REGULAMIN

(publikacja: 21 maja 2019 r.)

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Dostawcą usługi dostępu do aplikacji internetowej tomHRM, zwaną w dalszej części niniejszej umowy „Aplikacją”, jest ENNOVA Mirosław Nowoszewski Spółka Jawna z siedzibą w Warszawie, ul. Słoneczna 36/50, 82-300 Elbląg, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Olsztyna w Olsztynie pod numerem KRS 0000282777, NIP 5782976225, REGON 280216540, zwany w dalszej części niniejszej umowy „Usługodawcą” lub „Administratorem”.
  2. Oferta Aplikacja skierowana jest wyłącznie do przedsiębiorców.
  3. Regulamin określa:
    • rodzaj, zakres i zasady usług świadczonych drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pomocą Aplikacji,
    • obowiązki Usługobiorcy i Usługodawcy,
    • warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną,
    • odpowiedzialność oraz obowiązki Usługodawcy,
    • tryb postępowania reklamacyjnego,
    • przetwarzanie danych osobowych.
  4. Aplikacja podzielona jest na moduły, zwane dalej „Modułami” oraz dodatkowe funkcje zwane dalej „Dodatkami”, których zakres funkcji oraz cennik dostępny jest na stronie https://tomhrm.com/pl

II.DEFINICJE

  1. USŁUGOBIORCA– przedsiębiorca, zawierający z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi Elektronicznej udostępnienia Aplikacji zdefiniowanej w niniejszym Regulaminie.
  1. APLIKACJA– udostępniana Usługobiorcy, drogą elektroniczną przez przeglądarkę internetową
  2. MODUŁ– zestaw funkcji dostępny w ramach Aplikacja
  3. DODATEK – zestaw funkcji w obrębie Modułu Aplikacji lub usługa dodatkowa realizowana przez Usługobiorcę.
  4. KONTO– oznaczony indywidualną nazwą organizacji (organizacja), nazwą (loginem) oraz hasłem podanym przez Usługobiorcę, zbiór zasobów w systemie teleinformatycznym Usługodawcy, w którym gromadzone są dane Usługobiorcy, Użytkownika i Pracownika, dzięki któremu Usługobiorca może korzystać z Aplikacji.
  5. ADMINISTRATOR KONTA – należy przez to rozumieć Użytkownika posiadającego prawa administracji Kontem. Właściciel Konta jest Administratorem Konta.
  6. UŻYTKOWNIK– każda osoba wskazana przez Usługobiorcę, która kiedykolwiek korzystała lub korzysta z Aplikacji, będąca w przeszłości lub obecnie pracownikiem Zamawiającego lub pozostająca w przeszłości bądź obecnie z Usługobiorcą w stosunku cywilnoprawnym i której dane znajdują się w Aplikacji w postaci rekordu pracownika. W zależności od statusu oraz dostępu do Aplikacji wyróżnić należy następujące statusy aktywności Użytkowników:

– Aktywny – brany jest do wyliczenia pracowników do puli pracowników,

– Nieaktywny – nie jest brany pod uwagę do wyliczenia pracowników do puli pracowników.
Dostępu do Aplikacji nie posiada Użytkownik ze statusem zatrudnienia:

– Zatrudniony
– Zwolniony
– Odszedł 

  1. PRACOWNIK– Użytkownik posiadający dostęp do Aplikacji nadany przez Usługobiorcę.
  2. PULA PRACOWNIKÓW – liczba Pracowników w zakresie minimum i maksimum dla których określa się cenę na podstawie Cennika dostępnego na stronie https://www.tomhrm.com/pl/ Do puli pracowników liczone są Użytkownicy ze statusem zatrudnienia „zatrudniony” oraz statusem aktywności „aktywny”.
  3. AKTYWNA REKRUTACJA – rekord dodany jako rekrutacja ze statusem innym niż „Zarchiwizowany” w module „Rekrutacja ATS” umożliwiający przypisywanie do niego kandydatów.
  4. KONTO– oznaczony indywidualną nazwą organizacji (organizacja), nazwą (loginem) oraz hasłem podanym przez Usługobiorcę, zbiór zasobów w systemie teleinformatycznym Usługodawcy, w którym gromadzone są dane Usługobiorcy, Użytkownika i Pracownika, dzięki któremu Usługobiorca może korzystać z Aplikacji,
  5. KONTOTESTOWE– oznaczony indywidualną nazwą organizacji (organizacja), nazwą (loginem) oraz hasłem podanym przez Usługobiorcę, zbiór zasobów w systemie teleinformatycznym Usługodawcy, w którym gromadzone są dane Usługobiorcy, Użytkownika i Pracownika, dzięki któremu Usługobiorca może korzystać z Aplikacji. Konto pozostanie aktywne przez 30 dni kalendarzowych.
  6. OKRES TESTOWY– bezpłatny okres przeznaczony do testowania Aplikacji udostępnionej Usługobiorcy przez Usługodawcę, trwający 30 dni kalendarzowych. Usługodawca oświadcza, że umożliwienie Usługobiorcy dostępu do Aplikacji na bezpłatny okres testowy, który nie stanowi świadczenia usługi w rozumieniu przepisów prawa cywilnego oraz przepisów podatkowych i jest dokonywany nieodpłatnie, wyłącznie w celach testowych i reklamowych na rzecz Usługobiorcy.
  7. OKRES ABONAMENTOWY– należy przez to rozumieć okres działania Konta, za jaki uiszcza Opłatę Abonamentową i w ramach którego świadczone są przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy usługi drogą elektroniczną w postaci udostępnienia Aplikacji lub Dodatków.
  8. SUBSKRYPCJA– oświadczenie woli Usługobiorcy na zawarcie umowy o świadczenie usługi elektronicznej w postaci założenia i prowadzania Konta w Aplikacji oraz korzystanie z Aplikacji. Złożenie Subskrypcji następuje poprzez stworzenie Konta za pośrednictwem strony internetowej działającej pod adresami tomhrm.com lub www.tomHRM.pl  oraz wybór Modułów, Dodatków oraz puli pracowników.

III. OBOWIĄZKI USŁUGODAWCY

  1. Usługodawca deklaruje dostępność Aplikacji na poziomie 99,95% w skali okresu rozliczeniowego.
  2. Wskaźnik dotyczy dostępności Aplikacji z wyłączeniem problemów wynikających z Infrastruktury informatycznej dostawców Usługodawcy lub firm trzeciej, infrastruktury informatycznej Usługobiorcy lub siły wyższej.
  3. Przerwa techniczna i aktualizacje Aplikacji
    • Usługodawca będzie realizował aktualizacje Aplikacji w godzinach 19:00 – 7:00 lub w czasie przerw technicznych.
    • Usługodawca ma prawo do wykonania przerwy technicznej w dostępie do Aplikacji
      w dowolnych godzinach 19:00 – 7:00
    • W przypadku przerwy technicznej trwającej ponad podany okres godzinowy Zamawiający ma prawo zaliczenia długości przerwy jako brak spełnienia wskaźnika dostępności SLA.
    • W przypadku przerwy technicznej trwającej ponad 12h Usługobiorca ma prawo do przedłużenia ważności Okresu Abonamentowego, podczas którego miała miejsce przerwa techniczna, o tyle dni, ile trwała przerwa techniczna.
  4. Usługodawca zastrzega sobie prawo modyfikacji Aplikacji, zwłaszcza rozszerzania zakresu jej działania.
  5. Usługodawcy nie ponosi odpowiedzialności za:
    • skutki niepoprawnego wpisania Danych do Aplikacji przez Użytkownika lub Zamawiającego;
    • brak dostępu do sieci Internet po stronie Usługobiorcy albo ograniczenia w jego dostępności;
    • Nieprawidłowe działanie oprogramowania albo urządzeń należących do Usługobiorcy lub jego Pracowników z którego korzystają, a które uniemożliwia korzystanie z Aplikacji,
    • poniesione szkody, w tym utracone korzyści, spowodowane niewłaściwym zabezpieczeniem lub dysponowaniem danymi uwierzytelniającymi dostęp do Aplikacji;
    • poniesione szkody, w tym utracone korzyści, spowodowane działaniem lub zaniechaniem Użytkownika, Pracownika Usługobiorcy, w szczególności poprzez korzystanie z Usługi w sposób niezgodny z przepisami prawa lub Umową,
    • poniesione szkody, w tym utracone korzyści, spowodowane wydarzeniami siły wyższej.
  6. W żadnym razie Usługodawcy ani jego podmioty powiązane prawnie nie będą odpowiedzialne za jakąkolwiek utratę zysków lub dochodów (utraconych korzyści), oszczędności, utratę lub zniszczenie danych, wartości firmy lub reputacji, niedokładność jakichkolwiek danych, ani też nie poniosą odpowiedzialności z tytułu jakichkolwiek szkód lub strat pośrednich, przypadkowych, jakichkolwiek powstałych bez względu na teorię źródeł odpowiedzialności nawet jeżeli poinformowano je o możliwości powstania takich szkód lub strat.
  7. Odpowiedzialność Usługodawcy na podstawie Umowy jest ograniczona do kwoty równej wartości ostatniej płatności uiszczonej przez Usługobiorcę, jednak nie więcej niż wartość wynagrodzenia za dany Okres Abonamentowy.

IV. ZASADY KORZYSTANIA Z APLIKACJI

  1. Dostęp do Aplikacji jest wyłącznie za pomocą sieci Internet.
  2. Dostęp do Aplikacji możliwy jest poprzez jedną z ogólnie dostępnych przeglądarek internetowych: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer w najnowszych
    z dostępnych wersji, z włączoną w przeglądarce internetowej obsługą Cookies oraz Javascript.
  3. Usługodawca świadczy usługi informatyczne związane z obsługą Aplikacji wyłącznie za pomocą sieci Internet.
  4. Usługodawca nie świadczy odpłatnych usług na rzecz konsumentów, ani nie udziela odpłatnego dostępu do Aplikacji konsumentom.
  5. Usługobiorca korzystający z Aplikacji nie otrzymuje żadnych praw autorskich do Aplikacji. Usługobiorcy i Użytkownikom udzielana jest jedynie – na warunkach wskazanych w Regulaminie oraz w odrębnej umowie o korzystanie z Aplikacji – odpłatna, niezbywalna i niewyłączna licencja uprawniająca go do korzystania z Aplikacji.
  6. W celu uniknięcia wątpliwości, Usługobiorca nie będzie samodzielnie, ani nie będzie pozwalał lub upoważniał kogokolwiek do:
    • rozpowszechniania, przekazywania, pożyczania, udostępniania, sprzedawania, przenoszenia, udzielania licencji, wynajmowania lub udostępniania w inny sposób Aplikacji lub jej Modułów lub Dodatków.
    • kopiowania, dekompilacji, rozpracowywania, inżynierii odwrotnej lub innego wyodrębniania lub odtwarzania kodu źródłowego ani innych metod, algorytmów lub procesów z Aplikacji.
    • oferowania lub eksploatacji Aplikacji w innej przynoszącej dochód formie komercyjnej, zwiększającej wartość produktów lub usług na rzecz jakiejkolwiek osoby trzeciej, w tym zapewnienia usług hostingowych, usług time-sharing, usług typu SaaS (oprogramowanie jako usługa) lub zarządzania usługami, także jeżeli oferowane są łącznie lub w ramach innych produktów i usług;
    • Usuwania wszelkich informacji o prawach autorskich, znakach towarowych z wyjątkiem elementów edytowalnych na poziomie funkcji Aplikacji.
  7. Usługobiorca korzystający z Aplikacji nie otrzymuje żadnych praw autorskich do Aplikacji. Usługobiorcy i Użytkownikom udzielana jest jedynie – na warunkach wskazanych w Regulaminie oraz w odrębnej umowie o korzystanie z Aplikacji – odpłatna, niezbywalna i niewyłączna licencja uprawniająca go do korzystania z Aplikacji.
  8. Usługodawca nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności z tytułu naruszenia praw osób trzecich oraz wyrządzenia jakiejkolwiek szkody osobom trzecim na skutek oraz w związku z działaniami prowadzonymi przez Usługobiorcę, jego Użytkowników lub Pracowników w zakresie korzystania Aplikacji.
  9. Jeżeli Usługobiorca poinformuje Usługodawcę o pomysłach i sugestiach związanych z Aplikacją, Usługobiorca wyraża zgodę na wykorzystanie takich pomysłów i sugestii przez Usługodawcę do wszelkich celów, bez ograniczeń, w szczególności rozwijania, modyfikacji, poprawiania z wyłączeniem odpowiedzialności jak i odpłatności wobec Usługobiorcy.
  10. Konto w Okresie Testowym po upływie 30 dni zostaje zablokowane. Usługobiorca będzie mógł zakupić Subskrypcję na wybrany Okres Abonamentowy.
  11. W przypadku nie zalogowania się na Konto w Okresie Testowym zostanie ono usunięte po upływie 90 dni kalendarzowych od daty wygaśnięcia konta testowego.

V. PŁATNOŚCI

  1. Ceny za Moduły i Dodatki Aplikacji są opublikowane na stronie internetowej Usługodawcy Aplikacji: https://www.tomhrm.com/pl/cennik/ i zależą od wybranej Puli Pracowników lub liczby Rekrutacji.
  2. Podane ceny są cenami netto (tj. nie zawierają podatku VAT). Ceny wyrażone są w: polskich złotych, euro, dolarach amerykańskich.
  3. Opłatę za pierwszy Okres Abonamentowy uiszcza się po upływie Okresu Testowego, a następnie, przed upływem końca okresu abonamentowego, na który Subskrypcja została wykupiona.
  4. W trakcie trwania Okresu Abonamentowego istnieje możliwość dodania Modułu lub Dodatku, lub zmiany Puli Pracowników. Płatność zostanie automatycznie wyliczona na podstawie cen z cennika i różnicy między opłatą aktualną a ceną z cennika za wybrane Moduły oraz liczbą dni jaka pozostała do zakończenia bieżącego okresu abonamentowego.
  5. Płatności dokonuje się przy użyciu karty kredytowej (Visa, MasterCard, American Express) lub poprzez system PayPal.
  6. W przypadku wyboru karty kredytowej lub debetowej jako sposobu opłacenia Opłaty Abonamentowej, opłata za każdy kolejny Okres Abonamentowy będzie pobierana automatycznie, do momentu zgłoszenia chęci rezygnacji przez Usługobiorcę. Rezygnacja taka powinna być zgłoszona na adres e-mail support@tomhrm.com do 7 dni przed początkiem nowego Okresu Abonamentowego.
  7. Usługobiorca jest zobowiązany uregulować należność za wybraną Subskrypcję nie później niż w terminie 7 dni roboczych od daty złożenia Subskrypcji. Jeżeli Subskrypcja jest poprzedzona okresem testowym, Usługobiorca jest zobowiązany uregulować należność za wybraną Subskrypcję nie później niż w terminie 7 dni roboczych od zakończenia okresu Wersji Testowej. Za dzień wpłaty uznaje się dzień zaksięgowania wymaganej należności na koncie bankowym Usługodawcy. Brak wpłaty w wyznaczonym terminie jest równoznaczny z anulowaniem Subskrypcji.
  8. Ulepszenie Parametrów Konta, jest dokonywane przez Administratora Konta w Aplikacji i może być przez niego w dowolnej chwili odwołane.
  9. Administrator Konta ma dostęp w Aplikacji do informacji w jaki sposób dokonać Opłaty Abonamentowej.
  10. Usługobiorca wyraża zgodę na przesyłanie przez Usługodawcę faktur VAT w formie elektronicznej zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. nr 249, poz. 1661).
  11. Faktura VAT w postaci papierowej będzie wystawiona oraz dostarczona za pomocą poczty tylko na wyraźne życzenie Usługobiorcy wyrażone w formie pisemnej przesłane na adres Usługodawcy.
  12. Usługodawca może w dowolnym momencie, po poinformowaniu Usługobiorców, co najmniej 90 dni przed zmianą, jeśli jest to wymagane przez obowiązujące prawo, zmienić Cennik lub jego część lub ustanowić nowe opłaty. Zmiany cen i ustanowienie nowych opłat wprowadzonych w trakcie rocznego okresu subskrypcji wejdą w życie w odniesieniu do kolejnych okresów abonamentowych oraz do wszystkich nowych Usługobiorców po dacie wejścia w życie zmiany. Jeśli Usługobiorca nie zgadza się na zmiany Cennika, może anulować Subskrypcję i zaprzestać korzystania z Aplikacji przed rozpoczęciem kolejnego okresu abonamentowego, od którego będą obowiązywać zmienione ceny.

VI. REKLAMACJE

  1. Reklamacje związane ze świadczeniem usługi dostępu do Aplikacji, Usługobiorca może składać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: support@tomhrm.com
  2. Zgłoszenie powinno wskazywać:
    • nazwę organizacji (informacja podana przy założeniu konta), jego adres e-mail wpisany w profilu Użytkownika,
    • czas i okoliczności wystąpienia problemu z działaniem Aplikacji.
  3. Jeżeli do rozpoznania zgłoszenia reklamacyjnego niezbędne będą dodatkowe informacje, przed rozpatrzeniem zgłoszenia reklamacyjnego Dostawca zwraca się o udzielenie tych informacji, a czas na rozpoznanie zgłoszenia liczony jest od daty doręczenia Dostawcy żądanych informacji.
  4. Zaleca się podanie w powyższej wiadomości e-mail jak najwięcej informacji i okoliczności dotyczących przedmiotu reklamacji, w szczególności rodzaju i daty wystąpienia nieprawidłowości oraz danych kontaktowych – ułatwi to i przyspieszy rozpatrzenie reklamacji przez Usługodawcę.
  5. Rozpatrzenie reklamacji przez Usługodawcę następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie do 10 dni roboczych.
  6. Rozpatrzenie reklamacji przez Operatora jest ostateczne.
  7. Odpowiedź Usługodawcy w sprawie reklamacji jest wysyłana na adres e-mail Usługobiorcy podany w zgłoszeniu reklamacyjnym lub w inny podany przez Użytkownika sposób.

VII. DANE USŁUGOBIORCY

  1. Dane wprowadzone przez Usługobiorcę do Konta Aplikacji są własnością Usługobiorcy.
  2. Wszystkie dane wprowadzone do Konta Aplikacji będą przechowywane przez Usługodawcę zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(dalej RODO).
  3. Usługodawca przechowuje oraz przetwarza dane udostępnione mu przez Usługobiorcę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zgodnie z Polityką Prywatności dostępną na stronie https://www.tomhrm.com/pl/polityka-prywatnosci/  i Umową Powierzenia, która stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.
  4. Akceptując niniejszy Regulamin Usługobiorca wyraża zgodę na powierzenie danych Usługodawcy zgodnie z Umową Powierzenia.

 

VIII. WARUNKI ROZWIĄZANIA UMOWY

  1. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Usługobiorcę, wszelkie Opłaty nie podlegają zwrotowi.
  2. Usługobiorca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia i bez wskazywania przyczyn przesyłając stosowne oświadczenie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: support@tomhrm.com
  3. Usługodawca może zablokować Konto Usługobiorcy lub wypowiedzieć Umowę w przypadku, gdy Usługobiorca lub Użytkownik pochodzący od niego:
    • narusza Regulamin,
    • dostarcza treści o charakterze bezprawnym, po bezskutecznym wcześniejszym wezwaniu do zaprzestania naruszeń z wyznaczeniem odpowiedniego terminu,
    • działa na szkodę Usługodawcy lub
    • poda nieprawdziwe dane w procesie rejestracji lub nie zaktualizuje niezwłocznie zmiany podanych danych odpowiednio do stanu faktycznego,
    • nie dokonuje terminowo opłat,
    • dopuszcza się działań zmierzających do naruszenia bezpieczeństwa danych przetwarzanych w Serwisie oraz za pomocą Aplikacji lub podejmuje nieuprawnioną próbę dostępu do Serwisu lub dokonuje innych czynności mających na celu zakłócenie prawidłowego działania Serwisu lub
    • wykonuje czynności niezgodne z prawem.
  4. Usługodawca jest uprawniony do wypowiedzenia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w ramach Serwisu z natychmiastowym skutkiem rozwiązującym w przypadkach określonych w ust. 1.3. niniejszego rozdziału.
  5. Usługodawca może w dowolnym momencie wypowiedzieć umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną w ramach Aplikacji, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.
  6. Oświadczenie woli Usługodawcy dotyczące wypowiedzenia Umowy usług drogą elektroniczną w ramach Aplikacji dla swej ważności wymaga formy pisemnej lub formy elektronicznej i winno być przesłane odpowiednio na adres Usługobiorcy lub adres elektroniczny Usługobiorcy podany w danych kontaktowych. Okres wypowiedzenia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w ramach Aplikacji rozpoczyna swój bieg począwszy od Dnia Doręczenia oświadczenia woli Usługodawcy o wypowiedzeniu Umowy.
  7. Wypowiedzenie prowadzi do ustania stosunku prawnego ze skutkiem na przyszłość.
  8. Usługobiorcy przysługuje prawo do wypowiedzenia umowy wyłącznie po dokonaniu wszystkich należnych Opłat względem Usługodawcy za korzystanie z zasobów Aplikacji.
  9. Po rozwiązaniu umowy i wyłącznie na żądanie Usługobiorcy, zgłoszone po złożeniu przez którąkolwiek ze Stron oświadczenia o wypowiedzeniu, Usługodawca przekaże Dane z jego Konta Aplikacji, w terminie 21 dni zgromadzone w Aplikacji dotyczące Użytkowników, Pracowników oraz danych podstawowych z Modułów, w formacie plików CSV,XLS.
  10. Po upływie 12 miesięcy od rozwiązania Umowy dane wprowadzane przez Usługobiorcę do Aplikacji są bezpowrotnie kasowane, bez możliwości ich odzyskania.

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Umowy zawierane przez Usługodawcę w ramach działalności Aplikacji zawierane są w języku polskim, zgodnie z obowiązującym na terytorium Polski prawem.
  2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w Regulaminie. Zmiany dokonane
    w Regulaminie Aplikacji wiążą Usługobiorcę, pod warunkiem iż został on prawidłowo poinformowany o zmianach i nie wypowiedział umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w terminie 7 dni od dnia powiadomienia Usługobiorcy o zmianach przez Usługodawcę.
  3. W przypadku niezgodności jakiejkolwiek części Regulaminu z obowiązującym prawem, w miejsce zakwestionowanego przepisu Regulaminu zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego.
  4. Ewentualne spory powstałe pomiędzy Usługodawcą, a Usługobiorcą, zostają poddane sądowi właściwemu ze względu na siedzibę Usługodawcy.

 

Załącznik nr 1 do Regulaminu

Umowa Powierzenia przetwarzania danych osobowych