Współpraca B2B    ·    Faktury cykliczne    ·    Ścieżki akceptacji   

Obieg faktur kosztowych

Uwolnij swój zespół od papierkowej pracy
i skoncentruj się na rozwoju biznesu

Wnioski pracownicze online

Dlaczego warto zainwestować w elektroniczny obieg faktur

28%

niższe koszty przetwarzania dokumentów

93%

szybsze procesowanie dokumentów

0

zgubionych faktur od współpracowników B2B

Dołącz do grona zadowolonych klientów

Obieg faktur kosztowych - jak to działa?

Funkcjonalności

Elastyczne ścieżki akceptacji

Definiuj ścieżki akceptacji dostosowane do struktury organizacyjnej, z rozgałęzieniami w zależności od kwoty faktury.

Obsługa wielu walut

Pełna obsługa faktur w różnych walutach z automatycznym pobieraniem kursów walut.

Weryfikacja duplikatów

Automatyczne wykrywanie próby dodania faktur o tym samym numerze od tego samego kontrahenta.

Podział kosztów

Elastyczny podział kosztów między różnymi działami, typami kosztów i MPK-ami.

Zarządzanie kontrahentami

Kompleksowy moduł zarządzania listą kontrahentów z wyszukiwaniem i kontrolą duplikatów.

Weryfikacja na białej liście VAT

Sprawdzanie kontrahentów na białej liście podatników VAT bezpośrednio z poziomu listy faktur.

Eksport danych

Eksportuj zestawienia faktur do XLS w formacie ogólnym lub dedykowanym dla Navision.

Kontrola faktur cyklicznych

Lista kontrolna faktur cyklicznych przypominająca o brakujących fakturach w danym okresie.

OCR/AI

Technologia OCR wspierana AI automatycznie odczytuje dane z faktur.

Dla kogo?

Dla dyrektora finansowego:

  • Redukcja kosztów operacyjnych działu księgowości dzięki automatyzacji
  • Zwiększenie efektywności procesów poprzez przyspieszenie obiegu dokumentów
  • Poprawa płynności finansowej dzięki szybszej identyfikacji zobowiązań

Dla księgowości:

  • Eliminacja błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych
  • Automatyzacja weryfikacji dokumentów i poprawności kontrahentów
  • Łatwy eksport danych do systemów księgowych (np. Navision)

Dla managerów działów:

  • Uproszczenie procesu akceptacji dokumentów kosztowych
  • Przejrzysta kontrola budżetu poprzez podgląd kosztów przypisanych do działu
  • Oszczędność czasu dzięki intuicyjnemu interfejsowi i powiadomieniom

Dla współpracowników B2B

  • Szybsze procesowanie płatności dzięki automatyzacji obiegu dokumentów
  • Wgląd w status faktury i całość procesu jej akceptacji
  • Redukcja opóźnień płatności dzięki dedykowanej ścieżce akceptacji dla stałych współpracowników

Wykorzystaj pełną moc obiegu faktur kosztowych

Moduły współpracujące:

Rejestr umów

Przypisuj faktury kosztowe do umów
Twórz listy kontrolne umów cyklicznych - system przypomni, które faktury z umów stałych są już dodane, a których brakuje w danym okresie rozliczeniowym

Kontrahenci

Twórz bazę kontrahentów i współpracowników zewnętrznych
Przypisuj umowy do kontaktu i twórz raporty umów.

Kartoteka pracownika

Udostępniaj umowy w profilach pracowników.
Ustawiaj powiadomienia o wygasających umowach.

4 dodatkowe moduły

Dostępne bezpłatnie w pakiecie z obiegiem faktur kosztowych
Wypróbuj demo

Klienci z pulą minimum 11 pracowników, mogą dodatkowo korzystać bezpłatnie z systemu rekrutacyjnego ATS i prowadzić do 3 projektów rekrutacyjnych bez opłat!

Kartoteka pracownicza

  • Umowy, dokumenty, notatki, certyfikaty
  • Powiadomienia i historia pracownika
  • Paski płacowe

Struktura organizacyjna

  • Schemat organizacyjny wg działów i wg przełożonych
  • Eksport do .png
  • Widok pracownika w strukturze

Moduł kompetencje

  • Gotowa baza kompetencji + zachowań
  • Profile kompetencyjne stanowisk
  • Siatka kompetencji w profilu pracownika

Baza profili pracowników

  • Łatwy dostęp do informacji o pracownikach
  • Wprowadzanie danych dodatkowych i wyszukiwarka
  • Widok Mój zespół dla przełożonych

Ułatwienia tomHRM

Employee self service

Dostęp do danych i ich aktualizacji dla pracowników.

Oszczędność czasu dla HR.

Własny branding

Pełna customizacja: firmowe logo, kolor menu, format daty i strefa czasowa.

Wersja językowa PL i EN.

Role i uprawnienia

Elastyczne ustawianie dostępów i uprawnień.
Nielimitowana liczba administratorów.

Synchronizacja MS Teams / Google Workspace

Single Sing-on, synchronizacja pracowników i kalendarzy.

Regularne aktualizacje

Stały rozwój aplikacji.
Więcej o nowościach w module.

API

Integracja z dowolnym systemem kadrowym, Active Directory. Bezpłatny dostęp.

Bezpieczeństwo

2FA, Kopia zapasowa 2 x na dobę, szyfrowanie danych, audit log.

RODO (GDPR)

Zgodność z wymogami RODO. Serwery na terenie UE.

Zobacz nasze wdrożenia

Obieg faktur od współpracowników B2B
i innych kosztów pracowniczych

Testuj bezpłatnie

Najczęściej zadawane pytania o obieg faktur kosztowych

Czy mogę utworzyć ścieżkę akceptacji która rozdzieli faktury do akceptacji w zależności od kwoty?

Tak, możesz zaprojektować dowolna liczbę ścieżek akceptacji oraz uzależnić je od kwot faktur.

Czy system obsługuje faktury w różnych walutach?

Tak, system w pełni obsługuje faktury w różnych walutach oraz automatycznie pobiera aktualne kursy walut, eliminując konieczność ręcznego sprawdzania i wprowadzania tych danych.

Czy system jest zintegrowany z KSeF

Integracja w przygotowaniu (lipiec 2025 r)

Jak system zapobiega dublowaniu faktur?

System obiegu faktur kosztowych tomHRM posiada mechanizm kontrolny, który sprawdza i komunikuje, czy została już dodana faktura z tym samym numerem i od tego samego kontrahenta, co skutecznie zapobiega duplikacji wpisów.

Czy można podzielić koszty z faktury między różne działy/projekty?

Tak, system do faktur umożliwia elastyczny podział kosztów między różnymi grupami, typami kosztów oraz miejscami powstawania kosztów (MPK), co pozwala na precyzyjne przypisanie wydatków.

Jak zarządzać kontrahentami w systemie?

System zawiera Moduł Klienci, który pozwala na kompleksowe zarządzanie listą kontrahentów, w tym dodawanie, edycję, wyszukiwanie po nazwie lub NIP, oraz posiada mechanizm zapobiegający dublowaniu wpisów.

Czy system umożliwia weryfikację kontrahentów na białej liście podatników VAT?

Tak, system pozwala na sprawdzanie kontrahentów na białej liście bezpośrednio z poziomu listy dodanych faktur, co zwiększa bezpieczeństwo transakcji i zgodność z przepisami podatkowymi.

Czy można dostosować ścieżki akceptacji do struktury organizacyjnej firmy?

Tak, każda ścieżka może mieć inny zestaw kroków/statusów i różne osoby akceptujące. Dodatkowo można włączyć rozgałęzienie ścieżki według wartości faktury oraz akceptację pozycji faktur na podstawie MPK.

Czy można eksportować dane z systemu?

Tak, system umożliwia eksport zestawienia listy faktur do pliku XLS zarówno w formacie ogólnym, jak i w formacie dedykowanym dla systemu Navision. Dodatkowo można wyeksportować paczkę załączników faktur do pliku ZIP.

W jaki sposób system wspiera kontrolę nad fakturami cyklicznymi?

System oferuje listę kontrolną faktur kosztowych cyklicznych, która podpowiada, które faktury z umów stałych są już dodane, a których brakuje w danym okresie rozliczeniowym, co pomaga uniknąć przeoczeń i opóźnień płatności.

Co to jest OCR?

To technologia pozwalająca na automatyczne rozpoznawanie i wyodrębnianie tekstu z zeskanowanych dokumentów. Dzięki OCR system może automatycznie identyfikować kluczowe informacje z faktur, takie jak kwoty, daty, numery NIP czy dane kontrahentów, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania tych danych przez pracowników.

Czy jest funkcja AI do odczytywania danych?

W przygotowaniu (lipiec 2025 r).

Masz inne pytania?

Umów się na 15-minutową rozmowę telefoniczną – wyjaśnimy wątpliwości!

Umów rozmowę