Gorące biurko (hot desk)

Gorące biurko to dosłowne tłumaczenie terminu hot desk, oznaczającego brak przywiązania pracowników do jednego biurka. Idea współdzielenia stanowisk oraz elastycznego podejścia do przestrzeni biurowej stała się popularna wraz z upowszechnieniem pracy zdalnej i hybrydowej. Oprócz wielu zalet ma jednak również wady, które zauważają szczególnie pracownicy przyzwyczajeni do własnego miejsca w biurze. Co wiąże się z chęcią wprowadzenia takiego systemu w swojej organizacji i w jakich branżach może to przynieść najlepsze efekty?

Co oznacza gorące biurko, czyli hot desk?

“Gorące biurko”, będące dosłownym tłumaczeniem angielskiego terminu “hot desk”, to określenie praktyki współdzielenia stanowisk pracy w biurze. Oznacza to, że pracownicy nie mają przydzielonych stałych biurek, jak ma to zazwyczaj miejsce w ramach open space. Mogą za to korzystać z dowolnego miejsca pracy w przestrzeni biurowej, o ile nie jest ono danego dnia zajęte.

W praktyce hot desking zakłada zazwyczaj korzystanie z elektronicznego systemu rezerwacji miejsc. Po przyjściu do biura zgłasza się potrzebę zajęcia konkretnego stanowiska na dany dzień, a po jego przydzieleniu dostosowuje do swoich potrzeb, najczęściej poprzez rozstawienie własnego laptopa, dokumentów oraz innych niezbędnych narzędzi pracy. Wraz z końcem dnia pracownik zbiera je i porządkuje biurko, pozwalając na jego zajęcie następnego dnia dowolnej osobie.

Chociaż w Polsce gorące biurko stało się popularne dopiero na fali zmian związanych z upowszechnieniem pracy zdalnej i hybrydowej, hot desking nie jest pojęciem nowym. Jego założenia łączą się z wymyśloną w latach 80. koncepcją activity-based working (ABW), w myśl której przestrzeń biurowa powinna być podzielona na strefy pracy dostosowane do konkretnych i zmiennych zadań oraz potrzeb pracowników. Holenderska firma ubezpieczeniowa Interpolis, będąca pionierem tego rozwiązania, korzysta z gorących biurek do dzisiaj.

Jakie są zalety hot deskingu?

Jeżeli system gorących biurek wpisuje się w kulturę organizacyjną firmy, przynieść może sporo korzyści zarówno pracownikom, jak i samemu przedsiębiorstwu. Do głównych zalet hot deskingu należą:

• Elastyczność — umożliwia pracownikom wybór miejsca dostosowanego do realizowanych danego dnia zadań.
• Integracja — sprzyja większej liczbie interakcji między pracownikami z różnych działów.
• Wymiana i rozwój kompetencji — daje możliwość zajmowania miejsc koło specjalistów, których kompetencje są w danej chwili najważniejsze.
• Wsparcie pracy projektowej — pozwala wybierać wspólną przestrzeń podczas pracy nad konkretnym projektem.
• Wzrost innowacyjności — stymuluje kreatywność pracowników przez różne środowiska pracy oraz kontakt z ludźmi z różnych działów.
• Wsparcie pracy hybrydowej — pracownikom łatwiej wybrać miejsce pracy odpowiednie do zadań, które mogą zrealizować wyłącznie w biurze.
• Lepsze wykorzystanie przestrzeni — stanowiska wykorzystywane są tylko wtedy, gdy są potrzebne, co pozwala na ograniczenie przestrzeni biurowej lub wyzyskanie pełni jej potencjału.
• Porządek — mobilizuje do dbania o przestrzeń wspólną oraz uniemożliwia rozwój twórczego bałaganu przy stanowiskach pracy.

Jakie wady ma gorące biurko?

Badanie „Zawodowy styl życia” przeprowadzone przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie Pracuj.pl w lipcu 2020 roku wykazało, że aż 53% pracowników negatywnie ocenia zjawisko hot desków, a 57% za idealne miejsce pracy uważa takie, gdzie każdy ma swoje biurko. Do wad gorących biurek należą:

• Brak swojego miejsca i prywatności — powodujący dyskomfort pracowników, którzy lubią mieć własny kącik i dzięki niemu czują przynależność do firmy.
• Utrudnione budowanie głębokich relacji zespołowych — zespoły nie integrują się tak bardzo, siedząc wyłącznie we własnym gronie.
• Rywalizacja o lepsze miejsca — połączona z presją, aby przyjść jak najwcześniej.
• Problemy administracyjne — związane z potencjalnymi brakami miejsca przy nagłym przyroście pracowników lub niewłaściwej ocenie zapotrzebowania co do konkretnych stref.
• Wymóg samoorganizacji — aby zapewnić indywidualny komfort lub koordynować wspólne działania, pracownicy muszą wykazywać dużo dodatkowej inicjatywy.
• Czasochłonne dostosowywanie stanowiska — rozkładanie narzędzi pracy i późniejsze porządkowanie zabiera każdego dnia cenny czas.

W jakich branżach sprawdzi się hot desk?

Hot desking jest systemem, który szczególnie dobrze sprawdzi się w branżach takich jak:

• IT — pracownicy tej branży często pracują zdalnie i potrzebują jedynie dostępu do laptopa oraz internetu. Gorące biurka ograniczają więc problem stanowisk pustych przez większą część tygodnia.
• Marketing — praca kreatywna może zyskać na wymianie doświadczeń, a dodatkowo często opiera się na projektach, które hot desking mocno wspiera.
• Usługi — polityka gorących biurek staje się także coraz popularniejszym rozwiązaniem w sektorze bankowym, ubezpieczeniowym i konsultingowym. To branże typowo biurowe, które wraz z postępem cyfryzacji mogą znacząco optymalizować wykorzystanie przestrzeni, nie musząc poszerzać metrażu wraz z zatrudnianiem kolejnych specjalistów.
• Startupy — dynamiczna praca w niewielkich zespołach, które pracują nad rozwiązywaniem problemów różniących się w zależności od etapu rozwoju produktu, projektu czy całego startupu wręcz wymuszają elastyczność. Przykucie do jednego miejsca zdecydowanie im nie służy.

Możliwość wprowadzenia polityki gorących biurek nie jest związana wyłącznie z branżą. Często jest kwestią zależną także od kultury organizacyjnej oraz oczekiwań pracowników. Z reguły na hot desking przychylniej patrzą osoby dynamiczne i zaangażowane w pracę opartą na projektach oraz zróżnicowanych relacjach. Jeżeli zacieśnianie więzi w przedsiębiorstwie opierało się dotychczas na mocnej integracji wewnątrz poszczególnych zespołów czy działów, rozbicie tej dynamiki może być dla pracowników skrajnie niekomfortowe.

Jak wprowadzić politykę gorącego biurka?

Wprowadzenie w organizacji hot deskingu nie jest procesem, który można przeprowadzić w krótkim czasie. Wymaga przede wszystkim pogłębionej analizy dotyczącej obecnych i potencjalnych potrzeb pracowników co do przestrzeni. Tylko na takiej bazie można zaprojektować strefy pracy indywidualnej oraz wspólnej, spotkań z klientami, a w końcu i odpoczynku. Fizyczne dostosowanie biura iść musi w parze z wyborem elektronicznego systemu rezerwacji, a także projektowaniem procesów ułatwiających pracownikom codzienne rozlokowywanie swoich narzędzi pracy. W wielu przypadkach dodatkowym wyzwaniem będzie zapewnienie bezpieczeństwa poufnych danych.

Jeżeli jedną z przeszkód stojących na drodze implementacji idei gorącego biurka jest dotychczasowa kultura organizacyjna, cały proces może się mocno wydłużyć. Zapewnienie odpowiedniej liczby wygodnych biurek, ergonomicznych krzeseł czy dodatkowych ekranów nie jest żadnym wyzwaniem w porównaniu z odpowiednim komunikowaniem konieczności oraz sensu wprowadzanych zmian. Szkolenia i warsztaty muszą być prowadzone z pewną wrażliwością na wątpliwości osób, które przyzwyczajone są do posiadania swojego miejsca w biurze.

Po wprowadzeniu systemu gorących biurek firma powinna zadbać o to, aby brak indywidualnego stanowiska nie przerodził się w brak poczucia przynależności do miejsca pracy. Potencjalne niezadowolenie z nowych porządków wzmagać może również brak poczucia równości. Jeżeli pracownicy zauważą, że grupa osób traktowana jest na odmiennych zasadach i wbrew systemowi rezerwacji może wybierać miejsce na stałe, zdecydowanie nie pomoże to w budowaniu zaufania do polityki hot deskingu.