Quiet hiring, czyli ciche zatrudnianie. Szanse i zagrożenia

O tym, że quiet hiring będzie w świecie HR ważnym trendem 2023 roku, mówiło się już w 2022. Taka „zapowiedź” pojawiła się między innymi w raporcie firmy Gartner „9 Future of Work Trends in 2023” opublikowanym w grudniu 2022 roku. Gartner stawia quiet hiring na pierwszym miejscu. Firma wskazała, że doświadczeni liderzy HR będą w nowym starali się odwrócić trend quiet quittingu, czyli ograniczania wykonywania pracy do niezbędnego minimum, stawiając na rozwój personelu. Jak quiet hiring ma się do quiet quittingu? Co to jest i jakie niesie szanse oraz zagrożenia? Wyjaśniamy!

Quiet hiring – na czym polega ciche zatrudnianie?

Quiet hiring to z języka angielskiego „ciche zatrudnianie”. Wbrew swojej nazwie, proces ten nie odnosi się do potajemnego nabywania nowych pracowników. Nie chodzi w nim ani o „podkradanie” specjalistów innym firmom (to tzw. employee poaching!), ani o zatrudnianie osób na czarno.

Ciche zatrudnianie to proces nabywania w firmie nowych umiejętności pozwalających na uzupełnienie luk kadrowych i zwiększenie produktywności, ale bez zatrudniania nowych osób na stałe. Ujmując najprościej, quiet hiring polega na powiększeniu kompetencji i poziomu odpowiedzialności obecnych pracowników lub oferowaniu pracy tymczasowej. Pracodawcy mogą zatem:

• przydzielać aktualnym zatrudnionym więcej obowiązków,
• zwiększyć różnorodność zadań,
• przenosić zatrudnionych na nowe stanowiska, by rotacją w dziale A uzupełnić braki kadrowe w dziale B,
• zatrudniać specjalistów wyłącznie do realizacji określonych projektów, np. na podstawie umowy na zastępstwo czy umowy o dzieło.

Quiet hiring a quiet quitting – zemsta pracodawców?

Quiet hiring zdaje się być odpowiedzią na quiet quitting (z ang. cichą rezygnację), a więc pracowniczego trendu 2022 roku, który mocno zaniepokoił pracodawców. Choć quiet quitting nie polega na dosłownym porzucaniu firmy, to dotyczy rezygnacji przez pracowników z wykonywania wszelkich zadań niewynikających z treści ich umowy.

„Quitterzy” przestają zatem zostawać po godzinach, angażować się w życie firmy, odbierać służbowe telefony przed i po pracy czy realizować jakichkolwiek nadprogramowe czynności. Robią zatem absolutne minimum. A choć takiej masowej cichej rezygnacji przyświeca dobra idea (między innymi ma chronić pracowników przed wypaleniem i poprawić ich work-life balance) to w wielu firmach doprowadziła do ogólnego obniżenia produktywności i pojawienia się luk w umiejętnościach.

Czy ciche zatrudnianie ma być swoistą „zemstą” za cichą rezygnację? Co do zasady – nie. Wszelkiego rodzaju działania motywowane takimi pobudkami noszą w końcu znamiona mobbingu. Jednak z całą pewnością quiet hiring ma odwrócić trend quiet quittingu, a więc stworzyć w firmie zespół wysoko i zróżnicowanie wykwalifikowanych osób. Jakie są zatem prawdziwe przyczyny cichego zatrudniania?

Przyczyny cichego zatrudniania

Według Emily Rose McRae głównymi przyczynami wdrażania quiet hiringu są: niepewna sytuacja gospodarcza w wielu krajach na świecie oraz powszechny niedobór talentów. Jak powiedziała w wywiadzie dla GMA: „(…) od miesięcy mamy najmniejszą liczbę osób poszukujących pracy, więc nie znajdujemy się w sytuacji, w której łatwo o wiele nowych talentów”. Wskazuje, że obsadzanie luk w umiejętnościach może w związku z niedoborem kandydatów zająć firmom nawet parę miesięcy. Co więcej, wiele biznesów wciąż podnosi się z kolan po długich przerwach covidowych, a więc pracodawców nie zawsze stać na kolejne rekrutacje.

Szukając zatem oszczędności czasu i pieniędzy, firmy będą zmieniać poziom odpowiedzialności bieżących stanowisk lub przenosić pracowników z jednego działu do drugiego – na stałe albo tymczasowo. Mogą również stawiać na outsourcing talentów – zależnie od tego, które rozwiązanie okaże się bardziej opłacalne i jakie możliwości daje pracodawcy obecny rozmiar oraz poziom obciążenia personelu.

Ciche zatrudnianie na przykładzie firmy Google

Ciekawym przykładem procesu quiet hiringu jest cicha rekrutacja prowadzona przez Google. Firma stworzyła zespoły rekrutacyjne z własnych pracowników. Odnajdują oni talenty na zewnątrz i wewnątrz organizacji, po czym prowadzą z nimi rozmowy kwalifikacyjne i dokonują ich oceny.

Dla każdego obsadzanego stanowiska Google tworzy pracowniczą komisję rekrutacyjną składającą się z 5-6 zatrudnionych. Następnie firma przypisuje do miejsc pracy, na które rekrutuje, kilka kategorii oceny kandydatów. Członkowie komisji oceniają każdą osobę we wszystkich kategoriach w skali 1-4, po czym sumują wyniki. Ciekawostką jest, że jedną z kategorii oceny kandydatów są referencje wewnętrzne. W związku z tym osoby niemające nic wspólnego z Google (nawet pracującego w firmie znajomego) już na wstępie mają mniejsze szanse na zatrudnienie.

Google oszczędza zatem sporo pieniędzy, rezygnując ze współpracy z profesjonalnym zewnętrznym zespołem rekrutacyjnym; przynajmniej w przypadku części stanowisk. Zamiast wynajmować specjalnych ludzi od selekcji CV, rozmów kwalifikacyjnych czy oceny kandydatów, Google postawiło na rozszerzenie kompetencji obecnych pracowników.

Jakie korzyści niesie ze sobą quiet hiring?

Praktykowanie quiet hiringu we właściwy sposób, a więc zgodnie z prawem pracy, z poszanowaniem pracowników oraz uwzględnieniem ich potrzeb, może przynieść zarówno firmie, jak i zatrudnionym wiele wymiernych korzyści. Ciche zatrudnianie może być dla pracodawcy szansą między innymi na:

• Redukcję kosztów – wszędzie tam, gdzie możliwe jest zwiększenie kompetencji aktualnych pracowników albo zatrudnienie nowej osoby tylko tymczasowo, pojawiają się oszczędności. Zamiast płacić na stałe dodatkowe pensje, pracodawca jest zobowiązany do podwyższenia obecnej lub do udzielania odpowiednich premii, a w przypadku zewnętrznych pracowników projektowych – chwilowego wypłacania dodatkowych wynagrodzeń.
• Employer branding – zaoferowanie ambitnym pracownikom możliwości wykonywania dodatkowych obowiązków lub przeniesienia ich do innego działu, może znacznie zwiększyć zadowolenie zaangażowanych zatrudnionych. Podobnie jak tymczasowe zatrudnienie osób z zewnątrz do przeciążonego zespołu, który nie udźwignąłby dodatkowego projektu. A to wszystko przekłada się na budowanie wizerunku pracodawcy jako dbającego o ludzi.
• Obniżenie ryzyka występowania wypalenia zawodowego – powyższe dwie zalety quiet hiringu mogą się również przełożyć na zmniejszenie ryzyka wypalenia zawodowego pracowników. Ci, którzy potrzebują zmian i rozwoju będą wolniej popadać w rutynę, a ci przemęczeni zostaną odciążeni.
• Wzrost produktywności – bardziej zadowolony zespół to również lepiej pracujący zespół, a więc wydajniej prosperująca firma. Na wzrost produktywności ludzi wpływa też sam fakt zwiększenia kompetencji pracowników czy zatrudniania nowych osób tylko w okresie wzrostu natężenia pracy.

Z kolei pracownicy mogą zyskać na quiet hiringu:

• Wzrost kompetencji – dołożenie pracownikom nowych obowiązków lub okresowe przenoszenie ich między różnymi działami daje im szansę zwiększenia swoich kompetencji bez konieczności samodzielnego doszkalania się. Dostają zatem dostęp do szkoleń czy warsztatów, za które nie tylko nie muszą płacić, ale wręcz otrzymują wynagrodzenie.
• Zwiększenie atrakcyjności na rynku pracy – poszerzone w wyniku quiet hiringu umiejętności pracowników przekładają się na ich większe możliwości późniejszego zatrudnienia w innej firmie. Stają się zatem bardziej atrakcyjnymi kandydatami w oczach pracodawców.
• Możliwość udziału w ciekawych projektach – przydzielanie obecnych pracowników do nowych projektów przy okazji zabija rutynę, dzięki czemu ich praca staje się w wyniku cichego zatrudnienia ciekawsza i bardziej ekscytująca.
• Podwyżkę wynagrodzenia zasadniczego/premii – dodanie zatrudnionym większej liczby obowiązków czy zwiększenie ich poziomu odpowiedzialności powinno iść w parze z podwyższeniem wynagrodzenia lub przynajmniej udzieleniem premii uznaniowej np. za udział w pojedynczym projekcie.
• Odciążenie – quiet hiring wpływa również na odciążenie pracowników, w których zespole występują duże braki kadrowe i konieczne jest przydzielenie do niego innych osób z wewnątrz albo tymczasowe zatrudnienie dodatkowej osoby. Ciche zatrudnianie pozwala zatem znaleźć równowagę między pracownikami, którzy zawsze mają za dużo pracy lub nie wykazują się dużą ambicją i zaangażowaniem a tymi, którzy chcieliby robić więcej.

Zagrożenia wynikające z quiet hiringu

Z quiet hiringu płyną również pewne zagrożenia. Mają one związek przede wszystkim z konsekwencjami nie do końca przemyślanego wdrażania tego procesu.

Amerykańska firma Monster, właściciel portalu dla osób poszukujących pracy (nie mylić z producentem napojów energetycznych), przeprowadziła w styczniu 2023 roku badanie dotyczące quiet hiringu. Przyniosło ono wiele ciekawych danych, w tym informację, że aż 50 procentom badanych, w stosunku do których zastosowano ciche zatrudnienie, przydzielono stanowiska nieodpowiadające ich umiejętnościom. Jeśli pracownik zostanie rzucony na głęboką wodę, a więc firma będzie od niego wymagała nauczenia się wielu nowych rzeczy, nie dając na takie przeszkolenie odpowiedniej ilości czasu oraz narzędzi, to może szybko doprowadzić do frustracji zatrudnionego. A w efekcie – do zastosowania przez niego quiet quittingu czy wręcz zapowiedzi odejścia z firmy, jeśli nie wróci do swoich poprzednich obowiązków.

Kolejnym zagrożeniem jest obawa pracowników o kondycję organizacji, która może prowadzić do pojawiania się plotek o redukcji etatów. Bardzo ważna jest zatem właściwa komunikacja zmian związanych z quiet hiringiem. Zespół powinien mieć jasną informację, z czego wynika przydzielanie dodatkowych obowiązków, przenoszenie pracowników między teamami czy zatrudnianie osób z zewnątrz. Wspomniane badanie firmy Monster wykazało, że 27 proc. zapytałoby pracodawcy czy firma upada, gdyby zastosowano wobec nich quiet hiring. Co więcej, aż 41 proc. postrzegałoby firmę jako zdezorganizowaną i mającą niejasną wizję. Dalsze liczby są jeszcze bardziej niepokojące: 27 proc. badanych rozważałoby odejście z firmy, a 4 proc. odeszłoby natychmiast.

Źle przeprowadzony proces quiet hiringu wiąże się również z takimi zagrożeniami, jak doprowadzenie do przeciążenia pracowników i ich wypalenia, obudzenie w nich poczucia, że zajmowane wcześniej stanowisko będzie likwidowane/nie miało dla firmy znaczenia czy wystąpienie chaosu organizacyjnego związanego z regularnym zatrudnianiem osób „na chwilę”. Podstawą jest zatem dokładne zaplanowanie quiet hiringu, w tym przeprowadzenie szczegółowej analizy stanu kadrowego, a także prowadzenie otwartej komunikacji wszelkich zmian. We wszystkich tych krokach warto wesprzeć się naszym systemem dla HR tomHRM, który umożliwia między innymi generowanie automatycznych, bardzo czytelnych raportów obecności. Znacznie upraszczają określenie, w których segmentach firmy występują luki kadrowe.