Elektroniczne wnioski urlopowe

Wniosek urlopowy może być składany przez pracownika z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu, co zwiększa wygodę i szybkość.

tomHRM daje możliwość łatwego śledzenia i zarządzania wnioskami dla działów HR i menadżerów, planowania urlopów, rozliczania i automatycznego raportowania.

tomHRM posiada funkcjonalność planowania urlopów i spełnia wymóg art. 163 KP dotyczącego tworzenia planów urlopowych.

Plan urlopów zazwyczaj obejmuje cały rok kalendarzowy, ale może być również sporządzony na krótsze okresy, np. półroczne lub kwartalne.
Zgodnie z Kodeksem Pracy w Polsce, Pracodawca ma obowiązek sporządzić plan urlopu, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy

System pozwala zdefiniować dowolne typu urlopów lub nieobecności oraz przypisać odrębną ścieżkę akceptacji dla każdego z nich.

Program tomHRM obsługuje m.in.:

• urlop wypoczynkowy,
• urlop na żądanie,
• urlop okolicznościowy,
• urlop bezpłatny,
• urlop macierzyński,
• urlop ojcowski,
• urlop rodzicielski,
• urlop wychowawczy,
• opieka nad dzieckiem,
• urlop opiekuńczy,
• dni wolne na poszukiwanie pracy,
• urlop szkoleniowy.

Tak, system tomHRM może obsługiwać wnioski urlopowe w ramach kontraktów B2B jak i obsługiwać bardziej zaawansowane przypadki jak limity dni z równoległych umów różnego typu.

tomHRM pozwala zautomatyzować pracę na kilka sposobów:

1. Uruchomić automatyczne generowanie i wysyłanie raportów na wskazane adresy email.
2. Skonfigurować aby każdy wniosek w momencie akceptacji został automatycznie wysyłany na wskazane adresy email.
3. Zintegrować się z dowolnym systemem kadrowym korzystając z API tomHRM przez co przekazywanie danych będzie odbywać się w sposób ciągły.
4. Uruchomić dostępne integracje np. z Enova365, Optima.
5. Pobierać raport w formacie XLS/CSV i importować go do własnego systemu kadrowego.

Tak, program do wyliczania urlopu pokazuje na bieżąco pracownikowi, ile ma jeszcze dostępnych dni urlopu wypoczynkowego oraz dla innych typów.

Nie, każdy pracownik ma dostęp jedynie do własnych limitów. Przełożony widzi limity urlopu swoich podwładnych.

Tak, jednym z dostępnych raportów jest raport limitów dni urlopowych, który pozwala na wygenerowanie raportu ze szczegółami dotyczącymi limitów dni urlopowych dostępnych dla danego pracownika.

Tak, każdy wniosek urlopowy można pobrać w formacie PDF.

Będzie on zawierał informacje takie jak:

• typ wniosku
• status
• kto złożył wniosek,
• jakiej formy zatrudnienia dotyczy,
• okres i liczba dni urlopu,
• zastępstwo,
• informacje dodatkowe,
• kto i kiedy rozpatrywał wniosek.

tomHRM posiada:

• Raport limitów urlopowych
• Raportów wniosków o nieobecność
• Raport delegacji i rozliczeń

Wszystkie raporty można:

• eksportować do formatu XLS/CSV
• Ustawić automatyczne generowanie i wysyłanie na wskazany adres email.

Elektroniczne wnioski urlopowe są w pełni zgodne z polskim prawem:

• Kodeks pracy (Dz.U. 2023 poz. 1465) – brak przepisów wymuszających papierową formę wniosków urlopowych.
• Kodeks cywilny (Art. 78¹ § 1) – dokument elektroniczny równoważny z formą pisemną
• Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000)
• Ustawa o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928.)

Kluczowe elementy zgodności systemu z polskim prawem:

• Plan urlopów – pozwala na tworzenie planu urlopów.
• Archiwizacja danych – spełnia wymogi przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pozwala na pobieranie pojedynczych wniosków w formacie PDF oraz raportów i zestawień do formatu XLS/CSV.
• Historia zmian i identyfikacja użytkownika – pełna ścieżka audytu każdego wniosku (data, godzina operacji, autor modyfikacji)
• Dostępność dla kontroli PIP – natychmiastowy dostęp do danych o czasie pracy podczas inspekcji
• Ochrona danych osobowych – spełnienie wymogów RODO (czytaj tutaj)
• Bezpieczeństwo – spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa,  posiada szereg adekwatnych zabezpieczeń wymaganych przez prawo (czytaj tutaj)

Reasumując, elektroniczne wnioski urlopowe w tomHRM są zgodne z prawem, oraz przynoszą wymierne korzyści biznesowe i poprawiają employee experience.

W kontekście kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, elektroniczne wnioski urlopowe w tomHRM spełniają wymogi wynikające z przepisów prawa pracy.

Są to:

• Natychmiastowy dostęp do dokumentacji – pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego udostępnienia inspektorowi PIP wszelkiej dokumentacji związanej z czasem pracy i urlopami pracowników. System elektroniczny musi umożliwiać szybkie wygenerowanie i przedstawienie żądanych danych.
• Kompletność ewidencji czasu pracy – zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy, pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy, która obejmuje również informacje o wykorzystanych urlopach. Dokumentacja elektroniczna musi zawierać wszystkie wymagane prawem elementy.
• Czytelność i autentyczność dokumentów – przedstawione podczas kontroli dokumenty elektroniczne muszą być czytelne i zawierać mechanizmy potwierdzające ich autentyczność (np. identyfikację osoby zatwierdzającej, datę i godzinę operacji).
• Archiwizacja zgodna z przepisami – dokumentacja urlopowa musi być przechowywana przez okres wymagany przepisami o dokumentacji pracowniczej (obecnie 10 lat dla akt osobowych zawierających dokumentację urlopową).
• Ścieżka audytu – system musi rejestrować historię wszystkich zmian i operacji na wnioskach urlopowych, umożliwiając inspektorowi PIP weryfikację prawidłowości udzielania urlopów.
• Możliwość eksportu danych – inspektor PIP może zażądać przedstawienia danych w określonej formie (np. wydruk, plik PDF), dlatego system tomHRM umożliwia generowanie raportów i zestawień w formacie CSV/XLS lub pobieranie pojedynczych wniosków w formacie PDF.

Elektroniczne wnioski urlopowe są w pełni akceptowane przez PIP i spełniają powyższe wymogi.

W tomHRM każdy moduł, w tym moduł Elektroniczne Wnioski Urlopowe jest niezależnym narzędziem i można z niego korzystać pojedynczo, jak i w połączeniu z innymi modułami.

Z systemem tomHRM można łatwo zintegrować na kilka sposobów:

1. Uruchomić dostępne integracje np. z systemem kadrowym Enova365, Optima. Realizowaliśmy indywidualne integracje z takimi systemami jak: IFS, SAP, TetaHR
2. Zintegrować się z dowolnym innym systemem kadrowym za pomocą API tomHRM.
3. Ewentualnie uruchomić automatyzację przesyłania raportu w formacie XLS/CSV na wskazane adresy email.