Urlopy Nieobecności Czas wolny Praca zdalna Delegacje
Elektroniczne wnioski urlopowe
Obieg wniosków online dla UoP i B2B
Od małych firm po korporacje – wybór pada na nas
Wspieramy ponad 100 000 pracowników i 650+ firm.
Elektroniczne wnioski urlopowe to nowoczesny system zarządzania nieobecnościami pracowników, który umożliwia składanie i akceptowanie wniosków urlopowych online.
Obieg wniosków online eliminuje papierową dokumentację i automatyzuje proces zarządzania urlopami.
Program do urlopów - jak to działa?
Ułatw zgłaszanie nieobecności
Wszystkie wnioski w jednym miejscu dedykowane różnym grupom pracowników:
- Urlop,
- Delegacja,
- Czas wolnego za nadgodziny,
- Inne typy nieobecności,
- Praca zdalna (home office)
Pracownik oszczędza do 10 godzin rocznie i nie szuka wzorów wniosków urlopowych w internecie!
Zawsze wie, jaki jest status jego urlopu i ile dni mu jeszcze zostało.
Uprość zarządzanie pracą zespołu
Program do urlopów ułatwia pracę managerom:
- Przejrzysty grafik urlopów pracowników,
- Składanie wniosków za pracownika,
- Powiadomienia email o każdej zmianie statusu,
- Obsługa zastępstw.
Manager oszczędza do 60% czasu zarządzania urlopami podwładnych i dba o swój zespół.
Zapewnij HR kontrolę nad nieobecnościami
W pełni konfigurowalny system do urlopów, delegacji i home office, który ułatwia pracę HR.
- Twórz politykę urlopową i własne ścieżki akceptacji.
- Udostępniaj firmowy kalendarz nieobecności i pracy zdalnej.
- Decyduj kto zarządza pulą dni urlopowych lub ma dostęp do raportów.
- Dbaj o zgodność polityki urlopowej z prawem pracy i wewnętrznymi ustaleniami firmy.
Zintegruj system urlopowy z firmowymi narzędziami
Zintegruj tomHRM z systemem kadrowym
- Importuj limity dni z pliku XLS
- Zintegruj się z systemem kadrowym
- Skorzystaj z API tomHRM i wymieniaj dane dwukierunkowo.
Łatwo transferuj dane do systemów kadrowo – płacowych!
Testuj bezpłatnie przez 30 dni
Zestawienie funkcji
| Dowolne typy urlopów i nieobecności |  |
| Obsługa urlopu na żądanie | |
| Obsługa wniosków HOME OFFICE/Remote work | |
| Obsługa i rozliczenie wniosków delegacyjnych | |
| Obsługa wszystkich form zatrudnienia (w tym B2B) | |
| Obsługa urlopu godzinowego i połówek dni | |
| Obsługa odbioru dni wolnych za nadgodziny | |
| Kalendarz nieobecności | |
| Planowanie urlopów | |
| Dowolne ścieżki akceptacji | |
| Pulpit dla menadżera | |
| Zgłaszanie urlopu za pracownika | |
| Obsługa zastępstw | |
| Polityka urlopów do wglądu pracowników | |
| Obsługa załączników | |
| Katalog powodów odrzuceń wniosku | |
| Powiadomienia email | |
| System komentarzy i wzmianek | |
| Zgłaszanie zwolnień chorobowych | |
| Własne dni wolne i święta dla kraju | |
| Dwie wersje językowe / Lokalizacja | |
| Struktura organizacyjna: stanowiska,działy,zespoły,oddziały,spółki | |
| Import dni urlopowych z excela | |
| Raporty wniosków | |
| Raporty limitów urlopowych | |
| Raporty KPI absencji | |
| Eksporty do XLS | |
| Wersja mobilna | |
FUNKCJE BAZOWE | |
| Użytkownicy z rolą administratora | Bez limitu |
| Baza pracowników | |
| Graficzna struktura organizacyjna | |
| Profil pracownika | |
| Kartoteka pracownika (umowy, certyfikaty, badania, dokumenty) | |
| Employee self-service | |
| Integracja z kalendarzem Google/O365 | |
| Grupy uprawnień | |
| Reset hasła przez SMS | |
| Wielojęzyczność | |
| Zgodność z RODO | |
| SSO (Google/O365/Slack) | |
| SAML-SSO | opcja |
| Otwarte API | |
| Audit log | |
SUPPORT | |
| Poradnik online | |
| Support email | |
| Support chat | |
| SLA 99,9% | |
| Szkolenie online na start (1h) | |
| Dedykowany Opiekun | opcja |
| Dedykowany Customer Success Manager | opcja |
Usługi dodatkowe | |
| Szkolenie online | |
| Migracja danych | |
| Integracja z systemem kadrowym | |
Program do zarządzania urlopami tomHRM obejmuje:
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Jak działają elektroniczne wnioski urlopowe?
Wniosek online składa pracownik, wybierając typ urlopu, datę, opcjonalnie zastępcę i zapisuje formularz.
System dba aby wniosek przeszedł ścieżkę akceptacji, wysyłając automatycznie powiadomienia o zmianach statusu.
Czy w tomHRM można przygotować plan urlopów?
tomHRM posiada funkcjonalność planowania urlopów i spełnia wymóg art. 163 KP dotyczącego tworzenia planów urlopowych.
Plan urlopów zazwyczaj obejmuje cały rok kalendarzowy, ale może być również sporządzony na krótsze okresy, np. półroczne lub kwartalne.
Zgodnie z Kodeksem Pracy w Polsce, Pracodawca ma obowiązek sporządzić plan urlopu, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy
Jakie rodzaje urlopów można rozliczać programem tomHRM?
System pozwala zdefiniować dowolne typu urlopów lub nieobecności oraz przypisać odrębną ścieżkę akceptacji dla każdego z nich.
Program tomHRM obsługuje m.in.:
- urlop wypoczynkowy,
- urlop na żądanie,
- urlop okolicznościowy,
- urlop bezpłatny,
- urlop macierzyński,
- urlop ojcowski,
- urlop rodzicielski,
- urlop wychowawczy,
- opieka nad dzieckiem,
- urlop opiekuńczy,
- dni wolne na poszukiwanie pracy,
- urlop szkoleniowy
- urlop wypoczynkowy
- urlop na żądanie
- urlop okolicznościowy
- urlop bezpłatny
- urlop macierzyński
- urlop ojcowski
- urlop rodzicielski
- urlop wychowawczy
- opieka nad dzieckiem
- dni wolne na poszukiwanie pracy
- zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej
- urlop szkoleniowy
Czy system tomHRM pozwala na zarządzanie "urlopami" dla umów B2B?
Tak, system tomHRM może obsługiwać wnioski urlopowe w ramach kontraktów B2B jak i obsługiwać bardziej zaawansowane przypadki jak limity dni z równoległych umów różnego typu.
Czy można wysłać wnioski urlopowe lub raporty do zewnętrznej firmy księgowej lub działu kadr?
tomHRM pozwala zautomatyzować pracę na kilka sposobów:
- Uruchomić automatyczne generowanie i wysyłanie raportów na wskazane adresy email.
- Skonfigurować aby każdy wniosek w momencie akceptacji został automatycznie wysyłany na wskazane adresy email.
- Zintegrować się z dowolnym systemem kadrowym korzystając z API tomHRM przez co przekazywanie danych będzie odbywać się w sposób ciągły.
- Uruchomić dostępne integracje np. z Enova365, Optima.
- Pobierać raport w formacie XLS/CSV i importować go do własnego systemu kadrowego.
Czy pracownik wie, ile urlopu mu zostało?
Tak, program do wyliczania urlopu pokazuje na bieżąco pracownikowi, ile ma jeszcze dostępnych dni urlopu wypoczynkowego oraz dla innych typów.
Czy pracownicy widzą nawzajem swoje limity urlopów?
Nie, każdy pracownik ma dostęp jedynie do własnych limitów. Przełożony widzi limity urlopu swoich podwładnych.
Czy można w programie wygenerować raport pokazujący zaległe urlopy?
Tak, jest taka możliwość.
Czy wnioski urlopowe w formie elektronicznej można pobrać do .pdf?
Tak, każdy wniosek urlopowy można pobrać w formacie .pdf
Będzie on zawierał informacje takie jak:
- typ wniosku
- status
- kto złożył wniosek,
- jakiej formy zatrudnienia dotyczy,
- okres i liczba dni urlopu,
- zastępstwo,
- informacje dodatkowe,
- kto i kiedy rozpatrywał wniosek.
Jakie raporty urlopów są dostępne tomHRM?
tomHRM posiada:
- Raport limitów urlopowych
- Raportów wniosków o nieobecność
- Raport delegacji i rozliczeń
Wszystkie raporty można:
- eksportować do formatu XLS/CSV
- Ustawić automatyczne generowanie i wysyłanie na wskazany adres email.
Elektroniczne wnioski urlopowe a kontrola PIP
Polskie prawo pracy nie określa obowiązkowej formy wniosków urlopowych – mogą być składane elektronicznie. System tomHRM automatycznie archiwizuje wszystkie wnioski z pełną historią zmian, co zapewnia transparentność i dostępność dokumentów podczas ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Reasumując, elektroniczny obieg wniosków jest zgodny z prawem.
Czy elektroniczne wnioski urlopowe są zgodne z polskim prawem?
Tak, są zgodne z Kodeksem Pracy.
Plan urlopów – tomHRM pozwala na stworzenie planu urlopów.
Archiwizacja danych – tomHRM pozwala na pobieranie pojedynczych wniosków w formacie PDF oraz raportów i zestawień do formatu XLS/CSV, który pozwala na ich wydrukowanie.
Bezpieczeństwo – tomHRM spełnia wymogi RODO (czytaj tu) oraz posiada odpowiednie zabezpieczenia (czytaj tu)
Czy mogę korzystać tylko z modułu wnioski urlopowe?
W tomHRM każdy moduł, w tym moduł Elektroniczne Wnioski Urlopowe jest niezależnym narzędziem i można z niego korzystać pojedynczo, jak i w połączeniu z innymi modułami.
Integracja z innymi systemami
Z systemem tomHRM można zintegrować na kilka sposobów:
- Uruchomić dostępne integracje np. z systemem kadrowym Enova365, Optima.
- Zintegrować się z dowolnym innym systemem kadrowym za pomocą API tomHRM.
- Uruchomić automatyczne przesyłanie raportu w formacie XLS/CSV na wskazane adresy email.