Zdalny onboarding – jak skutecznie wdrożyć pracownika online?

Bardzo wiele mówi się o onboardingu w kontekście budowania candidate experience, a także employer brandingu. Jego przebieg w dużej mierze wpływa na oba te procesy. Prawidłowe zaplanowanie i przeprowadzenie wdrożenia nowego pracownika ma zatem ogromne znaczenie dla całej firmy. Niemniej istotny jest jednak dla samego zatrudnionego. To właśnie od tych pierwszych dni w pracy zależy, jak będzie się w niej czuł. Dobrze przeprowadzony onboarding skutecznie obniża poziom stresu nowego pracownika, a także dodaje mu pewności siebie w trakcie wykonywania swoich zadań lub kontaktowania się z zespołem. Jak uzyskać wszystkie te efekty, gdy na drodze staje bariera w postaci pracy zdalnej? Z tego artykułu dowiesz się wszystkiego, co warto wiedzieć o onboardingu online.

Zdalny onboarding – co to jest?

Zdalny onboarding pracownika w części organizacji istniał od dawna – to między innymi agencje e-commerce, IT i inne branże, w których home office był standardem od lat. Dziś wdrażania pracowników online musi nauczyć się wiele innych firm. Sporo z nich stanęło przed tym wyzwaniem podczas długich lockdownów związanych z pandemią COVID-19. Nim przejdziemy do omówienia tego, jak przeprowadzić dobre wdrożenie przez internet, warto wyjaśnić, czym tak właściwie jest zdalny onboarding.

Onboarding online to po prostu wszystkie działania, które wykonują pracodawca, dział HR i współpracownicy, by nowozatrudniony szybko poczuł się częścią zespołu oraz nauczył się wykonywania swoich obowiązków. Z tym że proces ten odbywa się zdalnie, czyli przez internet. W zwykłym onboardingu nowy pracownik jest oprowadzany po miejscu pracy, bierze udział w spotkaniach integracyjnych i szkoleniach, „podgląda” pracę starszych stażem osób z tego samego stanowiska – i wiele innych. Gdy te same czynności trzeba przeprowadzić z wykorzystaniem kamery internetowej, ekranu komputera oraz często domowych warunków, całość staje się jeszcze większym wyzwaniem.

Jak przeprowadzić onboarding online?

Jednym z niezbędników, bez których dobre zorganizowanie zdalnego onboardingu byłoby trudne, jest profesjonalny system HRM. Ułatwia komunikację online, zarządzanie zadaniami wdrożeniowymi i czasem pracy nowozatrudnionego oraz szkoleniowców, a także samą organizację onboardingu.

Wśród aplikacji wchodzących w skład systemu tomHRM dostępny jest specjalny moduł onboarding pracowników. Umożliwia on zautomatyzowanie wielu powtarzalnych czynności, takich jak przydzielanie zadań do nowego pracownika, przełożonego i innych osób. Pozwala również na łatwe udostępnianie istotnych informacji oraz dokumentów, prostą aktualizację postępów czy automatyczne powiadomienia e-mail o nowych zadaniach bądź zmianach w ścieżce onboardingowej. Co więcej, w tomHRM możesz projektować szkolenia, ewidencjonować czas pracy, korzystać z platformy e-learningowej, udostępniać ankiety i testy oraz prowadzić spotkania 1 na 1 – i wiele innych.

Zdalny onboarding a odpowiednie warunki pracy

Podstawowym problemem ze zdalnym onboardingiem, z którym musi mierzyć się zarówno zespół wdrażający (np. bezpośredni kierownik, manager, buddy, trener), jak i nowy pracownik, są warunki pracy. W części przypadków wdrożeniowcy mogą znajdować się w biurze, ale nowozatrudniony zawsze jest w domu – w końcu na tym polega home office. Przed rozpoczęciem wdrożenia (podczas tak zwanego pre-onboardingu) trzeba zatem ustalić z pracownikiem pewne kwestie techniczne:

• Poproś pracownika o wydzielenie w mieszkaniu spokojnego miejsca do udziału w wideokonferencji – na miarę jego możliwości.
• Upewnij się, że nowozatrudniony posiada niezbędny sprzęt do przeprowadzenia zdalnego onboardingu – stabilne łączne internetowe, komputer z kamerą i mikrofonem. Jeśli nie, zadbaj o dostarczenie mu potrzebnych urządzeń.
• Zorganizuj zespołowi wdrożeniowemu spokojne miejsce do pracy – gdy onboarding będzie prowadzony w biurze, trzeba znaleźć wolną salę, w której nikt nie będzie przeszkadzał w spotkaniach. Z kolei w przypadku prywatnego mieszkania, zadbaj o to, by dany pracownik profesjonalnie przygotował swoje stanowisko home office.
• Wyposaż zespół onboardingowy w odpowiedni sprzęt – stabilne łącze, komputer, kamera internetowa, mikrofon i aplikacja do wideokonferencji to absolutne podstawy. Szkoleniowcom może przydać się również tablet graficzny, który ułatwi tworzenie materiałów szkoleniowych w taki sposób, jak na flipcharcie.

Zdalny onboarding – podstawy planowania

Sam zarys zdalnego onboardingu planuje się w taki sam sposób, jak zwykłego wdrożenia face-to-face; różnica polega na tym, jakich narzędzi użyje się do realizacji poszczególnych zadań. Szczególnej uwadze polecamy zatem nasze artykuły, w których dokładnie opisaliśmy, jak przeprowadzić onboarding oraz wskazaliśmy przykład planu wdrożenia nowego pracownika. Teraz wyciągniemy z nich to, co jest najważniejsze pod względem tworzenia szkieletu procesu wdrożenia, czyli projektowanie onboardingu zgodnie z zasadą „4 C”:

1. Pierwsze C jak compliance, czyli procedury – dobry onboarding zdalny należy zacząć od podjęcia wszystkich działań formalno-technicznych, a więc udostępnienia podstawowej dokumentacji, wskazania lokalizacji wniosków pracowniczych (bazy wiedzy online), nauczenia pracownika obsługi wszystkich systemów pracowniczych (w tym HRM-u czy Outlooka) podczas szkolenia ze współdzielonym ekranem czy przeprowadzenia wirtualnego szkolenia BHP.
2. Drugie C jak clarification, czyli wyjaśnienie – ta grupa działań dotyczy dokładnego objaśnienia pracownikowi, na czym będą polegały jego obowiązki, a także określenie ich znaczenia dla całej firmy oraz klientów. Dzięki temu zatrudniony będzie dostrzegał sens swojej pracy i rozumiał, jak wpływa na pracę innych osób. To też krok, w którym przydziela się pierwsze zlecenia, a pracownik wykonuje je pod opieką trenera, mentora czy buddiego – np. podczas udostępniania pulpitu w trakcie wideokonferencji.
3. Trzecie C jak culture, czyli kultura firmy – do tej kategorii działań onboardingowych zalicza się wszystko, co jest związane z przybliżeniem pracownikowi celów firmy i wartości, którymi kieruje się cała organizacja. Obejmuje również przedstawienie mu zasad współżycia zawodowego czy relacji pracowniczych, a także rodzaju i częstotliwości wewnętrznych imprez, spotkań integracyjnych bądź akcji charytatywnych, w które angażuje się cała firma. Można zrobić to w formie opowieści czy prezentacji lub wyświetlając pracownikowi na wideokonferencji film o kulturze firmy.
4. Czwarte C jak connection, czyli relacje – tak jak trzecie C można nazwać teorią na temat relacji pracowniczych, tak czwarte C jest w tym zakresie praktyką. W jego ramach przedstawia się nowozatrudnionego jego zespołowi i odwrotnie. Przy zwykłym onboardingu są to zwykle spotkania i wyjazdy integracyjne. W przypadku zdalnego wdrożenia pozostaje zapoznanie w postaci wideokonferencji czy zabaw integracyjnych online (np. gry scenariuszowe, wirtualny escape room etc.). Warto pamiętać, by w powitaniu nowego pracownika brały również udział osoby zatrudnione na wyższych stanowiskach lub bezpośredni przełożony przynajmniej nakreślił strukturę organizacyjną. Można zatem przeprowadzić prezentację działów wraz z informacjami, z kim z danego zespołu należy się kontaktować, by coś uzgodnić.

Dobry zdalny onboarding – ile trwa?

Dobry zdalny onboarding powinien trwać tyle samo, co ten klasyczny (odbywający się na żywo). Przyjmuje się, że absolutnym minimum jest kilka tygodni wdrożenia, a najbardziej efektywny okazuje się onboarding trwający 3 miesiące. To czas, w którym pracownik zdąży nauczyć się swobodnie poruszać po wszystkich firmowych systemach i sprawnie odszukiwać potrzebne mu informacje.

Będzie miał też okazję wziąć udział w odpowiednio dużej liczbie wirtualnych spotkań, by zacząć kojarzyć nazwiska z e-maili z twarzami, a tym samym mniej się krępować czy stresować przy kontakcie z innymi zatrudnionymi. Przejdzie również wymagane szkolenia i odbędzie praktykę zawodową, która pozwoli mu czuć się dużo pewniej podczas swojej w pełni samodzielnej pracy. Przez te 3 miesiące będzie pod opieką ludzi dających mu podpowiedzi i sprawny feedback, dzięki czemu wszystkie potencjalne błędy zostaną wyłapane i objaśnione na samym początku współpracy.

Idealny onboarding online – intuicyjna baza wiedzy

Idealny onboarding to taki, w którego efekcie pracownik potrafi samodzielnie wykonywać przydzielone mu obowiązki i wyszukiwać potrzebne mu informacje, a także wie, do kogo udać się po ewentualną pomoc. Planowanie zdalnego wdrożenia nie może się zatem obyć bez przygotowania prostej w obsłudze bazy wiedzy, która będzie wypełniona przydatnymi informacjami.

W bazie wiedzy z pewnością powinny znaleźć się takie zakładki czy działy, jak:

• opis struktury organizacyjnej firmy – wraz ze zdjęciami osób, z którymi pracownik na pewno będzie miał styczność,
• dane kontaktowe kierowników poszczególnych działów,
• dane kontaktowe buddiego,
• regulaminy,
• materiały szkoleniowe,
• pytania i odpowiedzi dotyczące branżowych zagadnień – np. najbardziej nietypowe pytania lub problemy klientów i ich potencjalne rozwiązania,
• wnioski pracownicze – np. urlopowy,
• odniesienie do help desku,
• odniesienie do intranetu,
• a także takie opcjonalne elementy, jak wirtualny tour po biurze czy możliwość dopisania się do listy urodzinowej – i wiele innych.

Rozdzielanie i monitorowanie zadań w zdalnym onboardingu

Efektywne rozdzielanie zadań nowemu pracownikowi oraz osobom odpowiedzialnym za jego onboarding, a także monitorowanie postępów może wydawać się sporym wyzwaniem, gdy całość odbywa się wirtualnie. Wystarczy jednak skorzystanie z odpowiednich narzędzi, by te procesy były nie tylko proste, ale jeszcze bardziej wydajne niż odbywające się w realu. W systemie tomHRM możesz tworzyć właśnie ścieżki onboardingowe dla określonych stanowisk, a rozpisane w nich kroki przypisywać do odpowiednich osób: nowozatrudnionego, jego przełożonego czy buddiego. Ustawisz również własne reguły automatycznego przydzielania zadań do poszczególnych osób, co usprawni cały proces.

W tomHRM zyskujesz również wygodny wgląd w postęp realizacji ścieżki – tak zwany monitor postępów. Znajdziesz w nim zestawienia zarówno dla przełożonego osoby wdrażanej, jak i całego działu HR. Nowozatrudniony także będzie mógł podglądać swój postęp, jednym kliknięciem sprawdzając, co jeszcze zostało mu do zrobienia – i na kiedy. Wystarczy, że zajrzy w swój indywidualny kalendarz pracownika. Co więcej, kalendarz ten można wygodnie zintegrować z Google Calendar lub tym outlookowym.

Do modułu onboarding pracownika warto dodać również aplikację Ewidencja Czasu Pracy. Z jej pomocą możesz zarządzać i ewidencjonować czasu pracy wszystkich zatrudnionych, nie tylko osób przechodzących przez onboarding. To niezwykle proste w użyciu i przydatne narzędzie, które daje dostęp do takich funkcji, jak:

• stoper dla wybranego projektu oraz zadania – pracownik go włącza, gdy zaczyna pracę nad danym zleceniem i zatrzymuje, kiedy je kończy,
• zegar rozpoczęcia i zakończenia pracy – pracownik go włącza na początku dnia pracy, podczas przerw może się przełączyć na tryb przerwy, a na zakończenie dnia pracy wyłącza zegar,
• integracja zegara z listą obecności – dane z logowań są automatycznie wrzucane na elektroniczną listę obecności, zatem kierownik od razu widzi, kto już jest w pracy, kto się spóźnia, kto skończył pracę, kto jest na przerwie, a kto ma wolne,
• alerty o nieprawidłowościach – np. e-maile z powiadomieniem o spóźnieniu lub niezapowiedzianej nieobecności,
  możliwość ręcznego uzupełniania – np. godzin pracy, jeśli pracownik zapomni włączyć zegar.

Feedback w onboardingu online

Sprawna informacja zwrotna stanowi niezwykle ważny element onboardingu – i zdalnego, i standardowego. W przypadku wdrożenia online feedback można przekazywać na kilka wygodnych sposobów:

• podczas wspólnej pracy z wykorzystaniem wideokonferencji i współdzielonych pulpitów – osoba opiekująca się w danym momencie pracownikiem może na bieżąco mu podpowiadać, co powinien teraz zrobić i komentować samodzielną pracę,
  dodając komentarze do zrealizowanych kroków w ścieżce onboardingowej w systemie tomHRM,
• omawiając dzień pracy podczas rozmowy telefonicznej lub na wideokonferencji,
• e-mailowo.

Onboarding online a pierwszy dzień pracy

Jednym z największych wyzwań zdalnego onboardingu zdaje się być pierwszy dzień pracy. I rzeczywiście – będzie on najtrudniejszy zarówno dla pracownika, jak i jego „opiekunów”. Nowozatrudniony nie wie jeszcze do końca, czego się spodziewać, jest więc zestresowany. Z kolei zespół onboardingowy musi zadbać o to, by pracownik szybko poczuł się swobodnie i sprawnie zredukować jego stres. Aby wszystko przebiegło w jak najlepszej atmosferze, a nowozatrudniony zaadaptował się w teamie, warto pamiętać o realizacji poniższych kroków:

• Bezpieczne podpisanie umów zdalnie.
• Zorganizowanie pracownikowi wszystkich dostępów i potrzebnego sprzętu przed pierwszym dniem pracy, tak by wszystko było gotowe, a zatrudniony mógł bez problemów zalogować się o wyznaczonej porze.
• Wysłanie kurierem welcome packa.
• Wysłanie wiadomości powitalnej.
• Rozpoczęcie pierwszego dnia pracy od wideokonferencji z zespołem – przywitanie, przedstawienie, luźne rozmowy; można wykonać grupowe zdjęcie (czyli screenshota) na pamiątkę!
• Indywidualna rozmowa nowozatrudnionego z pracownikiem IT – pomoże nowej osobie prawidłowo skonfigurować sprzęt czy wszystkie dostępy.
• Zapoznanie nowej osoby z buddym podczas rozmowy we troje (z udziałem bezpośredniego przełożonego).
• Opowiedzenie o tym, co będzie się działo w kolejnych dniach – zaproszenie na szkolenie.
• Organizacja wspólnych kaw o wyznaczonych godzinach – otwarty pokój wideokonferencyjny będzie pełnił rolę kuchni, w której pracownicy mogą się zbierać na wspólną kawę czy śniadanie i kilka minut luźnych rozmów.
• Podsumowanie pierwszego dnia wraz z zapytaniem o samopoczucie, napotkane trudności etc.