Offboarding

W każdej organizacji od czasu do czasu następuje moment, w którym z różnych przyczyn jakiś z jej członków rozstaje się z firmą. Bez względu na to, czy ma to miejsce z woli danego pracownika, czy pracodawcy, odejście osoby zatrudnionej może być równie stresujące dla obu stron. Być może wiąże się z utratą w firmie ważnego talentu czy istotną luką kadrową, a z punktu widzenia pracownika – stanowiska, na którym bardzo mu zależało. Choć okoliczności rozstania z pracownikiem mogą być bardzo różne, to w wielu z nich dla firmy pojawia się ryzyko osłabienia employer brandingu, „pociągnięcia” za sobą kolejnych odejść czy pogorszenia morale zespołu. Dlatego niezwykle istotne jest zadbanie o właściwe przeprowadzenie procesu odejścia pracownika, a konkretniej – dobre zaplanowanie offboardingu.

Offboarding – co to jest i dlaczego jest tak istotny?

Offboarding to zaplanowany proces rozstania pracownika z organizacją. O tym, z czego dokładnie będzie się składał offboarding, w ogromnej mierze decydują zwyczaje panujące w konkretnej firmie, jej struktura i kultura organizacyjna. Dobry offboarding może wyglądać inaczej w przypadku firmy w której powstają silne więzi między pracownikami a inaczej w korporacji o wysokim wskaźniku rotacji spowodowanym np. charakterem branży (prace studenckie, tymczasowe etc.).

Znaczenie offboardingu pracownika

Są jednak pewne cechy, które powinny łączyć każdy proces offboardingu pracownika, by można było mówić o jego efektywnym przeprowadzeniu. Wynikają one z celu offboardingu, czyli napisaniu dobrego zakończenia historii zatrudnienia danej osoby. Przyczyny rozstania z pracownikiem bywają naprawdę różne i niejednokrotnie przykre dla obu lub jednej ze stron; właściwie zaprojektowany i wdrożony proces offboardingu powinien skutecznie przemienić wszelkie negatywne emocje w dobre wspomnienia.

O tym, jak ogromną rolę w budowaniu wspomnień dotyczących danej relacji odgrywa jej zakończenie, najlepiej świadczy najbardziej życiowy przykład – rozstanie w związku. Przeprowadzone w nerwach, kłótni czy przykrej atmosferze, bardzo często staje się priorytetowym wspomnieniem całej relacji, nadpisując te pozytywne, romantyczne i pełne szczęścia. Tym samym całkowicie zaburza obraz byłej drugiej połówki, stawiając ją w złym świetle w pamięci drugiej osoby.

Nie inaczej jest w przypadku relacji biznesowych – choć to z pozoru dwa różne światy, to o tym, jak ostatecznie były pracownik zapamięta firmę, bezpośredniego przełożonego czy współpracowników, decyduje w największej mierze przebieg rozstania. Bez względu na to, jak wiele dobrych lat osoba spędziła w organizacji, zadowolona ze swoich kontaktów z kierownikiem, kolegami czy koleżankami, usatysfakcjonowana zarobkami, atmosferą panującą w firmie i benefitami, cały ten pozytywny obraz organizacji może zostać zakrzywiony lub złamany przykrym rozstaniem z firmą.

Zdalny offboarding – czy może być skuteczny?

Zatrudnienie pracownika w formie zdalnej stawia sporo przeszkód w budowaniu dobrych relacji, a tym samym – employer brandingu. Osoby pracujące w takim systemie zostają pozbawione z pozoru nieistotnej, a w rzeczywistości mocno integrującej możliwości spotykania się i rozmawiania w przerwie na kawę, lunch czy papierosa, umawiania po pracy na rozluźniające wyjście – i tak dalej. Równie trudne co właściwe zbudowanie relacji z pracownikiem w formie zdalnej, jest jej zdalne zakończenie w taki sposób, by były zatrudniony poczuł się właściwie zaopiekowany i rozstał się z firmą w poczuciu, że był jej istotną częścią.

Choć to trudny proces, nie jest on niemożliwy do skutecznego przeprowadzenia. Odpowiednio przeprowadzony zdalny offboarding pracownika może dać równie dobre rezultaty, co ten odbywający się stacjonarnie. Jego najważniejszym elementem będzie zapewnienie byłemu zatrudnionemu najwyższego komfortu podczas rozmów o zakończeniu współpracy takich jak rozmowa rozstaniowa czy exit interview, które szerzej opisujemy w dalszej części artykułu.

Planując zdalny offboarding, należy zatem pamiętać o:

• organizacji spotkania 1 na 1 w formie wideorozmowy,
• przeprowadzeniu rozmowy online we właściwych warunkach – zadbaj o zorganizowanie sobie cichej kameralnej przestrzeni, by żadne hałasy nie przeszkadzały w spotkaniu, a pracownik nie czuł się osaczony i skrępowany obecnością innych osób (nawet widocznych/słyszalnych w tle),
• upewnij się, że pracownik będzie miał w danym terminie zapewnione komfortowe warunki do przeprowadzenia rozmowy,
• transparentności w przekazywaniu informacji – rozmowa zdalna może być źródłem przeróżnych niedopowiedzeń, których nie będzie się dało ot tak „wyrównać” dodatkową wymianą zdań przy biurku, bardzo istotne jest zatem dokładne wyważenie i przemyślenie tego, co chce się powiedzieć byłemu zatrudnionemu,
• zadbaj o przyjazne zatytułowanie spotkań,
• nie bój się pytać o emocje pracownika – utrzymanie kamiennej twarzy podczas wideokonferencji może być dla wielu osób bardzo proste, co nie oznacza, że słyszane przez nich informacje przyjmują ze spokojem. Warto zatem pamiętać o tym, by spróbować dowiedzieć się, jak pracownik się czuje w trakcie rozmowy, a tym samym uniknąć niedopowiedzeń czy osłabienia employer brandingu spowodowanego np. brakiem omówienia zarzutów zatrudnionego względem firmy lub wyjaśnienia jego wątpliwości.

Elementy offboardingu – z czego powinien się składać?

Jak wspomnieliśmy, każdy offboarding pracownika może być zupełnie inny – jednak bez względu na to, jak duża jest organizacja, ile czasu dana osoba pracowała w firmie, jak istotne zajmowała stanowisko, ile wniosła do firmy czy w jakiej formie przeprowadzony będzie offboardning (zdalnie/stacjonarnie), warto podczas projektowania go uwzględnić poniższe elementy. To bowiem kluczowe aspekty procesu offboardingu, a ich przemyślane wdrożenie może mieć decydujący wpływ na atmosferę rozstania z zatrudnionym.

Rozmowa rozstaniowa

Rozmowa rozstaniowa jest krokiem, który otwiera każdy proces offboardingu pracownika. To nic innego jak moment, w którym jedna ze stron informuje drugą o chęci zakończenia współpracy. Gdy rozstanie następuje z inicjatywy pracodawcy, to ma on możliwość dokładnego przygotowania się do przeprowadzenia rozmowy rozstaniowej – sytuacja wygląda jednak zupełnie inaczej, kiedy to pracownik wręcza wypowiedzenie umowy. Kierownicy muszą zostać zatem dobrze wyszkoleni pod względem właściwego reagowania na informację o planowanym odejściu zatrudnionego czy nagłego zerwania umowy, a także przygotowani na to, że rozmowa może przebiegać w bardzo emocjonalnym tonie.

Bardzo ważne jest to, by rozmowa rozstaniowa nie kończyła się na przyjęciu wypowiedzenia przez jedną ze stron. Ma być rozmową, a zatem dialogiem. Gdy to firma kończy współpracę, powinna zadbać o to, by pracownik nie miał żadnych wątpliwości dotyczących przyczyny podjęcia takiej decyzji. Warto od razu omówić kwestię benefitów przysługujących zwalnianej osobie, takich jak odprawa pieniężna, wsparcie outplacementowe czy zagwarantowanie pracownikowi dodatkowych dni na spokojne znalezienie nowego zatrudnienia. To również moment, w którym można postarać się ustalić warunki rozstania, takie jak podjęcie decyzji dotyczącej wybrania pozostałego należnego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.

Poinformowanie zespołu o zmianach kadrowych

Bez względu na stopień zażyłości byłego pracownika z pozostałymi członkami zespołu, zakomunikowanie im nadchodzących zmian kadrowych jest niezwykle istotne. Pozostawienie danego zakończenia współpracy bez żadnego komentarza czy wręcz niepoinformowanie o nim innych pracowników może przynieść wiele negatywnych skutków, takich jak:

• tworzenie się plotek,
• obniżenie poziomu zaufania zespołu do kierownika i całej firmy,
• wzbudzenie w pracownikach lęku związanego z podejrzeniem wdrożenia przez firmę redukcji etatów,
• osłabienie morale zespołu,
• uzyskanie od osoby odchodzącej z organizacji nieprawdziwych informacji o powodach lub atmosferze rozstania, które stawiają konkretnego kierownika lub całą firmę w złym świetle,
• osłabienie employer brandingu,
• a w skrajnych przypadkach – nawet wystąpienie efektu domina, a więc utrata kolejnych talentów.

Jakie informacje dotyczące planowanej zmiany kadrowej warto przekazać zespołowi? Przede wszystkim:

• Powód rozstania – po wcześniejszym ustaleniu z pracownikiem, że zgadza się na jego otwarte ujawnienie, szczególnie w przypadku delikatnych kwestii. Jeżeli nie chce, by powody zostały przedstawione zespołowi, kierownik powinien zakomunikować je w odpowiednio ogólnikowy sposób, taki, który nie wzbudzi zbyt wielu plotek (np.: z przyczyn osobistych pracownika).
• Datę ostatniego dnia pracy danej osoby – jeżeli spotkanie z jakichkolwiek uzasadnionych przyczyn odbywa się bez udziału pracownika, którego dotyczy, to można podjąć przy okazji temat organizacji prezentu czy odświętnego spotkania pożegnalnego.
• Co będzie się działo dalej – pracodawca powinien poinformować zespół, w jaki sposób i komu zostaną przekazane obowiązki osoby opuszczającej organizację, czy firma planuje zatrudnienie na jej miejsce nowego pracownika, etc.

Co istotne, warto w trakcie rozmowy rozstaniowej z pracownikiem opuszczającym organizację ustalić z nim, czy chce samodzielnie rozpocząć temat np. podczas zwołanego spotkania całego zespołu. Dla niektórych ludzi osobiste zakomunikowanie kolegom i koleżankom z pracy tak ważnej w ich życiu zmiany może mieć ogromne znaczenie.
Dotyczy to szczególnie osób mocno zżytych z zespołem, które mogą czuć, że są współpracownikom „winne” poinformowania o sytuacji, zanim ci dowiedzą się o jego odejściu drogą oficjalną. Grunt, by w spotkaniu brał udział również kierownik, który będzie gotowy wyjaśnić wszelkie ewentualne wątpliwości. Pracownik może też chcieć zakomunikować zmianę np. poprzez maila pożegnalnego; wówczas spotkanie powinno nastąpić niedługo po odebraniu go przez zespół.

Przekazanie obowiązków

Temat przekazania obowiązków jest często całkowicie pomijany w firmach o wysokim poziomie rotacji związanym np. z charakterem danego stanowiska (praca tymczasowa etc.) – niesłusznie. To zwyczaj, który w każdym przypadku znacznie ułatwia płynną pracę organizacji pomimo utracenia pary (lub wielu par) rąk. Warto zatem przy rozstaniu z pracownikiem przedstawić mu checklistę z zadaniami, które powinien zrealizować w ramach przekazania swoich obowiązków innym osobom; takimi jak np.:

• spisanie trwających projektów, w których realizację był zaangażowany,
• spisanie listy przydzielonych mu zadań, których nie zdążył zrealizować,
• określenie priorytetu powyższych zadań,
• wyjaśnienie zasad obsługi systemu, oprogramowania czy maszyny, którymi zajmował się tylko ten pracownik,
• wyjaśnienie zasad wykonywania obowiązków, którymi zajmował się tylko ten pracownik,
• przekazanie istotnych materiałów, dokumentów czy dostępów/uprawnień administracyjnych.

Exit interview

Exit interview to kolejna, niezwykle istotna rozmowa z osobą opuszczającą organizację. Jej celem jest poznanie czynników, które skłoniły pracownika do odejścia z firmy lub jego nastawienia do organizacji po otrzymaniu wypowiedzenia. To zatem wywiad, dzięki któremu pracodawca może uzyskać takie cenne informacje, jak np.:

• popełniane przez kierowników błędy, dotyczące zarządzania zespołem,
• pojawienie się na rynku pracodawców istotnego konkurenta,
• znaczące pogorszenie się atmosfery w zespole,

a więc dowiedzieć się, czy w firmie jest coś nie tak, czy może jednak rezygnacja ze współpracy dotyczy wyłącznie kwestii osobistych (np. chęć całkowitego poświęcenia się wychowaniu dziecka). W tym pierwszym przypadku uzyskanie od pracownika szczerego wyznania dotyczącego tego, co nie odpowiada mu w funkcjonowaniu firmy, może pozwolić na odpowiednio szybką reakcję, a tym samym uniknięcie dalszej rotacji.

Co więcej, pracodawca zyskuje dodatkową możliwość poprawienia nastawienia pracownika do organizacji. Exit interview może mieć miejsce np. dzień czy dwa po rozmowie rozstaniowej, czyli wówczas, gdy pierwsze emocje opadają, a w byłym zatrudnionym zaczyna kształtować się ostateczna opinia o firmie. To zatem idealny moment, by spróbować poznać aktualne nastawienie danej osoby do kultury organizacyjnej, kierownictwa czy zasad panujących w firmie i dostać ostatnią szansę na potencjalną zmianę tego nastawienia, gdy jest negatywne.

Projekt ostatniego dnia w pracy

Dobrze rozplanowany offboarding nie może obyć się bez zaprojektowania przebiegu ostatniego dnia w pracy danej osoby. Co istotne, „ostatnim dniem” nie musi być wcale termin wejścia w życie rozwiązania umowy – chodzi bowiem o te godziny, które pracownik realnie spędza ze współpracownikami, na zabieraniu swoich rzeczy osobistych z biura czy na sprzątaniu dysku firmowego komputera. A jeśli osoba odchodząca z firmy zdecydowała się na wybranie w okresie wypowiedzenia należnego jej urlopu, to ten dzień może mieć miejsce na długo przed zakończeniem tegoż okresu.

Zastanawiając się nad tym, jak powinien wyglądać ostatni dzień w pracy osób opuszczających organizację, należy przede wszystkim pamiętać o zapewnieniu jej pełnego komfortu. Dla pracowników mocno zżytych z zespołem niezwykle istotne może być to, by mogli spędzić przynajmniej część tego czasu na żegnaniu się z kolegami i koleżankami. Innym, zdecydowanie bardziej introwertycznym, może zależeć przede wszystkim na jak najmniejszym zwracaniu na siebie uwagi i np. wykonywaniu swoich obowiązków dokładnie w taki sam sposób, jak w każdy inny dzień. Warto zatem przygotować się na różne potrzeby pracowników i nauczyć się prawidłowo je rozpoznawać.

W dobrym guście będzie przekazanie odchodzącemu prezentu czy upominku od firmy lub zespołu. I w tym przypadku warto wziąć pod uwagę charakter pracownika – ekstrawertyk najpewniej nie będzie miał problemu ze zwołaniem specjalnego spotkania całego zespołu, ale bardziej skryta osoba może poczuć się przytłoczona. W jej przypadku w lepszym tonie będzie zatem wręczenie podarunku przez jednego wyznaczonego człowieka mającego najlepszy kontakt z danym pracownikiem – lub przez bezpośredniego przełożonego.

Ostatni dzień pracy to również konieczność zaopiekowania się pracownikiem – przeprowadzenia go za rękę przez proces zdawania sprzętu i wykonywania innych czynności administracyjnych. Mogą należeć do nich takie zadania, jak oddanie kart dostępu, zdanie szafki pracowniczej, przywrócenie do ustawień fabrycznych i zdanie służbowego telefonu, wypełnienie dokumentów oddania sprzętu czy zabranie z kuchni swoich rzeczy osobistych. Na tym etapie offboardingu należy także poinformować pracownika, kiedy dokładnie utraci możliwość korzystania z benefitów takich jak prywatna opieka zdrowotna czy karta Multisport.

Tym, o czym należy pamiętać podczas planowania każdego etapu offboardingu pracownika, jest wdrażanie wszystkich poszczególnych kroków z szacunkiem do osoby opuszczającej firmę i empatią. Warto mieć na uwadze emocje, które mogą nią targać i myśleć nie tylko o dobru firmy, a więc zadbaniu o jej PR, ale również o rzeczywistym samopoczuciu pracownika – a także całego zespołu.