Plan wdrożenia nowego pracownika – przykład

W artykule: Onboarding pracownika – co to jest? Jak go przeprowadzić? dokładnie omówiliśmy temat onboardingu. Wyjaśniliśmy, z jakich kroków powinno składać się wdrożenie nowego pracownika do firmy, by efekt był maksymalnie zadowalający. Odpowiedzieliśmy również na pytanie, dlaczego onboarding jest tak istotny; a właściwie jego dobre przeprowadzenie. Dziś uzupełnimy temat, przedstawiając konkretny przykład planu wdrożenia nowego pracownika. Zapraszamy do lektury!

Ścieżki onboardingowe – jedna wspólna dla wszystkich stanowisk czy nie?

Na początku należy zaznaczyć, że nie ma jednej dobrej ścieżki onboardingowej. Można wskazać główne przystanki, o które warto zahaczyć w trakcie całej tej „podróży” z nowozatrudnionym po firmie. Jednak to, jakie drogi i metody ich pokonania zostaną wybrane, zależy od wielu czynników. Do najważniejszych zalicza się oczywiście profil firmy, stanowisko, które obejmuje nowa osoba, jej poziom doświadczenia i zwyczaje panujące w przedsiębiorstwie.

Punkt „stanowisko, które obejmuje nowa osoba” sugeruje, że warto tworzyć odrębne ścieżki onboardingowe dla poszczególnych stanowisk pracy. I w większości przypadków tak właśnie będzie. Jeżeli firma zatrudnia wiele osób, których zadania mocno się od siebie różnią, to ci będą przede wszystkim przechodzić inne szkolenia (np. z różnych programów komputerowych), a to już mocno zmienia plan wdrożenia. Dlatego też w module onboarding w systemie tomHRM dajemy możliwość tworzenia własnych ścieżek wdrożeniowych i przypisywania ich do wybranych przez siebie stanowisk.

Warto jednak pamiętać o wspomnianych „przystankach” – w tym przypadku o głównych punktach na planie onboardingu, które powinny znaleźć się w każdej ścieżce onboardingowej i zostać dopasowane do potrzeb danej posady. Polecamy zatem rozpisywać własne ścieżki na podstawie naszego podstawowego planu wdrożenia pracownika składającego się z 7 ogólnych kroków:

Krok 1. Oprowadzenie pracownika po firmie

Jesteście już po preonboardingu, czyli umowa z pracownikiem została podpisana, dostępy do systemów przyznane, jego miejsce pracy przygotowane na przywitanie nowej osoby, wymagane badania wstępne wykonane – przechodzicie zatem do onboardingu „właściwego”. Pracownik pojawia się w firmie po raz pierwszy jako oficjalnie zatrudniony. Wchodzi do budynku… i co dalej?

Już od progu powinien zostać przywitany przez opiekuna onboardingowego – rekrutera-szkoleniowca, który przyjął go do pracy lub bezpośredniego przełożonego, zależnie od zwyczajów panujących w firmie. Ważne, by zaopiekował się nim od razu i rozpoczął oprowadzanie po budynku, tak by nowy pracownik nie poczuł się zagubiony. Warto zacząć od pokazania, gdzie można zostawić swoje prywatne rzeczy, czyli zaprowadzenia do szatni lub przydzielenia szafki.

Następnie pokaż kuchnię, powiedz, gdzie znaleźć kubki czy mleko, jak działa ekspres oraz mikrofalówka; i tak dalej. Jeśli każdy przynosi swoje rzeczy do kuchni, wyjaśnij to od razu i zaproponuj na ten pierwszy dzień skorzystanie przez niego z Twoich naczyń oraz „kawusi”. Poinstruuj też pracownika jak dotrzeć do toalety – szukanie odpowiednich drzwi może go niepotrzebnie zestresować i wprowadzić w dyskomfort.
Pokaż nowej osobie jej stanowisko w firmie, pokój kadr, sale szkoleniowe, biurko kierownika, czyli wszystkie miejsca związane już bezpośrednio z pracą. Jeżeli w budynku są dostępne automaty z jedzeniem, o konkretnej godzinie przyjeżdża katering czy jest pokój ochrony lub miejsce do parkowania rowerów – nie zapomnij o tym opowiedzieć.

Krok 2. Szkolenia merytoryczne i BHP

Plan wdrożenia pracownika nie może obejść się bez dokładnego rozpisania szkoleń, które będzie musiał przejść nowozatrudniony, by mógł zacząć wykonywać swoje obowiązki. Ich rodzaj uzależnia oczywiście stanowisko, jakie zajmuje czy branża, w której działa firma. Zwykle jednak są to szkolenia BHP oraz merytoryczne, czyli uczące pracy w danym przedsiębiorstwie – obsługi firmowych systemów, obowiązujących procedur, oferowanych produktów lub usług; i tak dalej. Przygotuj zatem listę wszystkich szkoleń, przez które musi przejść osoba zatrudniona na konkretne stanowisko, by dobrze wykonywała swoją pracę.

Krok 3. Szkolenia „miękkie”

W wielu branżach, szczególnie tych, w których pracownicy mają kontakt z klientem, ważne jest wprowadzenie do planu wdrożenia również szkoleń miękkich. Ich zadaniem jest nauczenie nowego pracownika np. rozmawiania z grupą docelową klientów firmy, radzenia sobie w sytuacjach trudnych i stresujących, zarządzania czasem, organizacją pracy własnej, pracy w zespole, rozwiązywania konfliktów, kreatywnego myślenia – i tak dalej.

Krok 4. Przedstawienie pracownikowi zwyczajów firmy i celu jego pracy

Przygotowując własny plan onboardingu, zastanów się, w którym miejscu najlepiej umieścić rozmowę o zwyczajach firmy. Część przedsiębiorców decyduje się na połączenie jej z oprowadzaniem po budynku, inni wolą przeprowadzić w tym celu spotkanie 1:1, a jeszcze inni traktują ten punkt jako jedno ze szkoleń miękkich.

Najważniejsze jest to, by przedstawienie nowemu pracownikowi codziennego życia firmy miało w ogóle miejsce. Dzięki temu nie będzie popełniał takich z pozoru błahych, ale dla nowej osoby stresujących błędów, jak użycie cudzego mleka do kawy, zwracanie się per pan do współpracowników, gdy wszyscy mówią do siebie „na ty” czy pozostanie na stanowisku i pracowanie, kiedy pozostałe osoby udają się na wspólny lunch.

W planie onboardingu uwzględnij również przedstawienie pracownikowi najważniejszych celów firmy oraz… sensu jego pracy. By działał efektywnie, musi wiedzieć, po co robi to, co robi i czuć, że ma to jakiekolwiek znaczenie dla prawidłowego działania przedsiębiorstwa.

Krok 5. Zapoznanie pracownika z zespołem

Bez względu na branżę, w której działa firma i stanowisko, jakie obejmie nowy pracownik, w planie jego wdrożenia musi znaleźć się zapoznanie z zespołem. Zależnie od budżetu przeznaczonego na onboarding oraz zwyczajów panujących w przedsiębiorstwie czy częstotliwości zatrudniania nowych osób, może ono odbyć się w ramach wyjazdu integracyjnego lub spotkania zapoznawczego w budynku firmy.

Pracownik powinien od razu wiedzieć, jaka jest struktura firmy, kto jest za co odpowiedzialny – dzięki temu nie będzie miał wątpliwości, do kogo zwrócić się o pomoc w danej sprawie. Z pewnością będzie miło, jeśli pozna hobby swoich najbliższych współpracowników; to pozwoli mu szybciej znaleźć kogoś, z kim złapie wspólny język. Dobra atmosfera to podstawa!

Krok 6. Przedstawienie pracownikowi buddiego

Czy firma zatrudniła kogoś na produkcję, do budowlanki, czy do pracy biurowej, nowy pracownik powinien mieć przydzielonego buddiego – współpracownika, który zaopiekuje się nim w okresie wdrożenia. Będzie odpowiadał na jego pytania, pomagał mu w realizacji pierwszych zadań, podpowiadał, co robi nie do końca poprawnie czy zwyczajnie podtrzymywał na duchu w bardziej stresujące dni. Ujęcie tego punktu w planie wdrożenia jest istotne nie tylko ze względu na samą rolę buddiego w onboardingu, ale także logistyce – trzeba będzie tak ustalić grafik pracy nowej osoby i jego „kumpla”, by zawsze pracowali razem.

Krok 7. Obustronny feedback

Tworząc własne ścieżki onboardingowe, nie zapomnij, by przy każdym stanowisku uwzględnić czas na informację zwrotną. Po ustalonym z góry czasie wdrożenia warto zapytać pracownika, jak się czuje w firmie, czy czegoś mu brakuje, jak podobały mu się materiały szkoleniowe – i tak dalej. W tym celu przyda się moduł ankiety i testy w systemie tomHRM, który umożliwia np. stworzenie ankiety ewaluacyjnej, poprzez którą już-nie-taka-nowa osoba oceni przebieg szkoleń, współpracę z buddim, poziom zaopiekowania nim w pierwszych miesiącach; etc. Moduł pomoże także w przekazaniu feedbacku od pracodawcy. Można np. udostępnić zatrudnionemu testy sprawdzające jego wiedzę po etapie wdrożenia, a następnie wspólnie je omówić.