Elektroniczne wnioski urlopowe
Prosto i szybko zarządzaj urlopami i pracą zdalną w firmie
Od małych firm po korporacje – wybór pada na nas Wspieramy ponad 100 000 pracowników i 650+ firm
Elektroniczne wnioski urlopowe
To wygodny i szybki system zarządzania nieobecnościami pracowników, który umożliwia składanie, łatwe śledzenie i zarządzanie wnioskami urlopowymi online.
Obieg wniosków online
Automatyzuje proces zarządzania urlopami, od rozliczania limitów po generowanie raportów.
*Obliczone z wykorzystaniem kalkulatora ROI
Jak działa program do urlopów?
Składanie wniosku urlopowego online i akceptacja
Pracownik w prosty sposób składy wniosek urlopowy w aplikacji lub na Slacku. Przełożony akceptuje w aplikacji lub z poziomu wiadomości email.
tomHRM obsługuje 40 różnych rodzajów wniosków urlopowych
gdzie każdy z nich można:
- Udostępniać różnym grupom pracowników
- Elastycznie dopasować do wewnętrznej polityki nieobecności
Rodzaje urlopów
- Urlop, m.in. wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, bezpłatny, macierzyński, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy, opieka nad dzieckiem, opiekuńczy, dni wolne na poszukiwanie pracy, szkoleniowy.
- Delegacja,
- Czas wolnego za nadgodziny,
- Inne typy nieobecności,
- Praca zdalna (remote work)
Zarządzaj nieobecnościami całego zespołu
- Akceptujesz wnioski jednym kliknięciem – masz podgląd dostępności pozostałego zespołu
- Widzisz plan urlopów na cały rok – pracownicy zgłaszają swoje terminy, Ty kontrolujesz całość
- Przypisujesz zastępstwa szybko i przejrzyście – wybierasz osobę zastępującą, a wszyscy widzą, do kogo się zwrócić
- Otrzymujesz tylko istotne powiadomienia – system wie, co wymaga Twojej uwagi
Oszczędzasz do 60% czasu na zarządzaniu nieobecnościami.
Ten czas możesz przeznaczyć na rozwój zespołu.
Elektroniczne wnioski urlopowe,
które dbają o zgodność z prawem i oszczędzają Twój czas
Stwórz dowolną liczbę polityk urlopowych dopasowanych do różnych form zatrudnienia w Twojej firmie. Zaprojektuj ścieżki akceptacji, które odpowiadają Twojej strukturze organizacyjnej – od prostych po wielopoziomowe.
Co zyskujesz
- Oszczędzasz do 80% czasu na administracji dzięki automatyzacji procesów
- Masz pewność zgodności z przepisami – spełnia wymogi Kodeksu Pracy, pomaga w kontroli PIP i zabezpiecza dane zgodnie z RODO
- Widzisz wszystko w jednym miejscu – firmowy kalendarz pokazuje nieobecności, pracę zdalną i plany urlopowe całego zespołu
- Aktualizujesz limity dni – masowo lub dla wybranego pracownika
- Automatycznie otrzymujesz raporty na maila – wybierz, jakie zestawienia i kiedy chcesz otrzymywać
Masz natychmiastowy dostęp do pełnej dokumentacji nieobecności każdego pracownika, możesz błyskawicznie wygenerować zestawienia czy raport do analizy.
Zintegruj program urlopowy z innymi systemami
Synchronizuj dane pracowników z Symfonią, Enovą365, IFS czy SAP – tomHRM automatycznie pobierze aktualne informacje. Podłącz bazę z Azure lub Google, a zmiany pojawią się w czasie rzeczywistym.
Pracuj tak, jak lubisz:
- Składaj wnioski przez Slacka – wystarczy komenda, by zgłosić urlop bez logowania do systemu
- Sprawdzaj dostępność zespołu w jednym miejscu, niezależnie gdzie pracujesz
- Aktualizuj limity automatycznie – koniec z ręcznym przeliczaniem dni
- Wykorzystaj API tomHRM – wymieniaj dane w obie strony z dowolnym systemem
Raz skonfigurujesz, potem działa samo – Twój dział HR skupia się na ważniejszych zadaniach.
Testuj bezpłatnie przez 30 dni
Kluczowe funkcje
| Dowolne rodzaje urlopów i nieobecności | ✔ |
| Obsługa urlopu na żądanie | ✔ |
| Obsługa wniosków o pracę zdalną | ✔ |
| Obsługa i rozliczenie wniosków delegacyjnych | ✔ |
| Obsługa wszystkich form zatrudnienia (w tym B2B) | ✔ |
| Obsługa urlopu godzinowego i połówek dni | ✔ |
| Obsługa odbioru dni wolnych za nadgodziny | ✔ |
| Firmowy kalendarz nieobecności | ✔ |
| Planowanie urlopów | ✔ |
| Dowolne ścieżki akceptacji | ✔ |
| Pulpit dla menadżera | ✔ |
| Zgłaszanie urlopu za pracownika | ✔ |
| Obsługa zastępstw | ✔ |
| Polityka urlopów do wglądu pracowników | ✔ |
| Obsługa załączników | ✔ |
| Powiadomienia email i komentarze | ✔ |
| Zgłaszanie zwolnień chorobowych | ✔ |
| Obsługa świąt z 170 krajów. Automatyczna aktualizacja + własne dni wolne | ✔ |
| Aktualizacja limitów | ✔ |
| Raporty wniosków i limitów | ✔ |
| Raporty KPI absencji | ✔ |
| Automatyczne raporty na email | ✔ |
| Wersja mobilna | ✔ |
Program do zarządzania urlopami tomHRM obejmuje:
Najpopularniejsze pytania o e-urlopy
Jak działają elektroniczne wnioski urlopowe?
Elektroniczne wnioski urlopowe to cyfrowy system umożliwiający pracownikom składanie, a przełożonym zatwierdzanie wniosków o urlop bez konieczności używania papierowych dokumentów.
Działanie jest proste:
- Złożenie wniosku: Pracownik loguje się do aplikacji, wypełnia wniosek online, wybierając rodzaj urlopu (np. wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński) i daty, opcjonalnie wskazuje zastępcę.
- Automatyczne przekazanie: Wniosek trafia wg ustalonej ścieżki akceptacji automatycznie do przełożonego w celu zatwierdzenia lub odrzucenia.
- Zarządzanie i śledzenie: System aktualizuje ewidencję urlopów, pozwala na łatwe śledzenie dostępnego wymiaru urlopu przez pracownika, przełożonego i dział HR, a także generuje automatycznie raporty i wysyła na email.
- Powiadomienia: Użytkownicy otrzymują powiadomienia o statusie wniosku.
- Synchronizacja z kalendarzem – nieobecność pojawia się automatycznie w firmowym kalendarzu nieobecności
Jak złożyć wniosek urlopowy online w tomHRM?
Wniosek urlopowy może być składany przez pracownika z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu, co zwiększa wygodę i szybkość.
tomHRM daje możliwość łatwego śledzenia i zarządzania wnioskami dla działów HR i menadżerów, planowania urlopów, rozliczania i automatycznego raportowania.
Czy elektroniczne wnioski urlopowe tomHRM są zgodne z polskim prawem?
Elektroniczne wnioski urlopowe są w pełni zgodne z polskim prawem:
- Kodeks pracy (Dz.U. 2023 poz. 1465) – brak przepisów wymuszających papierową formę wniosków urlopowych.
- Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000)
- Kodeks cywilny (Art. 78¹ § 1) – dokument elektroniczny równoważny z formą pisemną
Kluczowe elementy zgodności systemu z polskim prawem:
- Plan urlopów – pozwala na tworzenie planu urlopów.
- Archiwizacja danych – spełnia wymogi przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pozwala na pobieranie pojedynczych wniosków w formacie PDF oraz raportów i zestawień do formatu XLS/CSV.
- Historia zmian i identyfikacja użytkownika – pełna ścieżka audytu każdego wniosku (data, godzina operacji, autor modyfikacji)
- Dostępność dla kontroli PIP – natychmiastowy dostęp do danych o czasie pracy podczas inspekcji
- Ochrona danych osobowych – spełnienie wymogów RODO (czytaj tutaj)
- Bezpieczeństwo – spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa, posiada szereg adekwatnych zabezpieczeń wymaganych przez prawo (czytaj tutaj)
Reasumując, elektroniczne wnioski urlopowe w tomHRM są zgodne z prawem, oraz przynoszą wymierne korzyści biznesowe i poprawiają employee experience.
Czy można przygotować plan urlopów w tomHRM?
tomHRM posiada funkcjonalność planowania urlopów i spełnia wymóg art. 163 Kodeksu Pracy.
Plan urlopów zazwyczaj obejmuje cały rok kalendarzowy, ale może być również sporządzony na krótsze okresy, np. półroczne lub kwartalne.
Zgodnie z Kodeksem Pracy w Polsce, Pracodawca ma obowiązek sporządzić plan urlopu, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy
Jakie rodzaje urlopów można rozliczać programem tomHRM?
System pozwala zdefiniować dowolne rodzaje urlopów lub nieobecności, przypisać odrębną ścieżkę akceptacji dla każdego z nich oraz skonfigurować zasadę działania.
Program tomHRM obsługuje m.in.:
- urlop wypoczynkowy,
- urlop na żądanie,
- urlop okolicznościowy,
- urlop bezpłatny,
- urlop macierzyński,
- urlop ojcowski,
- urlop rodzicielski,
- urlop wychowawczy,
- opieka nad dzieckiem,
- urlop opiekuńczy,
- dni wolne na poszukiwanie pracy,
- urlop szkoleniowy.
Czy e-urlopy w tomHRM obsługuję "urlopy" dla umów B2B?
Tak, e-urlopy w tomHRM obsługują wnioski urlopowe w ramach kontraktów B2B jak i pozwalają na bardziej zaawansowane przypadki jak limity dni z równoległych umów różnego typu.
Czy można automatycznie wysłać wnioski o urlop lub raporty do kadr?
tomHRM pozwala zautomatyzować pracę na kilka sposobów:
- Uruchomić automatyczne wysyłanie raportów na wskazane adresy email.
- Uruchomić automatyczne wysyłanie na adresy email każdego zaakceptowanego wniosku.
- Zintegrować się z dowolnym systemem kadrowym korzystając z API tomHRM przez co przekazywanie danych będzie odbywać się w sposób ciągły.
- Uruchomić dostępne integracje np. z Enova365, IFS, Optima.
Czy pracownik ma wgląd ile dni urlopowych mu przysługuje?
Tak, program do wyliczania urlopu pokazuje na bieżąco pracownikowi, ile ma jeszcze dostępnych dni urlopu wypoczynkowego oraz dla innych typów.
Czy tomHRM pozwala wygenerować raport zaległych urlopów?
Tak, jednym z dostępnych raportów jest raport limitów dni urlopowych, który pozwala na wygenerowanie raportu ze szczegółami dotyczącymi limitów dni urlopowych dostępnych dla danego pracownika.
Czy wnioski urlopowe można pobrać do pliku PDF?
Tak, każdy wniosek urlopowy lub inną nieobecność można pobrać do pliku w formacie PDF.
Będzie on zawierał informacje takie jak:
- typ wniosku
- status
- kto złożył wniosek,
- jakiej formy zatrudnienia dotyczy,
- okres i liczba dni urlopu,
- zastępstwo,
- informacje dodatkowe,
- kto i kiedy rozpatrywał wniosek.
Jakie raporty urlopów są dostępne tomHRM?
tomHRM posiada:
- Raport limitów urlopowych
- Raportów wniosków o nieobecność
- Raport delegacji i rozliczeń
Wszystkie raporty można:
- eksportować do formatu XLS/CSV
- Ustawić automatyczne generowanie i wysyłanie na adresy email.
Elektroniczne wnioski urlopowe a kontrola PIP
Elektroniczne wnioski urlopowe w tomHRM spełniają wymogi wynikające z PIP i przepisów Prawa Pracy.
Są to:
- Natychmiastowy dostęp do dokumentacji – pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego udostępnienia inspektorowi PIP wszelkiej dokumentacji związanej z czasem pracy i urlopami pracowników. System elektroniczny musi umożliwiać szybkie wygenerowanie i przedstawienie żądanych danych.
- Kompletność ewidencji czasu pracy – zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy, pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy, która obejmuje również informacje o wykorzystanych urlopach. Dokumentacja elektroniczna musi zawierać wszystkie wymagane prawem elementy.
- Czytelność i autentyczność dokumentów – przedstawione podczas kontroli dokumenty elektroniczne muszą być czytelne i zawierać mechanizmy potwierdzające ich autentyczność (np. identyfikację osoby zatwierdzającej, datę i godzinę operacji).
- Archiwizacja zgodna z przepisami – dokumentacja urlopowa musi być przechowywana przez okres wymagany przepisami o dokumentacji pracowniczej (obecnie 10 lat dla akt osobowych zawierających dokumentację urlopową).
- Ścieżka audytu – system musi rejestrować historię wszystkich zmian i operacji na wnioskach urlopowych, umożliwiając inspektorowi PIP weryfikację prawidłowości udzielania urlopów.
- Możliwość eksportu danych – inspektor PIP może zażądać przedstawienia danych w określonej formie (np. wydruk, plik PDF), dlatego e-urlopy w tomHRM umożliwiają generowanie raportów i zestawień w formacie CSV/XLS lub pobieranie pojedynczych wniosków w formacie PDF.
Czy mogę korzystać tylko z modułu wnioski urlopowe?
W tomHRM każdy moduł, w tym moduł “Elektroniczne wnioski urlopowe” jest niezależnym narzędziem i można z niego korzystać pojedynczo, jak i w połączeniu z innymi modułami.
Integracja tomHRM z innymi systemami
Z systemem tomHRM można łatwo zintegrować na kilka sposobów:
- Uruchomić dostępne integracje np. z systemem kadrowym Enova365, Optima. Realizowaliśmy indywidualne integracje z takimi systemami jak: IFS, SAP, TetaHR
- Zintegrować się z dowolnym innym systemem kadrowym za pomocą API tomHRM.
- Ewentualnie uruchomić automatyzację przesyłania raportu w formacie XLS/CSV na wskazane adresy email.