Hybrydowy system pracy – modele

Praca hybrydowa, która pojawiła się jako konsekwencja faktu umożliwienia pracownikom zdalnej pracy, z każdym rokiem zyskuje na popularności. Potwierdzają to liczne analizy biznesowe.

Jak wynika z raportu firmy Jabra „2022 Hybrid Ways of Working Global”, w 2022 roku praca hybrydowa została wprowadzona w firmach 45 proc. respondentów z 6 różnych krajów. Firmy nadal sprawdzają i testują to, co w ich przypadku sprawdzi się najlepiej. Według The Okta Hybrid Work Report 2023 18% firm w UK planuje w ciągu najbliższych 18 miesięcy dokonać reorganizacji pracy hybrydowej. Pytanie brzmi, jaki model hybrydowy wybrać dla organizacji i jakie będą konsekwencje tego wyboru dla biznesu i dla HR.

Aktualnie organizacje na całym świecie wypracowały kilka systemów pracy hybrydowej. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z modeli pracy hybrydowej i sprawdźmy, jak się sprawdzają. Jakie są ich wady i zalety?

Praca hybrydowa – nieco historii

Obok tradycyjnego modelu pracy stacjonarnej, który funkcjonował przez w zasadzie cały XX wiek we wszystkich branżach, w XXI wieku pojawił się model pracy zdalnej. Na początku obejmował głównie osoby pracujące w wolnych zawodach, ale wraz z globalizacją i rozwojem narzędzi komunikacji zaczęły pojawiać się pierwsze firmy, które decydowały się na zatrudnienie przynajmniej części pracowników zdalnie.

Do tych dwóch trybów organizacji pracy, głównie w wyniku następstw pandemii, dołączył trzeci – praca hybrydowa, który dotyczy głównie pracy biurowej. Obecnie mamy zatem trzy główne tryby pracy:

• Pracę stacjonarną,
• Pracę zdalną,
• Pracę hybrydową.

Więcej o tym, jakie są wady i zalety każdego z tych trybów w artykule – praca zdalna i stacjonarna a hybrydowa.

Co to jest praca hybrydowa? – definicja

Praca w trybie hybrydowym to połączenie pracy zdalnej z pracą stacjonarną. Czyli, ujmując najprościej, pracownik czasem pracuje z domu, a czasem z biura.

Jest to tryb pracy, który różni się od pracy zdalnej, w której pracownik, nawet gdyby chciał wykonywać swoje obowiązki z biura, to nie ma takiej możliwości, bo biura najczęściej po prostu nie ma. Zdecydowanie nie należy też do tej kategorii model pracy, w której pracownik pracuje głównie z biura, a niekiedy wyjeżdża na delegacje.

6 hybrydowych modeli pracy – plusy/minusy każdego z nich 

Tryb hybrydowy – podział wg. głównego miejsca pracy

Te modele skupiają się na wyborze głównego miejsca pracy.

1. Model At-will hybrid

Jest to model pracy hybrydowej, który odnosi się do preferencji pracowników. Stawia zatem na pierwszym miejscu samopoczucie zatrudnionych i pozwala im decydować, w jaki sposób chcieliby pracować częściej: na home office czy stacjonarnie. Często w zestawieniach i raportach łączy się go z pracą w pełni zdalną, oba systemy łącząc wspólnym mianownikiem pracy w pełni elastycznej. Mimo wszystko istnieje między nimi różnica, bo w modelu at-will hybrid pracownik, jeśli nie chce pracować zdalnie, to nie musi. Jednocześnie jeśli chce, może pracować praktycznie wyłącznie zdalnie.  Wybór sposobu pracy zależy wyłącznie od niego.

Z tego powodu też model ten bywa nazywany Productivity-Based Hybrid Work , bo uwzględnia to, gdzie pracownik będzie najbardziej produktywny.  Z badania Flex Report Q2 2023 wynika, że w USA w ten sposób organizuje pracę 21% firm.

2. Model Remote-first hybrid 

To system pracy hybrydowej, w której pracownicy pracują przede wszystkim zdalnie, ale część dni poświęcona jest pracy w biurze. Remote-first sprawdza się np. w organizacjach, w których obecność zatrudnionych w firmie jest wymagana tylko do spotkania z klientem, a codzienne obowiązki czy odprawy można bez problemu wykonywać online. O remote first mówi się wtedy, kiedy pracownik wykonuje obowiązku przeważnie z domu. Remote first może być ustrukturyzowana (konkretne, wskazane dni w miesiącu) lub dowolna (pracownik musi być w biurze ileś razy, ale sam określa kiedy).

 3. Office-first hybrid

Office-first to odwrotność modelu remote-first. Zatem zatrudnieni pracują stacjonarnie, a zdalnie tylko przez kilka dni w miesiącu, lub jedynie w razie nagłej sytuacji. O podejściu office -first mówi się wtedy, kiedy pracy z domu jest mniej niż pracy z biura. Praca w systemie office first może ograniczać pracę zdalną do opisanej w Kodeksie Pracy okazjonalnej pracy zdalnej, ale może również obejmować nieco więcej czasu na home-office z założeniem jednak tego, że główna przestrzeń do pracy dla pracownika to biuro firmy.

Rodzaje pracy w systemie hybrydowym w ujęciu planowania pracy

Oba powyżej opisane systemy: remote-first i office first należą do grupy tzw. ustrukturyzowanych systemów hybrydowych.

W tej kategorii hybryd uwzględnione są systemy, w których pracownicy „przechodzą” między pracą w domu a stacjonarną w określony i zorganizowany sposób. W jednym tygodniu mogą zatem przebywać w biurze, a w kolejnym na home office – albo świadczyć pracę zdalnie tylko w określone dni, np. wtorki, czwartki i piątki. Tę kategorię pracy hybrydowej dzieli się dodatkowo pod względem metody, jaką ustalane są zmiany miejsca pracy.

4. Fixed hybrid (cohort schedules)

W modelu fixed hybrid (nazywanym również harmonogrami kohortowymi, tj. cohort schedules) podział na pracę w domu/biurze jest określany w harmonogramie. Firmy korzystające z takiego rozwiązania przedstawiają zatrudnionym precyzyjne wytyczne, a ustalony grafik (zwykle w porozumieniu z zatrudnionym, np. na podstawie przedstawionej przez niego dyspozycji) dba o to, by hybryda nie wprowadziła chaosu w organizacji.

Z rozwiązania fixed hybrid korzysta np. Microsoft. W jednym z proponowanych przez nich modelu świadczenia pracy, pracownicy mogą pracować z domu do 50 proc. miesięcznego czasu pracy – w oparciu o ustalony wcześniej harmonogram.

Model fixed hybrid dzieli się dodatkowo na dwa najpopularniejsze rozwiązania:

4.1. Week-by-week model 

Bardzo prosty podział, w którym pracownikowi są przydzielane konkretne tygodnie pracy w biurze – resztę spędza na pracy z domu. Może być to np. jeden tydzień w miesiącu (zawsze pierwszy, losowo etc.). Niekiedy pracowników dzieli się na dwie grupy, które pracują na zmianę tydzień po tygodniu. To rozwiązanie sprawdzające się w bardzo dużych firmach. Jest dość „sztywne”, dzięki czemu można łatwo zoptymalizować wykorzystanie powierzchni biurowej, korzystając np. z systemu hot desk. Ten model znany jest też jako rotacyjny tryb pracy.

4.2 Split-week model

W tym przypadku część osób pracuje z domu z reguły 2-3 dni w tygodniu, które są ściśle określone. Harmonogram ustala się zwykle, przydzielając konkretne zespoły do wybranych dni – wówczas cały team zawsze pracuje w biurze razem – albo dzieląc zespoły. W tej drugiej wersji kilku członków teamu jest na pracy zdalnej a pozostali na stacjonarnej.

Split-week model może mieć różne podtypy w zależności od tego czy pracownik jest przydzielany według:

• dni ściśle określonych(np. poniedziałek, środa i czwartek),
• czy dowolnie jak np. w modelu 3:2, gdzie wybrana grupa pracowników pracuje dowolne 3 dni w biurze, a 2 w domu.

Jak wykazują badania, mieszany model pracy jest obecny na rynku pracy w około 30% firm (za Flex Report Q2 2023).

Niezależnie od wybranego rozwiązania, praca w modelu mieszanym, który jest ustrukturyzowany, to dla pracowników oszczędność czasu i pieniędzy (np. w wyniku rzadszego dojazdu do pracy). Wdrożenie takiego hybrydowego trybu pracy wymaga ustalenia wszelkich zasad pracy w regulaminie, przydaje się też narzędzie, które pomaga zorganizować pracę w modelu hybrydowym – np. w formie zgłoszeń pracy zdalnej lub ustalania grafików takiej pracy odgórnie.

Praca w modelu hybrydowym pod względem grup pracowników

Ostatni model pracy hybrydowej dotyczy przypisania pracy w domu określonym zespołom. Jest  to zatem praca hybrydowa w ujęciu firmy, ale dla poszczególnych pracowników będzie albo zdalną, albo hybrydową, albo stacjonarną. Takie rozwiązanie jest stosowane przez przedsiębiorstwa, w których są zatrudnione osoby absolutnie niezbędne stacjonarnie, np. kierownicy oraz pracownicy produkcji – i jednocześnie takie, które mogą wykonywać swoje obowiązki zdalnie, jak zespół księgowych czy dział IT.

Tak zorganizowano pracę hybrydową w firmie Salesforce. Grupy mające kontakt z klientem pracują stacjonarnie przez 4 dni w tygodniu, zespoły produktowe i inżynieryjne – zdalnie, przy czym 10 razy na kwartał przyjeżdżają do biur na ważne spotkania, spotkania team-buildingowe lub wtedy, kiedy wprowadzany jest nowy produkt, a pracownicy biurowi pracują w modelu 3:2 (praca wykonywana jest 3 dni z biura i 2 zdalnie). Firma zatrudnia też osoby pracujące w pełni zdalne.

Grupy hybrydowe + grupy wyłącznie stacjonarne/zdalne

Plusy:

•  obniżenie kosztów utrzymania biura/zakładu, mimo posiadania grup pracowników, którzy nie mogą pracować zdalnie,
• Employer Branding pokazujący elastyczność pracodawcy,
• Wysoki komfort pracy dzięki elastyczności i jasnym zasadom

Minusy:

• Konieczność  perfekcyjnego opracowania zasad dotyczących pracy, by nie narazić się na zarzut dyskryminacji określonych grup pracowników.

Sprawdź też, jak przedstawić hybrydowy model pracy w ofercie pracy.