Case study Release tomHRM System HR Usprawnienia tomHRM Wiedza HR Wskaźniki HR

Agenda rozmowy podsumowującej – wzór

Ściąga dla managerów

Jakie elementy powinna zawierać agenda spotkania z pracownikiem by przebiegło sprawnie i objęło wszystkie ważne tematy?

Spotkania między pracownikiem a przełożonym należą do najważniejszych elementów strategii śledzenia postępów i motywowania pracowników. Stworzenie kultury opartej na ciągłej informacji zwrotnej w ogromny sposób pomaga kreować zaangażowanie. Nie wierzycie? Tu znajdziecie kilka statystyk na temat efektywności spotkań 1:1.

Agenda spotkania z pracownikiem – tak czy nie?

W literaturze spotkać można dwa podejścia. Niektórzy mówią, że agenda nie jest potrzebna. Spotkanie powinno być nieformalne, przeprowadzane w luźnej atmosferze, a agenda może je nadmiernie usztywnić.

My, jesteśmy zdania, że agenda w znacznym stopniu ułatwia przeprowadzanie spotkań i sprawia, że mają one strukturę i dają potrzebną transparentność. Pracownik wie, o czym będzie rozmowa, może się do niej przygotować i może dodać własne punkty do agendy. Dzięki agendzie nie tracisz czasu i nie zapominasz o ważnych obszarach czy tematach. Nie wchodzisz w nadmierne dygresje i wiesz, kiedy czas zakończyć spotkanie. Agenda wcale nie musi spotkania usztywniać.

Jeśli to was nie przekonuje, to posłuchajcie dwóch naukowców: Nicholas C. Romano i Jay F. Nunamaker, którzy po analizie ponad 900 spotkań firmowych w referacie „Meeting Analysis: Findings from Research and Practice „ stwierdzili, że szczegółowa agenda oraz rozpoczynanie spotkań o czasie mogłyby zmniejszyć ilość czasu, jaki managerowie spędzają na spotkaniach o …  80%!

Czy każdorazowo agenda powinna być tworzona na potrzeby danego spotkania?

I tak i nie. Z jeden strony, każde spotkanie jest nieco inne. Będzie wchodziło w inne tematy i wypracuje odmienne wnioski. Z drugiej, każde opiera się na podobnym schemacie globalnym.

Dlatego warto tworzyć szablony (schematy) spotkań i korzystać z nich jak ze szkieletu, na którym będziemy osadzać konkretne, dopasowane do sytuacji obszary tematów.

Spotkanie oceniające – przykład

 

Spotkanie podsumowujące

Spotkania 1:1 wcale nie muszą dotyczyć jedynie rozmów okresowych. Wprost przeciwnie. Powinny być stałym elementem pracy managera i podwładnego. Realizowane regularnie (np. raz na dwa tygodnie) pozwalają na bieżący monitoring pracy i potrzeb pracownika

Przykład 2:

 

Spotkanie 1:1 dla OKR

Jeśli w twojej firmie stosuje się metodologie OKR, to koniecznie trzeba zadać o to, by regularnie wykonywać podsumowania realizacji celów. Zaleca się, by takie spotkania odbywały się raz na 1-2 tygodnie.  Są podobne do spotkań podsumowujących, ale skupiają się na celach.

Przykład agendy dla spotkania 1:1 w OKR

 

Szablony agend 1:1 meeting

W module 1:1 meeting systemu tomHRM wprowadziliśmy możliwość tworzenia szablonów agend, które ułatwią planowanie i prowadzenie spotkań z pracownikami. Znajdziesz je w ustawieniach > 1:! Meeting > Szablony.

Każdy szablon ma własną nazwę i może zawierać dowolną ilość punktów agendy.

Szablony można wykorzystywać zarówno podczas spotkań oceniających, rozmów podsumowujących jak i każdego innego dowolnego spotkania między pracownikami.

Fot.: @iconicbestiary/Freepik.com

ENNOVA  Sp. j. przesyła pliki cookie, by analizować ruch w tej witrynie oraz zapamiętać ustawienia i twoje wybory. Informacje o tym, jak korzystasz z tej witryny opisane są w Polityce prywatności.
I agree to and accept that ENNOVA Sp. j. will collect, make automatic decisions about, analyze and catalog information about Internet electronic addresses which have connected with the device I have used, information about the type of the device I have used, including the type and version of software installed on the device, for the purpose of determining my Internet activities (the user profile). Automatic decision-making does not involve sensitive data. The agreement is in force for the period when it is legally binding, or until a Party withdraws from the agreement. Withdrawing from the agreement shall result in removing the user’s profile.