Ważność uprawnień i certyfikatów – nowa funkcja w tomHRM

System HR, który pamięta za ciebie.

Nawet jeśli masz pamięć jak słoń, to pilnowanie tego, kiedy każdemu pracownikowi kończy się ważność uprawnień, licencji, certyfikatów czy badań, może przyprawić o ból głowy. A gdyby tak twój system do miękkiego HR pamiętał o tym za ciebie? I automatycznie powiadamiał o terminie ważności odpowiednio wcześnie? tomHRM to potrafi! Mało tego, jest to funkcjonalność podstawowa, wchodząca w skład każdego modułu tomHRM, dostępna dla każdego użytkownika systemu tomHRM bez dodatkowych opłat!

Automatyczne powiadomienia o terminie ważności – jak to działa?

W profilu pracownika stworzyliśmy zakładkę Certyfikaty. Pozwala ona na umieszczenie dowolnej ilości certyfikatów dla każdego pracownika.
Każdy certyfikat może mieć określony termin ważności.

Do każdego certyfikatu można stworzyć przypomnienie email, które może zostać wysłane do:

• Przełożonego pracownika,
• Osoby zarządzającej działem,
• Dowolnych, innych osób (lub adresów email)

Masz pełną dowolność decydowania o tym, o ile wcześniej chcesz otrzymać przypomnienie.

Jeśli twoja organizacja jest bardzo duża i obawiasz się o nadmierną ilość przypomnień email, to możesz też korzystać z raportu Ważność Certyfikatów. Daje on podgląd na wszystkie uprawnienia, których ważność się kończy i pozwala eksportować te dane do xls.

Do czego można wykorzystać funkcjonalność Certyfikaty w tomHRM?

Nazwaliśmy naszą nową funkcjonalność „Certyfikaty”. Pamiętaj jednak, że ta niewielka i bezpłatna funkcja, ma ogromne możliwości, bo możesz wykorzystać ją do wielu obszarów:

• Do monitorowania terminów ważności uprawnień koniecznych do wykonywania obowiązków służbowych (np. uprawnienia SEP)
• Do pilnowania terminów wygasania licencji i zezwoleń (np. licencja ADR na przewóz towarów niebezpiecznych dla kierowców),
• Do aktualizacji wiedzy produktowej lub technicznej pracowników, która musi być co jakiś czas odświeżana,
• Przy zatrudnianiu pracowników spoza Polski do monitorowania ważności zezwolenia na pracę
• Do kontrolowania ważności szkoleń BHP, pierwszej pomocy
• Do pilnowania terminów badań lekarskich,
• Do … na pewno znajdą się jeszcze inne zastosowania!

Zakładka certyfikaty to również element pozytywnego Employee Experience – pracownik ma dostęp do wszystkich potwierdzeń swoich umiejętności w jednym miejscu.

Automatyczne tworzenie certyfikatów w module Szkoleń

Masz moduł Szkoleń w tomHRM? Teraz tworząc szkolenie, możesz zaznaczyć opcję „Generuj certyfikat” i system automatycznie umieści w profilu każdego pracownika, który odbył szkolenie informację o certyfikacie, wraz z datą jego ważności.

Możesz również automatycznie wygenerować certyfikaty bezterminowe, by pracownik i jego przełożeni wiedzieli, jakie uprawnienia pracownik posiada.

Jeśli podoba ci się ta funkcjonalność, ale nie korzystasz jeszcze z systemu tomHRM – nie zwlekaj i napisz do nas natychmiast!