Offboarding

W każdej organizacji od czasu do czasu następuje moment, w którym z różnych przyczyn któryś z jej członków rozstaje się z firmą. Bez względu na to, czy ma to miejsce z woli danego pracownika, czy pracodawcy, odejście osoby zatrudnionej może być równie stresujące dla obu stron. Być może wiąże się z utratą w firmie ważnego talentu czy istotną luką kadrową, a z punktu widzenia pracownika – stanowiska, na którym bardzo mu zależało. Choć okoliczności rozstania z pracownikiem mogą być bardzo różne, to w wielu z nich dla firmy pojawia się ryzyko osłabienia employer brandingu, „pociągnięcia” za sobą kolejnych odejść czy pogorszenia morale zespołu. Dlatego niezwykle istotne jest zadbanie o właściwe przeprowadzenie odejścia pracownika, a konkretniej – dobre zaplanowanie offboardingu.

Offboarding – co to jest i dlaczego jest tak istotny?

Czym jest offboarding? To zaplanowany proces rozstania pracownika z organizacją, który obejmuje wszystkie działania od momentu podjęcia decyzji o zakończeniu współpracy aż do całkowitego rozliczenia się obu stron. W każdej firmie następuje moment, gdy pracownik odchodzi – czy to z własnej woli, bo przechodzi do nowej pracy, czy z inicjatywy pracodawcy. Właściwie przeprowadzony, skuteczny offboarding pracownika może przekształcić potencjalnie negatywne doświadczenie w pozytywne zakończenie relacji zawodowej.

Najnowsze badania pokazują, że tylko 29% organizacji na świecie posiada formalne procesy offboardingu (Newployee, 2025), mimo że nieprawidłowe przeprowadzenie tego procesu kosztuje firmy średnio 23 000 dolarów na każdego odchodzącego pracownika (PwC, 2024). Te koszty wynikają głównie z odzyskiwania danych, sprzętu firmowego oraz potencjalnych naruszeń bezpieczeństwa.

Znaczenie offboardingu pracownika

Znaczenie offboardingu dla pozytywnego wizerunku firmy jest nie do przecenienia. Według badań Gallup, pracownicy którzy doświadczyli pozytywnego procesu offboardingu są 2,9 razy bardziej skłonni polecić firmę jako pracodawcę oraz 45% bardziej prawdopodobni, że polecą innych kandydatów do organizacji. Co więcej, 62% pracowników deklaruje, że rozważyłoby powrót do poprzedniego pracodawcy, jeśli proces rozstania przebiegł pozytywnie.

Są jednak pewne cechy, które powinny łączyć każdy proces offboardingowy pracownika, by można było mówić o jego efektywnym przeprowadzeniu. Wynikają one z celu offboardingu, czyli napisaniu dobrego zakończenia historii zatrudnienia danej osoby. Przyczyny rozstania z pracownikiem bywają naprawdę różne i niejednokrotnie przykre dla obu lub jednej ze stron; właściwie zaprojektowany i wdrożony proces offboardingu powinien skutecznie przemienić wszelkie negatywne emocje w dobre wspomnienia.

Zdalny offboarding – czy może być skuteczny?

Zatrudnienie pracownika w formie zdalnej stawia sporo przeszkód w budowaniu dobrych relacji, a tym samym – employer brandingu. Osoby pracujące w takim systemie zostają pozbawione z pozoru nieistotnej, a w rzeczywistości mocno integrującej możliwości spotykania się i rozmawiania w przerwie na kawę, lunch czy papierosa, umawiania po pracy na rozluźniające wyjście – i tak dalej. Równie trudne co właściwe zbudowanie relacji z pracownikiem w formie zdalnej, jest jej zdalne zakończenie w taki sposób, by były zatrudniony poczuł się właściwie zaopiekowany i rozstał się z firmą w poczuciu, że był jej istotną częścią.

Choć to trudny proces, nie jest on niemożliwy do skutecznego przeprowadzenia. Odpowiednio przeprowadzony zdalny offboarding pracownika może dać równie dobre rezultaty, co ten odbywający się stacjonarnie. Jego najważniejszym elementem będzie zapewnienie byłemu zatrudnionemu najwyższego komfortu podczas rozmów o zakończeniu współpracy takich jak rozmowa rozstaniowa czy exit interview.

Planując zdalny offboarding, należy zatem pamiętać o:

• organizacji spotkania 1 na 1 w formie wideorozmowy,
• przeprowadzeniu rozmowy online we właściwych warunkach – zadbaj o zorganizowanie sobie cichej kameralnej przestrzeni, by żadne hałasy nie przeszkadzały w spotkaniu, a pracownik nie czuł się osaczony i skrępowany obecnością innych osób (nawet widocznych/słyszalnych w tle),
• upewnij się, że pracownik będzie miał w danym terminie zapewnione komfortowe warunki do przeprowadzenia rozmowy,
• transparentności w przekazywaniu informacji – rozmowa zdalna może być źródłem przeróżnych niedopowiedzeń, których nie będzie się dało ot tak „wyrównać” dodatkową wymianą zdań przy biurku, bardzo istotne jest zatem dokładne wyważenie i przemyślenie tego, co chce się powiedzieć byłemu zatrudnionemu,
• zadbaj o przyjazne zatytułowanie spotkań,
• nie bój się pytać o emocje pracownika – utrzymanie kamiennej twarzy podczas wideokonferencji może być dla wielu osób bardzo proste, co nie oznacza, że słyszane przez nich informacje przyjmują ze spokojem. Warto zatem pamiętać o tym, by spróbować dowiedzieć się, jak pracownik się czuje w trakcie rozmowy, a tym samym uniknąć niedopowiedzeń czy osłabienia employer brandingu spowodowanego np. brakiem omówienia zarzutów zatrudnionego względem firmy lub wyjaśnienia jego wątpliwości.

Najlepsze praktyki zdalnego offboardingu:

Technologia i komunikacja:

• Wykorzystanie platform video do rozmów rozstaniowych i exit interview
• Cyfrowe podpisywanie dokumentów
• Automatyczne systemy do zarządzania zwrotem sprzętu

Bezpieczeństwo:

• Natychmiastowa dezaktywacja dostępów zdalnych
• Wykorzystanie narzędzi MDM do zdalnego czyszczenia urządzeń
• Monitoring aktywności w systemach przez okres karencji

Aspekt ludzki:

• Wirtualne pożegnania z zespołem
• Przesyłka z upominkiem pożegnalnym
• Utrzymanie kontaktu przez programy alumni

Elementy procesu offboardingu – z czego powinien się składać?

ak przeprowadzić offboarding skutecznie?  Zwróć uwagę na poniższe elementy, które warunkują efektywny offboarding.

Rozmowa rozstaniowa

Rozmowa rozstaniowa jest krokiem, który otwiera każdy proces offboardingu pracownika. To nic innego jak moment, w którym jedna ze stron informuje drugą o chęci zakończenia współpracy. Gdy rozstanie następuje z inicjatywy pracodawcy, to ma on możliwość dokładnego przygotowania się do przeprowadzenia rozmowy rozstaniowej – sytuacja wygląda jednak zupełnie inaczej, kiedy to pracownik wręcza wypowiedzenie umowy. Kierownicy muszą zostać zatem dobrze wyszkoleni pod względem właściwego reagowania na informację o planowanym odejściu zatrudnionego czy nagłego zerwania umowy, a także przygotowani na to, że rozmowa może przebiegać w bardzo emocjonalnym tonie.

Bardzo ważne jest to, by rozmowa rozstaniowa nie kończyła się na przyjęciu wypowiedzenia przez jedną ze stron. Ma być rozmową, a zatem dialogiem. Gdy to firma kończy współpracę, powinna zadbać o to, by pracownik nie miał żadnych wątpliwości dotyczących przyczyny podjęcia takiej decyzji. Warto od razu omówić kwestię benefitów przysługujących zwalnianej osobie, takich jak odprawa pieniężna, wsparcie typu outplacement czy zagwarantowanie pracownikowi dodatkowych dni na spokojne znalezienie nowego zatrudnienia. To również moment, w którym można postarać się ustalić formalne warunki rozstania, takie jak podjęcie decyzji dotyczącej wybrania pozostałego należnego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.

Poinformowanie zespołu o zmianach kadrowych

Bez względu na stopień zażyłości byłego pracownika z zespołem, pozostałych pracowników należy powiadomić o nadchodzących zmianach kadrowych jak najszybciej. Pozostawienie danego zakończenia współpracy bez żadnego komentarza czy wręcz niepoinformowanie o nim innych pracowników może przynieść wiele negatywnych skutków, takich jak:

• tworzenie się plotek,
• obniżenie poziomu zaufania zespołu do kierownika i całej firmy,
• wzbudzenie w pracownikach lęku związanego z podejrzeniem wdrożenia przez firmę redukcji etatów,
• osłabienie morale zespołu,
• uzyskanie od osoby odchodzącej z organizacji nieprawdziwych informacji o powodach lub atmosferze rozstania, które stawiają konkretnego kierownika lub całą firmę w złym świetle,
• osłabienie employer brandingu,
• a w skrajnych przypadkach – nawet wystąpienie efektu domina, a więc utrata kolejnych talentów.

Jakie informacje dotyczące planowanej zmiany kadrowej warto przekazać zespołowi? Przede wszystkim:

• Powód rozstania – po wcześniejszym ustaleniu z pracownikiem, że zgadza się na jego otwarte ujawnienie, szczególnie w przypadku delikatnych kwestii. Jeżeli nie chce, by powody zostały przedstawione zespołowi, kierownik powinien zakomunikować je w odpowiednio ogólnikowy sposób, taki, który nie wzbudzi zbyt wielu plotek (np.: z przyczyn osobistych pracownika).
• Datę ostatniego dnia pracy danej osoby – jeżeli spotkanie z jakichkolwiek uzasadnionych przyczyn odbywa się bez udziału pracownika, którego dotyczy, to można podjąć przy okazji temat organizacji prezentu czy odświętnego spotkania pożegnalnego.
• Co będzie się działo dalej – pracodawca powinien poinformować zespół, w jaki sposób i komu zostaną przekazane obowiązki osoby opuszczającej organizację, czy firma planuje zatrudnienie na jej miejsce nowego pracownika, etc.

Co istotne, warto w trakcie rozmowy rozstaniowej z pracownikiem opuszczającym organizację ustalić z nim, czy chce samodzielnie rozpocząć temat np. podczas zwołanego spotkania całego zespołu. Dla niektórych ludzi osobiste zakomunikowanie kolegom i koleżankom z pracy tak ważnej w ich życiu zmiany może mieć ogromne znaczenie.
Dotyczy to szczególnie osób mocno zżytych z zespołem, które mogą czuć, że są współpracownikom „winne” poinformowania o sytuacji, zanim ci dowiedzą się o jego odejściu drogą oficjalną. Grunt, by w spotkaniu brał udział również kierownik, który będzie gotowy wyjaśnić wszelkie ewentualne wątpliwości. Pracownik może też chcieć zakomunikować zmianę np. poprzez maila pożegnalnego; wówczas spotkanie powinno nastąpić niedługo po odebraniu go przez zespół.

Przekazanie obowiązków

Temat przekazania obowiązków jest często całkowicie pomijany w firmach o wysokim poziomie rotacji związanym np. z charakterem danego stanowiska (praca tymczasowa etc.) – niesłusznie. To zwyczaj, który w każdym przypadku znacznie ułatwia płynną pracę organizacji pomimo utracenia pary (lub wielu par) rąk. Warto zatem przy rozstaniu z pracownikiem przedstawić mu checklistę z zadaniami, które powinien zrealizować w ramach przekazania swoich obowiązków innym osobom; takimi jak np.:

• spisanie trwających projektów, w których realizację był zaangażowany,
• spisanie listy przydzielonych mu zadań, których nie zdążył zrealizować,
• określenie priorytetu powyższych zadań,
• wyjaśnienie zasad obsługi systemu, oprogramowania czy maszyny, którymi zajmował się tylko ten pracownik,
• wyjaśnienie zasad wykonywania obowiązków, którymi zajmował się tylko ten pracownik,
• przekazanie dokumentów czy dostępów/uprawnień administracyjnych.

Bezpieczeństwo danych w procesie offboardingu

Bezpieczeństwo danych podczas offboardingu stanowi krytyczny element, który większość organizacji zaniedbuje. 76% dyrektorów IT uważa offboarding za znaczące zagrożenie bezpieczeństwa (Torii, 2024), a dane potwierdzają te obawy.

Kiedy i jak usuwać dostępy pracownika?

Najlepsze praktyki wskazują na konieczność natychmiastowego działania:

W dniu zakończenia współpracy:

• Dezaktywacja głównego konta użytkownika (Active Directory/LDAP).
• Zablokowanie dostępów do poczty elektronicznej.
• Usunięcie kart dostępu do budynku.
• Wylogowanie ze wszystkich urządzeń firmowych.

W ciągu 24 godzin:

• Przegląd i usunięcie dostępów do aplikacji SaaS.
• Zmiana haseł do wspólnych kont (jeśli były używane).
• Usunięcie z list dystrybucyjnych i grup projektowych.
• Zablokowanie dostępu do VPN.

W ciągu 72 godzin:

• Audyt wszystkich systemów pod kątem pozostałych dostępów.
• Archiwizacja danych pracownika zgodnie z polityką retencji.
• Przekazanie obowiązków i zmiana właścicieli dokumentów.

Alarmujące statystyki bezpieczeństwa w ramach offboardingu

Rzeczywistość znacząco odbiega od najlepszych praktyk:

• 89% byłych pracowników nadal może uzyskać dostęp do aplikacji korporacyjnych po odejściu (Osterman Research).
• 48% organizacji ma byłych pracowników z aktywnym dostępem do sieci firmowej.
• 50% liderów IT przyznaje, że konta pozostają aktywne dłużej niż jeden dzień.
• 20% potrzebuje miesiąca lub więcej.
• 25% w ogóle nie śledzi czasu dezaktywacji.

Exit interview

Exit interview to kolejna, niezwykle istotna rozmowa z osobą opuszczającą organizację. Jej celem jest poznanie czynników, które skłoniły pracownika do odejścia z firmy lub jego nastawienia do organizacji po otrzymaniu wypowiedzenia. To zatem wywiad, dzięki któremu pracodawca może uzyskać takie cenne informacje, jak np.:

• popełniane przez kierowników błędy, dotyczące zarządzania zespołem,
• pojawienie się na rynku pracodawców istotnego konkurenta,
• znaczące pogorszenie się atmosfery w zespole,

a więc dowiedzieć się, czy w firmie jest coś nie tak, czy może jednak rezygnacja ze współpracy dotyczy wyłącznie kwestii osobistych (np. chęć całkowitego poświęcenia się wychowaniu dziecka). W tym pierwszym przypadku uzyskanie od pracownika szczerego wyznania dotyczącego tego, co nie odpowiada mu w funkcjonowaniu firmy, może pozwolić na odpowiednio szybką reakcję, a tym samym uniknięcie dalszej rotacji.

Przeprowadzenie exit interview ze zwalnianym pracownikiem jest trudniejsze, ale niemniej ważne. Pracodawca zyskuje dodatkową możliwość poprawienia nastawienia pracownika do organizacji, bo choc utrata pracy jest dla pracownika często ciosem, to jeśli rozumie powody tej decyzji, będzie mu łatwiej w przyszłej karierze.

Exit interview może mieć miejsce np. dzień czy dwa po rozmowie rozstaniowej, czyli wówczas, gdy pierwsze emocje opadają, a w byłym zatrudnionym zaczyna kształtować się ostateczna opinia o firmie. To zatem idealny moment, by spróbować poznać aktualne nastawienie danej osoby do kultury organizacyjnej, kierownictwa czy zasad panujących w firmie i dostać ostatnią szansę na potencjalną zmianę tego nastawienia, gdy jest negatywne.

Rozstanie pracownika z firmą – ostatni dzień pracy

Dobrze rozplanowany offboarding nie może obyć się bez zaprojektowania przebiegu ostatniego dnia w pracy danej osoby. Co istotne, „ostatnim dniem” nie musi być wcale termin wejścia w życie rozwiązania umowy – chodzi bowiem o te godziny, które pracownik realnie spędza ze współpracownikami, na zabieraniu swoich rzeczy osobistych z biura czy na sprzątaniu dysku firmowego komputera. A jeśli osoba odchodząca z firmy zdecydowała się na wybranie w okresie wypowiedzenia należnego jej urlopu, to ten dzień może mieć miejsce na długo przed zakończeniem formalnym pracy pracownika.

Zastanawiając się nad tym, jak powinien wyglądać ostatni dzień w pracy osób opuszczających organizację, należy przede wszystkim pamiętać o zapewnieniu jej pełnego komfortu. Dla pracowników mocno zżytych z zespołem niezwykle istotne może być to, by mogli spędzić przynajmniej część tego czasu na żegnaniu się z kolegami i koleżankami. Innym może zależeć przede wszystkim na jak najmniejszym zwracaniu na siebie uwagi i np. wykonywaniu swoich obowiązków dokładnie w taki sam sposób, jak w każdy inny dzień. Warto zatem przygotować się na różne potrzeby pracowników i nauczyć się prawidłowo je rozpoznawać.

W dobrym guście będzie przekazanie odchodzącemu prezentu czy upominku od firmy lub zespołu. To miły sposób na pożegnanie pracownika i zachowanie dobrych relacji, choć pamiętajmy, że nawet najlepszy prezent nie poprawi employer brandingu firmy, jeśli proces zwalniania pracownika przebiegł w dramatyczny sposób.

Ostatni dzień pracy to również konieczność zaopiekowania się pracownikiem – przeprowadzenia go za rękę przez proces zdawania sprzętu i wykonywania innych czynności administracyjnych. Mogą należeć do nich takie zadania, jak oddanie kart dostępu, zdanie szafki pracowniczej, przywrócenie do ustawień fabrycznych i zdanie służbowego telefonu, wypełnienie dokumentów oddania sprzętu czy zabranie z kuchni swoich rzeczy osobistych. Na tym etapie offboardingu należy także poinformować pracownika, kiedy dokładnie utraci możliwość korzystania z benefitów takich jak prywatna opieka zdrowotna czy karta Multisport.

Tym, o czym należy pamiętać podczas planowania każdego etapu offboardingu pracownika, jest wdrażanie wszystkich poszczególnych kroków z szacunkiem do osoby opuszczającej firmę i empatią. Warto mieć na uwadze emocje, które mogą nią targać i myśleć nie tylko o dobru firmy, a więc zadbaniu o jej PR, ale również o rzeczywistym samopoczuciu pracownika – a także całego zespołu.