Kandydat pasywny

Kim jest kandydat pasywny i czym różni się od kandydata aktywnego? Jak przebiega rekrutacja i dlaczego warto poszukiwać pasywnych kandydatów do pracy?

• Kim jest kandydat pasywny?
• Cechy charakterystyczne pasywnych kandydatów do pracy
• Rekrutacja pasywnego kandydata – kiedy warto?
• Mity na temat kandydatów pasywnych
• Jak skutecznie dotrzeć do kandydatów pasywnych?
• Jak zachęcać kandydatów pasywnych do zainteresowania się twoją ofertą pracy?
• Co jest ważne dla kandydatów pasywnych w ofercie pracy?
• Proces rekrutacyjny kandydatów pasywnych
• Zatrudnienie kandydata pasywnego
• Kandydat pasywny może stać się aktywnym

Kim jest kandydat pasywny?

Kandydat pasywny to osoba, która obecnie ma pracę i nie szuka aktywnie nowej pracy, ale pozostaje otwarta na atrakcyjne oferty. To profesjonaliści zadowoleni ze swojej obecnej pozycji, którzy nie przeglądają ogłoszeń o pracę ani nie wysyłają CV, jednak mogą rozważyć zmianę pracy, jeśli pojawi się odpowiednia okazja.

Czym różni się kandydat pasywny od aktywnego?

Kandydat aktywny:

• Aktywnie poszukuje pracy (może mieć pracę, ale może być też osobą bezrobotną),
• Regularnie przegląda portale z ofertami,
• Wysyła CV i uczestniczy w procesach rekrutacyjnych,
• Jest zmotywowany do szybkiej zmiany,
• Często ma jasno określone oczekiwania.

Kandydat pasywny:

• Ma stabilne zatrudnienie lub nie jest zmuszony sytuacją do szybkiego podjęcia pracy zarobkowej,
• Nie szuka nowej pracy aktywnie,
• Może (choć nie musi) być otwarty na rozmowę o ciekawej ofercie,
• Wymaga przekonania i dłuższego procesu decyzyjnego,
• Często ma wysokie kwalifikacje i doświadczenie.

Cechy charakterystyczne pasywnych kandydatów do pracy

Kandydatem pasywnym może być nie tylko pracownik firmy. Może to być również osoba, która jest na rencie lub działa jako freelancer. Statystycznie jednak, sylwetka kandydata pasywnego obejmuje następujące cechy:

1. Stabilność zawodowa – zazwyczaj są zatrudnieni minimum 2-3 lata w obecnej firmie.
2. Zadowolenie z obecnej pracy – choć niekoniecznie w 100%.
3. Ostrożność w podejmowaniu decyzji – dokładnie analizują każdą propozycję.
4. Wysokie kompetencje – często są cenionymi specjalistami w swoich dziedzinach.
5. Selektywność – interesują się tylko naprawdę atrakcyjnymi ofertami.
6. Potrzeba czasu – proces decyzyjny trwa dłużej niż u kandydatów aktywnych.

Zalety zatrudniania kandydatów pasywnych

Jakość i doświadczenie

Kandydaci pasywni często reprezentują najwyższą jakość na rynku pracy. Są to sprawdzeni profesjonaliści z udokumentowanymi osiągnięciami.

Stabilność zatrudnienia

Osoby, które nie zmieniają pracy pochopnie, zazwyczaj pozostają dłużej w nowej organizacji. Obecni pracownicy, którzy myślą o zmianie pracy tylko przy naprawdę atrakcyjnych ofertach, są bardziej lojalni.

Mniejsza konkurencja

Nie aplikują masowo, więc pracodawca konkuruje z mniejszą liczbą ofert.

Motywacja długoterminowa

Decyzja o zmianie jest przemyślana, co przekłada się na większe zaangażowanie i chęć pracy w Twojej firmie.

Wady i wyzwania związane z kandydatami pasywnymi w rekrutacji

Długi proces rekrutacyjny

Przekonanie kandydata pasywnego wymaga czasu – średnio 2-3 razy dłużej niż aktywnego. Rekrutacja pasywnego kandydata to proces wymagający cierpliwości.

Wyższe oczekiwania finansowe

Aby zmotywować ich do zmiany, często trzeba zaoferować 20-30% podwyżkę.  To wyzwanie przy pozyskiwanie pasywnych kandydatów.

Ryzyko kontroferty

Obecny pracodawca może złożyć atrakcyjną kontrofertę, by zatrzymać swoich pracowników.

Trudności w dotarciu

Wymagają spersonalizowanego podejścia i często wielokrotnych kontaktów. Tu warto rozważyć wsparcie. Agencje rekrutacyjna często wspierają proces direct search.

Niepewność decyzji

Mogą wycofać się w ostatniej chwili z powodu komfortu obecnej sytuacji.

Rekrutacja pasywnego kandydata – kiedy warto?

Choć kandydaci aktywni są łatwiejsi do pozyskania: odpowiadają na ogłoszenia, są dostępni natychmiast i zazwyczaj bardziej elastyczni w negocjacjach, istnieją konkretne sytuacje na rynku pracy oraz wewnątrz organizacji, gdy inwestycja czasu i zasobów w pozyskanie kandydatów pasywnych jest szczególnie opłacalna.

Rynek pracy sprzyjający rekrutacji pasywnej:

1. Niski poziom bezrobocia i deficyt talentów

Gdy stopa bezrobocia jest niska (poniżej 4-5%), większość wykwalifikowanych specjalistów ma już pracę. W takiej sytuacji czekanie na kandydatów aktywnych może oznaczać miesiące bez obsadzenia kluczowego stanowiska.

2. Branże o wysokiej specjalizacji

W sektorach takich jak IT, inżynieria, medycyna czy finanse, gdzie wymagane są rzadkie kompetencje, kandydaci pasywni często stanowią jedyne źródło naprawdę doświadczonych ekspertów. Wyszukiwanie takich kandydatów wyspecjalizowanych w konkretnych obszarach wymaga jednak dokładnej strategii.

3. Konkurencyjny rynek pracodawcy

Gdy wiele firm walczy o te same talenty, dotarcie do kandydatów pasywnych pozwala uniknąć licytacji płacowych i konkurowania z dziesiątkami innych ofert.

Sytuacje w firmie pracodawcy wymagające rekrutacji pasywnej:

1. Stanowiska strategiczne i kierownicze

Dla ról executive, C-level czy kluczowych pozycji menedżerskich warto szukać sprawdzonych liderów, którzy obecnie skutecznie zarządzają zespołami w innych organizacjach.

2. Projekty wymagające unikalnych kompetencji

Gdy potrzebujesz specjalisty z bardzo konkretnym doświadczeniem (np. wdrożenie konkretnego systemu, znajomość niszowej technologii), prawdopodobnie znajdziesz go wśród osób obecnie wykorzystujących te umiejętności.

3. Budowanie zespołów innowacyjnych

Jeśli chcesz stworzyć zespół, który wprowadzi przełomowe zmiany, potrzebujesz ludzi ze świeżym spojrzeniem i sprawdzonymi osiągnięciami – pasywni kandydaci często spełniają te kryteria.

4. Zastępowanie kluczowych pracowników

Gdy odchodzi długoletni, ceniony pracownik, znalezienie równie doświadczonego następcy wśród kandydatów aktywnych może być niemożliwe.

5. Ekspansja na nowe rynki

Wchodząc na nowy rynek lub uruchamiając nowy produkt, potrzebujesz osób z konkretnym doświadczeniem branżowym – często są to specjaliści pracujący dla konkurencji.

Kiedy NIE warto inwestować w kandydatów pasywnych:

• Stanowiska juniorskie – młodsi specjaliści często aktywnie szukają możliwości rozwoju.
• Role o wysokiej rotacji – dla stanowisk z naturalnie wysoką rotacją szybsza rekrutacja aktywna jest bardziej opłacalna.
• Pilne zastępstwa – gdy musisz obsadzić stanowisko w ciągu 2-3 tygodni.
• Ograniczony budżet rekrutacyjny – pozyskanie kandydata pasywnego może wymagać 20-30% wyższego wynagrodzenia.

Kluczem do sukcesu jest strategiczne podejście – nie każde stanowisko wymaga rekrutacji pasywnej, ale dla ról krytycznych dla rozwoju firmy, inwestycja w pozyskanie najlepszych talentów z rynku często decyduje o przewadze konkurencyjnej organizacji.

Mity na temat kandydatów pasywnych

Mit 1: “Kandydaci pasywni są zawsze lepsi od aktywnych”

Prawda: Jakość kandydata nie zależy od tego, czy aktywnie szuka pracy. Wśród kandydatów aktywnych także znajdują się wybitni specjaliści.

Mit 2: “Wystarczą pieniądze, aby przekonać kandydata pasywnego”

Prawda: Choć wynagrodzenie jest ważne, dla wielu kandydatów pasywnych kluczowe są rozwój, kultura firmy i work-life balance.

Mit 3: “Kandydaci pasywni nie są zainteresowani zmianą”

Prawda: 87% kandydatów pasywnych jest otwartych na rozmowę o nowych możliwościach, jeśli oferta jest atrakcyjna. Różnica polega na tym, że często są pewni swoich umiejętności i doświadczenia, więc oferta musi być ponadprzeciętna, by przyciągnąć uwagę takiej osoby.

Mit 4: “Rekrutacja pasywna jest zbyt czasochłonna”

Prawda: Choć wymaga więcej czasu początkowo, budowanie relacji z kandydatami pasywnymi często skutkuje szybszym obsadzeniem przyszłych wakatów.

Mit 5: “Kandydaci pasywni są mniej zmotywowani”

Prawda: Gdy już podejmą decyzję o zmianie, często są bardziej zaangażowani, bo była to świadoma decyzja, a nie przymus związany z chęcią ucieczki z toksycznego miejsca pracy lub podjęcie pracy w celu ucieczki przed widmem bezrobocia.

Jak skutecznie dotrzeć do kandydatów pasywnych?

W przyciąganiu kandydatów pasywnych kluczowa jest skuteczna strategia. Pozyskiwanie kandydatów pasywnych wymaga zupełnie innego podejścia niż tradycyjna rekrutacja. Aż 84% firm wykorzystuje media społecznościowe do rekrutacji, a ponad 80% specjalistów ds. rekrutacji zgadza się, że “angażowanie kandydatów pasywnych” będzie jedną z najważniejszych umiejętności rekrutacyjnych w najbliższych latach. Istnieje wiele sprawdzonych technik dotarcia do tej grupy talentów, która stanowi aż 75% dostępnych kandydatów.

LinkedIn i media społecznościowe

Profesjonaliści często korzystają z mediów społecznościowych

• Wykorzystuj zaawansowane wyszukiwanie
• Analizuj profile pod kątem kompetencji
• Śledź aktywność w grupach branżowych

Networking i wydarzenia branżowe

• Konferencje i warsztaty
• Meetupy i spotkania branżowe
• Webinary i wydarzenia online
• Publikacje na portalach branżowych

Program poleceń pracowniczych

• Zachęcaj pracowników do polecania znajomych
• Oferuj atrakcyjne bonusy za skuteczne rekomendacje
• Buduj sieć kontaktów swoich pracowników

Budowanie talent pipeline

• Twórz bazę kontaktów na przyszłość
• Utrzymuj relacje nawet bez konkretnej oferty
• Współpracuj z agencjami rekrutacyjnymi

Content marketing rekrutacyjny

• Publikuj wartościowe treści branżowe
• Pokazuj kulturę organizacyjną
• Dziel się historiami sukcesu pracowników
• Buduj silny employer branding

Jak zachęcać kandydatów pasywnych do zainteresowania się twoją ofertą pracy?

1. Personalizuj komunikację

Zamiast: “Mamy ofertę pracy dla programisty” Napisz: “Zobaczyłem Twój projekt X na GitHubie – to imponująca implementacja. W naszym zespole pracujemy nad podobnymi wyzwaniami…”

2. Podkreślaj unikalne aspekty oferty pracy przyciągając uwagę kandydatów

• Innowacyjne projekty
• Możliwości rozwoju
• Elastyczność pracy
• Kultura organizacyjna
• Szkolenia dla firm

W tym przypadku dobrze wiedzieć, co dla kandydata może być ważne, by przyciągnąć pasywnych kandydatów. Czasem można to wywnioskować z jego profili w mediach społecznościowych. Jeśli chwali się sukcesami w pracy, to ważne mogą być nowe, ciekawe projekty. Jeśli często wrzuca zdjęcia z podróży, to może przekonać go elastyczny czas pracy lub możliwość pracy zdalnej.

3. Buduj relacji, nie sprzedaż

4. Bądź transparentny/a

• Jasno komunikuj zakres obowiązków
• Przedstaw ścieżkę kariery
• Bądź otwarty na temat wyzwań
• Pokaż, jak dbasz o dobrostan swoich pracowników

5. Bądź cierpliwy/a i dbaj o właściwy timing

• Nie naciskaj na szybką decyzję
• Oferuj elastyczny proces rekrutacyjny
• Dostosuj się do tempa kandydata

Co jest ważne dla kandydatów pasywnych w ofercie pracy?

O czym rozmawiać z pasywnym kandydatem by zapewnić efekt wow i jednocześnie zbadać jego kompetencje i motywacje?

Dlaczego ja? – powody, dla których rekruter kontaktuje się z pasywnym kandydatem

Rekruterzy zwykli pytać kandydatów, dlaczego są zainteresowani ofertą pracy. Przy rekrutacji pasywnego kandydata musisz umieć powiedzieć kandydatowi, dlaczego zdecydowałeś się z nim skontaktować. Co w jego doświadczeniu, umiejętnościach, osobowości sprawia, że uważasz, że twoja firma to dla niego idealne miejsce. (zmieniamy tu perspektywę z „Co Pan może zrobić dla nas” na „co my możemy zrobić nawzajem dla siebie”).

Zakres zadań  i obowiązków – w formie wyzwań projektów

Czym będzie się zajmował kandydat, nad jakimi projektami będzie pracował i jakie trudności rozwiązywał. Bardzo ważne jest by pokazać wszystkie zadania, podkreślić priorytety i jednocześnie pokazać jakie będą na kandydata czekały wyzwania. Co – w ramach projektów – będzie należało w pełni do niego i dlaczego potrzebujemy właśnie jego!

Warunki sukcesu

Co sprawia, że pracownik na tym stanowisku osiąga sukces? Za co będzie rozliczany? Jakie będą KPI na tym stanowisku? Jak są przeprowadzone oceny okresowe i rozmowy oceniające? Ważne jest nawet to, jak będzie przeprowadzony onboarding.

Rozwój zawodowy i osobisty

Ile szkoleń jest oferowanych? Jakich, jak często? Czy jest budżet szkoleniowy? Jakie są możliwości awansu, zmiany zakresu zadań. Co firma oferuje i jak widzi rozwój na tym stanowisku. Pokaż to wszystko również na przykładzie pracowników, którzy są w firmie dłużej.  Opowiedz ich historie sukcesu.

Zespół i środowisko pracy

Z kim będzie pracował (świetny pomysł to personalizacja środowiska pracy np. w formie prezentacji o pracownikach). Powiedz czym się zajmują, jakie mają hobby. Nie mów, że masz świetny zespół tylko to pokaż. Oprowadź kandydata po biurze. Jeśli to możliwe, pokaż mu jego potencjalne biurko. Powiedz o warunkach pracy – elastycznych godzinach (bądź ich braku), delegacjach, przerwach na lunch itd.

Narzędzia pracy

Marka komputera czy służbowego samochodu, aplikacje używane w firmie, technologia – to wszystko może mieć znaczenie. Jeśli narzędzia w twojej firmie są powyżej średniej, wygrasz jakością oferty pracy. Jeśli są na poziomie średnim / niższym – pokazujesz transparentność i wygrywasz szczerością.

Wynagrodzenie kandydata pasywnego

W Polsce, normą jest pytanie kandydatów o ich oczekiwania finansowe, a informacje o proponowanych widełkach wynagrodzenia podaje się rzadko (choć powoli sytuacja ta ulega zmianie).

Jeśli rekrutujemy kandydata pasywnego, sytuacja jest nieco inna – zazwyczaj to rekruter jako pierwszy podaje oferowane wynagrodzenie i dopiero od tego momentu zaczynają się negocjacje finansowe. Wynika to z tego, że to rekruter powinien zachęcić kandydata do tego, by ten rozważył zmianę pracy.

Swobodna rozmowa na wszystkie powyższe temat, pozwoli ci jednocześnie zbadać motywację i bazowy poziom kompetencji kandydata. Później, kiedy kandydat już będzie przekonany, że chce rozmawiać dalej, możesz przejść do szczegółowego badania kompetencji.

Proces rekrutacyjny kandydatów pasywnych

Przy rekrutacji kandydatów pasywnych są dwie szkoły:

• proces powinien być dopasowany do konkretnego kandydata
• kandydat , kiedy już wyrazi zainteresowanie ofertą pracy przechodzi ten sam proces, co pozostali kandydaci aktywni

Niezależnie od wyboru pamiętaj, że u kandydatów pasywnych też musisz zbadać kompetencje i upewnić się, że będą dobrym nabytkiem w Twojej organizacji.

Co jest ważne dla kandydatów pasywnych przy podejmowaniu decyzji o przyjęciu / odrzuceniu oferty pracy?

Rozwój kariery i nowe wyzwania (63% kandydatów)

Work-life balance

• Elastyczne godziny pracy.
• Możliwość pracy zdalnej.
• Dodatkowe dni wolne.

Kultura organizacyjna

• Wartości firmy.
• Styl zarządzania.
• Atmosfera w zespole.

Stabilność i perspektywy firmy

• Kondycja finansowa
• Plany rozwoju
• Pozycja rynkowa

Pakiet benefitów

• Nie tylko wynagrodzenie
• Szkolenia i rozwój
• Opieka zdrowotna
• Opcje na akcje

Wynagrodzenie i kompensacja pozostają najważniejszym czynnikiem dla 48-49% kandydatów według różnych badań (Glassdoor, LinkedIn). Dodatkowo, 70% kandydatów pasywnych chce poznać informacje o wynagrodzeniu już podczas pierwszej rozmowy z rekruterem (Alliance of Professional & Consultants).

Zatrudnienie kandydata pasywnego 

Przy rekrutacji pasywnych kandydatów trzeba liczyć się z tym że będą wymagali promesy zatrudnienia. Mając pracę, z której rezygnują, chcą mieć pewność, że nowe stanowisko będzie na nich czekać.

Kandydat pasywny może stać się aktywnym

Kandydaci pasywni stanowią ogromny, często niewykorzystany potencjał na rynku pracy. Szacuje się, że 70% globalnej siły roboczej, czyli kandydatów to kandydaci pasywni – tylko 30%  osób aktywnie szuka pracy. Rekrutacja kandydatów pasywnych często staje się więc koniecznością w przypadku potrzeby nowego zatrudnienia.

Choć ich pozyskanie wymaga więcej czasu, cierpliwości i spersonalizowanego podejścia, inwestycja ta często się opłaca i może przyczynić się do rozwoju firmy w szybszym tempie. Kluczem do sukcesu jest budowanie długoterminowych relacji, zrozumienie motywacji kandydatów oraz przedstawianie ofert, które wykraczają poza standardowe ogłoszenia o pracę. Skuteczny branding pracodawcy to podstawa.

Dla działów HR oznacza to konieczność zmiany podejścia – od reaktywnego publikowania ogłoszeń do proaktywnego budowania sieci kontaktów i marki pracodawcy. W dobie, gdy 70% talentów nie szuka pracy aktywnie, umiejętność wyszukiwania kandydatów pasywnych i przekonania ich do wzięcia udziału w procesie rekrutacji taje się kluczową kompetencją każdego skutecznego rekrutera.

Pamiętaj – każdy kandydat pasywny może stać się aktywnym, gdy otrzyma odpowiednią propozycję we właściwym momencie. Twoim zadaniem jako specjalisty HR jest być tym, kto złoży tę propozycję i skutecznie szuka nowej pracy dla najlepszych talentów.