Bryksy i wdrożenie all-in-one HR w firmie do 50 osób
W tym case study znajdziesz:
Opis firmy:
Bryksy to inwestor budowlany działający na krakowskim i rzeszowskim rynku deweloperskim od ponad 40 lat. Zdobywca takich nagród jak Krakowski Deweloper Roku w latach 2016 – 2021 i nagrody Złotego Sokoła.
Potrzeba: uporządkowanie procesów przy braku systemu HR
Kiedy firma Bryksy rozpoczynała proces szukania systemu HR, w firmie nie funkcjonowało żadne oprogramowanie wspierające procesy HR. Część zadań była rozdzielona między poszczególnych pracowników lub działy, a informacje dotyczące pracowników były rozproszone w folderach elektronicznych i fizycznych. Pracownicy nadal posługiwali się papierowymi wnioskami urlopowymi.
Wraz z rozpoczęciem procesu budowy działu HR w firmie, przystąpiono do szukania rozwiązania, które pozwoli:
- Skonsolidować procesy HR w ramach jednej aplikacji,
- Uporządkować dokumentację,
- Ułatwić procesowanie dokumentów i pozwoli zejść z ich niewygodnej, papierowej formy,
- Zredukować administracyjne obciążenie działu HR,
- oraz da pracownikom swobodę dostępu do informacji, które ich dotyczą.
Od strony samych procesów HR najpilniejszą potrzebą była konieczność zaopiekowania się ewidencją czasu pracy oraz urlopami i nieobecnościami pracowniczymi.
Wybór narzędzia
Dla Bryksy jednym z celów było ułatwienie i usprawnienie procesów HR, dlatego firma od początku szukała rozwiązań typu all-in-one HR.
To, co nas przekonało do tomHRM, to modułowa budowa systemu. Nie musieliśmy od razu inwestować w duże i kosztowne rozwiązanie, tylko mogliśmy wdrażać system krok po kroku, dokupują te moduły, które są nam potrzebne i z których faktycznie będziemy korzystać. W toku użytkowania systemu dołączyliśmy do niego moduł ankiet i testów, szkoleń stacjonarnych oraz ATS – wyjaśnia Małgorzata Gabryś – Kierownik ds. HR w Bryksy.
Testowano kilka rozwiązań. Jak podkreślają pracownicy działu HR firmy, przy wyborze narzędzia tego typu bardzo ważna jest możliwość samodzielnego sprawdzenia w praktyce, jak system wygląda od środka.
Często system świetnie prezentuje się na screenach czy w prezentacji handlowca, ale kiedy faktycznie zacznie się go używać, to okazuje się, że wcale nie jest tak intuicyjny czy rozbudowany. Dlatego zawsze warto sprawdzić samemu. Zalogować się, przetestować, zobaczyć jak nam się na systemie pracuje – doradza Małgorzata Gabryś.
tomHRM to 30-dniowy bezpłatny okres na testy systemu – sprawdź!
Jak Bryksy korzysta z tomHRM?
Firma zaczęła od wdrożenia czterech modułów:
- Urlopy i nieobecności,
- Timesheet,
- Onboarding,
- Intranet.
Deweloper, jak każdy klient tomHRM, wraz z systemem otrzymał dostęp do modułów: Kompetencje oraz Elektroniczna kartoteka pracowników.
Małgorzata Gabryś: Ten zestaw pozwolił nam zadbać o procesy HR, zarówno te wymagane przez prawo pracy (jak ewidencja rozpoczęcia i zakończenia pracy) jak i te ułatwiające pracownikom codzienne funkcjonowanie (jak zarządzanie urlopami). Jednocześnie pozwolił nam zatroszczyć się o komunikację z obecnymi i nowymi pracownikami.
Na późniejszym etapie firma wdrożyła moduły:
- Ankiety i Testy,
- Szkolenia Stacjonarne.
Najnowszym nabytkiem jest moduł Rekrutacja ATS, który będzie wykorzystywany w nowych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez inwestora.
Intranet jako miejsce integracji pracowników
W firmie złożonej z dwóch oddziałów, oddalonych od siebie o ponad 150 km, ważne jest budowanie wspólnoty pomimo odległości.
Małgorzata Gabryś: Mocno wykorzystujemy w tym celu intranet. Nie tylko aktualności, ale również grupy dyskusyjne (tzw. tablice), które pozwalają nam tworzyć różnego rodzaju grupy zainteresowań. Mamy tablicę dotyczącą naszych zwierząt domowych, miejsce z ogłoszeniami wymiany różnych rzeczy między pracownikami, tablicę dla miłośników Excela prowadzoną przez naszą specjalistkę od analityki, tablicę, na której polecamy sobie ciekawe miejsca, czy przestrzeń do wymiany kudosów. Osobiście prowadzę też bazę sucharów, by każdy dzień móc zacząć z humorem.
Sprawdź również: 10 pomysłów na treści do intranetu
Preboarding w ramach onboardingu
tomHRM pozwala na włączenie do procesu onboardingu nowego pracownika jeszcze zanim oficjalnie stanie się on pracownikiem firmy. Zaprojektowany przez pracowników działu HR Bryksy proces wdrożenia pracowników uwzględnia również preboarding. Ułatwieniem w adaptacji jest także sam dostęp do systemu.
Nowe osoby widzą od razu cały zespół, łatwiej im zapamiętać poszczególne osoby i ich role w firmie, szybciej wchodzą w grupę pracowniczą.
Główne korzyści z wdrożenia systemu HR all-in-one tomHRM w Bryksy:
- Rezygnacja z papierowego obiegu dokumentów firmowych – głównie wniosków urlopowych, list obecności;
- Wsparcie dla managerów, którzy mogą samodzielnie zarządzać dokumentacją w profilach swoich podwładnych i mają dostęp do potrzebnych im informacji – np. dat zawarcia umów, uprawnień, ważności szkoleń;
- Zadbanie o potrzeby pracowników, którzy również widzą swoje umowy, aneksy, badania. Mają podgląd dostępnych dni urlopowych, stają się zatem samowystarczalni w zakresie podstawowych informacji dotyczących formalnych aspektów ich zatrudnienia. Nie muszą kierować pytań do działu HR;
- Ułatwienie wdrożenia nowych pracowników – nie tylko dzięki modułowi do onboardingu, ale również dzięki temu, że pracownicy mają dostęp do bazy pracowników i schematu organizacji, zatem mogą poznawać organizacje oraz jej strukturę już od pierwszych dni pracy;
- Przyspieszenie całości procesów HR dzięki automatyzacjom i wewnętrznemu obiegowi dokumentów HR.
