Automatyczne powiadomienia w systemie do szkoleń
Czyli o co już NIE MUSISZ się martwić
Automatyczne powiadomienia to ten element naszego systemu HR, który nasi użytkownicy po prostu kochają. Po co pamiętać o dziesiątkach spraw kiedy może zrobić to za nas system? Po co każdorazowo przy nowym szkoleniu tworzyć nowe wzory maili, skoro można taki szablon stworzyć raz, a system sam sprytnie podmieni daty, nazwę szkolenia i spersonalizuje mail do każdego pracownika? Ale cuda, nie? No to zobaczcie jak to działa!
Automatyczne powiadomienia mailowe dla lepszego zarządzania szkoleniami
Powiadomienie pracownika o zapisaniu się na szkolenia
Prosta sprawa. Pracownik zapisał się na szkolenie? Otrzyma zatem maila potwierdzającego zapisanie się wraz z wszystkimi niezbędnymi informacjami. W szablonie takiego powiadomienia możesz umieścić dowolne informacje, a dzięki użyciu znaczników (dodających np. imię pracownika) wiadomość można spersonalizować.
Nie martw się – system nie wyśle maila jeśli nie będzie już wolnych miejsc. A ty nie musisz sprawdzać kto się zapisał i wysyłać każdemu z osobna informacji.
Powiadomienie przełożonego o zapisaniu się pracownika na szkolenie
Wraz z zapisaniem się pracownika na szkolenie, jego przełożony również może otrzymać informację. Dzięki temu oszczędzamy czas zarówno HR jak i pracownika, który nie musi już informować kierownika o tym, że zapisał się na szkolenie. Wygodne prawda?
Ach! I nie musisz nawet pamiętać, kto jest przełożonym pracownika – system to wie!
Powiadomienie przełożonego o wypisaniu się pracownika
Jeśli istnieje taka potrzeba, przełożony może też dostać wiadomość, jeśli pracownik ze szkolenia zrezygnuje. To szczególnie ważne w tych sytuacjach, kiedy szkolenie jest obowiązkowe (np. szkolenia BHP)
Powiadomienie opiekuna szkolenia o osiągnięciu minimalnej ilości rezerwacji
Koniec z codziennym monitoringiem ilości zapisanych na szkolenie osób. Jeśli zbierze się wystarczająco liczna grupa, opiekun dostanie mailowe powiadomienie. To szczególnie ważne powiadomienie w firmach szkoleniowych organizujących szkolenia otwarte oraz w firmach, które mają bogatą ofertę szkoleniową dla swoich pracowników.
Powiadomienie opiekuna o niewystarczającej ilości uczestników
Warto ustawić je na kilka dni przed planowanym zamknięciem terminu zapisów na szkolenie, by wiedzieć czy konieczne jest zintensyfikowanie marketingu szkolenia.
Powiadomienie opiekuna o wykorzystaniu limitu listy rezerwowej
Szkolenie cieszy się tak dużym powodzeniem, że nie tylko masz komplet uczestników, ale również całą masę oczekujących? Dzięki automatycznemu powiadomieniu możesz bardzo szybko podjąć decyzję o zaplanowaniu kolejnego terminu szkolenia, bo dostajesz powiadomienie, kiedy lista rezerwowa się zapełni.
Powiadomienie uczestników o zbliżającym się terminie szkolenia
Z pracownikami jest tak, że najpierw się zapisują a potem zapominają (choć z naszym systemem to trudne, bo szkolenie na które pracownik jest zapisany automatycznie pojawia się w jego kalendarzu).
Mimo wszystko warto im przypomnieć o zbliżającym się szkoleniu. System zrobi to sam – ty musisz tylko ustalić na ile dni przed szkoleniem ma wysłać powiadomienie.
Powiadomienie uczestników o zmianie miejsca / terminu szkolenia
Nagła zmiana sali szkoleniowej lub godzin szkolenia. Wystarczy, że dokonasz zmiany w opisie szkolenia, a system wyśle do wszystkich uczestników odpowiednie powiadomienie.
Oczywiście wszystkie automatyczne powiadomienia można dowolnie włączać i wyłączać przy tworzeniu szkolenia w systemie, a szablony powiadomień modyfikować. Możesz też stworzyć wiele szablonów na te same wydarzenia (np. mieć dwie lub trzy różne treści powiadomienia o zapisaniu się na szkolenie z których będziesz później, przy planowaniu szkolenia, wybierać to, które najbardziej ci odpowiada).
Poza tymi powiadomieniami, mamy też całą grupę powiadomień dotyczących budżetu szkolenia, ale to już historia na kolejny wpis.
Ach! Nie zapominajmy o tym, że nasz system cały czas się rozwija. Dzięki temu stale pojawiają się nowe pomysły, updaty i funkcjonalności. Na pewno zatem dodamy jeszcze inne potrzebne powiadomienia e-mail. Powiadomimy was o nich! Automatycznie ?
