Harmonogram Czasu Pracy

Tworzenie harmonogramu w systemie jest intuicyjne.

1. Wybór dla kogo tworzony jest harmonogram i za jaki okres.
2. Dobór reguł wg. jakich ma zostać stworzony harmonogram oraz kalendarza dni wolnych dla danej grupy pracowników.
3. System stworzy automatycznie harmonogram i sprawdzi go na zgodność z normami prawa pracy.
4. Stworzony projekt harmonogramu można opublikować i przesłać pracownikom powiadomienia.

Tak, harmonogram zostaje automatycznie utworzony na bazie zadanych kryteriów.

Przy automatycznym tworzeniu harmonogramu system bierze pod uwagę:

• Szablony zmian (czyli wcześniej zdefiniowane schematy godzin pracy)
• Parametry czasowe (zakres działania harmonogramu, możliwość pomijania weekendów lub świąt)
• Reguły i normy czasu pracy (w tym maksymalna liczba godzin na zmianę / tydzień / godzin ponadwymiarowych / przerw między zmianami)
• Dodatkowe warunki sprawdzane automatycznie (np. zachowanie odpoczynku dobowego, przeciętnie 5-dniowy tydzień czasu pracy i inne zasady ograniczane Kodeksem Pracy)
• Przypisanie pracowników (harmonogram może uwzględniać tylko wybranych pracowników wg. zadanych kryteriów)

System automatycznie generuje harmonogram na podstawie tych kryteriów i następnie weryfikuje zgodność z wszystkimi normami, wyświetlając alerty w przypadku naruszeń.

Tak, program do układania harmonogramów działa w oparciu o przepisy prawa pracy i uwzględnia odpoczynek dobowy i tygodniowy, wolne niedziele, rozpoczęcie pracy po raz drugi w dobie pracowniczej, długość okresu rozliczeniowego i inne przepisy niezbędne do poprawnego tworzenia harmonogramów pracy w zgodzie z Kodeksem Pracy.

System jest też na bieżąco aktualizowany w przypadku ewentualnych zmian prawnych.

Tak. Całą historię własnych planów pracy pracownik ma dostępną w profilu. Manager ma podgląd swojego zespołu, a administrator modułu ma dostęp do raportu i możliwość eksportu danych do pliku XLS.

Tak, nasz program do tworzenia harmonogramów pracy może być wykorzystywany przez firmy działające w oparciu o różne okresy rozliczeniowe o różnej długości, które rozpoczynają się w różnych momentach w roku.

Tak. Utworzone harmonogramy pracy można łatwo kopiować dzięki czemu zyskujesz:

• Ogromną oszczędność czasu – zamiast tworzyć harmonogram od zera, wystarczy skopiować sprawdzony harmonogram z poprzedniego okresu.
• Eliminację błędów – kopiowanie sprawdzonych harmonogramów minimalizuje ryzyko pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.
• Zachowanie sprawdzonych schematów – jeśli dany układ zmian dobrze funkcjonował, można go łatwo powielić.
• Szybką adaptację do zmian – skopiowany harmonogram można błyskawicznie dostosować do bieżących potrzeb, zmieniając tylko wybrane elementy.
• Ułatwienie planowania sezonowego – możliwość wykorzystania harmonogramów z analogicznych okresów w poprzednich latach.

Funkcja kopiowania w połączeniu z szablonami i automatycznym wypełnianiem czyni proces tworzenia harmonogramów wyjątkowo efektywnym i pozwala skupić się na zarządzaniu wyjątkami, a nie rutynowym planowaniu.

Tak. Moduł umożliwia tworzenie harmonogramów wg. zadanych kryteriów pilnując systemu czasu pracy oraz norm czasu pracy wg polskiego Kodeksu Pracy, w tym między innymi maksymalnej liczba godzin na zmianę / tydzień / godzin ponadwymiarowych / przerw między zmianami / zachowania odpoczynku dobowego itd.

Tak, pracownicy otrzymują powiadomienia o nowych harmonogramach pracy oraz zmianach w nich wprowadzonych.

Powiadomienia przy publikacji harmonogramu online:

• Automatyczne wysyłanie e-maili do wszystkich pracowników po opublikowaniu nowego harmonogramu;
• Opcja wysyłania powiadomień tylko do pracowników, u których nastąpiły zmiany;

Korzyści automatycznych powiadomień:

• Natychmiastowa informacja – pracownicy dowiadują się o zmianach od razu po ich publikacji, bez konieczności ciągłego sprawdzania systemu,
• Zero przeoczonych zmian – każda modyfikacja harmonogramu może być automatycznie komunikowana zainteresowanym osobom,
• Oszczędność czasu menedżerów – eliminacja konieczności osobistego informowania każdego pracownika o zmianach,
• Przejrzystość komunikacji – wszyscy otrzymują te same informacje w tym samym czasie, co zapobiega nieporozumieniom,
• Lepsza organizacja pracy – pracownicy mogą wcześniej zaplanować swoje obowiązki prywatne znając harmonogram z wyprzedzeniem,
• Redukcja nieobecności – szybka informacja o zmianach minimalizuje ryzyko, niestawienia się do pracy z powodu nieznajomości harmonogramu,
• Elastyczność powiadomień – możliwość wyboru czy informować wszystkich, czy tylko osoby ze zmianami, dostosowując komunikację do potrzeb.

System jest dostosowany do pracy we wszystkich systemach czasu pracy, w tym w systemie równoważnym oraz systemach zmianowych.

System pozwala na tworzenie harmonogramów dla podwładnych, działów, oddziałów.

Harmonogram jest dostępny online po zalogowaniu się do systemu. Pracownik otrzymuje powiadomienie mailowe o opublikowaniu nowego harmonogramu. Administrator systemu może go również wydrukować do formatu PDF i dać do wglądu pracownikom.

Tak, system umożliwia stworzenie stałych schematów godzin pracy. Mogą one obejmować pojedyncze dni lub całe tygodnie. Szablony znacznie przyspieszają tworzenie harmonogramów.

Tak, po uzupełnieniu harmonogramu system automatycznie sprawdza, czy nie zostały przekroczone normy godzinowe. W przypadku błędów pojawią się alerty. System może sprawdzać m.in.:

• Maksymalną liczbę godzin na zmianę, dobę i tydzień.
• Minimalne przerwy między zmianami.
• Czy co czwarta niedziela jest wolna.
• Odpoczynek dobowy i tygodniowy.
• Przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy.

Tak, przy planowaniu harmonogramów możesz określić ramy czasowe nawet na kilka miesięcy do przodu.

Jeśli posiadasz elektroniczne wnioski urlopowe tomHRM, system wyświetla nieobecności pracowników w harmonogramie.

System umożliwia ręczne zarządzanie zastępstwami poprzez:

• Dodawanie pracowników z innych oddziałów do harmonogramu.
• Oznaczanie zmian jako “zastępstwo” lub “delegacja”.

Tak, w regułach harmonogramu można ustawić “Minimalną liczbę godzin przerwy pomiędzy zmianami”. System może również sprawdzać, czy zachowano odpoczynek dobowy i tygodniowy.

Z systemem tomHRM można zintegrować się na kilka sposobów:

• Uruchomić dostępne integracje np. z systemem kadrowym Enova365, Optima. Realizowaliśmy indywidualne integracje z takimi systemami jak: IFS, SAP, TetaHR.
• Zintegrować się z dowolnym innym systemem kadrowym za pomocą API tomHRM.
• Uruchomić automatyczne przesyłanie raportu w formacie XLS/CSV na wskazane adresy email.

Aby móc korzystać z modułu tworzenia harmonogramów konieczne jest dostęp do modułu Ewidencja Czasu Pracy.