System HR Wiedza HR Wskaźniki HR Case study Usprawnienia tomHRM Release tomHRM
BLOG · Wiedza HR

Zaległy urlop – do kiedy należy go wykorzystać?

Zaległy urlop do kiedy wykorzystać?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę zyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar jest uzależniony od stażu pracy; pracujący poniżej 10 lat otrzymują 20 dni urlopu do wykorzystania, a zatrudnieni więcej niż 10 lat (lub dokładnie 10) – 26 dni. Może się zdarzyć, że w którymś roku pracownik nie wykorzysta całości swojego urlopu, co nie oznacza, że ten z automatu przestaje obowiązywać. Zamiast tego staje się urlopem zaległym, który należy wykorzystać. Do kiedy trzeba to zrobić? Po jakim czasie urlop wypoczynkowy przepada? Wyjaśniamy te i inne kwestie!

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop w 2022 roku?

Odpowiedzi na pytanie, do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop, należy szukać wśród przepisów Kodeksu pracy. Wskazuje je art. 168. [Ostateczny termin udzielenia urlopu]. Co istotne, prawo nie ogranicza liczby dni urlopowych, które mogą przejść na kolejny rok – jeśli zatem pracownik z jakiegoś powodu nie wykorzysta całości swojego urlopu, to na kolejny rok może mu przejść nawet 20 czy 26 dni.

Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672.

Prawo pracy mówi również o konsekwencjach braku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnego obniżenia jego wymiaru (skrócenia liczby przysługujących dni w danym roku). Zapis ten dotyczy także urlopu zaległego. Jeśli któraś z tych dwóch sytuacji będzie miała miejsce, pracodawca może zostać ukarany karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Należy jednak rozróżniać nieudzielenie bądź skrócenie urlopu oraz urlop zaległy. O tym drugim mówimy w przypadku, w którym cały urlop wypoczynkowy nie zostanie wykorzystany w danym roku z przyczyny leżącej po stronie pracownika. Wówczas pracodawca nie musi obawiać się żadnych konsekwencji.

Przeczytaj również:

Jak poprawnie prowadzić dokumentację urlopową po zmianach?

Do kiedy należy wykorzystać zaległy urlop z poprzedniej pracy?

Po rozwiązaniu umowy o pracę u jednego pracodawcy i podpisaniu nowej w innej firmie pracownik ma dwie możliwości dotyczące zaległego urlopu: otrzymanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop albo wykorzystanie urlopu przed ustaniem stosunku pracy. Nie może zatem przenieść go do nowego pracodawcy; zamiast tego ten poprzedni wypłaca pracownikowi rekompensatę finansową albo wysyła go na zaległy urlop na wypowiedzeniu. Mówi o tym art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Po jakim czasie przepada zaległy urlop?

Przepisy Kodeksu pracy przewidują również całkowite przedawnienie roszczeń względem zaległego urlopu. Po jakim czasie przepada zaległy urlop? Może on przechodzić z roku na rok, jednak nie dłużej niż 3 lata liczone od końca września roku następującego po tym, w którym pracownik nabył pierwotne prawo do urlopu. O 3-letnim terminie mówi artykuł dotyczący roszczeń wynikających ze stosunku pracy, czyli art. 291 Kodeksu pracy.

Nieco łatwiej będzie to zrozumieć na przykładzie: jeśli pani Anna w 2020 roku nie wykorzystała 5 dni swojego 20-dniowego urlopu wypoczynkowego, to w 2021 roku będzie miała podstawowe 20 dni urlopu plus 5 dni urlopu zaległego. Te 5 dni musi wykorzystać do 30 września 2021 roku. Jeśli tego nie zrobi, całe 5 dni może wykorzystać jeszcze przez 3 lata, czyli do 30 września 2024 roku. Dopiero wówczas jej prawo do zaległego urlopu przepada.

Kolejnym częstym dylematem kadrowców jest to, czy w planie urlopów należy uwzględnić urlop zaległy. Odpowiedź brzmi: tak, roczny plan urlopów powinien obejmować zarówno urlop za dany rok kalendarzowy (bieżący), jak i urlop zaległy. Podstawą prawną jest tutaj odpowiedź podsekretarza stanu Aliny Nowak w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na interpelację nr 8918 w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego z dnia 6 sierpnia 2020 roku:

„Wyrażam pogląd, że ustalenie terminu wykorzystania przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego następuje w planie urlopów lub porozumieniu i obejmuje zarówno urlop za dany rok kalendarzowy jak i urlop zaległy.”

Jak wykorzystać zaległy urlop po powrocie z macierzyńskiego i rodzicielskiego?

Gdy pracownik wykorzystuje urlop macierzyński i/lub rodzicielski, nie traci prawa do urlopu wypoczynkowego. Te dwa pierwsze mogą trwać łącznie 13 miesięcy, czyli ponad rok. Jeśli zatem zatrudniona przejdzie na urlop macierzyński w połowie jednego roku i zakończy rodzicielski w połowie kolejnego, to może mieć zaległy nawet cały wypoczynkowy z tego pierwszego.

Zgodnie z art. 163. § 3. Kodeksu pracy, na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu [wypoczynkowego] bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko lub pracownika-innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 1751. pkt 3., który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Przeczytaj również:

Czy plan urlopów jest wiążący dla pracownika?

Jak wykorzystać zaległy urlop po zwolnieniu lekarskim?

Skierowanie pracownika na zaległy urlop może zostać przerwane zwolnieniem lekarskim. Jeśli zostanie wręczone pracodawcy przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego, to ten powinien zostać przesunięty minimum o liczbę dni, podczas których zatrudniony będzie przebywał na zwolnieniu lekarskim. Jeśli zostanie ono wydłużone, to urlop należy ponownie przełożyć.

Jeżeli z kolei zwolnienie lekarskie zostanie przyznane podczas urlopu wypoczynkowego, to ten musi zostać przerwany. Wówczas pracownik jest zobowiązany ponownie wypełnić wniosek o urlop, gdy będzie chciał go „dokończyć”. Jego wymiar zostaje skrócony o liczbę dni, które zatrudniony wykorzystał przed zachorowaniem.

Kontroluj urlopy pracowników z aplikacją tomHRM

TESTUJ 30 DNI ZA DARMO

Newsletter HR

100% advice and news from the HR market and tomHRM

Subscribe
close-link