Niniejszy regulamin obowiązuje od 18 września 2023 r. (strefy czasowej CET)

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Dostawcą usługi dostępu do aplikacji internetowej tomHRM, zwaną w dalszej części niniejszej umowy „Aplikacją”, jest ENNOVA Mirosław Nowoszewski Spółka Jawna z siedzibą w Elblągu, ul. Sadowa 7/13, 82-300 Elbląg, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Olsztyna w Olsztynie pod numerem KRS 0000282777, NIP 5782976225, REGON 280216540, zwany w dalszej części niniejszej umowy „Usługodawcą” lub „Administratorem”.
  2. Oferta Aplikacji skierowana jest wyłącznie do przedsiębiorców według definicji zawartej w art. 43 kodeksu cywilnego.
  3. Niniejszy Regulamin (zwany też “Umową” lub „Regulaminem”) określa:
    • rodzaj, zakres i zasady usług świadczonych drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pomocą Aplikacji,
    • obowiązki Usługobiorcy i Usługodawcy,
    • warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną,
    • odpowiedzialność oraz obowiązki Usługodawcy,
    • tryb postępowania reklamacyjnego,
    • przetwarzanie danych osobowych.
  4. Aplikacja podzielona jest na moduły, zwane dalej „Modułami” oraz dodatkowe funkcje aplikacji internetowej zwane dalej „Dodatkami”, których cennik dostępny jest na stronie tomhrm.com a jej zakres dostępny w Koncie.

II.DEFINICJE

  1. USŁUGOBIORCA – przedsiębiorca, zawierający z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi Elektronicznej w postaci udostępnienia Aplikacji zdefiniowanej w niniejszym Regulaminie,
  2. APLIKACJA – udostępniana Usługobiorcy, drogą elektroniczną przez przeglądarkę internetową oprogramowanie umożliwiające w szczególności obsługę procesów HR, w tym procesów rekrutacji i komunikacji z kandydatami, komunikacji wewnętrznej w firmie,
  3. MODUŁ – parametr Konta; zestaw oferowanych Usługobiorcy funkcji w ramach Aplikacji, które w zależności od rodzaju zakupionego Modułu charakteryzują się określonym zakresem działania w Aplikacji,
  4. MODUŁ BEZPŁATNY – parametr Konta; zestaw oferowanych bezpłatnie Usługobiorcy funkcji w ramach Aplikacji, które w zależności od oferty dostępnej na stronie internetowej  tomhrm.com/cennik lub/i w Regulaminie charakteryzują się określonym zakresem działania w Aplikacji, przeważnie posiadają ograniczenia lub limity funkcjonalności w stosunku do wersji Modułu płatnego.
  5. DODATEK – parametr Konta; zestaw oferowanych Usługobiorcy funkcji w obrębie Modułu Aplikacji, rozszerzeń funkcji lub usług jednorazowych realizowanych przez Usługobiorcę,
  6. API – parametr Konta; Dodatek oferowany dla Usługobiorcy w obrębie Konta w Aplikacji, z limitem dostępności do 20 zapytań na 30 sekund,
  7. KONTO – oznaczony indywidualną nazwą konta (firmy) podaną przez Usługobiorcę, zbiór zasobów w systemie teleinformatycznym Usługodawcy, w którym gromadzone są dane Usługobiorcy, dzięki któremu Usługobiorca może korzystać z Aplikacji,
  8. ADMINISTRATOR KONTA – zwany również Właścicielem konta, należy przez to rozumieć Użytkownika posiadającego prawa administracji Kontem. Domyślnie administratorem konta jest osoba, która założyła Konto. W ramach usługi, Usługobiorca może zmienić Administratora Konta samodzielnie, korzystając z dostępnej funkcji w Aplikacji,
  9. UŻYTKOWNIK – każda osoba fizyczna która kiedykolwiek korzystała lub korzysta z Aplikacji lub będąca w przeszłości lub obecnie pracownikiem Usługobiorcy lub pozostająca w przeszłości bądź obecnie z Usługobiorcą w stosunku cywilnoprawnym i której dane znajdują się w Aplikacji w postaci rekordu danych,
  10. PRACOWNIK – Użytkownik posiadający profil pracownika lub posiadający dostęp do Konta Usługobiorcy,
  11. PULA PRACOWNIKÓW – parametr Konta; liczba Pracowników w zakresie minimum i maksimum dla której określona jest cena w Cenniku dostępnym na stronie https://tomhrm.com/cennik/ Do puli pracowników liczeni są Pracownicy ze statusem zatrudnienia „zatrudniony”,
  12. AKTYWNA REKRUTACJA – parametr Konta; rekord rekrutacji (inaczej projektu rekrutacyjnego) z innym statusem niż „Zarchiwizowany” dodany w Module „Rekrutacja ATS”. Umożliwiający dodawanie i zarządzanie kandydatami w rekrutacji. Dostęp do odczytania danych kandydatów jest możliwy we wszystkich statusach Rekrutacji,
  13. KONTO TESTOWE – oznaczony indywidualną nazwą konta (firmy) podanym przez Usługobiorcę podczas zakładania konta, zbiór zasobów w systemie teleinformatycznym Usługodawcy, w którym gromadzone są dane Usługobiorcy, dzięki któremu Usługobiorca może korzystać bezpłatnie z Aplikacji, ograniczony czasowo na Okres Testowy. Usługobiorca zastrzega sobie, że Aplikacja udostępniona w Okresie Testowym może mieć niedostępne niektóre funkcje, na przykład: limit wysyłania wiadomości email lub brak możliwości wysyłania wiadomości SMS lub dodania większej liczy rekordów.
  14. OKRES TESTOWY – bezpłatny okres Konta Testowego lub Modułu lub Dodatku przeznaczony do testowania przez Usługobiorcę, trwający do 30 dni kalendarzowych. Usługodawca oświadcza, że umożliwienie Usługobiorcy dostępu do wyżej wymienionych elementów na okres testowy, nie stanowi świadczenia usługi w rozumieniu przepisów prawa cywilnego oraz przepisów podatkowych i jest dokonywane nieodpłatnie, wyłącznie w celach testowych i reklamowych na rzecz Usługobiorcy.
  15. OKRES ABONAMENTOWY – należy przez to rozumieć okres działania Konta, za jaki uiszcza opłatę i w ramach którego świadczone są przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy usługi drogą elektroniczną w postaci udostępnienia Aplikacji, Modułów, Dodatków. Przyjmuje się okresy abonamentowe: jednomiesięczny, sześciomiesięczne, dwunastomiesięczny.
  16. SUBSKRYPCJA – oświadczenie woli Usługobiorcy na zawarcie umowy o świadczenie usługi elektronicznej w postaci prowadzania Konta w Aplikacji oraz korzystania z Aplikacji. Złożenie Subskrypcji następuje poprzez utworzenie Konta za pośrednictwem strony internetowej działającej pod adresami tomhrm.com, tomhrm.pl  lub tomhrm.app oraz wyboru Modułów, Dodatków, wskazania puli pracowników lub/i liczby rekrutacji lub przedłużenie umowy o świadczenie usługi elektronicznej w postaci prowadzania Konta w Aplikacji oraz korzystania z Aplikacji,
  17. OPŁATA – wynagrodzenie Usługodawcy za Aplikację, należne od Usługobiorcy. Opłata uiszczana jest jako opłata za Subskrypcję Aplikacji w wybranym Okresie Abonamentowym lub Prolongatę Subskrypcji w wybranym Okresie Abonamentowym.

III. OBOWIĄZKI i PRAWA USŁUGODAWCY

  1. Usługodawca deklaruje dostępność Aplikacji (SLA) na poziomie 99,95% czasu w skali Okresu Abonamentowego Usługobiorcy.
  2. Brak dostępności Aplikacji nie wlicza się do rozliczenia dostępności, gdy jakakolwiek Opłata jest nieuregulowana przez Usługobiorcę na moment braku dostępności Aplikacji.
  3. Wskaźnik dotyczy dostępności Aplikacji z wyłączeniem problemów wynikających z Infrastruktury informatycznej dostawców Usługodawcy lub firm trzeciej, infrastruktury informatycznej Usługobiorcy lub siły wyższej.
  4. Przerwa techniczna to czas potrzebny na prace konserwacyjne Aplikacji lub/i infrastruktury z której korzysta Usługodawca.
  5. Przerwa techniczna i aktualizacje Aplikacji
    • Usługodawca będzie realizował aktualizacje Aplikacji w godzinach 19:00 – 7:00 w strefie czasowej Usługobiorcy lub w czasie przerw technicznych.
    • Usługodawca ma prawo do wykonania przerwy technicznej w dostępie do Aplikacji w dowolnych godzinach 19:00 – 7:00 w strefie czasowej Usługobiorcy
  6. W przypadku przerwy technicznej trwającej ponad podany wyżej zakres godzinowy, Usługobiorca ma prawo zaliczenia długości przerwy jako brak spełnienia dostępności SLA, o którym mowa w ust. 1 powyżej. W takim przypadku Usługobiorcy przysługuje prawo do skorzystania z wydłużenia Okresu Abonamentowego o czas równy podwójnej długości przerwy o której mowa w ust. 6, jako czas niepodlegający Opłacie. Wydłużenie Okresu Abonamentowego niepodlegającemu Opłacie jest ograniczone czasowo łącznie do maksymalnie trzech miesięcy w danym Okresie Abonamentowym.
  7. Usługodawca zastrzega sobie prawo modyfikacji Aplikacji, zwłaszcza rozszerzania zakresu jej działania.
  8. Usługobiorca akceptując Umowę wyraża zgodę na dostęp do danych na koncie Klienta w celach analizy zgłoszeń reklamacyjnych, utrzymania dostępności aplikacji,
    o którym mowa w punkcie VII, wsparcia technicznego o którym mowa w punkcie VI, dla pracowników i współpracowników Usługodawcy.
  9. Usługodawca może, zgodnie z niniejszą Umową, wykorzystywać Dane Klienta
    w sposób anonimowy do uczenia maszynowego w celu obsługi niektórych funkcji produktu i funkcjonalności w ramach Usługi subskrypcji. Usługobiorca może zrezygnować z wykorzystywania danych do celów uczenia maszynowego, wysyłając zgłoszenie za pomocą formularza https://support.tomhrm.com/wyslij-zgloszenie
  10. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
    • skutki niepoprawnego wpisania danych lub przetwarzania danych w Aplikacji przez Usługobiorcę;
    • nieprawidłowego korzystania z API tomHRM jako Dodatku do Aplikacji;
    • brak dostępu do sieci Internet po stronie Usługobiorcy albo ograniczenia w jego dostępności;
    • nieprawidłowe działanie oprogramowania albo urządzeń należących do Usługobiorcy lub jego Pracowników z którego korzystają, a które uniemożliwia korzystanie z Aplikacji,
    • poniesione szkody, w tym utracone korzyści, spowodowane przez Usługobiorcę poprzez niewłaściwe zabezpieczenie, udostępnianie osobom nieupoważnionym danych uwierzytelniających dostęp do Aplikacji;
    • poniesione szkody, w tym utracone korzyści, spowodowane działaniem lub zaniechaniem Usługobiorcy, Pracownika Usługobiorcy, w szczególności poprzez korzystanie z Usługi w sposób niezgodny z przepisami prawa lub Regulaminu,
    • poniesione szkody, w tym utracone korzyści, spowodowane wydarzeniami siły wyższej.
  11. W żadnym razie Usługodawca ani jego podmioty powiązane prawnie nie będą odpowiedzialne za jakąkolwiek utratę zysków lub dochodów (utraconych korzyści), oszczędności, utratę lub zniszczenie danych, wartości firmy lub reputacji, niedokładność jakichkolwiek danych, ani też nie poniosą odpowiedzialności z tytułu jakichkolwiek szkód materialnych/niematerialnych lub strat pośrednich, przypadkowych, jakichkolwiek powstałych bez względu na teorię źródeł odpowiedzialności nawet jeżeli poinformowano je o możliwości powstania takich szkód lub strat.
  12. Odpowiedzialność Usługodawcy na podstawie Umowy jest ograniczona do kwoty równej wartości ostatniej uiszczonej Opłaty przez Usługobiorcę, jednak nie więcej niż wartość Opłaty za dany Okres Abonamentowy.
  13. Usługodawca może uzależnić zawarcie Umowy od przedstawienia dokumentów potwierdzających prawdziwość danych, podanych w związku z zawarciem Umowy, w szczególności odpisu z ewidencji działalności gospodarczej, Krajowego Rejestru Sądowego, jak również potwierdzających nadany Numer Identyfikacji Podatkowej oraz numer REGON
  14. Usługodawca może uzależnić zawarcie Umowy od pozytywnej oceny wiarygodności płatniczej Usługobiorcy, wynikającej z danych będących w posiadaniu Usługodawcy lub udostępnionych mu przez odpowiednie biuro informacji gospodarczej. W przypadku negatywnej oceny wiarygodności płatniczej Usługobiorcy, Usługodawca może zawrzeć Umowę na warunkach mniej korzystnych dla Usługobiorcy. W szczególności Usługodawca może odmówić zawarcia Umowy na warunkach promocyjnych.
  15. Poprzez akceptację niniejszego Regulaminu, Usługobiorca wyraża zgodę dla Usługodawcy na powołanie się na nazwę lub logo Usługobiorcy w zakresie współpracy i korzystania z Usługi. Usługobiorca może wycofać zgodę przesyłając zgłoszenie
    za pomocą formularza pod adresem https://support.tomhrm.com/wyslij-zgloszenie/

IV. ZASADY KORZYSTANIA Z APLIKACJI

  1. Do korzystania z Aplikacji konieczne jest posiadanie urządzenia z dostępem do sieci Internet, przeglądarki internetowej, a do założenia Konta – oprócz w/w – także konto poczty elektronicznej (akceptowany jest wyłącznie adres e-mail z domeny firmowej Usługobiorcy).
  2. Dostęp do Aplikacji możliwy jest poprzez jedną z ogólnie dostępnych przeglądarek internetowych: Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Edge, Safari, w najnowszych
    z dostępnych wersji, z włączoną, w przeglądarce internetowej, obsługą Cookies oraz Javascript.
  3. Usługodawca świadczy usługi informatyczne związane z dostępem i obsługą Aplikacji wyłącznie za pomocą sieci Internet.
  4. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że regularne aktualizowanie swoich urządzeń oraz oprogramowania w celu obsługi nowoczesnych mechanizmów szyfrowania w trakcie komunikacji z Aplikacją umożliwia korzystanie z nich. Dostępność rzeczonych aktualizacji może być uzależniona od posiadanego przez Użytkownika sprzętu i/bądź oprogramowania i tym samym Usługodawca nie odpowiada za ewentualny brak rzeczonych aktualizacji i w konsekwencji niemożność korzystania z tego powodu z Aplikacji.
  5. Usługodawca nie świadczy odpłatnych usług na rzecz konsumentów, ani nie udziela odpłatnego dostępu do Aplikacji konsumentom.
  6. Usługobiorca korzystający z Aplikacji nie otrzymuje żadnych praw autorskich do Aplikacji. Usługobiorcy i Użytkownikom udzielana jest jedynie – na warunkach wskazanych w Regulaminie – odpłatna, niezbywalna i niewyłączna licencja uprawniająca go do korzystania z Aplikacji w zakresie jej przeznaczenia.
  7. W celu uniknięcia wątpliwości, Usługobiorca nie będzie samodzielnie, ani nie będzie pozwalał lub upoważniał kogokolwiek do:
    • rozpowszechniania, przekazywania, pożyczania, udostępniania, sprzedawania, przenoszenia, udzielania licencji, wynajmowania lub udostępniania w inny sposób Aplikacji lub jej Modułów lub Dodatków.
    • kopiowania, dekompilacji, rozpracowywania, inżynierii odwrotnej lub innego wyodrębniania lub odtwarzania kodu źródłowego ani innych metod, algorytmów lub procesów z Aplikacji.
    • oferowania lub eksploatacji Aplikacji w innej przynoszącej dochód formie komercyjnej, zwiększającej wartość produktów lub usług na rzecz jakiejkolwiek osoby trzeciej, w tym zapewnienia usług hostingowych, usług time-sharing, usług typu SaaS (oprogramowanie jako usługa) lub zarządzania usługami, także jeżeli oferowane są łącznie lub w ramach innych produktów i usług;
    • Usuwania wszelkich informacji o prawach autorskich, znakach towarowych z wyjątkiem elementów edytowalnych na poziomie funkcji Aplikacji.
  8. Usługodawca nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności z tytułu naruszenia praw osób trzecich oraz wyrządzenia jakiejkolwiek szkody osobom trzecim na skutek oraz w związku z działaniami prowadzonymi przez Usługobiorcę, jego Użytkowników lub Pracowników w zakresie korzystania Aplikacji.
  9. Jeżeli Usługobiorca poinformuje Usługodawcę o pomysłach i sugestiach związanych z Aplikacją, Usługobiorca wyraża zgodę na wykorzystanie takich pomysłów i sugestii przez Usługodawcę do wszelkich celów, bez ograniczeń, w szczególności rozwijania, modyfikacji, poprawiania z wyłączeniem odpowiedzialności jak i odpłatności wobec Usługobiorcy.
  10. Konto Testowe po Okresie Testowym zostaje zablokowane. Usługobiorca będzie mógł dokonać Opłaty za Subskrypcję na wybrany Okres Abonamentowy.
  11. Usługabiorca ma prawo założyć i korzystać tylko z jednego konta na którym będzie dostępny Moduł Bezpłatny.
  12. Usługobiorca rozumie i zgadza się, że usługi świadczone przez Usługodawcę bazują na jednej, podstawowej wersji aplikacji, sprzętu i infrastrukturze i są przeznaczone do świadczenia usługi wielu klientom w sposób skalowalny. Usługa nie będzie dostosowywane lub/i dostosowywane do Usługobiorcy, chyba że w takim zakresie, w jakim zostało to wyraźnie uzgodnione przez Strony.

V. OPŁATY I PŁATNOŚCI

  1. Cena za Moduł i oraz dostępne Dodatki Aplikacji lub usługi są opublikowane na stronie internetowej Usługodawcy: tomhrm.com/cennik/
  2. Podane ceny są cenami netto (tj. nie zawierają podatku VAT). Ceny w Cenniku wyrażone są w: polskich złotych, dolarach amerykańskich.
  3. Opłata uiszcza się z góry i jest obliczona zgodnie z wybranymi Modułami, Dodatkami, Pulą Pracowników lub/i liczbą Rekrutacji.
  4. Opłatę za pierwszy Okres Abonamentowy uiszcza się po upływie Okresu Testowego lub w trakcie Okresu Testowego.
  5. W trakcie trwania Okresu Abonamentowego istnieje możliwość dodania Modułu lub Dodatku, lub zmiany Puli Pracowników. Płatność zostanie wyliczona na podstawie cen z Cennika i różnicy między opłatą aktualną a ceną z cennika za wybrane Moduły
    z daną Pulą Pracowników oraz liczbą dni jaka pozostała do zakończenia bieżącego okresu abonamentowego.
  6. Usługobiorca dokonuje płatności za pomocą jednej z dwóch form: karta kredytowa (Visa, MasterCard, American Express) lub przelew bankowy.
  7. Opłata przelewem bankowym będzie płatna na rachunek bankowy Usługodawcy wskazany na fakturze VAT wystawionej przez Usługodawcę. Usługobiorca zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie w terminie 7 dni od dnia doręczenia mu faktury VAT na wskazany adres email. Istnieje możliwość wydłużenia terminu przelewu w ramach indywidualnych ustaleń z Usługobiorcą. Ostateczną decyzję podejmuje Usługodawca.
  8. Usługodawca może odmówić płatności za pomocą przelewu bankowego w przypadku gdy Usługobiorca nie dotrzymuje terminów płatności. W tym przypadku zostanie udostępniona płatność przy użyciu karty kredytowej.
  9. Faktury opłacone przelewem bankowym są dostarczane pocztą elektroniczną. Faktury za płatności kartą kredytową są dostępne do samodzielnego pobrania w Aplikacji, wyłącznie w koncie Usługobiorcy, przez Administratora Konta.
  10. Doręczenie faktury przesłanej w formie pliku następuje z chwilą wysłania przez Usługodawcę wiadomości e-mail zawierającej plik z fakturą z adresu email na adres email wskazany przez Usługobiorcę. W przypadku, gdy wiadomość email zawierająca fakturę nie zostanie dostarczona Usługobiorcy, z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, na prośbę Usługobiorcy zostanie wystawiony duplikat przedmiotowej faktury.
  11. Za dzień zapłaty kwot z tytułu wystawionych przez Usługodawcy faktur Strony przyjmują dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.
  12. Strony zgodnie postanawiają, że Usługodawca będzie zarachowywał wpłaty pochodzące od Usługobiorcy w pierwszej kolejności na poczet należności najdawniej wymagalnych, niezależnie od treści oświadczeń Usługobiorcy towarzyszących wpłacie.
  13. W przypadku wyboru karty kredytowej lub debetowej jako sposobu opłacenia Opłaty Abonamentowej, opłata za każdy kolejny Okres Abonamentowy będzie pobierana automatycznie, do momentu zgłoszenia chęci rezygnacji przez Usługobiorcę. Rezygnacja taka powinna być zgłoszona za pomocą formularza dostępnego pod adresem https://support.tomhrm.com/wyslij-zgloszenie do 7 dni przed początkiem nowego Okresu Abonamentowego.
  14. Usługobiorca jest zobowiązany uregulować Opłatę za wybraną Subskrypcję nie później niż w terminie 7 dni roboczych od daty złożenia Subskrypcji. Jeżeli Subskrypcja jest poprzedzona Okresem Testowym, Usługobiorca jest zobowiązany uregulować należność za wybraną Subskrypcję nie później niż w terminie jednego dnia roboczego przed datą wygaśnięcia ważności Konta Testowego.
  15. Za dzień wpłaty uznaje się dzień zaksięgowania wymaganej należności na koncie bankowym Usługodawcy.
  16. W przypadku braku Opłaty za Subskrypcję w wyznaczonym terminie płatności lub w przypadku braku uregulowanych należności o których mowa w ust. 12 powyżej, Usługodawca wyśle za pomocą wiadomości email do Usługobiorcy wezwanie do zapłaty i wyznaczy dodatkowy, 14 dniowy termin płatności. W przypadku braku wpłaty w dodatkowym terminie Usługodawca ma prawo zablokować Konto tymczasowo aż do czasu uregulowania wszystkich zaległych Opłat. A po upływie kolejnych 30 dni, usługodawca ma prawo trwale zablokować Konto Usługobiorcy.
  17. Zmiana parametrów Subskrypcji jest dokonywane przez Administratora Konta bezpośrednio na Koncie w Aplikacji i może być przez niego w dowolnej chwili odwołane lub na zlecenie Administratora Konta wysłane na adres email podany w pkt. VI ust. 2 przez Usługodawcę.
  18. Administrator Konta ma dostęp w Aplikacji do informacji w jaki sposób dokonać Opłaty Abonamentowej oraz o aktualnych parametrach Konta.
  19. Usługobiorca wyraża zgodę na przesyłanie przez Usługodawcę faktur VAT w formie elektronicznej zgodnie z podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej z
    Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535). Faktura przesyłana w formie elektronicznej zgodnie z Ustawą (Dz.U. Nr 144 poz. 1204, z późn. zm.) jest równoznaczna z przesyłaniem faktury wystawionej w formie papierowej i stanowi dokument księgowy.
  20. Faktury korygujące i duplikaty do faktur przesyłanych drogą elektroniczną będą także przesyłane w formie elektronicznej.
  21. Faktura VAT w postaci papierowej będzie wystawiona oraz dostarczona tylko na wyraźne żądanie Usługobiorcy wyrażone w formie elektronicznej na kontaktowy adres email Usługodawcy. Opłata za wydrukowanie i dostarczenie faktury VAT w formie papierowej jest uiszczona przez Usługodawcę i doliczona do faktury, w wysokości 59 zł netto + podatek VAT.
  22. Usługodawca może w dowolnym momencie, po poinformowaniu Usługobiorców, co najmniej 60 dni przed zmianą, jeśli jest to wymagane przez obowiązujące prawo, zmienić Cennik lub jego część lub ustanowić nowe opłaty. Zmiany cen i ustanowienie nowych opłat wprowadzonych w trakcie rocznego (12 miesięcznego) Okresu Abonamentowego wejdą w życie w odniesieniu do kolejnych okresów abonamentowych oraz do wszystkich nowych Usługobiorców po dacie wejścia w życie zmiany. Jeśli Usługobiorca nie zgadza się na zmiany cen w Cenniku, może anulować Subskrypcję i zaprzestać korzystania z Aplikacji przed rozpoczęciem kolejnego Okresu Abonamentowego, od którego będą obowiązywać zmienione ceny.
  23. Jeżeli nastąpi zmiana Cennika o której mowa w ustępie powyżej to nie będzie on dotyczył Opłat realizowanych przez nowych Usługobiorców, którzy wybrali Okres Abonamentowy miesięczny i opłacają go krócej niż dwanaście miesięcy, bez przerwy w korzystaniu z Usługi, oraz regulują Opłaty w terminie.
  24. Promocja czasowa: dla Kont Testowych, które zostaną założone w okresie od 01 czerwca 2023 do 30 września 2023, i dla których zostanie w tym okresie uiszczona Opłata za pierwszą Subskrypcję, i będzie prolongowana bez przerwy do 31 grudnia 2024, Usługodawca gwarantuje zachowanie cen do 31 stycznia 2025 r. z Cennika na dzień założenia Konta Testowego w wyżej wymienionym okresie.

VI. WSPARCIE

  1. Pomoc techniczna dostępna jest w dni powszednie w godz. 8:30 – 17:30 (CET) dla Usługobiorców z uiszczoną Opłatą za obowiązujący Okres Abonamentowy.
  2. Kontakt w ramach pomocy technicznej dostępny jest dla Administratora konta za pomocą następujących kanałów komunikacji:
  3. Usługodawca dołoży wszelkich starań aby na wiadomości email udzielić odpowiedzi w ciągu 24 godzin w dni robocze obowiązujące Usługodawcę.

VII. REKLAMACJE

  1. Usługodawca zobowiązuje się do niezwłocznego usunięcia wad uniemożliwiających dostęp lub prawidłowe korzystanie z Aplikacji. W przypadku nie usunięcia zgłoszonych awarii w terminie 7 dni, Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym.
  2. Reklamacje związane ze świadczeniem usługi dostępu do Aplikacji, Usługobiorca może składać za pośrednictwem formularza dostępnego pod adresem https://support.tomhrm.com/wyslij-zgloszenie
  3. Zgłoszenie powinno wskazywać:
    • nazwę organizacji (informacja podana przy założeniu konta), jego adres e-mail wpisany w profilu Pracownika,
    • informację jakiego użytkownika dotyczy,
    • czas i okoliczności wystąpienia problemu z działaniem Aplikacji , adres URL lub nazwę strony.
  4. Jeżeli do rozpoznania zgłoszenia reklamacyjnego niezbędne będą dodatkowe informacje, przed rozpatrzeniem zgłoszenia reklamacyjnego Usługodawca zwraca się o udzielenie tych informacji, a czas na rozpoznanie zgłoszenia liczony jest od daty doręczenia Usługodawcy żądanych informacji.
  5. Zaleca się podanie w powyższej wiadomości e-mail jak najwięcej informacji i okoliczności dotyczących przedmiotu reklamacji, w szczególności rodzaju i daty wystąpienia nieprawidłowości oraz danych kontaktowych – ułatwi to i przyspieszy rozpatrzenie reklamacji przez Usługodawcę.
  6. Rozpatrzenie reklamacji przez Usługodawcę następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie do 5 dni roboczych.
  7. Rozpatrzenie reklamacji przez Usługodawcę jest ostateczne.
  8. Odpowiedź Usługodawcy w sprawie reklamacji jest wysyłana na adres e-mail Usługobiorcy podany w zgłoszeniu reklamacyjnym lub w inny podany przez Użytkownika sposób.
  9. Konto Testowe, Moduły w Okresie Testowym, Moduły bezpłatne nie podlegają warunkom reklamacji.
  10. Dla Konta opłaconego, funkcje lub Moduły Aplikacji oznaczone jako “testowa” nie podlegają warunkom reklamacji.

VIII. DANE USŁUGOBIORCY

  1. Dane wprowadzone przez Usługobiorcę do Konta Aplikacji są własnością Usługobiorcy.
  2. Usługodawca oraz Usługobiorca na mocy niniejszego Regulaminu zobowiązują się do utrzymania w tajemnicy i nieprzekazywania osobom trzecim, informacji o warunkach świadczenia Usługi oraz wszelkich (w tym stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) danych drugiej strony, które to informacje strona uzyskała w trakcie lub w związku z realizacją Usługi, bez względu na sposób i formę ich utrwalenia lub przekazania, w szczególności w formie pisemnej, kserokopii, faksu i zapisu elektronicznego, o ile informacje takie nie są powszechnie znane.
  3. Usługodawca przechowuje oraz przetwarza dane udostępnione mu przez Usługobiorcę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zgodnie z Umową Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, która stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.
  4. Akceptując niniejszy Regulamin Usługobiorca wyraża zgodę na powierzenie danych Usługodawcy zgodnie z Umową Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.

 

IX. WARUNKI ROZWIĄZANIA UMOWY

  1. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Usługobiorcę w okresie do trzech miesięcy od rozpoczęcia pierwszego Okresu Abonamentowego na okres dwunastomiesięczny, Opłata za Subskrypcję o wartości proporcjonalnej do dziewięciu miesięcy Okresu Abonamentowego jest zwracana do Usługobiorcy. W każdym innym przypadku wszelkie Opłaty nie podlegają zwrotowi.
  2. Usługobiorca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia i bez wskazywania przyczyn przesyłając stosowne oświadczenie za pośrednictwem formularza dostępnego pod adresem https://support.tomhrm.com/wyslij-zgloszenie
  3. Usługobiorca może wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym w przypadku gdy Usługodawca nie zachowa dostępności Aplikacji w zakresie podanym SLA w punkcie III ust.1 , przesyłając stosowne oświadczenie za pośrednictwem formularza dostępnego pod adresem https://support.tomhrm.com/wyslij-zgloszenie
  4. Usługodawca może zablokować czasowo Konto Usługobiorcy lub trwale Konto Usługobiorcy lub wypowiedzieć Umowę w przypadku, gdy Usługobiorca lub Użytkownik pochodzący od niego:
    • narusza Regulamin,
    • dostarcza treści o charakterze bezprawnym, po bezskutecznym wcześniejszym wezwaniu do zaprzestania naruszeń z wyznaczeniem odpowiedniego terminu,
    • działa na szkodę Usługodawcy,
    • poda nieprawdziwe dane w procesie rejestracji lub nie zaktualizuje niezwłocznie zmiany podanych danych odpowiednio do stanu faktycznego,
    • dopuszcza się działań zmierzających do naruszenia bezpieczeństwa danych przetwarzanych w Aplikacji oraz za pomocą Aplikacji lub podejmuje nieuprawnioną próbę dostępu do Aplikacji lub dokonuje innych czynności mających na celu zakłócenie prawidłowego działania Aplikacji lub wykonuje czynności niezgodne z prawem.
  5. Przed zablokowaniem czasowym Konta, Usługodawca wyśle wiadomość email Usługobiorcy żądanie zaprzestania działań o którym mowa w ust. 4 powyżej, z wyznaczonym dodatkowym terminem 7 dni. W przypadku braku zaprzestania działań w tym terminie, Usługodawca zablokuje trwale Konto Usługobiorcy.
  6. Usługodawca jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy z natychmiastowym skutkiem rozwiązującym w momencie gdy zajdzie określona jedna z przyczyn określona w ust. 4 niniejszego rozdziału.
  7. Usługodawca może w dowolnym momencie wypowiedzieć Umowę, z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.
  8. Oświadczenie woli Usługodawcy dotyczące wypowiedzenia umowy dla swej ważności wymaga formy dokumentowej i winno być przesłane odpowiednio na adres email aktualnego Administratora Konta Usługobiorcy. Okres wypowiedzenia Umowy rozpoczyna swój bieg począwszy od Dnia Doręczenia oświadczenia woli Usługodawcy o wypowiedzeniu Umowy.
  9. Wypowiedzenie prowadzi do ustania stosunku prawnego ze skutkiem na przyszłość.
  10. Po rozwiązaniu Umowy i wyłącznie na żądanie Usługobiorcy, zgłoszone po złożeniu przez którąkolwiek ze Stron oświadczenia o wypowiedzeniu, Usługodawca, w terminie do 21 dni roboczych, przekaże Dane z jego Konta Aplikacji dotyczące Użytkowników, Pracowników lub/i Kandydatów w formacie plików CSV.
  11. Dla Kont, dla których została uiszczona Opłata, w Okresie Abonamentowym poprzedzającym rozwiązanie Umowy, po upływie 6 miesięcy od wypowiedzenia, rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy, Konto oraz wszystkie dane wprowadzane do Aplikacji są bezpowrotnie usunięte, bez możliwości ich odzyskania. Usługobiorca może w formie pisemnego żądania skrócić termin usunięcia danych.
  12. Po upływie 35 dni od daty wygaśnięcia ważności Konta Testowego, Konto Testowe oraz wszystkie dane znajdujące się na koncie są bezpowrotnie usunięte, bez możliwości ich odzyskania.
  13. W przypadku gdy Konto zawiera wyłącznie Moduł bezpłatny, i na którego nie dokonano jakiegokolwiek logowania na konto w ostatnich 6 miesięcy od ostatniego logowania, Usługodawca rości sobie prawo do usunięcia Konta oraz wszystkich danych znajdujących się na Koncie. Usunięcie jest bezpowrotne, bez możliwości ich odzyskania.

X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Umowy zawierane przez Usługodawcę w ramach działalności Aplikacji zawierane są w języku polskim, zgodnie z obowiązującym na terytorium Polski prawem.
  2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w Regulaminie. Zmiany dokonane w Regulaminie Aplikacji wiążą Usługobiorcę, pod warunkiem iż został on prawidłowo poinformowany o zmianach i nie wypowiedział Umowy w terminie 14 dni od dnia powiadomienia Usługobiorcy o zmianach przez Usługodawcę.
  3. W przypadku niezgodności jakiejkolwiek części Regulaminu z obowiązującym prawem, w miejsce zakwestionowanego przepisu Regulaminu zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego.
  4. Ewentualne spory powstałe pomiędzy Usługodawcą, a Usługobiorcą, zostają poddane sądowi właściwemu ze względu na siedzibę Usługodawcy.

 

Załącznik nr 1 do Regulaminu

Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych

 

Link do aktualnej Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych