Obieg faktur kosztowych

Nasz system to kompleksowe narzędzie, które usprawnia i automatyzuje proces obiegu faktur kosztowych, a dzięki połączeniu z innymi modułami systemu HR pozwala wygodnie zarządzać fakturami kosztowymi pochodzącymi od pracowników – zarówno w przypadku kontaktów B2B jak i innych kosztów firmowych (np. abonamentów, opłat za narzędzia itd).

Oszczędność czasu i automatyzacja procesów

System eliminuje ręczne przekazywanie dokumentów dzięki automatycznym ścieżkom akceptacji – faktury same trafiają do właściwych osób według zdefiniowanych reguł. Powiadomienia email przyspieszają obieg dokumentów, a lista kontrolna faktur cyklicznych pilnuje terminowości stałych zobowiązań. To nawet 70% redukcja czasu potrzebnego na obsługę pojedynczej faktury.

Pełna kontrola finansowa

Mechanizm blokady duplikatów chroni przed podwójnymi płatnościami, a przypomnienia o terminach płatności eliminują ryzyko kar za opóźnienia. Elastyczny podział kosztów na centra kosztowe (MPK) i projekty daje przejrzysty obraz rentowności każdego obszaru działalności. System przechowuje pełną historię zmian każdego dokumentu, zapewniając zgodność z wymogami audytu.

Lepsza współpraca i przejrzystość

Centralna baza kontrahentów, możliwość dodawania komentarzy i załączników oraz przejrzyste statusy sprawiają, że każdy w zespole wie, na jakim etapie jest dana faktura. Eksport danych do XLS i integracja z systemami ERP (np. Navision) usprawnia współpracę między działami.

Skalowalność i elastyczność

Niezależnie od wielkości firmy i złożoności procesów, system dostosowuje się do Twoich potrzeb – od prostych ścieżek dla małych firm po wielopoziomowe procesy akceptacji w korporacjach. To inwestycja, która rośnie razem z Twoim biznesem, zapewniając cyfrową transformację procesów finansowych i uwalniając zasoby na strategiczny rozwój firmy.

Moduł elektronicznego obiegu faktur kosztowych tomHRM oferuje kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dokumentami kosztowymi.

Kluczowe funkcjonalności systemu to:

• wielopoziomowe ścieżki akceptacji dostosowane do struktury firmy,
• automatyczna kontrola duplikatów chroniąca przed podwójnymi płatnościami,
• elastyczny podział kosztów na centra kosztowe (MPK) i projekty,
• zintegrowana baza kontrahentów z weryfikacją NIP.

System zapewnia pełną historię zmian każdego dokumentu, automatyczne powiadomienia email o fakturach do akceptacji, możliwość dodawania komentarzy i załączników (skanów).

Szczególnie wartościowa jest lista kontrolna faktur cyklicznych, która pilnuje terminowości płatności stałych zobowiązań. Całość uzupełnia eksport danych do XLS i możliwość pobrania wszystkich załączników w jednym pliku ZIP. To rozwiązanie, które digitalizuje cały proces obsługi faktur – od rejestracji, przez akceptację, po archiwizację.

System tomHRM pozwala zbudować inteligentne ścieżki akceptacji z automatycznym ścieżką obiegu faktur według ich wartości. Możesz utworzyć nieograniczoną liczbę ścieżek i zdefiniować progi kwotowe – na przykład faktury do 1000 zł mogą trafiać bezpośrednio do księgowości, faktury 1000-5000 zł wymagają akceptacji kierownika działu, a powyżej 5000 zł dodatkowo zarządu.

System automatycznie kieruje każdą fakturę właściwą ścieżką, co przyspiesza obieg faktur niskowartościowych i zapewnia odpowiedni nadzór nad wysokimi wydatkami. To optymalizacja czasu pracy zespołu i zachowanie pełnej kontroli nad budżetem.

Tak, możesz tak skonfigurować system, aby to było możliwe.

tomHRM oferuje w pełni konfigurowalne ścieżki akceptacji, które idealnie dopasują się do struktury Twojej organizacji. Możesz tworzyć nieograniczoną liczbę ścieżek z dowolną liczbą kroków i przypisywać różne osoby akceptujące na każdym etapie.

System inteligentnie kieruje faktury do właściwych osób na podstawie wartości dokumentu – faktury niskowartościowe mogą przechodzić uproszczoną ścieżkę, podczas gdy wysokie kwoty wymagają dodatkowych akceptacji.

Dodatkowo możesz włączyć akceptację na poziomie poszczególnych pozycji faktury według MPK, co daje menedżerom pełną kontrolę nad kosztami ich działów. To oznacza szybszy obieg dokumentów, eliminację wąskich gardeł i pełną zgodność z polityką zakupową firmy.

System obiegu faktur kosztowych tomHRM w pełni wspiera obsługę faktur wielowalutowych. Możesz rejestrować dokumenty w dowolnej walucie, co jest kluczowe dla firm współpracujących z zagranicznymi kontrahentami. Dzięki temu zachowujesz pełną kontrolę nad kosztami międzynarodowymi i możesz prowadzić dokładne rozliczenia bez konieczności ręcznego przeliczania wartości.

Integracja w przygotowaniu (sierpień 2025 r.)

System obiegu faktur kosztowych w tomHRM automatycznie weryfikuje każdą wprowadzaną fakturę, sprawdzając kombinację numeru faktury i kontrahenta.

Dzięki inteligentnej blokadzie duplikatów, otrzymujesz natychmiastowe powiadomienie o próbie dodania istniejącego dokumentu, co eliminuje ryzyko podwójnych płatności i chroni przed błędami księgowymi.

To oszczędność czasu Twojego zespołu finansowego i gwarancja dokładności rozliczeń.

tomHRM oferuje zaawansowane możliwości alokacji kosztów – możesz podzielić pojedynczą fakturę między dowolną liczbę działów, projektów czy centrów kosztowych (MPK).

System umożliwia przypisanie do grup i typów kosztów, co daje Ci pełną kontrolę nad budżetem i ułatwia analizę rentowności poszczególnych obszarów Twojej firmy. Podział kosztów można wykonać zarówno na poziomie całej faktury, jak i jej pojedynczych pozycji.

Tak, system pozwala na sprawdzanie kontrahentów na białej liście bezpośrednio z poziomu listy dodanych faktur, co zwiększa bezpieczeństwo transakcji i zgodność z przepisami podatkowymi.

tomHRM zapewnia wszechstronne opcje eksportu, które usprawniają współpracę z innymi systemami i archiwizację dokumentów.

Możesz wyeksportować kompletne zestawienie faktur do formatu XLS, co ułatwia analizy i raporty w Excelu.

System oferuje również dedykowany format eksportu dla Microsoft Dynamics NAV (Navision), eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych do systemu ERP.

Dodatkowo jednym kliknięciem pobierzesz wszystkie załączniki (skany faktur) spakowane w plik ZIP – idealne rozwiązanie do archiwizacji, audytu czy przekazania dokumentów księgowości zewnętrznej.

Możesz także zapisać wiele szablonów wyszukiwania, co pozwala błyskawicznie generować powtarzalne raporty.

System automatycznie monitoruje, które faktury z umów stałych (czynsz, abonament, leasing) zostały już zarejestrowane w bieżącym okresie, a których jeszcze brakuje. Otrzymujesz przejrzysty podgląd statusu wszystkich cyklicznych zobowiązań, co eliminuje ryzyko przeoczenia faktury, naliczenia odsetek za opóźnienie czy przerwania usługi.

To proaktywne zarządzanie płatnościami, które oszczędza czas działu finansowego i chroni reputację firmy jako rzetelnego płatnika.

tomHRM został zaprojektowany z myślą o najbardziej złożonych strukturach organizacyjnych i procesach akceptacji. System pozwala tworzyć nieograniczoną liczbę ścieżek akceptacji, każdą z dowolną liczbą kroków i różnymi osobami akceptującymi na każdym etapie.

Możesz zdefiniować automatyczne rozgałęzienia według wartości faktury – inne ścieżki dla różnych progów kwotowych. System obsługuje również akceptację na poziomie poszczególnych pozycji faktury według MPK, co oznacza, że różni menedżerowie mogą akceptować swoje części kosztów w ramach jednej faktury.

Każda ścieżka może mieć własny zestaw statusów dostosowany do Waszej nomenklatury. Dodatkowo system automatycznie wysyła powiadomienia email o fakturach oczekujących na akceptację, co przyspiesza obieg faktur w firmie. Niezależnie od tego, czy macie strukturę liniową, macierzową czy projektową – tomHRM dostosuje się do Waszych procesów, a nie odwrotnie.

Tak, do jednej faktury możesz dodać nawet kilka załączników – np. paragon czy dokumenty transportowe.

Tak, system pozwala zdefiniować własne nazwy i zasady działania statusów, tak, by dopasować proces do tego, w jaki sposób przebiega zarządzanie fakturami w Twojej firmie.

Tak, tomHRM oferuje inteligentny system automatycznych przypomnień o zbliżających się płatnościach.

W ustawieniach modułu Faktury Kosztowe możesz aktywować powiadomienia i określić, na ile dni przed terminem płatności system ma wysyłać przypomnienia. To proaktywne rozwiązanie, które eliminuje ryzyko przeoczeń i zapewnia terminowe regulowanie zobowiązań.

Jak system pomaga w przestrzeganiu terminów płatności?

Dzięki automatycznym alertom emailowym Twój zespół finansowy otrzymuje powiadomienia z odpowiednim wyprzedzeniem, co daje czas na przygotowanie płatności i zachowanie płynności finansowej.

System pilnuje wszystkich terminów za Ciebie – nie musisz już ręcznie przeglądać kalendarza czy arkuszy Excel w poszukiwaniu nadchodzących płatności. To oszczędność czasu, eliminacja kar za opóźnienia i budowanie reputacji rzetelnego partnera biznesowego.

Moduł Klienci w tomHRM to centralna baza wszystkich Twoich dostawców i partnerów biznesowych.
Możesz błyskawicznie wyszukiwać kontrahentów po nazwie lub NIP, dodawać nowych dostawców, edytować dane oraz korzystać z automatycznej weryfikacji duplikatów. System integruje bazę kontrahentów z obiegiem faktur, co przyspiesza wprowadzanie dokumentów – wystarczy wybrać kontrahenta z listy, a jego dane są automatycznie uzupełniane.

To oznacza mniej błędów, szybszą rejestrację faktur i lepszą organizację danych dostawców.

To technologia pozwalająca na automatyczne rozpoznawanie i wyodrębnianie tekstu z zeskanowanych dokumentów. Dzięki OCR system może automatycznie identyfikować kluczowe informacje z faktur, takie jak kwoty, daty, numery NIP czy dane kontrahentów, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania tych danych przez pracowników.

W przygotowaniu (2025 r.)