Urlop okolicznościowy — ile dni, wynagrodzenie, zasady

Prawo pracy przewiduje wyjątkowe sytuacje, w których pracownik może wziąć wolne. To urlop okolicznościowy. Ile dni trwa w przypadku ślubu, urodzin dziecka czy śmierci bliskich? Jak naliczane jest w jego trakcie wynagrodzenie? Co mówi dokładnie prawo pracy i właściwe rozporządzenie, a jak podchodzi się do urlopu okolicznościowego w praktyce? Podpowiadamy, jak uprościć i zautomatyzować proces wnioskowania o wolne w szczególnych okolicznościach.

Co to jest urlop okolicznościowy? Rozporządzenie

Urlop okolicznościowy to potoczna nazwa sytuacji, w której następuje „zwolnienie od pracy pracownika w razie ślubu jego lub jego dziecka, urodzenia się jego dziecka, zgonu i pogrzebu osób bliskich”. Ma ono charakter czasowy, uzależniony od konkretnych wydarzeń zdefiniowanych w rozporządzeniu stosownego ministra.

Urlop okolicznościowy nie jest uwzględniony w Kodeksie pracy. Reguluje go wspomniane już Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632 ze zm.). W §15 wymienione są sytuacje, w których „pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika”.

Udzielenie wolnego nie zmniejsza przy tym wymiaru urlopu wypoczynkowego. Zwolnienie od pracy nie wiąże się też ze stratą wynagrodzenia. Wszystko to ze względu na charakter wydarzeń, które uprawniają do skorzystania z urlopu okolicznościowego. To śluby, narodziny i zgony.

Zobacz również: Urlopy pracownicze. Jakie przysługują pracownikowi?

Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy?

Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi w następujących przypadkach:

• ślub pracownika,
• ślub dziecka pracownika,
• narodziny dziecka,
• zgon i pogrzeb małżonka,
• zgon i pogrzeb dziecka,
• zgon i pogrzeb ojca,
• zgon i pogrzeb matki,
• zgon i pogrzeb ojczyma,
• zgon i pogrzeb macochy,
• zgon i pogrzeb siostry,
• zgon i pogrzeb brata,
• zgon i pogrzeb teściowej,
• zgon i pogrzeb teścia,
• zgon i pogrzeb babki,
• zgon i pogrzeb dziadka,
• zgon i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką

Ile dni może mieć urlop okolicznościowy?

W zależności od okoliczności urlop taki może trwać:

• Ślub pracownika — 2 dni
• Ślub dziecka pracownika — 1 dzień
• Narodziny dziecka — 2 dni
• Zgon i pogrzeb małżonka — 2 dni
• Zgon i pogrzeb dziecka — 2 dni
• Zgon i pogrzeb ojca — 2 dni
• Zgon i pogrzeb matki — 2 dni
• Zgon i pogrzeb ojczyma — 2 dni
• Zgon i pogrzeb macochy — 2 dni
• Zgon i pogrzeb siostry — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb brata — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb teściowej — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb teścia — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb babki — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb dziadka — 1 dzień
• Zgon i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką — 1 dzień

Jak wygląda urlop okolicznościowy w praktyce?

Bardzo ogólne sformułowania podsuwane przez rozporządzenie sprawiają, że w praktyce powstać musiał zestaw zasad, które brać musi pod uwagę pracodawca. Jak przypomina Państwowa Inspekcja Pracy w swojej bazie wiedzy:

• Urlop okolicznościowy udzielany jest wyłącznie na wniosek pracownika.
• Dwa przysługujące dni pracownik może podzielić na różne daty.
• Urlop okolicznościowy udzielany jest na cały dzień, niezależnie od długości dnia pracy.
• Termin urlopu musi pozostawać w ścisłym związku z zaistniałymi okolicznościami.
• O możliwości przyznania urlopu okolicznościowego w innym, choć powiązanym terminie, decyduje pracodawca.

Wniosek o urlop okolicznościowy

W firmach korzystających z aplikacji HR wnioskowanie o urlop okolicznościowy to kwestia kilku kliknięć i wyboru odpowiedniego charakteru dnia wolnego w formularzu. Elektroniczne wnioski urlopowe obsługują wszystkie rodzaje urlopów pracowniczych, a przy tym pozwalają ustawić dla urlopów okolicznościowych uproszczoną ścieżkę akceptacji.

Wniosek o urlop okolicznościowy składany drogą tradycyjną wymaga większych nakładów czasu. W sprzyjających okolicznościach formularz do wypełnienia znajduje się w firmowym Intranecie lub drukowany jest dla pracowników przez dział kadr. Jeżeli firma nie dostarcza natomiast wzoru wniosku, warto oprzeć go na standardowej formule dokumentów urzędowych.

W lewym górnym rogu powinny znajdować się dane pracownika, umożliwiające osobom z działu HR zidentyfikowanie go. Zazwyczaj to imię, nazwisko, zajmowane stanowisko oraz nazwa działu firmy. Prawy górny róg to z kolei miejsce na datę podpisania dokumentu oraz miejscowość, w której sporządzany jest wniosek.

Kolejnym istotnym elementem wniosku o urlop okolicznościowy jest adresat pisma. To zazwyczaj bezpośredni przełożony pracownika. W tym przypadku oprócz imienia, nazwiska, zajmowanego stanowiska oraz działu warto dopisać dodatkowo nazwę firmy.

Następnie należy zwrócić się o udzielenie urlopu w danym terminie, podanie powodu oraz podstawy prawnej. Komunikat może brzmieć następująco: „Zwracam się z prośbą o udzielenie mi dnia X MIESIĄCA ROKU jednego dnia/dwóch dni urlopu okolicznościowego ze względu na POWÓD. Mój wniosek opiera się na §15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.”

Ostatnim elementem wniosku o urlop okolicznościowy jest odręczny podpis. W przypadku wysyłania wniosku w formie elektronicznej nie ma konieczności potwierdzania go podpisem kwalifikowanym.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego?

Co do zasady kwestia ewentualnej odmowy jest jednoznaczna — pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego w dzień ślubu, narodzin dziecka czy pogrzebu. Obowiązkiem jest jednak złożenie wniosku, w którym informuje się o terminie zwolnienia od pracy oraz przyczynie.

Pracodawca może rozpatrzyć negatywnie wniosek tylko w jednym przypadku. Jeżeli termin odbiega od konkretnego wydarzenia (dnia ślubu, narodzin dziecka czy pogrzebu), to on decyduje, czy inna data wykorzystania wolnego jest powiązana ze szczególnymi okolicznościami.

Ponadto pracodawca ma prawo zweryfikować zasadność wniosku. Potwierdzenia, najczęściej w postaci aktu narodzin lub zgonu, może jednak zażądać wyłącznie do wglądu. Okazać można je oczywiście już po terminie. W żadnym wypadku nie można przechowywać w aktach osobowych kopii przedstawionego dokumentu. Co więcej, w praktyce wystarcza zazwyczaj oświadczenie pracownika co do przyczyny.

Gdzie prowadzić ewidencję urlopów okolicznościowych?

Najlepszym systemem do prowadzenia ewidencji urlopów okolicznościowych są dedykowane aplikacje HR. Wnioski pracownicze to jeden z najważniejszych modułów, pozwalający zautomatyzować proces składania tego typu podań, rozpatrywania ich, a następnie dokumentowania.

W firmach korzystających z tomHRM dział kadr może między innymi:

• zaprojektować formularz wniosku o urlop okolicznościowy,
• skrócić jego ścieżkę akceptacji,
• udostępnić szybką możliwość składania wniosku pracownikom,
• błyskawicznie akceptować prośby o urlop okolicznościowy,
• zarządzać wieloma wnioskami i generować raporty.