Urlop bezpłatny — zasady udzielania i wykorzystywania

Urlop bezpłatny to szczególny rodzaj wolnego, który udzielany jest ze względu na dobrą wolę pracodawcy. Może służyć wykonywaniu innej pracy, ale ze względu na brak opłacania składek ma poważne konsekwencje pod względem uprawnień pracowniczych. Co musi znaleźć się we wniosku o urlop bezpłatny? Jakie zasady przewiduje Kodeks pracy?

Urlop bezpłatny — Kodeks pracy

Według §1 Art. 174. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego.

W tym czasie zawieszony zostaje stosunek pracy, co wiąże się nie tylko z brakiem wypłaty. Jako że za okres ten nie są odprowadzane składki, pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym nie otrzymuje świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego i nie wlicza urlopu do stażu pracy.

Chociaż urlop bezpłatny wiąże się z utratą kilku przywilejów, nie pozbawia pracownika całkowicie jego praw. Podobnie jak w przypadku urlopu wypoczynkowego, mimo zawieszenia stosunku pracy, pracodawca nie może zwolnić w jego trakcie podwładnego. Warto o tym pamiętać, rozpatrując wniosek pracownika o udzielenie takiego urlopu.

Zobacz również: Urlopy pracownicze. Jakie przysługują pracownikowi?

Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego?

Ze względu na szczególny charakter urlopu bezpłatnego, pracodawca ma pełne prawo odrzucić wniosek o jego udzielenie. Nie musi przy tym w żaden sposób uzasadniać swojej decyzji.

Prawo pracy nie przewiduje również możliwości odwołania się od decyzji pracodawcy. Z tego względu już pierwszy wniosek pracownika powinien być przygotowany starannie. Co musi się w nim znaleźć?

Wniosek o urlop bezpłatny – wzór

Mimo iż formalnie nie ma obowiązku uzasadniania składanego wniosku o urlop bezpłatny, może być to najważniejsza część pisma. Pracodawca nie musi przychylić się do prośby pracownika, zatem warto przedstawić przekonujące powody do zawieszenia stosunku pracy na dany okres.

Jak wniosek o urlop bezpłatny powinien wyglądać zaś jako dokument? Wzór dostępny dla pracowników do druku w dziale kadr powinien zawierać:

• dane pracownika (imię, nazwisko, stanowisko, dział),
• miejscowość i data sporządzenia dokumentu,
• adresat pisma (bezpośredni przełożony lub inna stosowna osoba),
• wskazanie okresu urlopu,
• podstawa prawna (Art. 174. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy).

Jeżeli w firmie wdrożone są elektroniczne wnioski urlopowe, pracownik może złożyć odpowiedni wniosek kilkoma kliknięciami. Odpowiednie osoby zostaną powiadomione mailowo, co pozwala skrócić obieg informacji i szybko wydać decyzję.

Ile maksymalnie trwa bezpłatny urlop?

Przepisy nie określają maksymalnej długości urlopu bezpłatnego. Stosowanie go na dłuższy okres należy jednak do rzadkości. Powyżej trzech miesięcy na bazie §3 Art. 174. Kodeksu pracy istnieje możliwość odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn, jeżeli wcześniej zastrzegło się taką opcję.

Czy można wykonywać inną pracę podczas urlopu bezpłatnego?

Urlop bezpłatny jak najbardziej może być wykorzystywany do świadczenia pracy na rzecz innego pracodawcy. Nie dzieje się to jednak w tajemnicy, ponieważ §1 Art. 174.1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy zakłada konieczność zawarcia porozumienia między pracodawcami w tej sprawie.

Jak w praktyce wygląda kwestia podejmowania innej pracy w trakcie urlopu bezpłatnego? Do rzadkości należą sytuację, gdy korzysta się z niego do pracy w firmie prowadzącej działalność konkurencyjną. Jest za to stosowany w przypadku chęci podjęcia pracy sezonowej (na przykład w branży rolniczej lub turystycznej) albo krótkiego wyjazdu do pracy za granicę.

Urlop bezpłatny a brak ZUS — konsekwencje

W okresie urlopu bezpłatnego nie są odprowadzane składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. O zaprzestaniu ich opłacania pracodawca musi poinformować jednak ZUS. Nawet w przypadku wolnego dłuższego niż miesiąc należy za każdy miesiąc składać imienny raport ZUS RSA, w którym podaje się okres urlopu.

Brak składek oraz zawieszenie stosunku pracy niesie za sobą kilka istotnych konsekwencji dotyczących uprawnień pracowniczych, zasiłków oraz prawa do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej.

Urlop bezpłatny a staż pracy

Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do stażu pracy, który służy określeniu długości urlopu wypoczynkowego czy ustaleniu uprawnień emerytalnych.

Urlop bezpłatny a zasiłek

W trakcie urlopu bezpłatnego pracownik traci prawo do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego. Nie otrzyma zatem zasiłku opiekuńczego czy wychowawczego.

Urlop bezpłatny a ubezpieczenie zdrowotne

Zgodnie z §3 Art. 69 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, pracownik korzystający z urlopu bezpłatnego traci prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego po upływie 30 dni od dnia rozpoczęcia urlopu.