Rekrutacja pracownika od A do Z. Praktyczny poradnik dla pracodawców

Jak wskazują statystyki przedstawione przez Główny Urząd Statystyczny, stopa bezrobocia osiągnęła w 2022 roku najniższy poziom od 1990 roku, czyli od ponad 30 lat. Podobny wynik miał miejsce tylko w 2020 roku. To świetna informacja dla pracowników, w przypadku pracodawców oznacza jednak utrudniony proces rekrutacji, a dokładniej deficyt kandydatów, szczególnie specjalistów. Dodatkowe wyzwanie stanowią różne potrzeby osób szukających zatrudnienia, w dużej mierze uzależnione od tego, które pokolenie reprezentują. A to wymaga stosowania różnorodnych strategii rekrutacyjnych dostosowanych nie tylko do branży pracodawcy, ale również „rodzaju” kandydatów. W poniższym poradniku omówimy między innymi różne metody rekrutacji i przedstawimy najciekawsze narzędzia rekrutacyjne.

Podstawowe rodzaje rekrutacji: wewnętrzna i zewnętrzna. Metody, wady i zalety

Nim przejdziemy do opisania etapów pozyskiwania nowych pracowników, warto przedstawić najbardziej podstawowe rodzaje rekrutacji. Zdecydowanie, który z nich zostanie wdrożony w danym procesie, również należy bowiem do istotnych kroków w skutecznym zdobywaniu kandydatów do pracy.

Rekrutacja wewnętrzna

Rekrutacja wewnętrzna polega na szukaniu osoby na określone stanowisko wśród tych, które już pracują w firmie. Mogą być zatrudnione nawet w tym samym dziale i oddziale, ale wykonywać inne obowiązki. Po jej skutecznym przeprowadzeniu wybrany pracownik może zostać całkowicie przebranżowiony lub mieć tylko zwiększoną albo zmniejszoną liczbę obowiązków czy poziom odpowiedzialności. Najpopularniejsze metody rekrutacji wewnętrznej to:

• informacja mailowa do wszystkich działów o poszukiwaniu pracownika na dane stanowisko,
• awans,
• wytypowanie kandydatów przez przełożonych i wysyłanie ofert bezpośrednio do nich,
• publikacja ogłoszenia w intranecie dla pracowników,
• publikacja ogłoszenia na firmowej stronie Kariera,
• publikacja ogłoszenia na tablicy ogłoszeń w oddziale.

Rekrutacja zewnętrzna

Rekrutacja zewnętrzna to z kolei poszukiwanie nowego pracownika poza organizacją. Po jej efektywnym zakończeniu w firmie pojawia się zatem nowy człowiek. Kandydatów do pracy szuka się w tym przypadku zwykle następującymi metodami rekrutacji:

• publikacja ogłoszenia w serwisach ogłoszeniowych,
• publikacja ogłoszenia na firmowej stronie Kariera,
• publikacja ogłoszenia w firmowych social mediach,
• publikacja ogłoszenia przy pomocy internetowych reklam,
• publikacja ogłoszenia w internetowych grupach społecznościowych – lokalnych, branżowych, dotyczących ofert pracy,
• skorzystanie z usług agencji pracy,
• współpraca z urzędem pracy,
• system poleceń – poinformowanie wszystkich pracowników o poszukiwaniu nowej osoby do zespołu,
• informacja w mediach: gazetach, billboardach, telewizji, radio,
• direct search/executive search – samodzielne zwrócenie się do potencjalnego kandydata z ofertą pracy (np. przy pomocy LinkedIn), stosowane w przypadku poszukiwania specjalisty, często wysokiego szczebla. Specyfika tych metod polega na kontakcie z osobami, które mogą niekoniecznie szukać nowego zatrudnienia i być bardzo zadowolone z obecnej pracy, a także mieć wysokie oczekiwania dotyczące jej ewentualnej zmiany.

A jakie wady i zalety mają wskazane podstawowe rodzaje rekrutacji?

Szczegółowe rodzaje rekrutacji:
jedno- i wieloetapowa. Na czym polegają?

Rodzaje rekrutacji dzieli się także ze względu na poziom jej rozbudowania, a dokładniej – liczbę etapów. W przypadku tego nazewnictwa, słowo „etap” oznacza konkretnie wszystko to, co dzieje się między rozmową telefoniczną z właścicielami wstępnie wyselekcjonowanych CV a wybraniem kandydata.

Pierwszym typem jest rekrutacja jednoetapowa, którą można nazwać podstawową – opiera się na przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej. Na każdego zaproszonego kandydata przypada wyłącznie jedno takie spotkanie, a po przeprowadzeniu wszystkich następuje od razu wyłonienie osoby, z którą firma chciałaby nawiązać współpracę.

Z kolei w przypadku rekrutacji wieloetapowej, rekruterzy nie podejmują ostatecznej decyzji na podstawie samej rozmowy kwalifikacyjnej. Ta może im posłużyć wyłącznie do zmniejszenia grona wstępnie wybranych kandydatów. Po przeprowadzeniu takiego spotkania „najlepsi” kandydaci zostają zaproszeni do udziału w kolejnych etapach – lub te mają miejsce od razu po rozmowie celem ułatwienia sprawnego wyboru najlepszej osoby. Najpopularniejsze dodatkowe etapy rekrutacji to:

• sesja assessment centre – spotkanie grupowego, podczas którego wszyscy najlepsi kandydaci biorą udział w symulacji sytuacji oraz zadań, z którymi mogą się spotkać podczas pracy na danym stanowisku, a prowadzący (asesorzy) obserwują ich zachowanie, umiejętności komunikacyjne i inne interesujące ich aspekty,
• indywidualne testy psychologiczne,
• indywidualne testy wiedzy,
• indywidualne zadania próbne,
• dzień próbny,
• dodatkowe spotkania – jeśli pierwszą rozmowę kwalifikacyjną prowadzili rekruterzy, to kolejne spotkanie może polegać np. na poznaniu kandydata przez przyszłego kierownika.

Znaczenie employer brandingu dla procesu rekrutacji

Employer branding to wszystkie działania, których celem jest budowanie wizerunku firmy jako atrakcyjnego pracodawcy. Proces ten podnosi również jej rozpoznawalność. Odpowiednio przeprowadzony employer branding może mieć ogromny wpływ na zwiększenie liczby aplikacji napływających do rekruterów, a także zmniejszenie poziomu rotacji i utrzymanie w przedsiębiorstwie najlepszych specjalistów czy najbardziej wartościowych (oczywiście pod względem zawodowym) pracowników.

By można było mówić o naprawdę skutecznym budowaniu wspomnianego wizerunku, jego efektem powinna być nie tylko dobra opinia kandydatów do pracy na temat danej firmy, ale także jej obecnych i byłych pracowników oraz klientów czy partnerów biznesowych. Należy bowiem pamiętać, że każda z tych osób jest też po prostu człowiekiem mającym znajomych i rodzinę, którym może doradzać w kwestii szukania pracy. To też potencjalni użytkownicy internetu dzielący się swoim doświadczeniem z daną firmą na forach, grupach społecznościowych czy stronach służących do opiniowania pracy w danym przedsiębiorstwie lub procesu rekrutacji. Co więcej, firma gromadząca szerokie grono lojalnych klientów polecających jej usługi również zyskuje na wiarygodności pod względem oferowania zatrudnienia.

Oto przykładowe działania, które warto podjąć w ramach zewnętrznego employer brandingu, czyli kierowanego bezpośrednio do kandydatów do pracy:

• identyfikacja wizualna firmy – uwzględnianie w ogłoszeniach czy na stronie Kariera logo i kolorystyki marki,
• nagranie filmu rekrutacyjnego – prezentującego np. wnętrze i wyposażenie firmy, kierowników, wypowiedzi pracowników na temat ich zdań czy atmosfery panującej w organizacji,
• integracja strony Kariera ze stroną firmową,
• uczestnictwo w targach pracy oraz konferencjach,
• współpraca z agencjami, urzędami pracy i burami karier uczelni,
• odsyłanie w ogłoszeniach do własnego formularza rekrutacyjnego,
• promowanie ogłoszeń o pracę,
• uwzględnienie w ogłoszeniach ciekawych wydarzeń mających miejsce w firmie (takich jak wyjazdy integracyjne) oraz oferowanych świadczeń,
• oferowanie konkurencyjnego wynagrodzenia,
• oferowanie pracy zdalnej lub hybrydowej.

Niemniej istotne są działania wdrażane w ramach wewnętrznego employer brandingu, a więc skierowanego do obecnych pracowników:

• oferowanie szkoleń i warsztatów rozwojowych – prowadzonych przez pracodawcę oraz firmy zewnętrzne,
• cykliczne prowadzenie konkursów z nagrodami,
• rozwinięty system świadczeń i benefitów,
• wręczanie pracownikom paczek świątecznych czy upominków z takich okazji, jak Dzień Kobiet czy Dzień Mężczyzn,
• inkluzywność,
• cykliczne organizowanie imprez, spotkań i wyjazdów integracyjnych,
• dbanie o work-life balance,
• zadbanie o wyczerpujący proces onboardingu pracowników,
• aktywne prowadzenie social-mediów,
• terminowa i sprawna wypłata wynagrodzeń.

Wzorowy proces rekrutacji, czyli obowiązkowe etapy rekrutacji

Proces rekrutacji powinien przede wszystkim zostać dostosowany do konkretnych potrzeb danej firmy, a także określonego stanowiska. Własną ścieżkę należy jednak budować na podstawie elementów podstawowych, które zadbają o profesjonalne rozplanowanie całego procesu. To kolejno:

1. Dokładna analiza potrzeb kadrowych

Precyzyjne określenie potrzeb kadrowych w firmie będzie kluczem do sukcesu procesu rekrutacji. Osoby za niego odpowiedzialne muszą doskonale znać oraz rozumieć wymagania danego stanowiska, by dotrzeć do właściwych kandydatów i wyłonić spośród nich tego idealnego. Bardzo ważna będzie zatem rozmowa z bezpośrednim przełożonym danego działu i proces-managerem, jeśli takowy funkcjonuje w firmie.

Firmy zatrudniające wielu pracowników, które przeprowadzają dużą rekrutację (np. celem zbudowania dodatkowego zespołu czy obsługi gwałtownie zwiększonego grona klientów), muszą określić również, ile nowych osób zapewni płynne prowadzenie działalności. Trzeba mieć też na uwadze dostępny budżet oraz liczbę rekruterów i pracowników prowadzących onboarding. Jeśli grupa kandydatów będzie za duża, część z nich zostanie „skazana” na długie oczekiwanie na swój termin spotkania rekrutacyjnego, co grozi tym, że w międzyczasie dostanie inną pracę. Z kolei zbyt szerokie grono zatrudnionych utrudni ich właściwe przeszkolenie czy zaopiekowanie się nimi, przez co mogą szybko zrezygnować.
Podczas analizy potrzeb kadrowych należy pamiętać o dobrej komunikacji między wszystkimi osobami zaangażowanymi w proces szukania nowego pracownika: rekruterami, kierownikami, szkoleniowcami etc. Wszystkie osoby muszą w równym stopniu znać potrzeby stanowiska, na które prowadzona jest rekrutacja, by zgodnie wyłonić najbardziej pasującego kandydata.

2. Stworzenie profilu idealnego kandydata

Na podstawie listy „potrzeb stanowiska” należy określić wyobrażenie rekrutujących na temat idealnego kandydata – stworzyć jego profil, sylwetkę. Opis ten powinien zawierać takie informacje, jak preferowane wykształcenie, dyspozycyjność, ukończone kursy, uzyskane certyfikaty, oczekiwane umiejętności czy cechy charakteru. Każdy z punktów warto ocenić w skali od niezbędnego (np. kandydat na kierowcę taksówki musi mieć prawo jazdy), przez „mile widziane” (np. posiadanie własnego samochodu) po „dodatkowy atut” (np. bardzo dobra znajomość topografii miasta).

Należy pamiętać przy tym o zakazie dyskryminacji podczas selekcji kandydatów. Wśród wytycznych, które będą decydowały o zatrudnieniu, nie mogą zatem znaleźć się cechy wskazane w art. 183a. § 1. Kodeksu pracy: wiek, płeć, niepełnosprawność, rasa, wyznanie religijne, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkowa, pochodzenie etniczne oraz orientacja seksualna.

3. Określenie wymogów na dane stanowisko i wyróżnika firmy

Krok trzeci to stworzenie projektu ogłoszenia o pracę. Rekruterzy w porozumieniu z kierownictwem i innymi osobami ważnymi dla procesu rekrutacji, powinni ustalić, jakie informacje muszą się znaleźć w ofercie. Pierwszą ich „grupą” będą wymagania dotyczące możliwości podjęcia pracy na danym stanowisku, czyli dane z profilu kandydata ocenione jako „niezbędne”. Ponownie należy pamiętać, że żaden z podpunktów nie może łamać ustawowego zakazu dyskryminacji.
Drugą kwestią będzie znalezienie wyróżnika firmy – listy jej atutów, które uczynią ogłoszenie atrakcyjnym na tle konkurencji. To tak zwany EVP, czyli employer value proposition. Wszyscy zaangażowani w proces rekrutacji powinni zastanowić się, co sprawia, że warto pracować akurat dla tego pracodawcy. Jeśli budżet na to pozwala, mogą zapytać o wyróżniki samych pracowników, przeprowadzając anonimowe ankiety ewaluacyjne.

By mieć pewność, że dana cecha jest wyróżnikiem, trzeba poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z ofertami konkurencji. Dla przykładu: „dobra atmosfera” czy „owocowe czwartki” to już standard, a nie EVP. A „młody dynamicznie rozwijający się zespół” stał się wręcz memem, w negatywnym tego słowa znaczeniu. Zdecydowanie bardziej atrakcyjne dla kandydata będą takie informacje, jak to, że firma oferuje workation, korzysta wyłącznie z lokalnie pozyskiwanych surowców czy działa w systemie Lean Management, w ramach którego np. regularnie zbiera od pracowników ich pomysły na udoskonalenie działalności przedsiębiorstwa.

4. Stworzenie ogłoszenia o pracę

Twórz ogłoszenie o pracę co najmniej dwa razy. Najpierw „na brudno”, by uzyskać opinie na jego temat od reszty osób zaangażowanych w proces rekrutacji i na ich podstawie napisać wersję ostateczną (podlegającą ponownej weryfikacji zespołu). Określ także przedział wiekowy kandydatów, do których będzie kierowana dana oferta.
To drugie zagadnienie może brzmieć kontrowersyjnie: prawo zabrania przecież dyskryminacji ze względu na wiek. Jego wyszczególnienie nie ma jednak na celu odrzucenia osób „za młodych” lub „za starych”, a utworzenia właściwych ścieżek rekrutacyjnych. Przedstawiciele różnych pokoleń mogą mieć bowiem skrajnie inne oczekiwania względem pracodawcy, a tym samym inne informacje zawarte w ogłoszeniu zachęcą ich do aplikowania.

Dlatego też warto sformułować kilka ogłoszeń uwzględniających różne wyróżniki firmy, by dotrzeć do kompetentnych przedstawicieli wszystkich pokoleń. Firma ARC Rynek i Opinia na zlecenie portalu Pracuj.pl przeprowadziła badanie „Generacja dobrej kariery”, na podstawie którego określono średnie aspiracje oraz ambicje poszczególnych pokoleń:

Kolejnym etapem będzie już sformułowanie ogłoszenia. Uwzględnij w ofercie opis oferty pracy, wymagania względem kandydata, obowiązki na danym stanowisku oraz wspomniane wyróżniki.

5. Wybór miejsca publikacji ogłoszenia o pracę

Kolejnym krokiem jest określenie metody rekrutacji, czyli kanałów pozyskiwania kandydatów. Jeśli to pierwsze „poszukiwania” w Twojej firmie lub wcześniejsze rekrutacje nie były pod koniec analizowane pod kątem skuteczności źródeł aplikacji, wybierz co najmniej kilka różnych portali. Z pewnością warto postawić na internet, daje bowiem największy dostęp do różnorodnych kandydatów. Jeśli budżet na to pozwala, zadbaj o reklamę lub wyróżnienie oferty Twojej firmy. Do ogłoszenia dołącz również link do spersonalizowanego formularza aplikacyjnego (np. z pytaniami o oczekiwane zarobki czy poziom dyspozycyjności), który ułatwi wstępną selekcję kandydatów.

Już na tym etapie pomyśl o późniejszej ocenie efektywności bieżącego procesu, by podczas przyszłych rekrutacji korzystać z najlepszych źródeł CV. Najbardziej skuteczny będzie pod tym względem system do rekrutacji pracowników. W tomHRM oferujemy automatyczną analizę skuteczności zastosowanych kanałów pozyskiwania kandydatów. Użytkownik zyskuje w systemie wgląd w raporty i statystyki rekrutacyjne wskazujące również na średni czas całego procesu i jego efektywność, a także najczęstsze powody odrzucenia kandydatów, poziom aktywności oraz obciążenia rekruterów czy stan projektów rekrutacyjnych według etapów (lejek rekrutacji).

6. Wstępna selekcja kandydatów, omówienie w zespole

Po napłynięciu oczekiwanej liczby aplikacji nadchodzi czas na wstępną selekcję kandydatów. W jej przeprowadzeniu bardzo pomocny okazuje się system ATS (Applicant Tracking System). Pozwala na odrzucenie najmniej trafnych aplikacji na podstawie odpowiedzi udzielonych we wspomnianym formularzu rekrutacyjnym – np. ze względu na oczekiwania finansowe znacznie przekraczające te możliwe do zaoferowania czy brak niezbędnego wykształcenia lub umiejętności.

Program do rekrutacji umożliwia również tagowanie kandydatów dowolnymi hasłami (np.: kompetentny, dostępny od zaraz), ocenianie kandydatów czy pozostawianie swoich notatek. Wszystkie aplikacje można udostępnić pozostałym osobom zaangażowanym w proces rekrutacji, dzięki temu i one mogą przypisać swoją ocenę lub notatkę, co zdecydowanie ułatwia omówienie w zespole selekcji kandydatów. Odrzuconym kandydatom w procesie selekcji kandydatów warto od razu dać telefoniczną lub mejlową informację zwrotną – szybka odpowiedź to element budowania employer branding.

7. Kontakt ze wstępnie wybranymi kandydatami

Następnym krokiem będzie już mejlowy lub telefoniczny kontakt z kandydatami, którzy przeszli wstępną selekcję. Przed jego podjęciem ustal, czy spotkania będą odbywały się stacjonarnie, czy zespół zdecyduje się na rekrutację online z oprogramowaniem rekrutacyjnym. W tym pierwszym przypadku poinformuj kandydata, jeżeli w okolicy miejsca pracy (spotkania) często występują korki drogowe, by mógł odpowiednio wcześnie wyjechać.

Dobrą praktyką jest wskazanie najbliższego przystanku tramwajowego lub autobusowego, a także miejsca, gdzie można zaparkować samochód. Przekaż kandydatom również imię i nazwisko rekrutera oraz jego numer telefonu, a także opowiedz pokrótce, jak będzie przebiegało spotkanie oraz ile czasu potrwa. Pod koniec rozmowy prześlij kandydatowi wszystkie te informacje mejlowo lub SMS-em.

W przypadku rekrutacji online również przyda się aplikacja do rekrutacji pracowników, daje bowiem dostęp do wideorozmów, a także umożliwia planowanie spotkania online, wysyłanie linków do spotkań i zapisywanie ich w kalendarzu Google czy Outlook poprzez integrację ATS. Upewnij się, że każdy z kandydatów ma dostęp do kamery internetowej, stabilnego połączenia z internetem i mikrofonu. Poinstruuj ich, w jaki sposób skorzystać z wideo-rozmowy oraz odpowiednio wcześniej wyślij link – we wiadomości zawrzyj również wspomnianą instrukcję.

Każde z umówionych spotkań wprowadź do systemu ATS, by terminy naniosły się na użytkowany przez Ciebie kalendarz i były widoczne dla pozostałych osób zaangażowanych w proces rekrutacji. W programie będziesz mógł przypisać też rekrutera odpowiedzialnego za przeprowadzenie danej rozmowy – wówczas pojawi się ona na jego liście zadań.

8. Rozmowa kwalifikacyjna

Rozmowę kwalifikacyjną należy przede wszystkim dokładnie rozplanować. Zastanów się, o co zapytasz kandydata – a w przypadku udziału rekrutera wspomagającego podzielcie się rolami, by nie dopuścić do nieprofesjonalnego mówienia w tym samym momencie. Jeśli będziecie prowadzić spotkania stacjonarnie, zadbajcie o komfort kandydatów; przygotujcie dla nich wodę czy poczęstunek w postaci cukierków z logo firmy. Każdy z takich gestów to ważny element employer brandingu!

Planując przebieg rozmowy kwalifikacyjnej, pamiętaj o czasie dla kandydata – czyli momencie, w którym to on będzie mógł zadawać pytania dotyczące firmy, warunków zatrudnienia czy stanowiska. W przypadku rekrutacji wieloetapowej zastanów się, czy testy lub zadania indywidualne przeprowadzisz podczas pierwszego spotkania, czy w osobnym etapie.

9. Ostateczna selekcja kandydatów, omówienie w zespole i wybór kandydata

Po zakończeniu rozmów kwalifikacyjnych należy dokonać ponownej, ostatecznej selekcji kandydatów (ewentualnie zaplanować kolejne części rekrutacji wieloetapowej). I w tym przypadku przyda się oprogramowanie rekrutacyjne, z pomocą którego każdy z rekruterów pozostawi w profilu kandydata notatkę i ocenę po spotkaniu. Wszystkie pozostawione informacje ułatwią porównywanie aplikacji, a w efekcie – dokonanie ostatecznego wyboru.

10. Podziękowanie za udział w rekrutacji i informacja zwrotna

Po zdecydowaniu się na wybór konkretnego kandydata (lub kandydatów), następuje podziękowanie za udział w rekrutacji oraz przekazanie informacji zwrotnej. Warto pamiętać, że feedback powinien otrzymać nie tylko wyłoniony kandydat, ale też ci odrzuceni. Rekrutacyjny ghosting bardzo negatywnie wpływa na employer branding, pozostawiając po pracodawcy wrażenie nierzetelnego i nieprofesjonalnego. Oczywiście im więcej osób zostało zaproszonych na spotkanie rekrutacyjne, tym bardziej czasochłonne będzie przesyłanie im odpowiedzi. Dlatego również na tym etapie warto skorzystać z aplikacji do rekrutacji udostępniającej personalizowane szablony mejli wraz z opcją ich wysyłki.

11. Preonboarding pracowników

Proces rekrutacji wbrew pozorom nie kończy się na podziękowaniu kandydatom za udział. W rzeczywistości obejmuje on również wszystkie działania podejmowane przez pracodawcę między wysłaniem informacji zwrotnej do uczestników rekrutacji a pierwszym dniem pracy tych wybranych. Mowa tutaj oczywiście o procesie preonboardingu pracowników, podczas którego załatwiane są najważniejsze formalności. To zatem zebranie danych przyszłych zatrudnionych (a więc przesłanie im kwestionariuszy osobowych), przygotowanie i wysyłka umów, skierowanie na badania wstępne czy przyznanie wymaganych dostępów.

Dlaczego preonboarding jest ważny w procesie rekrutacji? Ponieważ sposób jego przeprowadzenia będzie miał duży wpływ na to czy kandydat zdecyduje się pozostać w firmie. Jeżeli czas między otrzymaniem feedbacku a podpisaniem umowy o pracę będzie zbyt długi, potencjalny pracownik może zostać w międzyczasie przejęty przez inną firmę. Niezwykle istotne jest zatem sprawne przeprowadzenie preonboardingu – i tutaj z pomocą przychodzi system ATS, który umożliwia szybką wymianę informacji wewnątrz organizacji oraz udostępnianie dokumentów.
Więcej na temat procesu wstępnego wdrożenia przeczytasz w naszym artykule: Onboarding pracownika – co to jest?, który podejmuje również temat preonboardingu.

RODO w rekrutacji – co musisz wiedzieć?

Dodatkowym wyzwaniem dla zespołu rekrutacyjnego jest działanie zgodnie z wytycznymi Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO w rekrutacji). Osoby zaangażowane w cały proces muszą przede wszystkim pamiętać, że tak zwane ukryte rekrutacje, które niegdyś cieszyły się sporą popularnością, są nielegalne od momentu wejścia w życie RODO. Należy zatem całkowicie z nich zrezygnować, szczególnie że negatywnie wpływają na employer branding i na dzisiejszym rynku pracy nie są atrakcyjne dla kandydatów.

Drugą kwestią jest konieczność spełnienia obowiązku informacyjnego. Zgodnie z nim pracodawca musi poinformować kandydatów w treści ogłoszenia albo automatycznej wiadomości zwrotnej do aplikacji o:

• nazwie firmy,
• adresie firmy,
• danych kontaktowych Administratora Danych Osobowych (ADO),
• celu przetwarzania danych osobowych kandydata,
• okresie przetwarzania danych osobowych kandydata,
• prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata,
• prawie do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Największy kłopot z punktu widzenia rekrutera stanowi jednak fakt, że bez wyrażenia przez kandydata zgody na wzięcie udziału w przyszłych rekrutacjach, i to w określonym czasie, jego aplikacja nie może zostać ponownie wykorzystana. Taka zgoda może zostać przez niego uwzględniona w CV w sekcji poświęconej klauzulom obowiązkowym. Niestety nie każdy kandydat jest świadomy takiej konieczności.

Rozwiązaniem tego problemu jest skorzystanie z systemu ATS, który zadba o ochronę danych osobowych. Umożliwia on bowiem zbieranie zgód na bieżącą i przyszłe rekrutacje jeszcze podczas wypełniania przez kandydata formularza rekrutacyjnego – wystarczy, że zaznaczy odpowiednie checkboxy. Platforma informuje również o wygasłych zgodach, a także umożliwia włączenie automatycznego usuwania kandydatów, którzy nie wyrazili niezbędnych zgód RODO.

Oprogramowanie rekrutacyjne można zatem nazwać wirtualnym, niezwykle wielozadaniowym, inteligentnym asystentem zespołu kadrowego. Automatyzuje wiele procesów i zdecydowanie je upraszcza. Co więcej, cennik ATS uzależniony jest od maksymalnej liczby rekrutacji przeprowadzanych w ciągu miesiąca, zespół nie ponosi zatem kosztów niewspółmiernych do swojej działalności. A platformę tomHRM możesz testować przez 30 dni za darmo! Wypróbuj wersję demo, która da Ci dostęp do wszystkich interesujących Cię modułów i sam sprawdź możliwości tomHRM.