Jak skutecznie przekazywać informacje o szkoleniach?

Przy organizacji szkoleń liczba wiadomości, które trzeba przygotować i wysłać do wszystkich interesariuszy przyprawia o zawrót głowy. To właśnie między innymi dzięki automatycznemu przekazywaniu informacji o szkoleniach, osoby korzystające z systemu do zarządzania szkoleniami oszczędzają tak wiele czasu (i nerwów)!

Automatyczne powiadomienia w systemie do szkoleń tomHRM  pomogą ci efektywnie przekazywać informacje o szkoleniu pracownikom, managerom i trenerom.

Sprawdź o co już nie musisz się martwić:

• Powiadomienia o uczestnictwie w szkoleniach
• Powiadomienia o terminie lub zmianach w szkoleniu
• Powiadomienia o budżetach szkoleń
• Powiadomienia o nowych szkoleniach w katalogu szkoleń

Automatyczne powiadomienia mailowe dla lepszego zarządzania szkoleniami

Automatyczne powiadomienia to ten element naszego kompleksowego systemu HR,  który nasi użytkownicy po prostu kochają. Po co pamiętać o dziesiątkach spraw kiedy może zrobić to za nas system?

Automatyczne powiadomienia pojawiają się również w systemie do zarządzania szkoleniami.

Pozwalają one na to, by tylko raz stworzyć wzór maila, a potem zadania związane z komunikacją pozostawić systemowi, który sam, dzięki zestawowi znaczników, sprytnie podmieni daty, nazwę szkolenia i spersonalizuje mail do każdego pracownika? Ale cuda, nie? No to zobaczcie jak to działa!

Informacje dotyczące uczestnictwa w szkoleniu

To zestaw powiadomień związany z zapisywaniem i wypisywanie (się) pracowników na szkolenie. Mamy tu następujące możliwości:

Powiadomienie pracownika o zapisaniu się na szkolenia

Prosta sprawa. Pracownik zapisał się na szkolenie? Otrzyma zatem maila potwierdzającego zapisanie się wraz z wszystkimi niezbędnymi informacjami. W szablonie takiego powiadomienia możesz umieścić dowolne informacje, a dzięki użyciu znaczników (dodających np. imię pracownika)  wiadomość można spersonalizować.

Powiadomienie przełożonego o zapisaniu się pracownika na szkolenie

Wraz z zapisaniem się pracownika na szkolenie, jego przełożony również może otrzymać informację. Dzięki temu oszczędzamy czas zarówno HR jak i pracownika, który nie musi już informować kierownika o tym, że zapisał się na szkolenie. Wygodne prawda?

Powiadomienie pracownika o wypisaniu ze szkolenia

Przełożony uznał, że pracownik nie może wziąć udziału w danym szkoleniu lub evencie i wypisał go ze szkolenia? System automatycznie powiadomi pracownika, że jego udział w wydarzeniu został odwołany.

Powiadomienie przełożonego o wypisaniu się pracownika

Jeśli istnieje taka potrzeba, przełożony może też dostać wiadomość, jeśli pracownik ze szkolenia zrezygnuje. To szczególnie ważne w tych sytuacjach, kiedy szkolenie jest obowiązkowe (np. szkolenia BHP)

Powiadomienia i komunikacja związana z organizacją szkolenia

Tu mamy zestaw powiadomień dla organizatorów szkolenia oraz jego uczestników.

Powiadomienie opiekuna szkolenia o osiągnięciu minimalnej liczbie rezerwacji

Koniec z codziennym monitoringiem liczby zapisanych na szkolenie osób. Jeśli zbierze się wystarczająco liczna grupa, opiekun dostanie mailowe powiadomienie.

Powiadomienie opiekuna o niewystarczającej liczbie uczestników

W sytuacji, kiedy liczba uczestników na danym wydarzeniu może być zbyt mała, przyda się powiadomienie do opiekuna szkolenia o niewystarczającej liczbie uczestników.

Powiadomienie opiekuna o wykorzystaniu limitu listy rezerwowej

Szkolenie cieszy się tak dużym powodzeniem, że nie tylko masz komplet uczestników, ale również całą masę oczekujących? Dzięki automatycznemu powiadomieniu możesz bardzo szybko podjąć decyzję o zaplanowaniu kolejnego terminu szkolenia, bo dostajesz powiadomienie, kiedy lista rezerwowa się zapełni.

Powiadomienie uczestników o zbliżającym się terminie szkolenia

Z pracownikami jest tak, że najpierw się zapisują a potem zapominają (choć z naszym systemem to trudne, bo szkolenie na które pracownik jest zapisany automatycznie pojawia się w jego kalendarzu).

Mimo wszystko warto im przypomnieć o zbliżającym się szkoleniu. System zrobi to sam  – ty musisz tylko ustalić na ile dni przed szkoleniem ma wysłać powiadomienie.

Powiadomienie uczestników o zmianie miejsca / terminu szkolenia

Nagła zmiana sali szkoleniowej lub godzin szkolenia? Taki scenariusz to koszmar każdego organizatora szkoleń w firmie.

Jeśli jednak masz aktywne powiadomienie o zmianie, wystarczy, że dokonasz aktualizacji w opisie szkolenia, a system wyśle do wszystkich uczestników odpowiednie powiadomienie.

Powiadomienie o zmianie statusu szkolenia

Jeśli z dowolnych przyczyn będzie trzeba szkolenie anulować, system prześle uczestnikom taka informacje. Ten typ automatycznego powiadomienia można tez wykorzystać w wielu innych sytuacjach – np. wtedy, kiedy chcesz podziękować uczestnikom za udział w szkoleniu lub zaprosić ich na druga część warsztatów.

Powiadomienia związane z budżetem szkoleń

Jeśli budżet szkolenia zostanie przekroczony, system może powiadomić:

• opiekuna szkolenia
• przełożonego pracownika który przekroczył budżet działu
• wybrane osoby

To pozwala zachować kontrolę nad kosztami i budżetem szkoleń.

Oczywiście wszystkie automatyczne powiadomienia można dowolnie włączać i wyłączać przy tworzeniu szkolenia w systemie, a szablony powiadomień modyfikować. Możesz też stworzyć wiele szablonów na te same wydarzenia (np. mieć dwie lub trzy różne treści powiadomienia o zapisaniu się na szkolenie z których będziesz później, przy planowaniu szkolenia, wybierać to, które najbardziej ci odpowiada).

Komunikacja w systemie do szkoleń. Jak to robić efektywnie?

1. Pisz zwięzłe, krótkie maile.

2. Stosuj znaczniki, które ułatwiają personalizację. Aktualnie w aplikacji do zarządzania szkoleniami i wydarzeniami firmowymi tomHRM możesz stosować znaczniku, które wstawią do szablonu maila:
   • tytuł szkolenia,
   • jego opis,
   • lokalizację,
   • miejsce (w tym salę)
   • daty szkoleń
   • nazwiska i dane trenerów,
   • przełożonego,
   • typ lub kategorie szkolenia,
   • imię i/lub nazwisko pracownika,
   • imię i/lub nazwisko przełożonego,
   • oddział pracownika lub jego stanowisko,
   • link do informacji o szkoleniu,
   • nazwisko buddiego (dla szkoleń w ramach onboardingu)

Taki zestaw pozwala na stworzenie naprawdę rozbudowanych wiadomości, które wykorzystasz potem jako szablony przy innych szkoleniach!

3. Przewiduj możliwe zmiany i aktywuj powiadomienia tak, by pracownicy zawsze byli na bieżąco.

Potrzebujesz więcej informacji o tym, jak działa komunikacja w systemie do szkoleń tomHRM? Zapraszamy do testów demo (bezpłatnie przez 30 dni) lub naszego poradnika online.