Grafiki czasu pracy

Na bazie zestawu parametrów system samodzielnie generuje grafiki dla wybranej grupy pracowników, wyświetla powiadomienia o ewentualnych niezgodnościach (np. przekroczenia norm pracy), a po zatwierdzeniu grafików przez administratora i automatycznie publikuje grafik i przesyłą powiadomienia do pracowników o nowym planie pracy.

Grafik generowany jest na podstawie zestawu parametrów:

• Reguł grafików związanych z trybem pracy (normy godzinowe, przerwy między zmianami),
• Ustalonych dni pracy pracowników (z pominięciem dni wolnych),
• Wskazanego zakresu dat.

Może wykorzystywać przygotowane szablony grafików.

Po automatycznym wypełnieniu, system:

• Sprawdza zgodność z regułami grafików (normy godzinowe, przerwy między zmianami),
• Wyświetla alerty w przypadku przekroczenia norm,
• Pilnuje zgodności z przepisami prawa pracy.

Funkcja znacznie przyspiesza tworzenie grafików, szczególnie przy powtarzalnych schematach pracy.

Tak, grafik pracy zostaje automatycznie utworzony na bazie zadanych kryteriów.

Przy automatycznym tworzeniu grafików system bierze pod uwagę:

• Szablony zmian (czyli wcześniej zdefiniowane schematy godzin pracy),
• Zakres dat (daty funkcjonowania grafiku, możliwość pomijania weekendów lub świąt),
• Reguły i normy czasu pracy (w tym maksymalna liczba godzin na zmianę / tydzień / godzin ponadwymiarowych / przerw między zmianami),
• Dodatkowe warunki sprawdzane automatycznie (np. zachowanie odpoczynku dobowego, przeciętnie 5-dniowy tydzień czasu pracy i inne zasady ograniczane Kodeksem Pracy),
• Przypisanie pracowników (grafik może uwzględniać tylko wybranych pracowników wg. zadanych kryteriów).

System automatycznie generuje grafik na podstawie tych kryteriów i następnie weryfikuje zgodność z wszystkimi normami, wyświetlając alerty w przypadku naruszeń.

Przygotowywanie grafików, dzięki automatyzacji, jest intuicyjne i szybkie.

• Wybierasz dla kogo tworzony jest grafik i na jaki okres.
• Dobierasz reguły wg. których system ma zaplanować zmiany oraz ustalasz kalendarz dni wolnych dla danej grupy pracowników.
• System stworzy automatycznie grafiki i sprawdzi je na zgodność z normami prawa pracy.
• Stworzony projekt grafiku możesz opublikować i przesłać pracownikom powiadomienia.

Tak, program do układania grafiku działa w oparciu o przepisy prawa pracy i uwzględnia odpoczynek dobowy i tygodniowy, wolne niedziele, rozpoczęcie pracy po raz drugi w dobie pracowniczej, długość okresu rozliczeniowego i inne przepisy niezbędne do poprawnego tworzenia grafików pracy w zgodzie z Kodeksem Pracy.

System jest też na bieżąco aktualizowany w przypadku ewentualnych zmian prawnych.

Tak. Całą historię własnych grafików pracownik ma dostępną w profilu. Manager ma podgląd swojego zespołu, a administrator modułu ma dostęp do raportu i możliwość eksportu danych do pliku XLS.

Tak. Nasz program do grafików może być wykorzystywany przez firmy działające w oparciu o różne okresy rozliczeniowe o różnej długości, które rozpoczynają się w różnych momentach w roku.

Tak. Utworzone grafiki czasu pracy można łatwo kopiować, co daje:

• Dużą oszczędność czasu – zamiast tworzyć grafik od zera, wystarczy skopiować sprawdzony plan zmian z poprzedniego okresu.
• Eliminację błędów – kopiowanie sprawdzonych grafików minimalizuje ryzyko pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.
• Zachowanie sprawdzonych schematów – jeśli dany układ zmian dobrze funkcjonował, można go łatwo powielić.
• Szybką adaptację do zmian – skopiowany grafik można błyskawicznie dostosować do bieżących potrzeb, zmieniając tylko wybrane elementy.
• Ułatwienie planowania sezonowego – możliwość wykorzystania grafików z analogicznych okresów w poprzednich latach.

Funkcja kopiowania w połączeniu z szablonami i automatycznym wypełnianiem czyni proces tworzenia grafików wyjątkowo efektywnym i pozwala skupić się na zarządzaniu wyjątkami, a nie rutynowym planowaniu.

Tak. Moduł umożliwia ustalanie grafiku wg. zadanych kryteriów pilnując systemu czasu pracy oraz norm czasu pracy wg polskiego Kodeksu Pracy, w tym między innymi maksymalnej liczba godzin na zmianę / tydzień / godzin ponadwymiarowych / przerw między zmianami / zachowania odpoczynku dobowego itd.

Tak, pracownicy otrzymują powiadomienia o nowych grafikach oraz zmianach w nich wprowadzonych.

Powiadomienia przy publikacji grafików online:

• Automatyczne wysyłanie emaili do wszystkich pracowników po opublikowaniu planu zmian,
• Opcja wysyłania powiadomień tylko do pracowników, u których nastąpiły zmiany;

Korzyści automatycznych powiadomień:

• Natychmiastowa informacja – pracownicy dowiadują się o grafiku od razu po jego publikacji, bez konieczności ciągłego sprawdzania systemu,
• Jasność planu pracy – każda modyfikacja grafiku może być automatycznie przekazana zainteresowanym osobom,
• Oszczędność czasu menadżerów – eliminacja konieczności informowania każdego pracownika o zmianach,
• Przejrzystość komunikacji – wszyscy pracownicy otrzymują te same informacje w tym samym czasie, co zapobiega nieporozumieniom,
• Lepsza organizacja pracy – pracownicy mogą wcześniej zaplanować swoje obowiązki prywatne znając swój grafik zmian z wyprzedzeniem,
• Mniejsza ryzyko niedoboru personelu – szybka informacja o zmianach minimalizuje ryzyko, niestawienia się do pracy z powodu braku wiedzy o najbliższej zmianie.

Program tomHRM jest dostosowany do pracy we wszystkich systemach czasu pracy, w tym w systemie równoważnym oraz systemach zmianowych.

Grafik jest dostępny online po zalogowaniu się do systemu. Pracownik otrzymuje powiadomienie mailowe o opublikowaniu nowego planu zmian. Administrator systemu może go również wydrukować do formatu PDF i dać do wglądu pracownikom.

System pozwala na tworzenie grafików dla podwładnych, działów, oddziałów.

Tak, system umożliwia stworzenie stałych schematów godzin pracy. Mogą one obejmować pojedyncze dni lub całe tygodnie. Szablony znacznie przyspieszają tworzenie grafików.

Tak, po uzupełnieniu grafiku system automatycznie sprawdza, czy nie zostały przekroczone normy godzinowe. W przypadku błędów pojawią się alerty. System może sprawdzać m.in.:

• Maksymalną liczbę godzin na zmianę, dobę i tydzień;
• Minimalne przerwy między zmianami;
• Czy co czwarta niedziela jest wolna;
• Odpoczynek dobowy i tygodniowy;
• Przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy.

Tak, przy planowaniu grafików możesz określić ramy czasowe nawet na kilka miesięcy do przodu.

System umożliwia ręczne zarządzanie zastępstwami poprzez:

• Dodawanie pracowników z innych oddziałów do grafiku.
• Oznaczanie zmian jako “zastępstwo” lub “delegacja”.

Tak, administratorzy modułu oraz osoby zarządzające lokalami (i ich zastępcy) mają prawo do edytowania grafików zgodnie z przypisanymi uprawnieniami. Ponadto:

• System śledzi historię zmian i pozwala przeglądać wszystkie wersje grafiku zapisane w czasie.
• Powiadomienia o zmianach – podczas ponownej publikacji grafiku po zmianach, system może wysłać powiadomienia tylko do pracowników, u których nastąpiły zmiany.
• Grafik pozostaje edytowalny do momentu zamknięcia – dopiero po zakończeniu okresu obowiązywania grafiku można go zamknąć, wtedy trafi do zakładki Archiwum, gdzie nadal można go przeglądać wraz z historią zmian, ale już nie edytować.

Tak, w regułach grafików można ustawić “Minimalną liczbę godzin przerwy pomiędzy zmianami”. System może również sprawdzać, czy zachowano odpoczynek dobowy i tygodniowy.

Z systemem tomHRM można zintegrować się na kilka sposobów:

• Uruchomić dostępne integracje np. z systemem kadrowym Enova365, Optima. Realizowaliśmy indywidualne integracje z takimi systemami jak: IFS, SAP, TetaHR.
• Zintegrować się z dowolnym innym systemem kadrowym za pomocą API tomHRM.
• Uruchomić automatyczne przesyłanie raportu w formacie XLS/CSV na wskazane adresy email.

Moduł grafików online współdziała z modułem Ewidencja Czasu Pracy będąc jego rozszerzeniem. Aby móc korzystać z funkcji harmonogramów konieczne jest posiadanie modułu Ewidencja Czasu Pracy.