Aplikacja do zarządzania szkoleniami

Zarządzanie szkoleniami w tomHRM pozwala na:

• Planowanie szkoleń – tworzenie katalogu szkoleń z automatycznym przypisywaniem pracowników według działów, zespołów czy stanowisk.
• Zbieranie potrzeb rozwojowych – pracownicy zgłaszają potrzeby szkoleniowe, które przechodzą przez ścieżkę akceptacji (przełożony, HR).
• Kontrolę budżetów – różne metody rozliczania kosztów (per uczestnik, per dzień, stawka za całość).
• Automatyzację zapisów – samodzielne zapisy pracowników lub automatyczne przypisywanie do szkoleń obowiązkowych.
• Ułatwienie procesu szkoleniowego – automatyczne powiadomienia o zmianach, listy rezerwowe, przekazywanie materiałów szkoleniowych.
• Planowanie rozwoju pracowników – tworzenie ścieżek szkoleniowych dedykowanych stanowiskom czy konkretnym pracownikom.
• Ewidencję szkoleń – pełna historia szkoleń każdego pracownika, statusy uczestnictwa, certyfikaty.
• Ewaluację – ankiety przed i po szkoleniu, testy wiedzy.
• Raportowanie – wskaźniki wykorzystania budżetu, liczby dni szkoleniowych, zajętości sal.

Program automatyzuje kluczowe procesy, oszczędzając czas działu HR:

Procesy zapisów:

• Automatyczne przypisywanie pracowników do szkoleń obowiązkowych na podstawie działu, stanowiska czy daty zatrudnienia.
• Samodzielne zapisy przez katalog szkoleń bez angażowania HR.
• Automatyczne przenoszenie z listy rezerwowej przy zwolnieniu miejsca.

Komunikacja:

• Powiadomienia o zapisie, wypisie, zbliżającym się terminie.
• Przypomnienia o szkoleniach obowiązkowych.
• Informacje o zmianach (data, miejsce, trener).
• Zaproszenia do wypełnienia ankiet ewaluacyjnych.

Kontrola i zabezpieczenia:

• Sprawdzanie dostępności pracownika (kolizje z urlopami, innymi szkoleniami).
• Kontrola limitów miejsc i list rezerwowych.
• Monitorowanie wykorzystania budżetów.
• Pilnowanie terminów ważności certyfikatów i przypominanie o konieczności ich odnowienia.

Platforma do szkoleń tomHRM automatyzuje najbardziej czasochłonne procesy w zarządzaniu szkoleniami:

• Oszczędza czas – automatyczne powiadomienia e-mail informują o zapisach, przypominają o zbliżających się terminach, powiadamiają o zmianach.
• Eliminuje błędy – system pilnuje limitów miejsc, kontroluje dostępność i usprawnia zarządzanie uczestnikami szkoleń (sprawdza kolizje z urlopami, innymi szkoleniami), nie dopuszcza do przekroczenia budżetów.
• Ułatwia planowanie rozwoju i sukcesji – pozwala na tworzenie ścieżek szkoleniowych i monitoring kompetencji w dodatkowym, bezpłatnym module kompetencji pracowników.
• Usprawnia komunikację – każdy pracownik widzi swój plan rozwoju, przełożeni mają wgląd w szkolenia zespołu, HR kontroluje cały proces z poziomu jednego systemu.
• Pozwala śledzić efektywność procesów szkoleniowych – zarówno pod względem wykorzystania budżetów, uczestnictwa w szkoleniach jak i samej jakości szkoleń.
• Zapewnia zgodność – automatyczne przypomnienia o szkoleniach obowiązkowych (BHP, RODO), kontrola ważności certyfikatów, które mogą być umieszczane w profilach pracowników.
• Daje pełną kontrolę – raporty i wskaźniki pokazują rzeczywiste wykorzystanie budżetów i efektywność programu szkoleniowego.

Program do planowania szkoleń przeznaczony jest dla trzech głównych grup użytkowników:

Działy HR otrzymują:

• Centralne narzędzie do zarządzania całym procesem szkoleniowym.
• Automatyzację rutynowych zadań i redukcję pracy administracyjnej.
• Kontrolę nad budżetami i wskaźniki efektywności.

Menedżerowie zyskują:

• Możliwość zgłaszania potrzeb szkoleniowych dla zespołu.
• Wgląd w plan rozwoju podwładnych i ich ścieżki szkoleniowe.
• Narzędzie do akceptacji wniosków szkoleniowych.

Pracownicy mogą:

• Samodzielnie zapisywać się na szkolenia z katalogu.
• Zgłaszać potrzeby rozwojowe.
• Śledzić historię swoich szkoleń i certyfikatów w zakładce “Mój rozwój”.

Tak, moduł szkoleń wspiera wdrożenie, ale posiadamy osoby moduł do onboardingu pracowników współpracujący z systemem do szkoleń. Pozwala on zaprojektować cały proces wdrożenia wraz z zadaniami i bazą wiedzy. Mając zaś oba moduły (onboarding i szkolenia), można włączać w proces onboardingu również konkretne szkolenia.

tomHRM oferuje kompleksowe narzędzie do oceny jakości szkoleń dzięki możliwości przypisywania ankiet do szkoleń

Ankiety można przypisać do szkolenia jako:

• Ankietę przed szkoleniem (np. badanie oczekiwań) – może być obowiązkowa przy zapisie.
• Ankietę po szkoleniu – aktywowaną po uzyskaniu określonego statusu uczestnictwa.
• Ankietę ogólną – dostępną w profilu pracownika.

Testy wiedzy pozwalają zmierzyć przyrost kompetencji:

• Możliwość przypisania testów przed i po szkoleniu.
• Automatyczne wysyłanie zaproszeń do wypełnienia.
• Zbiorczy podgląd wyników dla opiekuna szkolenia.

System automatycznie:

• Wysyła przypomnienia o niewypełnionych ankietach.
• Zbiera wyniki w przejrzystych raportach.
• Pozwala na eksport danych do dalszej analizy.

Wszystkie wyniki są dostępne w czasie rzeczywistym, co pozwala na bieżącą optymalizację programu szkoleniowego.

Aby skorzystać z tej funkcji, niezbędne jest posiadanie modułu Ankiety i testy dla pracowników.

Tak, program do szkoleń pracowniczych tomHRM ma rozbudowany moduł zgłaszania potrzeb szkoleniowych, który usprawnia proces zbierania i przetwarzania wniosków rozwojowych z całej organizacji.

• Pracownicy mogą samodzielnie zgłaszać swoje potrzeby rozwojowe,
• Menedżerowie mogą wnioskować o szkolenia dla swoich zespołów,
• We wniosku określa się: nazwę szkolenia, obszar kompetencji, uzasadnienie.

Wniosek przechodzi ustaloną ścieżkę akceptacji (np. przełożony + HR). Po wyrażeniu zgody na szkolenie dział HR może natychmiast przystąpić do planowania szkolenia, a po jego odrzuceniu pracownik może otrzymać informację zwrotną na temat powodu odrzucenia wniosku. Katalog powodów odrzuceń skonfigurujesz samodzielnie.

Automatyzacja procesu:

• Powiadomienia e-mail na każdym etapie (zgłoszenie, akceptacja, odrzucenie),
• Historia wszystkich zgłoszeń w systemie,
• Status zgłoszenia widoczny dla pracownika w zakładce “Mój rozwój”.

Korzyści:

• Dla HR – przejrzysty obraz rzeczywistych potrzeb szkoleniowych w firmie
• Dla menedżerów – kontrola nad rozwojem zespołu i łatwa akceptacja wniosków
• Dla pracowników – proste zgłaszanie potrzeb i śledzenie statusu wniosku

Ta funkcjonalność pozwala na tworzenie programu szkoleniowego opartego na realnych potrzebach, a nie intuicji, co znacząco zwiększa efektywność inwestycji w rozwój pracowników.

Tak, każdy pracownik może mieć dostęp do katalogu szkoleń poprzez zakładkę “Szkolenia > Katalog szkoleń”. Katalog podzielony jest na trzy przejrzyste sekcje:

• “Dla mnie” – szkolenia dedykowane specjalnie dla pracownika na podstawie jego stanowiska, działu lub indywidualnego wskazania.
• “Dla zespołu” – widoczna dla menedżerów, pokazuje szkolenia dostępne dla ich podwładnych.
• “Wszystkie” – pełna lista szkoleń organizowanych w firmie.

W katalogu pracownik widzi kluczowe informacje: termin, miejsce, liczbę wolnych miejsc, prowadzącego. Może też sprawdzić szczegółowy program szkolenia przed zapisem. System automatycznie pokazuje tylko aktualne szkolenia z wolnymi miejscami.

Jak pracownicy mogą zapisać się na szkolenie?

Pracownicy, którzy korzystają z mają kilka ścieżek zapisu na szkolenie:

• samodzielny zapis,
• zgłoszenie potrzeby szkoleniowej,
• automatyczne przypisanie pracownika na podstawie założonych kryteriów, przy szkoleniach obowiązkowych,
• zapis przez przełożonego – menedżer może zapisać członków swojego zespołu.

System zarządzania szkoleniami tomHRM zabezpiecza przed błędami – nie pozwoli zapisać pracownika na szkolenie, gdy ma on w tym czasie urlop, inne szkolenie lub spotkanie rekrutacyjne.

Tak, oprogramowanie do szkoleń tomHRM oferuje zaawansowane zarządzanie budżetami szkoleniowymi:

Elastyczne metody rozliczania kosztów:

• Stawka za uczestnika – koszt naliczany od liczby uczestników,
• Stawka za dzień – koszt × liczba dni × liczba uczestników,
• Stawka za całość – stały koszt niezależnie od liczby uczestników,
• Stawka progresywna – koszt dzielony automatycznie na aktualną liczbę uczestników.

Kontrola wydatków:

• Przypisywanie budżetów do działów i centrów kosztów,
• Automatyczne powiadomienia o przekroczeniu budżetu,
• Blokada zapisów przy wyczerpaniu środków,
• Raporty wykorzystania budżetu w czasie rzeczywistym.

Wskaźniki i analizy:

• Wykorzystanie budżetu per dział i okres,
• Porównanie planowanych i rzeczywistych wydatków.

tomHRM centralizuje i usprawnia zarządzanie rozwojem całej organizacji:

Planowanie strategiczne:

• Zbieranie i analiza potrzeb szkoleniowych z całej firmy.
• Tworzenie rocznych planów rozwoju dla działów i stanowisk.
• Ścieżki szkoleniowe dla konkretnych ról.
• Zarządzanie budżetami szkoleniowymi.

Monitoring i kontrola:

• Śledzenie realizacji planów szkoleniowych.
• Wskaźniki liczby dni szkoleniowych per pracownik.
• Kontrola szkoleń obowiązkowych i certyfikatów.
• Historia rozwoju każdego pracownika w jednym miejscu.

Optymalizacja procesów:

• Identyfikacja najpopularniejszych i najefektywniejszych szkoleń.
• Analiza wykorzystania budżetów.
• Ewaluacja skuteczności poprzez ankiety i testy.
• Dane do podejmowania decyzji o przyszłych inwestycjach w rozwój.

Tak, system automatycznie tworzy terminarze szkoleń na wielu poziomach:

• Pracownik może znaleźć wszystkie zaplanowane dla siebie szkolenia w kalendarzu osobistym.
• HR ma widok kalendarza wszystkich szkoleń w organizacji.
• Przełożony ma podgląd szkoleń dla swojego zespołu wraz z podsumowaniem szkoleń i godzin szkoleniowych dla każdego z pracowników.

System automatycznie pilnuje, aby nie było kolizji terminów – nie pozwoli zapisać pracownika na szkolenie, gdy ma on zaplanowany urlop lub inne wydarzenie.

Nie, tomHRM nie oferuje gotowych kursów ani materiałów szkoleniowych. Jest to system do zarządzania procesem szkoleniowym w Twojej organizacji.

Dzięki tomHRM efektywnie zaplanujesz, zorganizujesz i rozliczysz szkolenia realizowane przez Twoich trenerów wewnętrznych lub zewnętrzne firmy szkoleniowe.

System pozwala na ewidencję wszystkich szkoleń w jednym miejscu, kontrolę budżetów oraz automatyzację procesów zapisów i powiadomień.

Aplikacja do szkoleń tomHRM nie jest platformą e-learningową do tworzenia i prowadzenia szkoleń online. System umożliwia natomiast kompleksowe zarządzanie organizacją szkoleń – niezależnie czy są to szkolenia stacjonarne, online czy hybrydowe.

W systemie utworzysz kartę szkolenia z programem, określisz grupę odbiorców, zarządzisz zapisami uczestników oraz wyślesz automatyczne powiadomienia z linkami do platform zewnętrznych, na których odbywa się szkolenie online.