Dieta za delegacje

Co to jest dieta za delegację?

Dieta to świadczenie, które przysługuje pracownikowi w związku z podróżą służbową, mające na celu pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas pobytu poza miejscem zamieszkania.

Dieta pracownicza ma charakter ryczałtowy. Oznacza to, że pracownik otrzymuje określoną kwotę, niezależnie od faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie.

Dieta za podróż służbową ma być formą zadośćuczynienia za dyskomfort wynikający z niemożności przygotowywania posiłków we własnym zakresie oraz potrzebę korzystania z usług gastronomicznych, które często wiążą się z wyższymi kosztami.

Warto podkreślić, że dieta stanowi jedynie część świadczeń związanych z delegacją. Pozostałe to m.in. zwrot kosztów podróży, noclegów czy innych uzasadnionych wydatków związanych z podróżą służbową.

Dieta a ryczałt

Dieta służbowa jest formą ryczałtu, który pokrywa konkretny wydatek – związany z wyżywieniem pracownika.

W przepisach dotyczących delegacji stosuje się też pojęcie innych ryczałtów czyli konkretnych wydatków związanych z podróżą służbową, których nie można udokumentować rachunkiem.

Najczęściej spotykane ryczałty w podróży służbowej to:

• Ryczałt za nocleg – przysługuje, gdy pracownik nie przedstawi rachunku za hotel. Wynosi 150% diety.
• Ryczałt za dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Wynosi 20% diety. Częsta nazwa tego ryczałtu to dieta dojazdowa.

Ryczałt nie przysługuje automatycznie – musi wynikać z okoliczności podróży (np. brak rachunku za nocleg)

Podsumowanie różnic między dietą a ryczałtem

Kiedy i komu przysługuje dieta z tytułu podróży służbowej?

Diety przysługują przede wszystkim osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. W przypadku innych form zatrudnienia, takich jak umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło), przepisy kodeksu pracy nie mają bezpośredniego zastosowania. Jednak strony mogą w umowie zawrzeć postanowienia dotyczące diet, wzorując się na przepisach dotyczących pracowników.

W przypadku członków zarządu czy właścicieli firm, którzy nie są pracownikami, kwestie diet mogą być regulowane odrębnie, np. w uchwałach zarządu czy wspólników.

W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą stosuje się te same stawki co w przypadku pracowników, a należna dieta przedsiębiorcy jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodu.

Warunki formalne diety za delegację

Dieta przysługuje pracownikowi, który został oddelegowany do czasowego wykonywania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy. Kluczowe jest więc wystąpienie elementu “wyjazdu” poza stałe miejsce pracy.

Kryterium czasu podróży służbowej pracownika

W przypadku delegacji krajowych, dieta przysługuje za czas od rozpoczęcia podróży służbowej do powrotu, przy czym stosuje się następujące zasady:

• Jeśli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety
  • ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości

W przypadku podróży trwającej dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, natomiast za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje 50% diety
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

Przypadki szczególne

Praca w terenie: Nie każdy wyjazd poza siedzibę firmy jest delegacją. Jeśli charakter pracy wymaga stałego przemieszczania się (np. handlowcy, przedstawiciele medyczni), a w umowie o pracę jako miejsce pracy wskazano obszar działania pracownika, wówczas przemieszczanie się w ramach tego obszaru nie jest delegacją i nie przysługują z tego tytułu diety.

Stanowiska mobilne: Podobnie, pracownicy mobilni, dla których praca polega na stałym przemieszczaniu się (np. kierowcy, pracownicy serwisu), nie przebywają w delegacji, wykonując swoje zwykłe obowiązki w ramach ustalonych tras czy obszarów.

Oddelegowanie: Trzeba odróżnić krótkotrwałą delegację od długotrwałego oddelegowania do pracy w innej miejscowości. W przypadku oddelegowania na dłuższy okres (np. kilka miesięcy), często stosuje się inne formy rekompensaty zwiększonych kosztów, jak dodatki relokacyjne.

Od czego zależy wysokość diety?

To ile wynosi dieta zależy od kilku czynników

Czas trwania delegacji

Jak wspomniano wcześniej, wysokość diety zależy od czasu trwania podróży służbowej. Im dłuższy czas spędzony w delegacji, tym wyższa kwota diet należnych pracownikowi, z zastrzeżeniem odpowiednich progów czasowych.

Kraj podróży służbowej

Wysokość diety jest różna dla delegacji krajowych i zagranicznych. Diety z tytułu podróży zagranicznej są zazwyczaj znacząco wyższe i zróżnicowane w zależności od kraju docelowego. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej publikuje tabele z określonymi stawkami diet dla poszczególnych krajów, uwzględniając różnice w kosztach życia w tych krajach.

Sprawdź poniżej stawki diety za dobę podróży zagranicznej (NA HASZ)

Zapewnienie wyżywienia przez pracodawcę

Jeśli podczas delegacji pracownikowi zapewniono bezpłatne wyżywienie (może to być np. hotelowe śniadanie czy obiad na który pracownik został zaproszony przez kontrahenta), dieta ulega odpowiedniemu zmniejszeniu:

• za śniadanie – o 25% diety
• za obiad – o 50% diety
• za kolację – o 25% diety

Oznacza to, że jeśli pracownik ma zapewnione pełne wyżywienie (śniadanie, obiad i kolację), dieta nie przysługuje. I nie ma znaczenia czy zjadł ten posiłek, czy nie.

Przepisy wewnętrzne firmy

Pracodawcy z sektora prywatnego mogą ustalać wyższe stawki diet niż te wynikające z przepisów. Takie podwyższone stawki powinny być określone w:

• układzie zbiorowym pracy
• regulaminie wynagradzania
• umowie o pracę
• innym akcie wewnętrznym (np. regulaminie delegacji)

Warto pamiętać, że podwyższone diety mogą mieć konsekwencje podatkowe i składkowe, o czym będzie mowa w dalszej części artykułu.

Stawki diety krajowej w 2025 roku

Od stycznia 2023 roku, stawka diety za dobę podróży krajowej wynosi 45 zł. Ta kwota jest systematycznie waloryzowana, dlatego warto śledzić aktualne przepisy i rozporządzenia.

Zasady obliczania diet przy delegacjach krótszych niż doba

Jak wspomniano wcześniej, wysokość diety zależy od czasu trwania delegacji:

• poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje
• od 8 do 12 godzin – 22,50 zł (50% pełnej diety)
• powyżej 12 godzin – 45 zł (pełna dieta dzienna)

Redukcja diety pracownika w przypadku zapewnienia mu posiłków

Przykładowe obliczenie:

• Pełna dieta: 45 zł
• Zapewnione śniadanie: -11,25 zł (25% diety)
• Zapewniony obiad: -22,50 zł (50% diety)
• Zapewniona kolacja: -11,25 zł (25% diety)

Jeśli pracownik miał zapewnione śniadanie i obiad, otrzyma dietę w wysokości: 45 zł – 11,25 zł – 22,50 zł = 11,25 zł.

Jak nietrudno zauważyć, ustawowe kwoty diet są bardzo niskie i w rzeczywistości przy skorzystaniu z oferty gastronomicznej nie rekompensują zwiększonych wydatków pracownika, dlatego warto wyjaśnić mu zasady zwrotu kosztów w czasie podróży krajowej przed pierwszą delegacją, by wiedział, czego może się spodziewać i jak może dysponować swoim budżetem.

Stawki diet zagranicznych w 2025

Zasady naliczania diet w delegacjach zagranicznych

W przypadku podróży zagranicznej, dieta służbowa wynosi 30% limitu za nocleg w danym kraju i jest określona w walucie obcej. Podobnie jak w przypadku delegacji krajowych, dieta ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu w zależności od czasu trwania podróży i zapewnionych posiłków.

Czas podróży zagranicznej liczy się:

• przy wyjeździe z kraju – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę
• przy powrocie do kraju – do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze z zagranicy

Ile wynosi dieta w delegacji zagranicznej?

Poniżej przedstawiamy przykładowe stawki diet zagranicznych dla wybranych krajów:

• Niemcy: 49 EUR
• Francja: 50 EUR
• Wielka Brytania: 45 GBP
• USA: 59 USD
• Czechy: 41 EUR
• Hiszpania: 50 EUR
• Włochy: 48 EUR
• Chiny: 55 USD
• Indie: 42 USD
• Japonia: 63 USD

Przeliczanie walut obcych

Diety w podróżach zagranicznych są naliczane i wypłacane w walucie obcej lub w walucie polskiej, przeliczonej według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty diety.

W praktyce, pracodawcy często wypłacają diety w złotówkach, stosując przelicznik zgodnie z przepisami. Ważne jest, aby w dokumentacji wskazać zastosowany kurs walutowy.

Specyficzne regulacje przy delegacjach do kilku krajów

Jeśli pracownik odwiedza kilka krajów podczas jednego wyjazdu słłużbowego (dieta międzynarodowa), stosuje się następujące zasady:

• za czas pobytu w danym kraju przysługuje dieta ustalona dla tego kraju
• za czas podróży lotniczej trwającej ponad 6 godzin, odbywanej w nocy, przysługuje dodatkowo 25% diety
• jeśli podróż zagraniczna trwa więcej niż jedną dobę, za niepełną dobę:
  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety
  • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

Rozliczanie diet – aspekty podatkowe i ZUS

Opodatkowanie diet

Diety krajowe do wysokości określonej w przepisach są zwolnione z podatku dochodowego. Jednak nadwyżka ponad limit stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu.

W przypadku diet zagranicznych, zwolnieniem podatkowym objęte są kwoty do wysokości określonej w przepisach dla danego kraju. Nadwyżka również podlega opodatkowaniu.

Składki ZUS od diet

Diety do wysokości określonej w przepisach nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS. Jednak podobnie jak w przypadku podatku, nadwyżka ponad limit podlega oskładkowaniu.

Dokumentacja niezbędna do prawidłowego rozliczenia diet:

• polecenie wyjazdu służbowego ( lub zaakceptowany wniosek o delegację)
• rozliczenie delegacji z określeniem:
  • daty i godziny wyjazdu oraz powrotu
  • trasy podróży
  • zapewnionych posiłków
  • ewentualnych innych świadczeń
• dokumentacja związana z przekroczeniem granicy (w przypadku delegacji zagranicznych)
• dokumentacja związana z przeliczeniem walut (w przypadku diet zagranicznych)

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu diet

Typowe pomyłki w obliczaniu wysokości diet

1. Nieprawidłowe ustalenie czasu trwania podróży służbowej – błędne określenie godzin rozpoczęcia i zakończenia delegacji może prowadzić do niepoprawnego naliczenia diety.
2. Nieuwzględnienie zapewnionych posiłków – często zdarza się, że pracodawcy lub pracownicy zapominają o obowiązku pomniejszenia diety o wartość zapewnionych posiłków.
3. Błędne przeliczenie kursów walut – stosowanie niewłaściwego kursu lub daty kursu przy przeliczaniu diet zagranicznych.
4. Nieprawidłowe rozliczanie diet przy podróżach do kilku krajów – trudności w ustaleniu właściwej diety dla każdego z odwiedzanych krajów, szczególnie przy krótkich pobytach.

Błędy w dokumentacji

1. Brak dokładnego określenia czasu podróży – nieuwzględnienie godzin wyjazdu i powrotu, co uniemożliwia prawidłowe naliczenie diety.
2. Niekompletna dokumentacja związana z posiłkami – brak informacji o zapewnionych posiłkach lub ich nieuwzględnienie w rozliczeniu.
3. Brak dokumentacji przekroczenia granicy – w przypadku delegacji zagranicznych może to prowadzić do trudności w ustaleniu właściwej stawki diety.

Nieprawidłowe kwalifikowanie podróży jako delegacji

1. Uznanie standardowej pracy mobilnej za delegację – jak wspomniano wcześniej, nie każdy wyjazd poza siedzibę firmy jest delegacją, szczególnie jeśli umowa o pracę przewiduje wykonywanie obowiązków na określonym obszarze.
2. Błędne traktowanie szkoleń jako delegacji – nie zawsze udział w szkoleniu spełnia kryteria delegacji, zwłaszcza jeśli jest to szkolenie z inicjatywy pracownika.
3. Nieprawidłowe traktowanie podróży prywatno-służbowych – trudności w rozgraniczeniu części służbowej i prywatnej, co może prowadzić do nieprawidłowego naliczenia diet.

Jak usprawnić proces zarządzania dietami z tomHRM?

Program do rozliczania delegacji online tomHRM to kompleksowe narzędzie, które usprawnia zarządzanie całym procesem delegacji, w tym:

• zgłaszanie i zatwierdzanie wniosków wyjazdowych
• automatyczne naliczanie diet
• rozliczanie delegacji
• generowanie raportów i zestawień

Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, moduł jest przyjazny zarówno dla pracowników HR, jak i dla delegowanych pracowników.

Automatyzacja obliczania diet

Jedną z kluczowych funkcjonalności modułu jest automatyczne obliczanie diet. System:

• uwzględnia aktualne stawki dla delegacji krajowych i zagranicznych
• automatycznie przelicza diety w zależności od czasu trwania podróży
• uwzględnia zapewnione posiłki i odpowiednio pomniejsza diety
• przelicza waluty według aktualnych kursów NBP

Dzięki temu minimalizuje się ryzyko błędów i oszczędza czas pracowników HR.

Integracja z systemami księgowymi

Moduł delegacji biznesowych tomHRM może być zintegrowany z popularnymi systemami księgowymi, co umożliwia:

• automatyczne przekazywanie danych o dietach do systemów płacowych
• uwzględnienie diet w listach płac
• prawidłowe ujęcie diet w rozliczeniach podatkowych i ZUS

Integracja eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, co minimalizuje ryzyko błędów.

Przechowywanie i dostęp do dokumentacji

System zapewnia:

• centralne repozytorium dokumentów związanych z delegacjami
• łatwy dostęp do historycznych danych
• możliwość generowania raportów i zestawień
• zgodność z wymogami dotyczącymi przechowywania dokumentacji

Dzięki temu, w przypadku kontroli, wszystkie niezbędne dokumenty są łatwo dostępne i prawidłowo zarchiwizowane.

FAQ – Najczęstsze pytania dotyczące diet w podróży służbowej

Pytania pracowników:

Czy dieta przysługuje mi, jeśli pracuję na umowie zlecenie?

Przepisy o dietach wynikające z Kodeksu Pracy dotyczą wyłącznie osób zatrudnionych na umowę o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych, kwestie diet powinny być uregulowane w samej umowie. Jeśli umowa nie zawiera takich zapisów, zleceniobiorca może negocjować ze zleceniodawcą zwrot kosztów związanych z podróżami służbowymi.

Jak rozliczyć dietę, jeśli delegacja trwała 36 godzin?

W przypadku delegacji krajowej trwającej 36 godzin, pracownikowi przysługuje: za pierwszą dobę – pełna dieta (45 zł), a za pozostałe 12 godzin – kolejna pełna dieta (45 zł), łącznie 90 zł. Należy pamiętać o ewentualnych pomniejszeniach za zapewnione posiłki.

Czy dieta należy się, jeśli firma zapewniła mi wszystkie posiłki? Jeśli podczas delegacji pracownik miał zapewnione pełne wyżywienie (śniadanie, obiad i kolację), dieta nie przysługuje, ponieważ jej wartość zostaje pomniejszona o 100% (25% za śniadanie, 50% za obiad, 25% za kolację).

Czy mogę otrzymać dietę w gotówce przed wyjazdem?

Tak, pracodawca może wypłacić zaliczkę na poczet diet przed wyjazdem pracownika w delegację. Po powrocie następuje rozliczenie, uwzględniające rzeczywisty czas trwania delegacji i ewentualne zapewnione posiłki.

Jak udokumentować konieczność przyznania diety?

Podstawą przyznania diety jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) wystawione przez pracodawcę oraz rozliczenie delegacji po powrocie, zawierające informacje o czasie trwania podróży i zapewnionych posiłkach.

Czy dieta przysługuje podczas szkolenia poza miejscem pracy?

Tak, jeśli pracownik został skierowany przez pracodawcę na szkolenie poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy, przysługuje mu dieta na zasadach ogólnych. Nie dotyczy to jednak szkoleń, na które pracownik udaje się z własnej inicjatywy.

Czy muszę zwrócić pieniądze jeśli w trakcie zagranicznej podróży nie wykorzystałem kwoty diety?

Nie, jeśli pracownik zjadł obiad w restauracji i jego wartość pieniężna jest niższa od diety, a z zasad pracujących w firmie wynika, że rozliczenie za posiłek jest realizowane dietą a nie rachunkiem, to nie zwraca różnicy.

Czy za podróż samochodem prywatnym przysługuje inna stawka diety?

Nie, sposób podróżowania nie wpływa na wysokość diety. Jednak w przypadku używania samochodu prywatnego do celów służbowych, pracownikowi może przysługiwać dodatkowy zwrot kosztów w postaci tzw. kilometrówki, co jest odrębnym świadczeniem od diety.

Co w przypadku, gdy delegacja jest przedłużana na miejscu?

Jeśli delegacja zostaje przedłużona, pracodawca powinien wydać nowe polecenie wyjazdu lub zaakceptować przedłużenie istniejącego. Wówczas dieta zostanie naliczona za faktyczny, przedłużony czas trwania delegacji.

Pytania HR:

Jak prawidłowo dokumentować wypłatę diet? Wypłata diet powinna być udokumentowana poprzez:

• polecenie wyjazdu służbowego
• rozliczenie delegacji z wyszczególnieniem czasów i kwot diet
• potwierdzenie wypłaty (przelew, KW)
• ewentualnie dokumenty związane z przeliczeniem walut (w przypadku delegacji zagranicznych)

Czy można ustalić wyższe stawki diet niż ustawowe?

Tak, pracodawcy z sektora prywatnego mogą ustalać wyższe stawki diet, które powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę lub innym akcie wewnętrznym. Należy jednak pamiętać, że nadwyżka ponad limit ustawowy podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Jak rozliczać delegacje pracowników hybrydowych i zdalnych?

W przypadku pracowników hybrydowych i zdalnych, kluczowe jest ustalenie ich stałego miejsca pracy. Jeśli w umowie jako miejsce pracy wskazano miejsce zamieszkania pracownika, to wyjazd do siedziby firmy może być traktowany jako delegacja. Jeśli jednak miejsce pracy określono jako siedzibę firmy, to pracownik pracujący zdalnie nie jest w delegacji, przyjeżdżając do biura.

Jakie dokumenty należy przechowywać na potrzeby kontroli?

Na potrzeby kontroli należy przechowywać:

• polecenia wyjazdów służbowych
• rozliczenia delegacji
• dokumenty potwierdzające wypłatę diet
• w przypadku delegacji zagranicznych – dokumenty związane z przekroczeniem granicy i przeliczeniem walut
• regulamin wynagradzania lub inne akty wewnętrzne określające zasady wypłaty diet (jeśli są stosowane stawki wyższe niż ustawowe)

Czy można zastąpić diety ryczałtem za wyżywienie?

Pracodawcy z sektora prywatnego mogą wprowadzić własne zasady rekompensowania kosztów wyżywienia, np. w formie ryczałtu. Należy jednak pamiętać, że takie świadczenia mogą być traktowane jako przychód pracownika i podlegać opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.

Jak rozliczać diety w przypadku pracowników z niepełnym wymiarem czasu pracy?

Wymiar czasu pracy nie wpływa na wysokość diety. Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, będący w delegacji, ma prawo do diety w pełnej wysokości, tak samo jak pracownik pełnoetatowy.

Jak dokumentować delegacje zagraniczne w świetle przepisów podatkowych?

W przypadku zagranicznej podróży służbowej, dla celów podatkowych należy przechowywać:

• polecenie wyjazdu służbowego
• rozliczenie delegacji z wyszczególnieniem czasów pobytu w poszczególnych krajach
• dokumenty potwierdzające przekroczenie granicy (np. karty pokładowe, bilety)
• dokumenty związane z przeliczeniem walut (kursy NBP)
• potwierdzenia wypłaty diet

Jak rozliczyć diety przy pracy zmianowej?

Praca zmianowa sama w sobie nie wpływa na prawo do diety ani jej wysokość. Jednak jeśli pracownik zmianowy jest delegowany poza swoje stałe miejsce pracy, ma prawo do diety na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem faktycznego czasu trwania delegacji.

Jak rozliczać diety w przypadku oddelegowania pracownika do oddziału zagranicznego?

W przypadku długotrwałego oddelegowania pracownika do pracy za granicą (np. na kilka miesięcy), często stosuje się inne formy rekompensaty kosztów, jak dodatki zagraniczne czy relokacyjne. Jeśli jednak pracownik jest delegowany na krótszy okres, stosuje się standardowe zasady naliczania diet zagranicznych.

Lista aktualnych przepisów regulujących diety przysługujące pracownikowi

1. Kodeks Pracy – art. 77^5 określa ogólne zasady dotyczące podróży służbowych i związanych z nimi świadczeń.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – określa szczegółowe zasady naliczania diet i innych świadczeń związanych z delegacjami.
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju – reguluje kwestie diet zagranicznych.
4. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – określa zasady opodatkowania diet i innych świadczeń związanych z podróżami służbowymi.
5. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych – reguluje kwestie składek ZUS od diet i innych świadczeń.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W celu uzyskania szczegółowych informacji dotyczących indywidualnych przypadków, zalecamy kontakt z działem prawnym lub specjalistą ds. kadr i płac.

Potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu dietami i delegacjami? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak moduł delegacji biznesowych tomHRM może usprawnić procesy HR w Twojej firmie.