Onboarding pracowników

To oprogramowanie, które umożliwia zaplanowanie, przeprowadzanie i monitorowanie procesów wdrażania pracowników do organizacji.Pozwala na rozbicie procesu onboardingu na części (np. w postaci zadań, szkoleń), ustalenie harmonogramu onboardingu (jego przebiegu w czasie) oraz przypisanie poszczególnych elementów procesu do osób, które są odpowiedzialne za ich realizację.Usprawnia:delegowanie i monitorowanie postępów onboardingu i realizacji zadań,przekazywania wiedzy i informacji.Umożliwia automatyzację powtarzalnych zadań, skrócenie czasu administracji oraz digitalizację procesu. Wprowadza standaryzację procesu i redukuje błędy. Za pomocą platformy onboardingowej wdrażany pracownik uzyskuje dostęp do materiałów edukacyjnych, szkoleń, formularzy, ankiet, zadań, a jego przełożony może nadzorować i monitorować przebieg wdrożenia, a wszystko to w jednym miejscu, co zmniejsza chaos, usprawnia komunikację i redukuje błędy.

tomHRM wspierający wdrażanie pracowników pomoże ci usystematyzować i zaplanować cały proces onboardingu. Dzięki temu wdrażając pracowników:

• nie zapomnisz o żadnym zadaniu,
• wszystkie osoby biorące udział w procesie wdrażania pracownika dostaną odpowiednie powiadomienia na czas,
• pracownik otrzyma jasny plan wdrożenia i będzie przygotowany do pracy,

Platforma do onboardingu:

• Oszczędza czas HR → około 60% oszczędności czasu dla HR dzięki automatyzacji i rozplanowaniu procesu
• Wspiera managerów → 57% przełożonych skarży się, że nie ma czasu na samodzielnie wdrażanie pracowników. Platforma oszczędza ich czas.
• Minimalizuje ryzyko błędów → nikt nie zapomni o przygotowaniu sprzętu, dokumentów czy przekazaniu ważnych informacji
• Poprawia employee experience → pracownik czuje się zadbany i zaopiekowany w pierwszych dniach pracy a to przekłada się na zaangażowanie pracowników.

Przeniesienie procesu onboardingu z dokumentów papierowych do środowiska online to:

• redukcja lub pełne pozbycie się papierowych dokumentów, co nie tylko jest bardziej ekologiczne, ale również usprawnia cały proces,
• zebranie wszystkich informacji w jednym miejscu,
• redukcja błędów dzięki systematyzacji i automatyzacji,
• łatwiejsza wymiana informacji, która odbywa się w czasie rzeczywistym.

W systemie do onboardingu tomHRM możesz zrealizować:

• preboarding, onboarding, crossboarding pracowników,
• ustawić dowolną liczbę programów (ścieżek) onboaridngowych.

Onboarding w tomHRM polega na przeniesieniu całego procesu wdrażania pracownika na platformę. Zaplanowaniu poszczególnych kroków (zadania, szkolenia, ankiety) , przypisanie ich do odpowiednich osób oraz stworzeniu harmonogramu procesu wdrożenia.

W czasie użytkowania platformy przyjmowany do pracy pracownik jest przypisywany do odpowiedniej ścieżki onboadingowej, a system automatycznie przypisuje mu i innym osobom poszczególne kroki do wykonania zgodnie z harmonogramem wdrożenia.

Pracownik loguje się do systemu i realizuje proces onboardingu (czyta dokumenty, odbywa szkolenia, wypełnia zadania i ankiety), a jego postępy są odnotowywane przez system. Przełożony może je łatwo monitorować.

Automatyzacja onboardingu w tomHRM to:

• znaczne skrócenie czasu przygotowania i prowadzenia procesu onboardingu pracowników,
• redukcję błędów dzięki automatycznemu przypisywaniu zadań do właściwych osób,
• możliwość przeprowadzenia onboardingu w dowolnej formie, również online,
• usystematyzowanie procesu dla konkretnych stanowisk czy działów o poprawia jego skuteczność i pozwala mierzyć KPI,
• zapewnienie płynnego przepływu informacji dzięki automatycznym powiadomieniom,
• ułatwienie monitoringu procesu dzięki automatycznemu śledzeniu postępów.

W aplikacji onboardingowej tomHRM nie ma limitu. Możesz stworzyć tyle ścieżek (programów), ile potrzebuje Twoja organizacja. Poszczególne ścieżki mogą być dedykowane dla działu lub stanowisk. To pozwala na przygotowanie programu onboardingu praktycznie na każdą sytuację w firmie.

Tak, Ścieżki (plany, programy) onboardingowe możesz tworzyć dla konkretnych stanowisk lub działów.

Do wybranej ścieżki można też przypisać dowolnego pracownika, wybierając go manualnie lub korzystając z filtrów umożliwiających wskazanie pracowników określonego oddziału lub zatrudnionych w określonym okresie.

Ręcznie przypisywanie konkretnych pracowników do ścieżki przydaje się między innymi wtedy, kiedy realizujesz program reskillingu i przeprowadzasz crossboarding, ale możesz też stworzyć nowy, dodatkowy plan dla takich pracowników.

Platforma onboardingowa tomHRM została zaprojektowana tak, by zapewnić Ci maksymalną elastyczność w projektowaniu programów onboardingu w Twojej organizacji i może dopasować się do potrzeb zarówno bardzo złożonej, jak i nieco mocniej wyspecjalizowanej organizacji.

Tak, projektując plan onboardingu możesz przypisywać zadania:

• pracownikowi onboardingowanemu,
• jego przełożonemu,
• buddiemu (opiekun pracownika).

W takich sytuacjach system sam rozpozna, kto jest np. przełożonym pracownika i w momencie przypisania tego pracownika do onboardingu przydzieli zadanie do odpowiedniej osoby oraz wyśle jej powiadomienie.

W momencie tworzenia programu onboardingu nie musisz zatem wiedzieć, kto będzie przełożonym czy opiekunem pracownika – system uzyska tę informację z systemu w odpowiednim momencie.

Zadania możesz też przydzielać dowolnie wskazanym osobom (np. pracownikowi działu IT, działu HR) Wtedy przy wprowadzaniu nowego pracownika do firmy i przypisaniu go do ścieżki onboardingowej. Osoby te również dostaną powiadomienia o zadaniach do wykonania, kiedy nowy pracownik zostanie przypisany do onboardingu.

Tak, automatyczne przypomnienia są wysyłane zarówno do pracowników onboardingowanych, jak i do tych, którym w ramach ścieżek wdrożeń zostały przydzielone konkretne zadania (np. pracownikom IT odpowiedzialnym za przygotowanie sprzętu czy opiekunowi procesu tzw. buddy). Automatyczne przypomnienia wysyłane są zgodnie z harmonogramem onboardingu, w datach wskazanych przez proces.

Aplikacja onboardingowa tomHRM pomaga ci zaplanować zarówno stacjonarny jak i zdalny onboarding. Możesz też przygotować kilka ścieżek onboardingowych (programów) w zależności od formy, w jakiej wdrożenie pracownika będzie przeprowadzane.

Tak, możesz przygotować je jako kolejne kroki w formie interaktywnych dokumentów lub – jeśli posiadasz moduł do organizacji szkoleń – w konkretnych szkoleniach. System do onboardingu tomHRM daje Ci dużą elastyczność w projektowaniu i udostępnianiu materiałów szkoleniowych.

Tak, możesz planować onboarding dla pracowników powracających do pracy (np. po przerwie lub urlopach związanych z rodzicielstwem) lub tych, którzy zmieniają stanowisko lub dział.

Reboarding lub crossboarding można zaplanować dla konkretnych stanowisk, działów lub grup pracowników. Przydaje się to szczególnie przy zatrudnieniach sezonowych, kiedy ponownie zatrudniamy tę samą grupę pracowników lub przy restrukturyzacjach i zmianach kadrowych, kiedy część pracowników przenosimy na inne stanowiska.

Administrator platformy onboardingowej oraz przełożony pracownika mają wgląd w przebieg procesu onboardingu.

Widzą, ile zadań zostało pracownikowi do ukończenia (w tym również to, ile ma materiałów do przeglądnięcia, szkoleń do odbycia czy ankiet do wypełnienia). Mogą sprawdzić, jakie konkretnie zadania są do wykonania, do kogo zostały przydzielone i kiedy powinny być wykonane. Widzą też procentowy przebieg postępu.

System dba o to, żeby pracownicy nie zapominali o zadaniach dzięki przypomnieniom wysyłanym automatycznie zarówno do pracowników onboardingowanych, jak i do tych którym w ramach onboardingu zostały przydzielone konkretne zadania (np. pracownikom IT odpowiedzialnym za przygotowanie sprzętu czy opiekunowi procesu tzw. buddy).

Przełożony ma dostęp do zakładki Mój zespół, gdzie może śledzić postępy swoich podwładnych.

Administrator może monitorować przebieg wdrożenia wszystkich pracowników przechodzących onboarding w dedykowanej zakładce poświęconej nowym pracownikom.

Pracownik ma dostęp do zakładki Mój onboarding, w której ma podgląd całego procesu. Dzięki temu wie, ile zadań, szkoleń czy spotkań mu pozostało.

Platforma nie ogranicza długości trwania onboardingu. Poszczególne elementy można rozplanować w dowolny sposób. W zależności od potrzeb organizacji i stanowiska onboarding może trwać zaledwie kilka dni jak i być pełnym wdrożeniem pracownika rozpisanym na kilka miesięcy.

To ty układasz plan onboardingu i ty decydujesz.

Tak. Poszczególne kroki (etapy) onboardingu mogą być aktywne również przed datą zatrudnienia pracownika. W ten sposób możesz zaplanować np. przygotowanie sprzętu i stanowiska dla nowego pracownika.

Przyszłemu pracownikowi można dać dostęp do systemu przed zatrudnieniem. Dzięki temu możesz zlecić mu przygotowanie potrzebnych dokumentów do zatrudnienia lub podtrzymywać kontakt w czasie pomiędzy decyzją rekrutacyjną a zatrudnieniem.

Każda organizacja jest inna, dlatego nie istnieją uniwersalne ścieżki wdrażania pracowników. W ramach szkolenia wstępnego pomożemy ci przygotować się do stworzenia planu stworzenia programu onboardingowego w twojej firmie.

W ramach onboardingu możesz wyznaczać pracownikom zadania, przypisywać szkolenia lub ankiety. Jeśli masz moduł firmowych wniosków elektronicznych, możesz tworzyć interaktywne formularze i dawać do nich dostęp wdrażanym pracownikom. To usprawni cały proces i pozwoli na przekazanie dokumentów wewnątrz systemu HR.

W systemie możesz sprawdzić proces realizacji wdrożenia przez pracownika oraz ogólne statystyki dotyczące wykorzystania poszczególnych ścieżek onboardingowych (ile osób ukończyło daną ścieżkę).

Aplikacji do wdrażania pracownika można używać na urządzeniach mobilnych z dostępem do internetu za pomocą przeglądarki internetowej.

tomHRM w pełni spełnia wymogi RODO (GDPR) i zapewnia kompleksową ochronę danych osobowych.

System jest hostowany w bezpiecznych centrach danych (OVH, AWS) na terenie Unii Europejskiej, co gwarantuje zgodność z europejskimi przepisami o ochronie danych.

W przypadku korzystania z podwykonawców spoza UE, stosowane są standardowe klauzule umowne oraz “Ramy ochrony danych UE-USA” dla transferów do USA.

tomHRM posiada certyfikat testów bezpieczeństwa i stosuje najlepsze praktyki branżowe w zakresie bezpieczeństwa danych.

Wystarczy przeglądarka internetowa i dostęp do internetu.