Elektroniczne wnioski urlopowe – 5 plusów z perspektywy pracownika

Wprowadzenie elektronicznego systemu zgłaszania urlopów to dla zwykłego, szeregowego pracownika sporo korzyści.
Automatyzacja procesów HR to nie tylko korzyść dla pracowników Działów Zasobów Ludzkich. Takie narzędzia wpływają też na pozostałych pracowników poprawiając tzw. Employee Experience.

1. Łatwość złożenia wniosku urlopowego

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych to przede wszystkim wygoda dla pracownika. Wystarczy wejść na własny profil, za pomocą kilku kliknięć wypełnić wniosek i wysłać go do przełożonego. Można to zrobić o każdej porze, mając jedynie dostęp do panelu pracownika. Pracownik nie musi zastanawiać się nad tym czy przełożony jest w pracy lub czy będzie mieć czas się z nim spotkać.

Idealne rozwiązanie w każdej firmie i wprost nieodzowne, kiedy firma zatrudnia pracowników zdalnie.

2. Brak konieczności drukowania wniosku urlopowego

Choć wydaje się to banalne, to dla wielu pracowników konieczność wydrukowania wniosku może rodzić problem. Wielu pracowników pracujących poza biurowymi stanowiskami (np. pracownicy produkcji, przedstawiciele handlowi, pracownicy terenowi) nie ma dostępu do drukarek. Takie osoby, chcąc wypełnić wniosek urlopowy muszą iść do kadr i prosić o wydanie wniosku, by móc go wypełnić i złożyć u kierownika.

Elektroniczne wnioski urlopowe niwelują ten problem. Pracownikowi wystarczy komputer do wysłania wniosku, a jeśli na jego stanowisku taki sprzęt nie jest przewidziany, może mieć dostęp do aplikacji z wnioskami urlopowymi z innych komputerów (np. komputera dla pracowników w kantynie czy infokiosków na hali produkcyjnej).

3. Jasność procesu akceptacji wniosku urlopowego

Przy tradycyjnej metodzie składania wniosku pracownik nie zawsze wie, czy szef jego wniosek urlopowy zaakceptował i czy faktycznie może liczyć na to, że urlop otrzyma (a co za tym idzie, czy może planować wakacje).

Są firmy, w których złożenie wniosku to formalność, bo najpierw ustala się z szefem urlop mailowo i dopiero kiedy pracownik uzyska ustne potwierdzenie, składa wniosek. Są i takie, gdzie pracownik składa wniosek i czeka na decyzję szefa. W tych drugich sytuacjach zdarza się, że szef zapomni o wniosku, gdzieś go położy między dokumenty, zgubi. A pracownik czeka, nie wiedząc co się dzieje.

W elektronicznych systemach zarządzania urlopami, taka sytuacja nie ma miejsca. W każdym momencie pracownik może sprawdzić, czy jego wniosek jest zaakceptowany, a przełożony na pewno wniosku nie zgubi.

4. Dostęp do wiedzy o ilości własnego urlopie w każdym momencie

Jakie pytanie najczęściej otrzymuje dział HR od pracowników? Ile urlopu mi jeszcze zostało?

Pracownicy, mimo tego, że mogą prowadzić ewidencję swoich urlopów z łatwością, zazwyczaj i tak dopytują się w kadrach o ilość dostępnego urlopu kiedy planują wzięcie wolnego. Potrzebują potwierdzenia, że prawidłowo obliczyli sobie urlop.

Dostęp do elektronicznych planów urlopów i możliwość sprawdzenia ile dni w danym roku już się wykorzystało, a na ile jeszcze można sobie pozwolić, ułatwia życie pracownikowi dając mu swobodę w dostępie do informacji. Pracownik nie musi czekać na odpowiedź HR i może od razu podejmować decyzję o urlopie.

5. Pełna dyskrecja

Och jak mi przykro, że umarł Ci ojciec! Słyszałem, że urodziło ci się dziecka! To kiedy pępkowe?
Nie każdy z pracowników ma ochotę na to, by dzielić się ze współpracownikami informacjami ze swojego prywatnego życia. A tradycyjne wnioski urlopowe niestety są źródłem przecieków. Wystarczy, że pracownik wyśle wypełniony wniosek o urlop okolicznościowych do druku, a któryś z kolegów będzie akurat stał przy drukarce i odbierze wydruk.

Elektroniczny system wniosków urlopowych to pełna dyskrecja – niezależnie od rodzaju urlopu, jaki bierze pracownik.

fot.:Zaprojektowane przez Freepik