Aplikacja urlopowa

Pracownik składa z telefonu wniosek o wybrany typ urlopu lub nieobecności, podaje datę, opcjonalnie może wybrać zastępcę, dołączyć dokumenty lub dodatkowe informacje.

Wniosek jest przekazywany automatycznie do akceptacji zgodnie ze skonfigurowaną ścieżką akceptacji. Wniosek jest archiwizowany i może być przekazywany do systemów kadrowych.

Na każdym etapie procesu aplikacja wysyła powiadomienia o zmianie statusu.

Aplikacja pilnuje limitów dni urlopowych oraz pozwala na skonfigurowanie dowolnych typów urlopów lub nieobecności.

Aplikacja umożliwia zdefiniowanie dowolnych typów urlopów lub nieobecności oraz przypisanie odrębnej ścieżki akceptacji dla każdego z nich.

Przykładowe typy urlopów:

• urlop wypoczynkowy
• urlop na żądanie
• urlop okolicznościowy
• urlop bezpłatny
• urlop macierzyński
• urlop ojcowski
• urlop rodzicielski
• urlop wychowawczy
• opieka nad dzieckiem
• urlop opiekuńczy
• dni wolne na poszukiwanie pracy
• urlop szkoleniowy

W aplikacji zdefiniujesz również:

• pracę zdalną,
• chorobowe,
• konferencje, szkolenia,
• delegacje,
• odbiór dni wolnych za nadgodziny,
• inne.

Pracownik loguje się do aplikacji, wybiera typ nieobecności, o jaki chce wnioskować, i wypełnia formularz online. Wniosek jest automatycznie przekazywany do akceptacji, a osoba akceptująca otrzymuje powiadomienie o czekającym wniosku. Po uzyskaniu akceptacji (lub odrzuceniu wniosku) pracownik otrzymuje powiadomienie o zmianie statusu.

Tak, aplikacja jest zgodna z przepisami prawa pracy.

Zgodnie z Kodeksem pracy wnioski o urlop mogą być składane elektronicznie. Szczegóły i podstawy prawne opisujemy na stronie elektroniczne wnioski urlopowe.

Tak, pracownik może zapisać wniosek jako plan. Przełożony ma podgląd planów urlopowych każdego pracownika.

Tak, można wygenerować raport zaległych urlopów pracowników. Manager w każdym momencie może sprawdzić, ile urlopu pozostało jego podwładnym do wykorzystania w roku bieżącym, wliczając w to urlop zaległy z poprzednich lat.

Tak, każdy wniosek urlopowy można pobrać w formacie .pdf.

Będzie on zawierał informacje takie jak:

• typ wniosku,
• status,
• kto złożył wniosek,
• jakiej formy zatrudnienia dotyczy,
• okres i liczba dni urlopu,
• zastępstwo,
• informacje dodatkowe,
• kto i kiedy rozpatrywał wniosek.

Nasza aplikacja do planowania urlopów oferuje:

• automatyczne generowanie raportów urlopowych i wysyłanie ich na wskazany adres email,
• raport limitów dni urlopowych,
• zestawienie wniosków o nieobecność,
• zestawienie delegacji,
• eksport urlopów do XLS/CSV.

Tak, umożliwia składanie wniosków o delegacje oraz rozliczanie zaliczek.

Jeśli potrzebujesz programu do rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych, wybierz moduł Delegacje PRO.

Tak, możesz stworzyć dowolną liczbę wniosków o urlop lub nieobecność, dedykowanych różnym grupom pracowników w zależności od formy zatrudnienia, działu, oddziału czy płci.

Każdy typ wniosku ma ścieżkę akceptacji, która może być jedno- lub wielostopniowa. Możesz stworzyć tyle różnych ścieżek, ile potrzebujesz.

Tak, aplikacja pozwala na samodzielne skonfigurowanie wielu parametrów dla każdego urlopu lub nieobecności:

• własna nazwa urlopu, kod, kolor w kalendarzu,
• jednostka urlopu (dni / godziny),
• maksymalna liczba dni do pobrania w jednym wniosku,
• sterowanie widocznością powodu nieobecności w kalendarzu urlopów,
• ustalanie, czy i kto może składać wnioski z datą wsteczną,
• czy trzeba wskazywać zastępcę,
• i wiele innych.

Tak, do aplikacji mają dostęp pracownicy niezależnie od lokalizacji – wystarczy dostęp do internetu. Pracujący stacjonarnie, hybrydowo czy w pełni zdalnie.

Każdy oddział może też mieć dostęp do własnego zestawu wniosków urlopowych, z własną polityką urlopową i ścieżkami akceptacji.

• Aplikacja spełnia normy RODO i przestrzega zasad Data Privacy Framework.
• Umożliwia dostosowanie konfiguracji bezpieczeństwa do polityki firmy (SSO, uwierzytelnianie 2FA, pakiet Enterprise Security).
• Dane są przechowywane w centrach danych na terenie Unii Europejskiej.
• Ochrona antywirusowa skanuje pliki przy dodawaniu i pobieraniu.

Tak, aplikacja pozwala wyznaczonym osobom na złożenie wniosku za pracownika. Obsługuje również system zastępstw, umożliwiający procesowanie wniosków w zastępstwie nieobecnego pracownika.

Aktualnie integrujemy się z Comarch Optima, Enova365, Sage, SAP, Unit4Teta i Simple.

Udostępniamy też API, co umożliwia wymianę danych między tomHRM a innymi systemami. Jeśli potrzebujesz innych integracji, napisz do nas.

W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub kontroli legalności zatrudnienia Straży Granicznej aplikacja pozwala na wygenerowanie raportów urlopów. Archiwizuje też wszystkie wnioski z pełną historią zmian, co zapewnia transparentność i dostępność dokumentów podczas kontroli.

Import pracowników do systemu oraz limitów dni urlopowych wykonasz za pomocą wygodnego arkusza Excel w ciągu jednego dnia. Dostęp do aplikacji możesz nadać pracownikom w dowolnym momencie – system automatycznie wyśle im wiadomość powitalną.

Nasz zespół Customer Success pomoże Ci skonfigurować aplikację i dostarczy materiały wspierające wdrożenie pracowników.

Aplikacji można używać na urządzeniach mobilnych z dostępem do internetu, za pomocą przeglądarki internetowej.

Tak, masz 30 dni na bezpłatne testy – załóż konto testowe. Możesz również umówić się na bezpłatne konsultacje.