Program do rozliczania delegacji
Krajowe i zagraniczne. Diety i kilometrówka liczone automatycznie
Od startupów po korporacje – wybór pada na nas
Wspieramy ponad 100 000 pracowników
Program do rozliczania delegacji online to:
90+
oszczędzonych godzin pracy przy 100 delegacjach
0
zgubionych wniosków i dokumentów
43%
szybsze rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych
Program do delegacji - jak to działa?
Planuj podróże służbowe online
- Ułatw pracownikom zgłaszanie podróży służbowych
- Ustal ścieżkę akceptacji dedykowaną delegacjom
- Zarządzaj zastępstwami w czasie nieobecności
Pracownik łatwo składa wniosek, uwzględniając zaliczki. Manager ma koszty i czas pracy pod kontrolą.
Zarządzaj i rozliczaj delegacje krajowe
- Ułatw pracownikom rozliczenie delegacji krajowej
- Automatycznie obliczaj diety i kilometrówki
- Zbieraj dokumenty kosztowe
Pracownik elektronicznie zgłasza i dokumentuje koszty podróży. Nie martwi się o zwrot kosztów.
Zarządzaj i rozliczaj delegacje zagraniczne
- Ułatw pracownikom rozliczenie delegacji zagranicznej
- Automatycznie rozliczaj kwoty diet zagranicznych i limitów na nocleg
- Zbieraj dokumenty kosztowe
Co dokładnie robi system:
- 168 krajów w bazie ze stawkami diet i limitami noclegów
- Automatyczne pobieranie kursów NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie
- Rozdzielenie odcinka krajowego od zagranicznego (zgodnie z interpretacją GIP z 2009 r.)
- Pomniejszenia za zapewnione posiłki: 15% (śniadanie), 30% (obiad), 30% (kolacja)
- Eksport rozliczenia do PDF z pełnym wyliczeniem dla księgowości
HR i Księgowość mają wszystkie dokumenty kosztowe w jednym miejscu.
Kontroluj koszty i automatycznie je przeliczaj
- Ustalaj kwoty zaliczek
- Automatycznie obliczaj diety, ryczałty i koszty
- Ustal ścieżkę akceptacji rozliczenia
Delegacje są rozliczane do 90% szybciej!
Przechowuj historię i rozliczenia delegacji w jednym miejscu
- Eksportuj dane do Excel
- Automatycznie przekazuj zaakceptowane wnioski do wybranych osób
- Integruj się z programami kadrowymi
Łatwe, bezpieczne i pozbawione pomyłek przekazywanie danych.
Program do rozliczania delegacji to:
Delegacje elektroniczne to również
4 dodatkowe moduły
Dostępne bezpłatnie dla wszystkich pracowników
Zobacz nasze wdrożenia
Program do delegacji
krajowych i zagranicznych
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy program rozlicza delegacje krajowe?
Tak. System rozlicza delegacje krajowe, pozwalając na obliczenie ryczałtów, kwot diet i kilometrówek. Pracownik może zgłosić otrzymaną kwotę zaliczki, a po powrocie z delegacji, zgłosić wszystkie koszty wraz z dowodami księgowymi.
Program do rozliczania delegacji krajowych sam naliczy kwoty należnych diet, ryczałtów czy zwrotu kosztów dla pracownika.
Czy program rozlicza delegacje zagraniczne?
Tak. program rozlicza delegacje zagraniczne, pozwalając na wprowadzenie diet i limitów kosztów noclegu w dowolnych krajach.
Pracownik może zgłosić otrzymaną kwotę zaliczki, a po powrocie z delegacji, dodać w systemie wszystkie koszty wraz z dowodami księgowymi.
Program do rozliczania delegacji zagranicznych sam naliczy należne kwoty i obliczy zwrot kosztów dla pracownika.
Jak wygląda ścieżka akceptacji delegacji?
Tak, jak ją ustalisz. Nasz system pozwala Ci zaprojektować dowolny obieg wniosku o delegację oraz dowolny obieg rozliczenia delegacji.
Czy jest dostępna historia wyjazdów służbowych?
Całą historię własnych wyjazdów służbowych pracownik ma dostępną w profilu. Przełożony ma podgląd na delegacje swojego zespołu, a administrator aplikacji Delegacje PRO ma dostęp do raportu i możliwość eksportu danych do pliku XLS.
Czy w systemie można rejestrować delegacje wstecz?
W ustawieniach programu możesz zdecydować czy można będzie składać wnioski o delegacje z datą wsteczną. Ty decydujesz.
Czy program akceptuje różne formy płatności w czasie delegacji?
Tak. System automatycznie podejmuje decyzje, które koszty zaliczyć do zwrotu na podstawie metody płatności wybranej przez pracownika przy rozliczeniu delegacji.
Czy system pozwala dokumentować wypłatę diet?
Tak. Dokumenty można przechowywać w profilu pracownika, w którym można przechowywać również paski płacowe. Profile pracowników i cała kartoteka pracownicza dostępne są bez dodatkowych opłat.
Jakie stawki diet można ustalić w programie tomHRM
Delegacje elektroniczne tomHRM posiadają funkcję konfiguratora diet, który umożliwia wprowadzenie własnych kwot za diety czy ryczałtów na zakwaterowanie. Można zatem ustalić stawki wyższe niż ustawowe.
Czy dieta zostanie pomniejszona o posiłki?
Tak, program do rozliczania delegacji online pozwala uwzględnić liczbę posiłków przy rozliczaniu delegacji. Kwota diety zostanie przeliczona automatycznie w zależności od liczby posiłków wprowadzonych przy rozliczaniu delegacji.
Czy kilometrówka jest automatycznie przeliczana?
Tak, kwota kilometrówki zostanie automatycznie przeliczona. Stawki za 1 km wybranego środka transportu możesz skonfigurować w ustawieniach modułu.
Czy tomHRM obsługuje elektroniczne polecenie wyjazdu służbowego?
Tak. Osoby uprawnione – np. przełożeni, mogą składać wnioski o delegacje w imieniu pracownika. Tego typu dokument może być traktowany jako polecenie podróży służbowej.
Jak potwierdzić odbycie delegacji złożonej online?
Od strony prawnej nie ma obowiązku potwierdzania odbycia podróży służbowej. Jeśli jednak wymaga tego wewnętrzny regulamin firmy, pracownik może złożony i zaakceptowany wniosek wydrukować z poziomu aplikacji, potwierdzić w miejscu docelowym odbycia podróży służbowej, a jego skan wgrać do aplikacji przy rozliczaniu podróży służbowej w aplikacji. W ten sposób wszystkie dokumenty dotyczące podróży służbowej – jej potwierdzenie, dowody księgowe, koszty, będą w jednym miejscu.
Czy tomHRM przechowuje dokumenty delegacji na kontrolę PIP/US?
Tak. W systemie można przechowywać:
- polecenia wyjazdów służbowych,
- rozliczenia delegacji,
- dokumenty potwierdzające wypłatę diet,
- w przypadku delegacji zagranicznych – dokumenty związane z przekroczeniem granicy i przeliczeniem walut.
Regulamin wynagradzania lub inne akty wewnętrzne określające zasady wypłaty diet (jeśli są stosowane stawki wyższe niż ustawowe) można przechowywać w Dokumentach firmowych dostępnych w module Komunikacji Wewnętrznej (Intranet). Wszelkie regulacje i instrukcje dla pracowników w firmowej Bazie Wiedzy.
Czy delegacje można rozliczyć na telefonie? (wersja mobilna)?
Aplikacji do delegacji można używać na urządzeniach mobilnych z dostępem do internetu za pomocą przeglądarki internetowej.
Czy delegacje online zastępują papierową dokumentację?
Tak. Przepisy nie wymagają drukowania wniosków o delegacje, dlatego korzystając z elektronicznego rozliczania delegacji nie trzeba trzeba prowadzić papierowej dokumentacji delegacji lub korzystać z Excela do ich rozliczania.
Dokumentem, który potwierdza odbycie podróży służbowej może być już sam zaakceptowany przez uprawnioną osobę wniosek o podróż służbową, który przechowywany jest i archiwizowany w programie.
Czy program automatycznie przelicza kursy walut przy delegacjach zagranicznych?
Tak. tomHRM pobiera średnie kursy NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji (lub wystawienie faktury) i przelicza diety, ryczałty oraz koszty z faktur w walucie obcej. Pracownik nie musi sprawdzać kursów ręcznie.
Czy jest darmowy program do rozliczania delegacji?
tomHRM oferuje 30 dni testów bez opłat i zobowiązań — z pełną funkcjonalnością modułu Delegacje PRO. To pozwala policzyć kilkanaście delegacji za darmo i zobaczyć, jak system działa na Twoich realnych danych. Po 30 dniach przechodzisz na płatny plan dopasowany do liczby pracowników.
Delegacje online współpracują z: