sytuacja w małych firmach czy startupach early stage.

Cechą takiej organizacji jest centralizacja władzy i wiedzy, a pracownicy mają bardzo małe możliwości awansu. Warto jednak dodać, że struktura płaska jest elastyczna, daje pracownikom dużą samodzielność i zapewnia szybki przepływ informacji.

Struktura liniowa (prosta)

Struktura liniowa jest nazywana również prostą – ze względu na mało rozbudowaną formę podziału organizacji. Składa się z trzech stanowisk: kierowników, pracowników oraz dyrektorów. W tej strukturze każdy zatrudniony ma tylko jednego bezpośredniego przełożonego, przed którym odpowiada. Ten z kolei podlega dyrektorom. W komunikacji wewnątrz struktury liniowej stosowana jest tzw. droga służbowa, czyli informacje są przekazywane ze szczebla na szczebel. Jeżeli pracownik chce poinformować o czymś dyrektora, to robi to za pośrednictwem swojego kierownika.

Przykładem stosowania struktury liniowej może być niewielka sieć warsztatów samochodowych prosperujących w jednym dużym mieście. Każdy warsztat ma zatem swojego kierownika oraz zatrudnionych mechaników. Każdy z szefów odpowiada jednak przed właścicielem całej sieci – dyrektorem.

Struktura funkcjonalna

W strukturze funkcjonalnej każdy pracownik odpowiada przed kilkoma kierownikami, którzy specjalizują się w innych dziedzinach – ekspertami. Ten typ struktury organizacyjnej został stworzony z myślą o rozbudowaniu struktury liniowej w taki sposób, by zdjąć nadmiar odpowiedzialności oraz zadań z barków przełożonego, dzieląc je na parę osób. Wszyscy eksperci odpowiadają z kolei przed dyrektorem lub w przypadku firm składających się z kilku filii, menedżerem oddziałowym.

Struktura funkcjonalna może być stosowana w firmach produkcyjnych, np. w piekarni-cukierni. Występują w niej wówczas mistrzowie wypieku chleba, mistrzowie ciast, mistrzowie ciasteczek oraz mistrzowie słonych przekąsek, a także ci odpowiadający za kwestie kadrowe. Wówczas każdy cukiernik podlega zarówno pod mistrza ciastek, jak i ciast oraz kadrowca, a każdy piekarz – pod mistrza chleba, słonych przekąsek i kadrowca.

Struktura sztabowo-liniowa

Struktura sztabowo-liniowa była drugą metodą rozbudowania struktury liniowej tak, by zdjąć nadmiar odpowiedzialności z jednego kierownika, przy czym łączy ona cechy liniowej z funkcjonalną. W tym przypadku zespół składa się z jednego kierownika, przed którym odpowiadają wszyscy pracownicy, ale wspieranego przez sztab ekspertów, również podległych pod kierownika. Jeżeli w danym oddziale firmy funkcjonuje kilku przełożonych, czyli parę komórek organizacyjnych, to możliwe są różne modele zbudowania struktury sztabowo-liniowej. Każdy zespół może mieć własne grono ekspertów lub jeden sztab będzie przydzielony do wszystkich komórek organizacyjnych.

Struktura sztabowo-liniowa może być stosowana np. w magazynach handlowych. Wówczas każda część magazynu ma swojego specjalistę: od obsługi skanerów, od drukowania etykiet, od obsługi wózków widłowych i tak dalej, ale zespoły magazynierów wciąż mają przydzielonego jednego kierownika.

Struktura macierzowa (problemowa)

Kolejnym rodzajem struktur organizacyjnych jest struktura macierzowa. Dzieli kierowników na dwa typy: działów oraz projektowych. W jej przypadku członkowie poszczególnych zespołów odpowiadają nie tylko przed swoimi bezpośrednimi przełożonymi (kierownikami działów), ale również przed kierownikami projektów, do których zostają akurat przypisani. Można zatem powiedzieć, że w zespołach tworzą się podgrupy pracowników pracujących przy innego rodzaju zadaniach. To zatem rozwiązanie, które najlepiej sprawdza się w firmach często wprowadzających nowe wymagające projekty.

Doskonałym przykładem zastosowania struktury macierzowej jest koncern motoryzacyjny Ford. Do zaprojektowania i stworzenia Forda Focusa, firma powołała „Focus Team”, czyli zespół projektowy. Składał się on z przedstawicieli różnych działów, w tym projektantów, specjalistów ds. marketingu czy inżynierów.

Struktura dywizjonalna

Struktura dywizjonalna jest strukturą pośrednią, a dokładniej hierarchiczną, na której podstawie tworzone są następnie organiczne struktury wewnątrz jej elementów (mniejszych jednostek). Ze względu na swoją konstrukcję jest stosowana przede wszystkim w dużych firmach oraz korporacjach. Cechą charakterystyczną struktury dywizjonalnej jest wyodrębnianie w całej organizacji jej niemalże samodzielnych dywizji. Te mogą być tworzone na podstawie typów produktów, grupy odbiorczej czy regionu produkcji. Każda z nich ma własnego dyrektora, a następnie menedżerów, kierowników i pracowników, a dyrektorzy wszystkich segmentów (dywizji) odpowiadają przed dyrektorem generalnym.

Struktura dywizjonalna jest stosowana np. w firmie PepsiCo. Funkcjonuje w niej sześć jednostek biznesowych, z której każda ma własną historię oraz metodę prowadzenia działalności, w tym wewnętrzną strukturę organizacyjną.

Jak stworzyć strukturę organizacyjną firmy?

Podstawą stworzenia struktury organizacyjnej firmy jest spisanie regulaminu organizacyjnego. To oficjalny dokument, który opisuje podział zadań oraz czynności przynależnych do danych stanowisk, a także normy oraz wzorce i zasady współdziałania w organizacji – po jego opublikowaniu zapoznaje się z nim każda osoba zatrudniona. Regulamin organizacyjny będzie zawierał również opis struktury organizacyjnej. Tę jednak można stworzyć na podstawie jego wersji roboczej, czyli wszystkich pozostałych ustaleń, a przede wszystkim określenia stanowisk czy funkcji oraz komórek i jednostek organizacyjnych.

Regulamin organizacyjny można wygodnie zaprojektować i opublikować z wykorzystaniem modułu Intranet pracownika w systemie tomHRM. Umożliwia on między innymi tworzenie oraz wygodne udostępnianie firmowych dokumentów w ramach bazy wiedzy. Regulamin możńa też udostępnić każdemu pracownikowi w jego profilu.

Zastanawiając się, jaką strukturę organizacyjną firmy wybrać, warto kierować się zasadą minimalnej złożoności. Mówi ona o tym, że struktura powinna być tak prosta i nieskomplikowana, jak tylko jest to możliwe. Oczywiście musi być przy tym dostosowana do wielkości organizacji – najprostszy model, czyli struktura liniowa, nie sprawdzi się w przypadku korporacji, ale jest zwykle idealna dla małych firm.

Kolejnym krokiem będzie już szkicowanie schematu organizacyjnego. W tym celu warto jest:

• rozpisać obecne i planowane ewentualnie stanowiska pracy,
• pogrupować je według kryteriów, które najlepiej sprawdzą się w danej firmie – np. według działu (księgowi – księgowość, rekruterzy – HR),
• ustalić optymalną liczbę zespołów (komórek organizacyjnych),
• rozpisać filie, jeśli jest ich więcej niż jedna,
• określić zależności między poszczególnymi grupami stanowisk,
• określić hierarchię poszczególnych grup stanowisk,
• wydzielić komórki i jednostki organizacyjne,
• określić zależności i hierarchię komórek i jednostek organizacyjnych.

Graficzna struktura organizacyjna przedsiębiorstwa z tomHRM

System tomHRM udostępnia swoim użytkownikom bezpłatnie możliwość tworzenia graficznego, przejrzystego schematu organizacyjnego na podstawie bazy pracowników. Daje możliwość rozpisania na nim rzeczywistych zatrudnionych. Każda osoba zyskuje własny profil w systemie, w którym widoczne są między innymi zależności organizacyjne, czyli informacje o tym, że którego zespołu należy, pod których kierowników podlega. Schemat jest aktualizowany automatycznie, gdy w teamie pojawią się nowozatrudnione osoby. System obsługuje różne typy struktur organizacyjnych przedsiębiorstw.