Program online do ewidencji czasu pracy z automatycznym naliczaniem nadgodzin, integracją kadrowo-płacową i raportami zgodnymi z Kodeksem pracy.
Rejestracja godzin, lista obecności, rozliczenia i raporty w jednym programie do ewidencji czasu pracy - online, zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy.
Elektroniczna lista obecności zamiast papieru lub arkusza. Pracownik klika, a system sam liczy godziny, przerwy i pracę nocną.
Lista obecności w czasie rzeczywistym i bilans godzin względem normy, bez ręcznego liczenia w arkuszu.
Wymiar etatu, godziny pracy, kalendarze dni wolnych i normy konfigurujesz raz, per pracownik, dział lub oddział.
* funkcjonalność dostępna w module „Grafiki czasu pracy”
Komplet danych wymaganych przez § 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, bez składania ich ręcznie z kilku źródeł.
Zaakceptowany wniosek urlopowy sam trafia do ewidencji - bez przepisywania między systemami.
* funkcjonalność dostępna w module „Elektroniczne wnioski urlopowe”
Synchronizuj dane pracowników z Symfonią, Enovą365, IFS czy SAP – tomHRM automatycznie pobierze aktualne informacje. Podłącz bazę z Azure lub Google, a zmiany pojawią się w czasie rzeczywistym.
Raz skonfigurujesz, potem działa samo – Twój dział HR skupia się na ważniejszych zadaniach.
Cennik modułu
~3,99 zł / 1 użytkownika
Moduł Ewidencja Czasu Pracy to kompleksowe narzędzie do zarządzania czasem pracy, które upraszcza codzienne procesy HR i zapewnia zgodność z przepisami prawa.
System składa się z kilku współpracujących funkcji, które możesz wykorzystać razem lub wybierać tylko te, których potrzebujesz.
Rejestracja godzin pracy pracowników (funkcja Clock in / out rejestracji czasu pracy online)
Pracownicy jednym kliknięciem rejestrują początek i koniec pracy oraz przerwy. System automatycznie liczy przepracowane godziny, pracę nocną i pilnuje okresów odpoczynku.
Pozwala na ewidencjonowanie rzeczywistej liczby godzin pracy pracowników, co jest wymagane przez Kodeks Pracy i sprawdzane podczas kontroli PIP. Pozwala również ewidencjonować pracę w godzinach nocnych oraz uzyskiwać informację o okresach odpoczynku Może pełnić funkcję listy obecności pracowników.
Korzyści:
Rejestracja czasu pracy w projektach
Pozwala na tworzenie projektów, list zadań oraz budżetowanie projektu i jego rozliczenie dzięki możliwości przypisania kosztu roboczogodzin do pracowników oraz ustalania zasad rozliczania projektu.
Sprawdza się zarówno przy zadaniowym czasie pracy, gdzie pracodawca nie musi monitorować dni i godzin pracy jak i przy rozliczaniu pracy pracowników na umowie – zleceniu czy współpracowników na B2B.
Korzyści:
Nadgodziny
Funkcja pozwala zgłaszać wnioski o nadgodziny, akceptować je (zgodnie z Kodeksem Pracy) oraz prowadzić rozliczenie wypracowanych nadgodzin.
Korzyści:
Jeśli zaś potrzebujesz harmonogramować pracę, to uzupełnieniem modułu są
Grafiki Czasu Pracy (dodatkowo płatne) umożliwiającego automatyzację tworzenia harmonogramów pracy. Choć jest to dodatkowy moduł, wymaga posiadania modułu Ewidencja Czasu Pracy.
Aplikacja przechowuje informacje o:
Ewidencja czasu powinna być prowadzona dla każdego pracownika i zawierać najważniejsze informacje:
Wszystkie te informacje zapewnia tomHRM w module “Ewidencja czasu pracy”
System maksymalnieautomatyzuje procesy związane z ewidencją czasu pracy, eliminując rutynowe zadania i minimalizując ryzyko błędów.
Automatyczne zestawianie przepracowanych godzin z wymaganym wymiarem czasu pracy (porównanie rzeczywistego czasu pracy z normatywem):
Automatyczne rozliczanie projektów według stawek. Wyliczanie koszty projektów na podstawie:
Automatyczne dodawanie pracowników do projektów przy zmianach struktury lub dołączaniu nowych pracowników do projektu.
Automatyczne zarządzanie nadgodzinami:
Automatyzacja w raportach
System automatycznie generuje i wysyła raporty w określone dni miesiąca do wskazanych odbiorców
Automatyzacja po API
ROI automatyzacji w ewidencji czasu pracy tomHRM
Tak, prowadzenie ewidencji czasu pracy online w tomHRM jest w pełni zgodne z Kodeksem Pracy.
Kodeks Pracy (art. 149 § 1) nie określa formy, w jakiej ma być prowadzona ewidencja czasu pracy – może być zarówno papierowa, jak i elektroniczna. Kluczowe jest, aby ewidencja spełniała określone wymogi.
Wymagania prawne, które musi spełniać system elektroniczny
Dlaczego rozwiązanie elektroniczne jest nawet zalecane:
Tak, pracownik rejestruje czas pracy online za pomocą przycisku Clock in/out w aplikacji.
Rozpoczęcie pracy może być automatycznie odnotowane/zarejestrowane:
Dane są przechowywane przez cały okres abonamentowy. Dane archiwalne pracowników, którzy już nie pracują, są przechowywane bezpłatnie.
Po ewentualnym zakończeniu współpracy dane można pobrać jeszcze przez 6 miesięcy.
Tak, pracownik ma wgląd we własną ewidencję czasu pracy. Może sprawdzać zarówno rzeczywisty czas pracy (raport clock in/out) jak i raporty aktywności w projektach (przepracowany czas per projekt).
Jeśli firma korzysta z sekcji nadgodzin, ma podgląd przepracowanych nadgodzin oraz danych dotyczących tego, ile godzin pozostało do rozliczenia.
Jeśli firma korzysta z modułu harmonogram czasu pracy, ma podgląd swoich grafików zmian.
Tak, w tomHRM możesz przeprowadzić rejestrację nadgodzin, rozliczyć je, a jeśli masz dodatkowo moduł Urlopów i nieobecności zarządzać dniami wolnymi za nadgodziny.
Nadgodziny są rejestrowane za pomocą wniosków zgłaszanych przez pracowników, do których można skonfigurować dowolne ścieżki akceptacji.
Umożliwia to dopasowanie ustawień systemu do polityki pracy w nadgodzinach w Twojej firmie.
System automatycznie pilnuje, aby:
Tak, robi automatycznie na bazie wprowadzonych do systemu godzin nocnych. Indywidualna konfiguracja godzin nocnych pozwala na dopasowanie systemu do potrzeb firmy i ustalonych w niej godzin nocnych.
Raport liczby godzin nocnych, w których pracował pracownik, jest widoczny w raporcie Karta Czasu Pracy.
Tak, rejestracja godzin pracy jest możliwa online – wystarczy zalogować się do systemu. To wygodne rozwiązanie, które nie wymaga kart, kodów QR ani żadnych dodatkowych urządzeń.
W systemie można też prowadzić ewidencję czasu pracy nad konkretnymi projektami oraz prowadzić rozliczenia pracy w godzinach nocnych, nadgodzin, oraz wykonywać porównania rzeczywistego czasu pracy z normatywem godzinowym.
System działa elastycznie i pozwala skonfigurować indywidualne godziny pracy dla każdego pracownika oraz reguły rejestracji godzin pracy dla różnych grup pracowników (np. inne zasady dla osób z różnych działów czy oddziałów).
Tak, system tomHRM w pełni uwzględnia przerwy w pracy podczas ewidencjonowania czasu.
System oferuje dedykowany mechanizm do rejestrowania przerw poprzez przyciski Clock-in/Przerwa/Clock-out. Pracownik może:
Po integracji tomHRM ze Slack, przerwę można też uruchomić komendą przez Slack.
Tak, tomHRM doskonale sprawdza się do prowadzenia ewidencji czasu pracy dla umów zlecenia. System w sekcji zarządzania projektami, oferuje kompleksowe narzędzia, które spełniają wymogi prawne i jednocześnie ułatwiają zarządzanie współpracą ze zleceniobiorcami.
W tomHRM możesz stworzyć projekty dla każdego zlecenia lub zleceniobiorcy, określić stawki kosztów (np. wynagrodzenie zleceniobiorcy za godzinę) i wprowadzać przepracowany czas.
Taka struktura daje pełną przejrzystość tego, nad czym pracował zleceniobiorca i ile czasu poświęcił na poszczególne elementy zlecenia.
Rozbudowany system raportowania zapewnia pełną kontrolę nad czasem pracy na wszystkich poziomach organizacji.
Ewidencji Czasu Pracy, który pozwala na wygenerowanie raportów czasu pracy w projektach (stoper czasu pracy w projektach).
Zestawienie godzin pracy pracowników (Raport Clock in/out)
Miesięczna ewidencja czasu pracy pracownika – tzw. Karta Czasu Pracy.
Raporty nadgodzin:
Ewidencja czasu pracy w tomHRM w pełni spełnia wymogi prawne i jest wystarczająca w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
System tomHRM realizuje wszystkie obowiązki wynikające z art. 149 §1 Kodeksu pracy, który nakazuje prowadzenie ewidencji czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
Z systemem tomHRM można zintegrować się na kilka sposobów:
Lista obecności tylko potwierdza, że pracownik stawił się w pracy, a jej formę pracodawca ustala w regulaminie. Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa na podstawie art. 149 Kodeksu pracy i zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, dni wolne z tytułem udzielenia oraz nieobecności. To ewidencja, nie lista, jest podstawą naliczenia wynagrodzenia i dowodem przy kontroli PIP. Prowadzenie samej listy obecności nie spełnia obowiązku ewidencji.
Regulamin pracy określa przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, zgodnie z art. 104(1) § 1 pkt 9 Kodeksu pracy. Przy przejściu na formę elektroniczną zapisz w regulaminie, że potwierdzeniem obecności jest rejestracja rozpoczęcia i zakończenia pracy w aplikacji, i poinformuj o zmianie pracowników przed jej wejściem w życie. Sama ewidencja elektroniczna nie wymaga odrębnej zgody załogi.
Dokładnie tak samo jak pracownika stacjonarnego: przepisy o pracy zdalnej nie zmieniają zakresu ewidencji. W karcie zapisujesz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny i nieobecności, niezależnie od miejsca wykonywania pracy. Różni się tylko źródło danych, zamiast podpisu na liście pracownik rejestruje czas w aplikacji lub zgłasza go w formie ustalonej w regulaminie. Dotyczy to także pracy zdalnej okazjonalnej.
Święto przypadające w sobotę obniża wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym (art. 130 § 2 Kodeksu pracy), dlatego pracodawca wyznacza za nie inny dzień wolny. W karcie ewidencji taki dzień oznaczasz jako dzień wolny od pracy z podaniem tytułu jego udzielenia, w tym przypadku dnia wolnego za święto przypadające w dniu wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy.
W tomHRM wyznaczasz dzień wolny za święto dla całej firmy lub wybranych zespołów w ustawieniach kalendarza dni wolnych, wskazując datę i tytuł udzielenia. System sam nanosi ten dzień na grafiki i karty ewidencji pracowników, koryguje wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym i pilnuje, żeby nadgodziny liczyły się od obniżonej normy. Bez ręcznego edytowania kart pojedynczych osób.
Nie znalazłeś odpowiedzi?
Umów się na spotkanieObowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawca prowadzi ją oddzielnie dla każdego pracownika, w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązek jest niezależny od wielkości firmy, branży i systemu czasu pracy, a w systemie zadaniowym przyjmuje formę uproszczoną, bez rejestrowania godzin.
Zakres ewidencji określa § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Karta ewidencji obejmuje liczbę przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe i pracę w porze nocnej, dyżury, dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, a także urlopy, zwolnienia od pracy oraz pozostałe usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności. Do ewidencji dołącza się wnioski i zgody pracownika dotyczące czasu pracy.
Ewidencję można prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej, obie formy są równoważne na podstawie art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Dokumentacja elektroniczna musi zapewniać integralność treści, zabezpieczenie przed utratą oraz możliwość odczytu i wydruku przez cały okres przechowywania, który wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
Nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem z art. 281 Kodeksu pracy. Od 8 lipca 2026 r. grozi za nie grzywna od 2000 do 60 000 zł, przy uporczywym naruszaniu przepisów do 90 000 zł, a inspektor pracy może nałożyć mandat do 5000 zł podczas kontroli. Braki w ewidencji mają też skutek dowodowy: zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99) pracodawca bez rzetelnej ewidencji musi liczyć się z przeniesieniem na niego ciężaru dowodu w sporze o czas pracy.
Ewidencja prowadzona w tomHRM spełnia te wymogi automatycznie: karta zawiera komplet danych z rozporządzenia, nalicza się z rejestracji godzin i wniosków urlopowych, a raporty są gotowe do okazania przy kontroli.
Połącz moduły tomHRM w jedną platformę HR i pracuj na spójnych danych bez przepisywania informacji między systemami.
Planuj zmiany i dyżury z uwzględnieniem nieobecności, kompetencji i norm czasu pracy — w widoku, który rozumie cały zespół.
Zarządzaj nieobecnościami całej firmy w jednym miejscu — od wniosku, przez akceptację, po limity i raporty zgodne z Kodeksem pracy.
Przypisuj czas pracy i koszty do projektów, kontroluj rentowność i rozliczaj klientów na podstawie realnych danych.
Przejrzyj najnowsze funkcje i modyfikacje w aplikacji.
Przejdź do Nowości tomHRM
Praktyczne poradniki o wdrażaniu systemu HR, automatyzacji i przepisach.
Przejdź do Aula HR
Zwolnienie lekarskie to usprawiedliwiona nieobecność, którą pracodawca wykazuje w karcie ewidencji czasu pracy z podaniem rodzaju i wymiaru. Dni choroby nie są czasem pracy, dlatego obniżają wymiar czasu pracy do przepracowania w okresie rozliczeniowym.
Ewidencja czasu pracy zdalnej obejmuje dokładnie te same dane co ewidencja pracownika stacjonarnego: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, dni wolne i nieobecności. Zmienia się jedynie sposób pozyskiwania danych.
W zadaniowym systemie czasu pracy pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy, ale karta ewidencji czasu pracy pozostaje obowiązkowa. Wynika to z art. 149 § 2 Kodeksu pracy, który zwalnia z rejestrowania godzin, a nie z prowadzenia dokumentacji.
Płaca minimalna, staż pracy, jawność wynagrodzeń, uprawnienia PIP i KSeF. Przegląd zmian w prawie pracy i podatkach 2026/2027 z datami dla działów kadr.
Tak, elektroniczna ewidencja czasu pracy jest w pełni legalna i równoważna papierowej — pozwala na to art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pod warunkami z rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Sprawdź wymogi (integralność, zabezpieczenie, odczyt i wydruk), zapisy do regulaminu pracy, podejście PIP i przejście z papieru.