Jak oszczędzić do 5 godzin pracy HR miesięcznie?

Personalizowane wiadomości w tomHRM

System tomHRM wyposażony został w system znaczników (shortcode). Są to dodatkowe funkcje formatowania, które pozwalają dodawać do wiadomości różne zmienne. Po to, by maile pisało się łatwiej, szybciej lub była możliwa ich personalizacja.

W zależności od tego, z którego modułu tomHRM korzystasz, możesz mieć dostęp do różnych znaczników.

Przykładowo, w module szkoleń będziesz mieć znaczniki dotyczące miejsca szkolenia, daty, czasu trwania, trenerów, opiekuna szkolenia, a w module rekrutacji znaczniki określające nazwę projektu rekrutacyjnego, miejsca rekrutacji, czy konkretnego etapu rekrutacji.

Dlaczego znaczniki są super?

Bo dzięki ich stosowaniu, możesz oszczędzić mnóstwo czasu!

Przykład:

Organizujesz szkolenie BHP dla pracowników. Projektując szkolenie ustawiasz regułę wysłania automatycznego powiadomienia do wszystkich uczestników szkolenia w sytuacji, jeśli zmienią się godziny szkolenia bądź jego miejsce.

W szablonie maila wykorzystujesz 5 znaczników:

1. tytuł szkolenia,
2. nazwa miejsca,
3. imię pracownika
4. imię i nazwisko przełożonego
5. link do szkolenia

W efekcie twoja wiadomość w szablonie wygląda nieco dziwnie:

Dzień dobry {employee-name}:
Z przyczyn od nas niezależnych {event-ID-title} odbędzie się w nowym miejscu – {event-ID-placename}
Godzina rozpoczęcia szkolenia – {event-ID-date_from} i zakończenia {event-ID-date_to} szkolenia nie uległa zmianie.
Twój manager {employee-superior-name} {employee-superior-surname} już został powiadomiony.
Mapkę dojazdu znajdziesz w opisie szkolenia – {training-link}

Za to, kiedy dotrze do adresata wygląda tak:

Wszyscy pracownicy dostają powiadomienie w tym samym czasie, a ty – poza zmianą  w systemie miejsca szkolenia – nie musisz nic robić! Łatwe, prawda?

P.S A dlaczego oszczędzasz 5 godzin? Pomyśl – jeśli trzeba by było każdorazowo przygotowywać nowego maila (10-20 minut) i wybierać wśród wszystkich pracowników z książki adresowej maile do tych, którzy biorą udział w szkoleniu (10 minut) to przygotowanie jednej wiadomości zajmie ci 30 minut. Jednej! A przecież sytuacji w której trzeba pracowników o czymś powiadomić może w dużej firmie być nawet kilka dziennie!

Do tego istnieje ryzyko błędu (o kimś zapomnisz, ktoś kto nie idzie na szkolenie otrzyma maila) a także maile nie są personalizowane (jeśli każdy miałby zawierać imie pracownika i nazwisko jego przełożonego, to przygotowanie takich 20 maili zajęłoby pół dnia).  Sprytne te znaczniki, prawda?