Elektroniczne rozliczanie delegacji
Zarządzaj podróżami służbowymi
Od startupów po korporacje – wybór pada na nas
Wspieramy ponad 100 000 pracowników
Program do rozliczania delegacji online to:
90+
oszczędzonych godzin pracy przy 100 delegacjach
0
zgubionych wniosków i dokumentów
43%
szybsze rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych
Program do delegacji - jak to działa?
Planuj podróże służbowe online
- Ułatw pracownikom zgłaszanie podróży służbowych
- Ustal ścieżkę akceptacji dedykowaną delegacjom
- Zarządzaj zastępstwami w czasie nieobecności
Pracownik łatwo składa wniosek, uwzględniając zaliczki. Manager ma koszty i czas pracy pod kontrolą.
Zarządzaj i rozliczaj delegacje krajowe
- Ułatw pracownikom rozliczenie delegacji krajowej
- Automatycznie obliczaj diety i kilometrówki
- Zbieraj dokumenty kosztowe
Pracownik elektronicznie zgłasza i dokumentuje koszty podróży. Nie martwi się o zwrot kosztów.
Zarządzaj i rozliczaj delegacje zagraniczne
- Ułatw pracownikom rozliczenie delegacji zagranicznej
- Automatycznie rozliczaj kwoty diet zagranicznych i limitów na nocleg
- Zbieraj dokumenty kosztowe
HR i Księgowość mają wszystkie dokumenty kosztowe w jednym miejscu.
Kontroluj koszty i automatycznie je przeliczaj
- Ustalaj kwoty zaliczek
- Automatycznie obliczaj diety, ryczałty i koszty
- Ustal ścieżkę akceptacji rozliczenia
Delegacje są rozliczane do 90% szybciej!
Przechowuj historię i rozliczenia delegacji w jednym miejscu
- Eksportuj dane do Excel
- Automatycznie przekazuj zaakceptowane wnioski do wybranych osób
- Integruj się z programami kadrowymi
Łatwe, bezpieczne i pozbawione pomyłek przekazywanie danych.
Aplikacja do rozliczania delegacji to:
Wykorzystaj pełną moc e-delegacji!
Delegacje PRO współpracują z:
Delegacje elektroniczne to również
4 dodatkowe moduły
Dostępne bezpłatnie dla wszystkich pracowników
Ułatwienia tomHRM
Zobacz nasze wdrożenia
Program do delegacji
krajowych i zagranicznych
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
o program do rozliczania delegacji
Czy program rozlicza delegacje krajowe?
Tak. System rozlicza delegacje krajowe, pozwalając na obliczenie ryczałtów, kwot diet i kilometrówek. Pracownik może zgłosić otrzymaną kwotę zaliczki, a po powrocie z delegacji, zgłosić wszystkie koszty wraz z dowodami księgowymi.
Program do rozliczania delegacji krajowych sam naliczy kwoty należnych diet, ryczałtów czy zwrotu kosztów dla pracownika.
Czy program rozlicza delegacje zagraniczne?
Tak. program rozlicza delegacje zagraniczne, pozwalając na wprowadzenie diet i limitów kosztów noclegu w dowolnych krajach.
Pracownik może zgłosić otrzymaną kwotę zaliczki, a po powrocie z delegacji, dodać w systemie wszystkie koszty wraz z dowodami księgowymi.
Program do rozliczania delegacji zagranicznych sam naliczy należne kwoty i obliczy zwrot kosztów dla pracownika.
Jak wygląda ścieżka akceptacji wniosku o delegacje?
Tak, jak ją ustalisz. Nasz system pozwala Ci zaprojektować dowolny obieg wniosku o delegację oraz dowolny obieg rozliczenia delegacji.
Czy aplikacja przechowuje historię wyjazdów służbowych?
Całą historię własnych wyjazdów służbowych pracownik ma dostępną w profilu. Przełożony ma podgląd na delegacje swojego zespołu, a administrator aplikacji Delegacje PRO ma dostęp do raportu i możliwość eksportu danych do pliku XLS.
Czy w systemie można rejestrować delegacje wstecz?
W ustawieniach programu możesz zdecydować czy można będzie składać wnioski o delegacje z datą wsteczną. Ty decydujesz.
Czy program akceptuje różne formy płatności w czasie delegacji?
Tak. System automatycznie podejmuje decyzje, które koszty zaliczyć do zwrotu na podstawie metody płatności wybranej przez pracownika przy rozliczeniu delegacji.
Czy system pozwala dokumentować wypłatę diet?
Tak. Dokumenty można przechowywać w profilu pracownika, w którym można przechowywać również paski płacowe. Profile pracowników i cała kartoteka pracownicza dostępne są bez dodatkowych opłat.
Czy program do delegacji tomHRM pozwala ustalić stawki diet wyższe niż ustawowe?
Tak. Delegacje elektroniczne tomHRM mają konfigurator diet, który umożliwia wprowadzenie własnych kwot za diety czy ryczałtów na zakwaterowanie.
Czy dieta zostanie pomniejszona o posiłki?
Tak, program do rozliczania delegacji online pozwala uwzględnić liczbę posiłków przy rozliczaniu delegacji. Kwota diety zostanie przeliczona automatycznie w zależności od liczby posiłków wprowadzonych przy rozliczaniu delegacji.
Czy program do delegacji sam przeliczy kilometrówkę?
Tak, kwota kilometrówki zostanie automatycznie przeliczona. Stawki za 1 km wybranego środka transportu możesz skonfigurować w ustawieniach modułu.
Czy w systemie można wystawić elektroniczne polecenie wyjazdu służbowego?
Tak. Osoby uprawnione – np. przełożeni, mogą składać wnioski o delegacje w imieniu pracownika. Tego typu dokument może być traktowany jako polecenie podróży służbowej.
Jak pracownik może potwierdzić fakt odbycia podróży służbowej, skoro wniosek o delegacje złożył online?
Od strony prawnej nie ma obowiązku potwierdzania odbycia podróży służbowej. Jeśli jednak wymaga tego wewnętrzny regulamin firmy, pracownik może złożony i zaakceptowany wniosek wydrukować z poziomu aplikacji, potwierdzić w miejscu docelowym odbycia podróży służbowej, a jego skan wgrać do aplikacji przy rozliczaniu podróży służbowej w aplikacji. W ten sposób wszystkie dokumenty dotyczące podróży służbowej – jej potwierdzenie, dowody księgowe, koszty, będą w jednym miejscu.
Czy w aplikacji można przechowywać dokumenty związane z delegacjami na wypadek kontroli PIP lub US?
Tak. W systemie można przechowywać:
- polecenia wyjazdów służbowych,
- rozliczenia delegacji,
- dokumenty potwierdzające wypłatę diet,
- w przypadku delegacji zagranicznych – dokumenty związane z przekroczeniem granicy i przeliczeniem walut.
Regulamin wynagradzania lub inne akty wewnętrzne określające zasady wypłaty diet (jeśli są stosowane stawki wyższe niż ustawowe) można przechowywać w Dokumentach firmowych dostępnych w module Komunikacji Wewnętrznej (Intranet). Wszelkie regulacje i instrukcje dla pracowników w firmowej Bazie Wiedzy.
Czy delegacje można rozliczyć na telefonie? (wersja mobilna)?
Aplikacji do delegacji można używać na urządzeniach mobilnych z dostępem do internetu za pomocą przeglądarki internetowej.
Czy korzystając z delegacji online, trzeba nadal prowadzić papierową dokumentację delegacji lub korzystać z Excela?
Nie. Przepisy nie wymagają drukowania wniosków o delegacje. Dokumentem, który potwierdza odbycie podróży służbowej może być już sam zaakceptowany przez uprawnioną osobę wniosek o podróż służbową, który przechowywany jest i archiwizowany w programie.
Czy moduł Delegacje PRO można zakupić samodzielnie, bez modułu Urlopy i Nieobecności?
Aby móc korzystać z modułu Delegacje PRO konieczne jest posiadanie modułu Urlopy i Nieobecności.
Masz inne pytania?
Umów się na 15-minutową rozmowę telefoniczną – omówimy Twoje potrzeby!