Czas Rekrutacji / Time to Hire

Dziś rozpoczynamy cykl artykułów, które rozbiorą stosowane przez działy HR wskaźniki KPI na czynniki pierwsze. Które z nich faktycznie służą organizacji, a które lepiej zastąpić innymi? Zaczynamy od Czasu Rekrutacji (Time to Hire).

Czy ten jeden z najpopularniejszych wskaźników KPI faktycznie warto mierzyć? A jeśli tak, to jak go stosować?

Czym jest KPI Czas Rekrutacji?

To wskaźnik mówiący nam o tym, ile czasu (średnio) zajmuje obsadzenie wakatu w naszej organizacji. Może być mierzony różnie:

• Od momentu zgłoszenia zapotrzebowania na pracownika do działu HR przez managera (opcja najlepsza)
• Od momentu kiedy stanowisko pozostaje nieobsadzone (przy tym sposobie pomiaru, na czas rekrutacji de facto wpływa okres wypowiedzenia poprzedniego pracownika),
• Od momentu podjęcia działań przez dział HR,
• Do momentu akceptacji oferty pracy (najlepsza opcja)
• Do momentu rozpoczęcia pracy przez kandydata (wskaźnik zaburzony przez zobowiązania kandydata względem poprzedniego pracodawcy).

Sposób pomiaru jest ważny bo może dawać dodatkowe informacje bądź prowadzić do wyciągania błędnych hipotez.

Przykład:

Wskaźnik czasu rekrutacji może pozwalać wnioskować o tym, czy zmienia się (i jak) sytuacja na rynku pracy. Przykładowo, jeśli czas rekrutacji na stanowisko programista PHP w ciągu roku wydłużył się z 30 dni do 56, to można założyć hipotezę, że przyczyną jest drenaż rynku (mniej specjalistów) i o pracownika będzie trudniej, co oczywiście wpływa na dotrzymywanie terminów realizacji przez dział IT.

Oczywiście jest to jedynie jedna z hipotez, którą trzeba założyć. Niemniej jednak, jeśli w firmie zazwyczaj między zgłoszeniem zapotrzebowania na pracownika, a podjęciem działań przez HR mija czas, to mierząc Czas Rekrutacji od momentu zgłoszenia wakatu, nie można wnioskować na temat ogólnej sytuacji na rynku pracowników.

Ile firm mierzy KPI Czas Rekrutacji?

Okazuje się, że jest to jeden z najczęściej stosowanych w HR-ach wskaźników. Według Alekseya Savkina, autora książki „10 Step KPI System”, wskaźnik ten mierzy (w USA) 53% działów HR. To sporo, wziąwszy pod uwagę to, że 30% działów HR nie mierzy nic.

Wskaźnik Czas Rekrutacji (Time to Hire) jako KPI i zagrożenia wynikające z jego stosowania

Czy ustawienie pomiaru czasu rekrutacji jako wskaźnika KPI to dobry pomysł? Raczej niePoz atym, . Dlaczego? Bo wskaźnik ten skupia się na procesie, a nie na rezultacie. Jeśli przyjrzymy się temu, jaki cel jest najczęściej przyporządkowany do tego wskaźnika, to okaże się, że jest nim skrócenie czasu rekrutacji. A co się dzieje, jeśli jednym z celów rekrutera w dziale HR jest maksymalne skrócenie czasu rekrutacji?

• Rekruter może być bardziej skłonny do rekomendacji kandydata nie odpowiadającego profilowi firmy,
• Będzie próbował realizować jak najwięcej zadań związanych z rekrutacją w jednostce czasu – np. planować więcej rozmów na jeden dzień i je skracać. W efekcie jest mniej przygotowany, a z rozmowy wyciąganych jest mniej wniosków,
• Będzie odrzucał bardziej czasochłonne metody rekrutacji, decydując się na szybszą analizę, zmniejszał ilość etapów.
• Może ucierpieć na tym Candidat Experience, bo rekruter nie będzie miał czasu by zadbać o feedback po rekrutacji, skupiając się jedynie na rokujących kandydatach,
• Wiedząc, że będzie wkrótce otwarty wakat (bo np. odchodzi pracownik z 3 miesięcznym okresem wypowiedzenia, którego trzeba zastąpić) rekruter może celowo nie rozpoczynać pracy nad rekrutacją, by skrócić czas wskaźnika. W efekcie rekrutacja jest przeprowadzona mniej dokładnie.

Czas Rekrutacji mierzy to, czy dział HR jest szybki czy wolny. Nie mierzy jednak tego, czy jest efektywny. Dlatego wskaźnik ten – choć wart mierzenia – nie powinien być wskaźnikiem KPI.

Poza tym, Czas rekrutacji nie jest wskaźnikiem, który powinien być mierzony globalnie w odniesieniu do całej firmy, lecz w odniesieniu do sektora (branży), działu (dział IT, HR, Zakupów itd.),  bądź typu stanowiska (specjalista, manager, pracownik operacyjny).

Czym zastąpić KPI Czas Rekrutacji?

Czas Znalezienia Wykwalifikowanych Kandydatów

Wiąże on czas trwania procesu z jakością aplikacji. Pozwala mierzyć to, czy Dział Rekrutacji realizuje cel rekrutacji wartościowych kandydatów w określonych jednostkach czasu. Wahania tego wskaźnika pozwalają wnioskować na temat stanu rynku pracy oraz efektywności stosowanych przez rekruterów metod.

Bierzemy tu pod uwagę:

• Wskaźnik Jakości Aplikacji (czyli ilość kandydatów, którzy przeszli proces rekrutacji i spełniają kwalifikacje w stosunku do ilości CV które przyszły na dane stanowisko),
• Czas poświęcony na proces, liczony od momentu zgłoszenia zapotrzebowania na pracownika,

Współczynnik Rotacji Nowozatrudnionych

Ten wskaźnik pokazuje jak wysoka jest jakość prowadzonych rekrutacji, uniezależniając rekrutację od czasu jej trwania. Czas rekrutacji mierzy się jedynie pomocniczo.

Ilość zgłoszeń potrzebna do zapełnienia stanowiska

Im jest niższa, tym bardziej świadczy o tym, że rekrutrzy skutecznie i efektywnie dobierają kanały komunikacji z potencjalnymi kandydatami, dzięki czemu dostają zgłoszenia od osób dopasowanych do profilu firmy. Jakość tego współczynnika wpływa na skrócenie czasu rekrutacji (mniej lepszych kandydatów, to krótszy czas potrzebny na selekcję CV, mniej kandydatów do rozmów, przy jednocześnie wysokim współczynniku akceptacji kandydatów).

Jak wykorzystać wiedzę na temat średniego czasu rekrutacji w organizacji?

To, że Czas Rekrutacji nie powinien być jednym z KPI stosowanych przez dział HR nie znaczy wcale, że nie warto go mierzyć. Wprost przeciwnie – to kopalnia wiedzy, z której można wyciągać wnioski, stawiać hipotezy i je testować. Po to, by usprawniać cały proces. Właśnie dlatego, w systemie ATS tomHRM można mierzyć średni czas rekrutacji kandydata.

Pomiar Czasu Rekrutacji:

• Pozwala na planowanie rozwoju zespołu (wiedząc, że średnio rekrutacja na stanowisko X zajmuje nam Y dni, wiemy z jakim wyprzedzeniem należy planować rekrutację bądź po jakim okresie można spodziewać się przyspieszenia realizacji zadań w dziale zatrudniającym X),
• Pozwala zdiagnozować miejsce pojawiania się wąskiego gardła (zwłaszcza, jeśli monitorować będziemy czas trwania każdego z etapów rekrutacji),
• Pozwala oszczędzać koszty publikacji ogłoszeń i reklam w social media (jeśli wiemy, że po 2 tygodniach od publikacji mamy średnio wystarczającą ilość zgłoszeń, nie ma sensu planować kampanii na miesiąc),
• Daje informacje o zmianach na rynku pracy / wizerunku firmy (skrócenie bądź wydłużenie procesu),
• Pozwala szacować kiedy są najlepsze okresy na szukanie nowego pracownika do danego działu,
• Daje informację managerowi działu, kiedy może spodziewać się nowego pracownika – a to pozwala managerowi przygotować na to zespół (np. poinformować go o tym, że nowa osoba jest poszukiwana, ale by byli gotowi na to, że średnio zajmuje to 45 dni, więc na razie muszą sobie poradzić sami).

A czy w waszych organizacjach Czas Rekrutacji jest mierzony? Czy jest wskaźnikiem KPI? Jak go wykorzystujecie?

fot.:Designed by Freepik