Polityka prywatności
Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu tomhrm.com jest ENNOVA Spółka Jawna (dalej „ENNOVA") z siedzibą w Elblągu, ul. Sadowa 7/13, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Olsztynie, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000282777, NIP 5782976225.
W zakresie danych, które Klienci wprowadzają do aplikacji tomHRM (dane ich pracowników, kandydatów i innych osób), ENNOVA działa jako podmiot przetwarzający na polecenie Klienta - zob. sekcję Dane powierzane nam przez Klientów.
Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Obsługa zapytań z formularza kontaktowego i komunikacja z zespołem ENNOVA | art. 6 ust. 1 lit. f - nasz uzasadniony interes (odpowiadanie na zapytania) |
| Umówienie prezentacji demo i uruchomienie konta testowego | art. 6 ust. 1 lit. b - czynności zmierzające do zawarcia umowy |
| Realizacja umowy o świadczenie usług SaaS aplikacji tomHRM | art. 6 ust. 1 lit. b - wykonanie umowy |
| Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych | art. 6 ust. 1 lit. c - obowiązek prawny |
| Działania marketingowe dotyczące usługi tomHRM | art. 6 ust. 1 lit. a - Twoja odrębna zgoda |
| Obsługa procesów rekrutacyjnych prowadzonych przez ENNOVA | art. 6 ust. 1 lit. a i lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. c w zakresie danych wymaganych przepisami prawa pracy |
| Analityka, pomiar skuteczności i ulepszanie serwisu | art. 6 ust. 1 lit. a - zgoda (cookies analityczne/marketingowe) |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f - nasz uzasadniony interes |
Zakres przetwarzanych danych
Aby świadczyć usługi, odpowiadać na zapytania i dzielić się wiedzą, przetwarzamy dane, które sam nam przekazujesz - przez formularze na stronie, czat, email lub inne kanały komunikacji. Dotyczy to zazwyczaj:
- imienia i nazwiska,
- służbowego adresu email,
- numeru telefonu,
- nazwy firmy.
Dodatkowo automatycznie zbieramy dane techniczne opisane w sekcji Pliki cookies i technologie śledzące.
Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do obsługi zapytania, umówienia prezentacji lub zawarcia umowy.
Okresy przechowywania danych
Ze względu na długi cykl decyzyjny klientów, dane kontaktowe przechowujemy przez okres do 3 lat od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej wycofasz zgodę lub zgłosisz sprzeciw.
Odbiorcy danych i transfery poza EOG
Odbiorcami Twoich danych są upoważnieni pracownicy i współpracownicy ENNOVA oraz starannie wybrani dostawcy usług działający jako podmioty przetwarzające na nasze zlecenie:
| Dostawca | Rola | Region | Podstawa prawna transferu |
|---|---|---|---|
| OVH S.A. | Infrastruktura serwerowa | UE (Polska) | Przepisy RODO (UE 2016/679) |
| Google Ireland Limited | Analityka | UE (Irlandia) | Przepisy RODO (UE 2016/679) |
| Positive Group Polska Sp. z o.o. | Czat, wiadomości email | UE (Polska) | Przepisy RODO (UE 2016/679) |
| MailerLite Limited | Wysyłka wiadomości email | UE (Irlandia) | Przepisy RODO (UE 2016/679) |
| Twilio Inc. | Obsługa email / SMS | Poza UE (USA) | Certyfikacja w programie EU-US Data Privacy Framework (DPF) |
| Pipedrive Inc. | CRM | Poza UE (USA) | Certyfikacja w programie EU-US Data Privacy Framework (DPF) |
| Calendly | Kalendarz spotkań | Poza UE (USA) | EU-US Data Privacy Framework (DPF) |
Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy do USA opiera się na decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. w sprawie „Ram ochrony danych UE-USA" (EU-US Data Privacy Framework) - dla podmiotów certyfikowanych - lub, w przypadku podmiotów spoza programu DPF, na standardowych klauzulach umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
Profilowanie i zautomatyzowane decyzje
W ramach działań marketingowych - wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody - możemy stosować profilowanie polegające na dopasowaniu treści reklamowych do Twojej aktywności w serwisie (m.in. przez narzędzia reklamowe Google i LinkedIn). Profilowanie to nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych. W każdej chwili możesz wycofać zgodę oraz zgłosić sprzeciw.
Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci:
- prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
- prawo do sprostowania nieprawidłowych danych,
- prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
- prawo do ograniczenia przetwarzania,
- prawo do przenoszenia danych,
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
- prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie - bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia,
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Aby zrealizować dowolne z tych praw, skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy.
Dane powierzane nam przez Klientów
Klienci mogą wprowadzać do tomHRM dane osobowe swoich pracowników, kandydatów i innych osób. Nie mamy bezpośredniej relacji z tymi osobami - działamy wtedy jako podmiot przetwarzający na polecenie Klienta, a to Klient (jako administrator) odpowiada za posiadanie podstawy prawnej, w tym niezbędnych zgód, do powierzenia nam tych danych.
Zasady tego powierzenia reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Jeżeli Twoje dane zostały wprowadzone do tomHRM przez Twojego pracodawcę lub inny podmiot, w sprawie realizacji swoich praw skontaktuj się bezpośrednio z tym podmiotem jako administratorem.
Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych, adekwatne do ryzyka (art. 32 RODO). Więcej informacji znajdziesz na stronie Bezpieczeństwo.
Zmiany polityki
Możemy okresowo aktualizować niniejszą politykę, np. w związku ze zmianą przepisów lub zakresu usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w serwisie, a datę ostatniej aktualizacji wskazujemy na początku dokumentu.