Jak napisać zaproszenie kandydata na rozmowę kwalifikacyjną – wzory maili

Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną wysyłane do osób biorących udział w rozmowie kwalifikacyjnej to jeden z ważnych punktów styku firmy z kandydatem, który buduje candidat experience. Jak napisać zaproszenie do kandydata by wywołać efekt Wow i upewnić się, że wszystkie niezbędne dane zostały mu przekazane?

Informacje w zaproszeniu na spotkanie rekrutacyjne kierowanym do kandydata

Każda treść wiadomości do kandydata buduje  employer branding naszej organizacji, dlatego warto zastanowić się, jakie informacje oraz w jakiej formie przekazywać, tak by odpowiednio zaprezentować kulturę organizacyjna firmy i zbudować pozytywne wrażenie u kandydata/tki.

Podstawowe informacje w powiadomieniu o rozmowie rekrutacyjnej:

• Nazwa firmy. Choć wydaje się to oczywiste, niekiedy adres domeny nie pokrywa się z nazwą firmy, a kandydat który wysyła dziesiątki aplikacji może nie pamiętać, o jaką firme chodzi.
• Godzina i data spotkania.
• Miejsce spotkania, czyli dokładny adres i nazwę sali spotkań, jeśli rozmowa odbędzie się w biurze lub link do spotkania online
• Nazwisko i numer telefonu osoby, która będzie prowadziła spotkanie

Te informacje wystarczą, ale lepiej przygotować wzór maila który lepiej zadba o samopoczucie naszego kandydata, dostarczy mu dodatkowych danych pozwoli lepiej przygotować się do spotkania, które pozwoli mu dostać wymarzoną pracę.

Dodatkowe informacje budujące pozytywny Candidate Experience

Dobrą praktyką jest dostarczanie dodatkowych informacji, które ułatwia kandydatowi spotkanie i pozwolą mu bezstresowo przejść ten etap rekrutacji. Z badań (CandE Benchmark Research Program) wynika, że 25% kandydatów nie otrzymuje żadnych dodatkowych wskazówek od pracodawcy w trakcie szukania pracy, a to przekłada się na ich gorsze opinie o firmie i negatywne wrażenie osoby po całym procesie rekrutacji.

• Informacje o tym, kto będzie obecny na spotkaniu i jakie pełni w firmie funkcje (o ile Ty i hiring manager wiecie wiele o kandydacie na podstawie jego CV i niekiedy listu motywacyjnego, on nie wie z reguły nic o tym, z kim się spotka, warto zatem wyrównać tę sytuację). Podanie liczby osób biorących udział w spotkaniu oraz ich funkcji pozwoli obniżyć stres u kandydata
• Informacje o przebiegu spotkania i czasie jego trwania (co się będzie działo i jak kandydat ma zaplanować czas),
• Dress code (warto o tym napisać zwłaszcza jeśli w firmie jest luźna atmosfera i nie chcesz stresować kandydata. Z drugiej strony, jeśli w firmie wymagany jest strój formalny, to sposób ubrania się na spotkanie może też być wskazówką rekrutacyjną),
• Informacje o tym, jak przygotować się do spotkania (tego typu porady są niby oczywiste, ale dają poczucie, że naprawdę chcemy, by spotkanie było efektywne i by kandydat dobrze wypadł).
• Listę rzeczy do przyniesienia. Jeśli nie potrzebujesz wglądu do dokumentów i referencji napisz o tym. Jeśli są wymagane, zrób kandydatowi check listę tego, co powinien zabrać. Możesz wtedy dorzucić coś zabawnego, co sprawi, że kandydat się uśmiechnie i odstresuje – np. informację by zabrał ze sobą dobry humor,
• Link do materiałów EB – np. filmiku o firmie, który pozwoli kandydatowi lepiej poznać pracodawcę (na spotkaniu można potem o to zapytać i zbadać motywację). Można tu tez zawrzeć najczęstsze pytania i odpowiedzi kandydatów.
• Dokładne wskazówki dojazdu (np. link google maps), jeśli dojazd bywa trudny, oraz informacje o najbliższym parkingu i nazwę przystanku autobusowego

Pamiętaj jednak, by nie przeładować maila informacjami!

Sprawdź też, czy Twój mail nie zawiera błędów ortograficznych lub interpunkcyjnych.

Zaproszenie kandydata na rozmowę kwalifikacyjną – kiedy wysyłać i ile szablonów potrzebujesz?

Przeważająca większość kandydatów chce jak najczęściej być informowana o przebiegu rekrutacji i tym, czy nadal jest brana pod uwagę w procesie. Aby cała rekrutacja przebiegła poprawnie, możesz potrzebować następujących wzorów:

• Zaproszenie do rozmowy telefonicznej, w którym dookreślisz przewidywaną datę rozmowy oraz jej zakres.
• Zaproszenie na stacjonarną lub zdalną rozmowę kwalifikacyjną – najlepiej już po wstępnym kontakcie telefonicznym.
• Wiadomość SMS lub mail z potwierdzeniem spotkania.
• Prośbę o potwierdzenie przybycia na rozmowę kwalifikacyjną wysyłane na dzień przed spotkaniem.
• Mail z prośbą o przełożenie spotkania (lub /i mail potwierdzający jego przełożenie).
• Podziękowanie po rozmowie kwalifikacyjnej z informacjami o dalszym przebiegu procesu.

Sprawdź, jakie szablony wiadomości możesz automatycznie wysyłać do kandydatów – testuj nasz system ATS przez 30 dni bezpłatnie!

Wzory maili z zaproszeniem na spotkanie rekrutacyjne

Poniżej kilka przydatnych szablonów wiadomości od rekrutera do kandydatów, które możesz dopasować do kultury swojej organizacji. Zwróć uwagę na styl wiadomości (formalny, luźny) oraz to, by wiadomość była gender free, jeśli ma być wysyłana automatycznie. Jeśli Twój system ATS to umożliwia, wykorzystaj shortcody, pozwalające na personalizację wiadomości do kandydata.

Wzór zaproszenia na kwalifikacyjną rozmowę telefoniczną

W takim zaproszeniu informujemy kandydata, że może spodziewać się kontaktu (lub pozwalamy mu wybrać termin rozmowy). Warto dookreślić czas trwania rozmowy oraz jej zakres tematyczny. Jeśli chcesz sprawdzić zdolności komunikacyjne w obcym języku, koniecznie o tym napisz!

Wzór zaproszenia na spotkanie kwalifikacyjne online lub stacjonarne

W takiej wiadomości warto umieścić:

• dokładne dane dotyczące daty i miejsca spotkania
• informacje dodatkowe ułatwiające dojazd lub przygotowanie komputera do rozmowy online,
• dane dotyczące stanowiska,
• informacje dodatkowe dotyczące przygotowania sie do spotkania.

Wzór potwierdzenia przybycia na spotkanie

Coraz częściej zdarza się, że kandydaci rezygnują z przybycia na rozmowę kwalifikacyjna. Dlatego na dzień przed spotkaniem warto wysłać wiadomość przypominająca o spotkaniu, która pozwoli zredukować liczbę “pustych” spotkań i zaoszczędzić czas rekrutera. W takiej wiadomości warto:

• przypomnieć miejsce spotkania
• podać link do ogłoszenia lub informacje o stanowisku na które prowadzona jest rekrutacja,
• umożliwić przełożenie spotkania,
• poprosić o informację, jeśli kandydat zrezygnował z procesu.

Wiadomość można wysłać mailem lub wiadomością SMS.

Wzór przełożenia rozmowy kwalifikacyjnej

Wysyłany do kandydata w sytuacji, kiedy rekruter musi przełożyć spotkanie. Może być poprzedzony telefonem do kandydata. Powinien zawierać przeprosiny oraz możliwość ustalenia nowej daty spotkania przez kandydata.

Wzór maila z podziękowaniem za rozmowę kwalifikacyjną

Po spotkaniu również warto napisać podziękowanie do kandydata za poświęcony czas. Mail po rozmowie kwalifikacyjnej powinien zawierać:

• podziękowanie za spotkanie,
• dalsze informacje o przebiegu procesu i kolejnych etapach wraz z datami,
• sekcję zachęcającą do kontaktu lub ewentualną informację zwrotną,
• opcje na rezygnację z dalszego procesu rekrutacyjnego (co ułatwi kontrolę nad tym, ilu aktywnych kandydatów mamy nadal w procesie)

Taki mail najlepiej wysłać w ten sam dzień, w który odbyło się spotkanie – np. pod koniec dnia, do wszystkich kandydatów, z którymi się spotkaliśmy. W systemie tomHRM może to być w pełni automatyczna wiadomość, jeśli po etapie rozmowy zaplanujemy kolejny etap, do którego przeniesiemy kandydatów, z którymi już się spotkaliśmy.

Zaproszenie na rozmowę w systemie do rekrutacji tomHRM – znaczniki

System ATS tomHRM posiada system znaczników (shortcode), które pozwalają na przygotowanie personalizowanej wiadomości mailowej do kandydatów.

Tworząc szablon wiadomości, umieszczamy w nim znaczniki, a system wysyłając wiadomość wstawia w nie odpowiednie informacje. Pozwala to automatycznie wysłać do kandydatów wiadomość z odpowiednimi danymi.

W ten sposób możesz umieścić w szablonie m.in. takie dane jak:

• tytuł projektu rekrutacyjnego,
• imię i/lub nazwisko kandydata,
• link do oferty (ogłoszenia rekrutacyjnego),
• nazwę etapu rekrutacyjnego na którym znajduje się kandydat,
• dział do którego prowadzona jest rekrutacja
• i wiele innych.

Przykład wiadomości może zatem wyglądać następująco:

Taki szablon maila możesz wykorzystać w dowolnej rekrutacji i najlepiej wysłać go automatycznie przy przenoszeniu kandydata do kolejnego etapu procesu rekrutacyjnego. Wiadomość dotrze do niego bez żadnej ingerencji rekrutera, oszczędzając Twój czas!