System HR Wiedza HR Wskaźniki HR Case study Usprawnienia tomHRM Release tomHRM
BLOG · Wiedza HR

Sygnalista w firmie. Kim jest i czym się zajmuje? Ustawa

Sygnalista w firmie

Sygnaliści pełnią w firmie niezwykle trudną funkcję, bardzo często wiąże się ona bowiem z negatywnym odbiorem ze strony kolegów, koleżanek oraz przełożonych. Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, która zatrudnia pracowników, musi jednak zdawać sobie sprawę z tego, że sygnaliści i ich działania podlegają ochronie prawnej. Wynika ona właśnie z przepisów wspomnianej dyrektywy. Co więcej, sygnalista odgrywa bardzo ważną rolę przyczyniającą się do właściwego funkcjonowania firmy. Z naszego artykułu dowiesz się, kto to jest sygnalista, co konkretnie robi i czego dotyczy ochrona sygnalistów.

Sygnalista w firmie – kto to jest?

Sygnalista (inaczej: demaskator lub ang. whistleblower) to osoba, która kierując się dobrem wszystkich zatrudnionych oraz samej organizacji, zgłasza odpowiednim organom wszelkie nieprawidłowości w firmie wynikające z nieprzestrzegania praw Unii Europejskiej. Wykryte nieetyczne lub niezgodne z prawem działania raportuje:

  • do organów wewnętrznych – czyli zespołów lub osób funkcjonujących w danej firmie i zajmujących się dbaniem o przestrzeganie prawa, obsługą skarg etc.; na przykład do zarządu, swojego przełożonego czy działu compliance,
  • do organów zewnętrznych – a więc zespołów bądź instytucji spoza danej firmy, które są odpowiedzialne za pilnowanie przestrzegania prawa; np. do Państwowej Inspekcji Pracy czy organów ścigania,
  • do opinii publicznej – czyli ujawnia nieprawidłowości w taki sposób, by informacje o nich dotarły do jak największej liczby osób z i spoza firmy; na przykład zgłaszając się do telewizyjnego programu interwencji dziennikarskich czy opisuje sytuację w internecie.

W związku z taką „działalnością” sygnalista w firmie może być narażony na niechęć ze strony współpracowników czy przełożonych, a w szczególności osób odpowiedzialnych za wystąpienie danego naruszenia. Ujmując wprost: może być uważany za donosiciela w negatywnym tego słowa znaczeniu. Bardzo ważne jest zatem to, by każda osoba w organizacji miała świadomość tego, że sygnaliści w firmie są niezwykle potrzebni. Działają w imieniu wspólnego dobra całej firmy, nie tylko chroniąc prawa pracownicze i inne unijne, zatem dbając np. o dobre traktowanie zatrudnionych, ale też często zabezpieczając organizację przed nałożeniem na firmę bardzo dotkliwych kar związanych z długotrwałym nieprzestrzeganiem prawa.

Należy również mieć na uwadze, że sygnaliści są objęci ochroną prawną wynikającą z przepisów dyrektywy o ochronie sygnalistów, w związku z którą nie można podejmować w stosunku do nich żadnych działań odwetowych. Więcej na ten temat przeczytasz w części „Ochrona sygnalistów”.

Zgodnie z definicją Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (pkt 1.), tzw. dyrektywą o ochronie sygnalistów, sygnalista to osoba pracująca dla organizacji publicznej lub prywatnej albo utrzymująca z nią kontakt w związku ze swoją działalnością zawodową, która zgłasza szkodliwe dla interesu publicznego naruszenia prawa Unii.

Kto może zostać sygnalistą w firmie?

Sygnalista nie jest określonym stanowiskiem bądź funkcją nadaną w sposób oficjalny przez firmę lub instytucję zewnętrzną. Pytanie nie brzmi zatem „kto może zostać sygnalistą w firmie”, a – kto może być sygnalistą w firmie. Jest nim bowiem każda osoba, która wie o naruszeniu prawa unijnego w danym miejscu pracy i decyduje się je zgłosić.

Co istotne, sygnalistą może być nie tylko pracownik firmy, której dotyczy zawiadomienie. Wykryte nieprawidłowości ma prawo zgłosić również kandydat do pracy, stażysta, kontrahent, klient, zleceniobiorca, osoba realizująca dzieło, podwykonawca – czyli każdy, kto jest w jakiś sposób zawodowo związany z firmą. Nie oznacza to jednak, że dowolna osoba może rzucać dowolne oskarżenia. Jak mówi artykuł 6. dyrektywy o ochronie sygnalistów, jej przepisy mają zastosowanie wyłącznie w stosunku do osób, które:

  • dokonują zgłoszenia wewnętrznego zgodnie z art. 7 dyrektywy o ochronie sygnalistów, zgłoszenia zewnętrznego zgodnie z art. 10, a ujawnienia publicznego zgodnie z art. 15,
  • mają uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłaszane informacje na temat naruszeń są prawdziwe.

Co zgłasza sygnalista?

Artykuł 2. unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów wymienia liczne obszary nieprzestrzegania praw unijnych, które podlegają pod jej przepisy. Sygnalista może zatem zgłaszać niezastosowanie którychś z przepisów aktów Unii związanych z:

  • zamówieniami publicznymi,
  • usługami, produktami, rynkami finansowymi,
  • zapobieganiem prania pieniędzy i finansowaniem terroryzmu,
  • bezpieczeństwem produktów i ich zgodnością z wymogami,
  • bezpieczeństwem transportu,
  • ochroną środowiska,
  • ochroną radiologiczną i bezpieczeństwem jądrowym,
  • bezpieczeństwem żywności i pasz,
  • zdrowiem i dobrostanem zwierząt,
  • zdrowiem publicznym,
  • ochroną konsumentów,
  • ochroną prywatności i danych osobowych,
  • bezpieczeństwem sieci i systemów informatycznych,
  • interesami finansowymi Unii, o których mowa w art. 325 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE),
  • zasadami konkurencji i pomocy państwa oraz innymi obszarami dotyczącymi rynku wewnętrznego, o którym mowa w art. 26 ust. TFUE.

Czy w każdej firmie musi być sygnalista? Obowiązki pracodawców

Jak wspomnieliśmy, sygnalista nie jest określonym stanowiskiem czy oficjalnie pełnioną funkcją, zatem nie jest wybierany przez firmę. A tym samym w organizacji nie musi być sygnalisty – „pojawia się” w momencie, gdy któryś z pracowników zauważy jakieś nieprawidłowości w firmie i postanowi je zgłosić. Co jednak istotne, firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników będą miały obowiązek:

  • Przygotowania oraz wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych – oczywiście zgodnego z zasadami ochrony sygnalistów, przy czym regulamin musi być skonsultowany z organizacją związkową lub z przedstawicielami pracowników (w przypadku braku zakładowego związku zawodowego). Skonsultowany, czyli omówiony, firma nie musi zatem uzyskać zgody związków/przedstawicieli na zapisy regulaminu.
  • Utworzenia kanałów zgłoszeń wewnętrznych – czyli oficjalnych dróg umożliwiających sygnalistom dokonanie zgłoszenia wewnętrznego w sposób zgodny z wymogami unijnej dyrektywy. Co istotne, kanały te muszą spełniać następujące wymogi:
    • sygnalista musi pozostać anonimowy, a jego tożsamość może być ujawniona wyłącznie członkom personelu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych,
    • kanały zgłoszeń muszą obejmować zarówno przyjmowanie zawiadomień pisemnych, jak i ustnych,
    • sygnalista musi otrzymać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie do 7 dni od jego otrzymania.
  • Prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych – zgodnie z zasadami unijnej dyrektywy oraz ustawy implementującej jej przepisy w Polsce.
  • Prowadzenia działań następczych – takich jak uruchomienie procedur wyjaśniających oraz dochodzeń wewnętrznych. Firma musi wyznaczyć bezstronny personel odpowiedzialny za komunikację z sygnalistą i podejmowanie działań następczych, a sygnalista musi zostać poinformowany o tychże działaniach maksymalnie do 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia.
  • Zapewnienie ochrony sygnalistom – zgodnej ze wskazaniami art. 19 unijnej dyrektywy, które przedstawiamy w dalszej części tekstu.

Zgodnie z art. 8. ust. 4. dyrektywy o sygnalistach, powyższy obowiązek dotyczy również podmiotów objętych zakresem stosowania aktów Unii wymienionych w części I B i II załącznika ww. dyrektywy bez progu liczby etatów.

Ustawa o sygnalistach w Polsce – kiedy wchodzą w życie przepisy unijnej dyrektywy?

Dyrektywa o ochronie sygnalistów została ogłoszona przez Parlament Europejski już w październiku 2019 roku, a kraje członkowskie Unii Europejskiej miały ją wdrożyć do 16 grudnia 2021 roku. W przypadku 24 krajów, w tym Polski, tak się jednak nie stało. Zatem w styczniu 2022 roku Komisja Europejska (KE) wysłała do tychże państw formalne wezwania do wdrożenia dyrektywy, czego skutkiem było przyspieszenie prac w Polsce i publikacja kilku projektów krajowej ustawy o ochronie sygnalistów. Trzeci projekt pojawił się na początku lipca 2022 roku.

Ustawa wciąż nie została jednak ogłoszona, podobnie jak w 14. innych krajach UE – zatem 15 lipca 2022 roku Komisja Europejska wydała wobec tych państw i Polski „uzasadnione opinie w związku z niedokonaniem pełnej transpozycji dyrektywy” oraz dała im 2 miesiące na odpowiedź. KE wskazała również, że jeśli odpowiedzi nie zostaną przekazane we wskazanym terminie lub będą niezadowalające, to sprawa może zostać wniesiona do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE).

22 lipca 2022 roku w Polsce została przedstawiona czwarta wersja projektu ustawy. Na ten moment (grudzień 2022 roku) ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa wciąż jest objęta procesem legislacyjnym. Jego postępy można śledzić na stronie: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12352401. Obecnie nie wiadomo jeszcze, kiedy ustawa wejdzie w życie i czy zostaną nałożone dodatkowe poprawki; można jednak przypuszczać, że ewentualne zmiany będą raczej kosmetyczne, a przepisy aktualnego projektu pozostaną takie same.

Ochrona sygnalistów – zakaz działań odwetowych

Jak czytamy na samym wstępie dyrektywy unijnej o ochronie sygnalistów (pkt. 1), osoby pracujące w firmie lub utrzymujące z nią kontakt zawodowy zazwyczaj jako pierwsze dostrzegają różnego rodzaju nieprawidłowości względem przestrzegania praw UE. Parlament Europejski i Rada UE stwierdzają również (dalej pkt. 1), że: „Potencjalni sygnaliści często rezygnują ze zgłoszenia swoich zastrzeżeń lub podejrzeń z obawy przed działaniami odwetowymi. W związku z tym w coraz większym stopniu uznaje się […] znaczenie zapewnienia zrównoważonej i skutecznej ochrony sygnalistów”.

W dyrektywie ustalono zatem takie środki ochrony sygnalistów, jak wprowadzenie zakazu następujących działań odwetowych (art. 19 dyrektywy):

  • zawieszenia zgłaszającego w obowiązkach służbowych,
  • wysłania sygnalisty na przymusowy bezpłatny urlop,
  • zwolnienia zgłaszającego lub podjęcia równoważnego działania (np. rozwiązanie umowy B2B),
  • degradacji sygnalisty lub wstrzymania jego awansu,
  • przekazania obowiązków zgłaszającego innej osobie,
  • zmiany miejsca pracy lub godzin pracy sygnalisty,
  • obniżenia wynagrodzenia zgłaszającego,
  • wstrzymania szkoleń sygnalisty,
  • wydania negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy zgłaszającego,
  • nałożenia na sygnalistę lub zastosowania wobec niego jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary,
  • stosowania wobec zgłaszającego przymusu, zastraszania, mobbingu, wykluczenia, dyskryminacji oraz niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania,
  • nieprzekształcenia sygnaliście umowy o pracę na czas określony w umowę na czas nieokreślony w momencie, gdy spodziewane było zaoferowanie stałego zatrudnienia,
  • nieprzedłużenia zgłaszającemu umowy na czas określony lub jej wcześniejszego rozwiązania,
  • działania na szkodę sygnalisty, np. poprzez nadszarpnięcie jego reputacji czy pozbawienie go dochodu,
  • umieszczenia zgłaszającego na czarnej liście na podstawie nieformalnego albo formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, czego skutkiem byłoby utrudnienie lub uniemożliwienie sygnaliście znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze/branży,
  • wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia sygnaliście umowy o świadczenie usług bądź dotyczącej towarów,
  • odebrania zgłaszającemu licencji lub zezwolenia,
  • skierowania sygnalisty na badania psychiatryczne albo lekarskie.

Ochrona sygnalistów – środki wsparcia i ochrony przed działaniami odwetowymi

Dyrektywa nakłada na państwa członkowskie Unii Europejskiej obowiązek zapewnienia potencjalnym sygnalistom określonych środków wsparcia (art. 20., ust. 1.):

  • bezpłatnego, otwartego dostępu do informacji i porad dotyczących ochrony prawnej oraz przysługujących praw,
  • pomocy ze strony właściwych organów w kontaktach z organami zaangażowanymi w ochronę przed działaniami odwetowymi,
  • pomocy ze strony właściwych organów w uzyskaniu zaświadczenia o kwalifikacji do objęcia omawianą ochroną,
  • pomocy prawnej w postępowaniach karnych i transgranicznych postępowaniach cywilnych, a także w dalszych postępowaniach,
  • doradztwa prawnego lub innej pomocy prawnej.

Co więcej, państwa członkowskie mogą wprowadzić własne przepisy przewidujące pomoc finansową lub wsparcie psychologiczne sygnalistów (art. 20., ust. 2). Dyrektywa określa również środki ochrony przed działaniami odwetowymi, które powinny być podejmowane przez państwa członkowskie (art. 21):

  • sygnaliści nie ponoszą odpowiedzialności w związku ze zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym wykonanym zgodnie z prawem,
  • zgłaszający nie ponoszą odpowiedzialności w związku z uzyskaniem danej informacji, o ile nie uzyskali jej poprzez dokonanie przestępstwa,
  • udostępnienie sygnalistom środków zaradczych w odpowiedzi na działania odwetowe, np. ochrony prawnej,
  • zapewnienie zgłaszającemu pełnego odszkodowania za poniesioną ewentualnie szkodę.

Więcej szczegółowych informacji, np. na temat rodzaju sankcji nakładanych na osoby uniemożliwiające dokonanie zgłoszenia czy podejmujących działań odwetowych, poznamy w momencie legislacji ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa.

Zobacz funkcjonalności systemu HR lub wypróbuj 30 dni za darmo!


System HRZałóż darmowe konto

Newsletter HR

100% advice and news from the HR market and tomHRM

Subscribe
close-link