Grafiki czasu pracy – zaplanuj pracę swojego zespołu jeszcze efektywniej!

Dobrze sporządzony harmonogram pracy (grafik) to jeden z najważniejszych elementów efektywnego działania przedsiębiorstwa. Jego złe rozplanowanie może jednak wiązać się nie tylko z zaburzeniem płynności pracy konkretnego działu czy nawet całej firmy, ale także z konsekwencjami finansowymi. Jeżeli harmonogram nie zostanie sporządzony w sposób zgodny z przepisami Kodeksu pracy, Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na przedsiębiorstwo karę do 30 000 zł. Prostym rozwiązaniem na maksymalne uniknięcie błędów jest digitalizacja grafiku, czyli korzystanie z elektronicznego harmonogramu pracy.

Tworzenie grafiku pracy – co na ten temat mówią przepisy?

Zasady tworzenia grafiku pracy w dość konkretny sposób określają przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 129. [Wymiar czasu pracy] § 1., czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy.

Przedłużony czas pracy

Jako wyjątek od powyższej reguły wskazane są przepisy wynikające z art. 135-138 ustawy. Art. 135 § 1. mówi o możliwości stosowania systemu równoważnego czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego czasu pracy do maksymalnie 12 godzin. Art. 136. § 1. wskazuje możliwość jego wydłużenia do maksymalnie 16 godzin w przypadku prac polegających na dozorze urządzeń. Art. 137. § 1. dopuszcza przedłużenie czasu pracy do 24 godzin, co dotyczy pracowników straży pożarnych i służb ratowniczych oraz pilnowania mienia bądź ochrony osób.

Z kolei art. 138. § 1 mówi o systemie pracy w ruchu ciągłym, który przewiduje możliwość przedłużenia tygodniowego czasu pracy do 43 godzin, z uwzględnieniem nadgodzin za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin na dobę.

System skróconego czasu pracy i pracy weekendowej

Kodeks pracy przewiduje również możliwość stosowania systemu skróconego czasu pracy. Art. 143. dopuszcza wykonywanie pracy przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy czym można równocześnie wydłużyć dobowy czas pracy do 12 godzin. Istotne są też zapisy art. 144., zgodnie z którymi na pisemny wniosek pracownika pracodawca może zastosować w jego przypadku system pracy weekendowej. Wówczas jest świadczona tylko w piątki, soboty, niedziele i święta przez maksymalnie 12 godzin na dobę.

Przeczytaj również:

Czy plan urlopów jest wiążący dla pracownika?

Okres rozliczeniowy w harmonogramie pracy

Art. 129. § 1 Kodeksu pracy wprowadza również pojęcie okresu rozliczeniowego, przez które ustawodawca rozumie 4 miesiące. To okres, na jaki pracodawca powinien zaplanować harmonogram czasu pracy.

§ 3. wskazuje jednak, że grafik czasu pracy może zostać sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale obejmujący co najmniej 1 miesiąc. Musi on zostać udostępniony pracownikom minimum 7 dni przed rozpoczęciem danego miesiąca (okresu rozliczeniowego). Pracodawca nie może zatem tworzyć grafików dziennych, tygodniowych czy dwutygodniowych. W uzasadnionych przypadkach (z przyczyn technicznych lub dotyczących organizacji pracy) ma natomiast możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego do maksymalnie 12 miesięcy.

Istnieje przy tym pojęcie grafiku tygodniowego. Nie stanowi on jednak kompletnego harmonogramu czasu pracy, może służyć jedynie jako narzędzie pomocnicze mające ułatwić rozplanowanie zadań, np. w konkretnym zespole.

Forma grafiku pracy

Art. 129. § 3 Kodeksu pracy wskazuje, że rozkład czasu pracy (harmonogram) może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Pracodawca ma zatem w tej kwestii dowolność wyboru, a e-grafik jest równoważny z papierowym.

Przechowywanie harmonogramów pracy

Istotne dla każdego pracodawcy są również przepisy wynikające z art. 291. § 1. Kodeksu pracy. Zgodnie z ich zapisem, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W praktyce oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do przechowywania harmonogramów pracy przez minimum 3 lata od okresu ich obowiązywania. To bowiem czas, przez który pracownik może wystąpić z roszczeniem o wypłatę wynagrodzenia w związku z przepracowanymi nadgodzinami.

Przeczytaj również:

Rejestracja czasu pracy – niezbędny składnik monitorowania czasu pracy zatrudnionego

Elektroniczny harmonogram pracy – najważniejsze korzyści

Sporządzenie oraz przechowywanie harmonogramów pracy w formie elektronicznej wiąże się ze sporymi korzyściami. Pierwszą z nich jest oszczędność miejsca w archiwach firmy. Obowiązek trzymania grafików pracy przez 3 lata od okresu ich obowiązywania może sprawić, że nagromadzi się ich spora ilość, szczególnie w przypadku dużych korporacji.

W parze z oszczędnością miejsca idzie zdecydowanie łatwiejsze sięganie po archiwalny harmonogram. W razie, gdyby trzeba było zweryfikować jakąś informację na temat rozkładu pracy sprzed roku czy dwóch, dużo łatwiej będzie znaleźć grafik elektroniczny niż przekopywać papiery w pudłach czy segregatorach.

Największą korzyścią z tworzenia harmonogramów pracy w formie elektronicznej jest natomiast szerokie pole do automatyzacji. Nie trzeba każdorazowo wypełniać ręcznie tabeli, do której trzeba przecież wpisać każdego pracownika z zespołu i uzupełnić komórki dniami miesiąca, a także przypisanymi do nich godzinami pracy poszczególnych osób.
Elektroniczny grafik pracy w dużej mierze eliminuje błąd ludzki w zakresie sprawdzania poziomu obłożenia poszczególnych dni. Tym samym znacznie maleje ryzyko, że w dniu wzmożonej pracy w firmie zabraknie rąk do realizacji zadań albo przeciwnie, wtedy, gdy prawie nic się nie dzieje, przedsiębiorstwo będzie pełne ludzi.

Wszystko to przekłada się na zauważalne obniżenie kosztów planowania pracy oraz jej rozliczania. Mniej osób jest zaangażowanych w comiesięczne budowanie harmonogramu, a samo zadanie zajmuje zdecydowanie mniej czasu. Dane można swobodnie kopiować, a także korzystać z takich funkcji, jak połączenie e-grafiku z ewidencją czasu pracy. W elektronicznym harmonogramie automatycznie nanoszą się informacje o nieobecnościach oraz rozpoczętej czy zakończonej pracy, wraz ze wskazaniem liczby przepracowanych godzin i minut czy czasu spędzonego na przerwach.

Gdzie utworzyć e-grafik?

Najbardziej podstawową formą e-grafiku jest harmonogram pracy w Excelu. Jego utworzenie również zajmuje jednak sporo czasu; samo budowanie arkusza jest dość czasochłonne. Najlepszą alternatywą jest moduł Grafiki Czasu Pracy w naszym systemie tomHRM, który współpracuje z Ewidencją Czasu Pracy oraz Wnioskami Urlopowymi. Takie zestawienie pozwala uzyskać jedno efektywne narzędzie dające dostęp do wszystkich kluczowych informacji na temat obecności zatrudnionych, a także planowania ich pracy oraz zadań.

Do kluczowych funkcji aplikacji Grafiki Czasu Pracy należą:

• automatyczne tworzenie harmonogramów czasu pracy,
• kopiowanie grafików,
• obsługa czasu normowanego i nienormowanego,
• obsługa nadgodzin,
• możliwość tworzenia osobnych grafików dla poszczególnych działów, oddziałów oraz wybranych pracowników,
• ustawianie własnych reguł rozliczania czasu pracy,
• obsługa dni wolnych i świąt,
• powiadomienia.

Moduł połączony z Ewidencją Czasu Pracy oraz Wnioskami Urlopowymi sprawia, że kadrowiec na jednej planszy widzi zapowiedziane oraz niezapowiedziane nieobecności, a także może sprawnie ustalić, kto właśnie pojawił się w pracy lub ją zakończył. Taką bieżącą analizę ułatwiają oznaczenia kolorystyczne: zielony dla osób, które właśnie rozpoczęły pracę, pomarańczowy dla przebywających na przerwie, czerwony dla niezarejestrowanego końca pracy i niebieski dla zakończonego dnia pracy.