Najważniejsze wskaźniki KPI dla HR – rekrutacja
You cannot manage what you cannot measure
– to twierdzenie przypisywane jest wielu czołowym praktykom zarządzania – od Drucknera, przez Welch’a po Deminga. Niezależnie od tego, kto to powiedział, ważne jest jedno – KPI są w rekrutacji niezbędne.
„Przecież nie da się zmierzyć ludzi” – mówią często praktycy HR. I choć to prawda, to pamiętajmy że można zmierzyć procesy. KPI dla HR, to nic innego jak finansowe i niefinansowe wskaźniki, które stosuje się by mierzyć efektywność procesów prowadzonych przez dział HR i dzięki tym danym móc, je podnosić.
KPI w rekrutacji
Rekrutacja jest jednym z najbardziej wdzięcznych obszarów HR do mierzenia, bo patrząc z właściwej perspektywy, można zmierzyć prawie wszystko. Odpowiednio wyznaczony zbiór KPI, oparty o cele jakie chcemy osiągnąć w ramach prowadzenia działań rekrutacyjnych, pozwala mierzyć stopień realizacji tych celów. Monitoring KPI to również wiedza na temat tego gdzie jesteśmy obecnie i jak daleko jest do osiągnięcia celu. A dodatkowo, to również wiedza pozwalająca wnioskować na temat trendów i zmian w obszarze procesów rekrutacyjnych zarówno w ramach organizacji jak i na rynku zewnętrznym.
KPI w rekrutacji jako przewaga konkurencyjna
Firma, która stosuje w procesach rekrutacji wskaźniki KPI, wie gdzie efektywnie szukać pracowników, jak ich zachęcić do aplikowania, jak zbadać ich kompetencje oraz czego potrzebują by efektywnie pracować. Wie też, które działania HRowe wspierają jej cele rekrutacyjne, a które nie działają. W efekcie, ma lepszych pracowników niż konkurencja.
Jakie KPI w obszarze rekrutacji są dla działu HR najważniejsze?
Obszar strategiczny KPI,
czyli na ile działania w obszarze rekrutacji są spójne ze strategią firmy.
KPI w tym obszarze pokazują to, czy prowadzone przez rekruterów działania korespondują z wartościami i celami biznesowymi firmy. Czy odzwierciedlają jej podejście do pracowników, klientów, produktów. Czy zgadzają się z całościową kulturą organizacji. Przykładowe KPI w obszarze strategicznym to np.:
- Poziom rotacji wśród pracowników po okresie próbnym,
- Skuteczność programu referencyjnego (mierzona np. jakością aplikacji i współczynnikiem zatrudnienia),
- Ilość rekrutacji zakończonych sukcesem,
- Poziom satysfakcji klienta u konsultantów w ich pierwszych 3 miesiącach pracy itd.
Obszar operacyjny KPI,
czyli efektywność działań rekrutacyjnych.
KPI z tego obszaru odnoszą się do metodyki i prowadzenia konkretnych projektów rekrutacyjnych (tudzież całej strategii rekrutacyjnej). Przykładowe KPI:
- Obłożenie rekruterów pracą,
- Time-to-Hire czyli średni czas rekrutacji kandydata,
- Średni czas trwania rekrutacji u poszczególnych rekruterów (ilość prowadzonych przez nich projektów itd.),
- Efektywność poszczególnych kanałów dystrybucji ogłoszeń rekrutacyjnych.
Obszar finansowy KPI,
czyli jaką wartość przynoszą generowane przez procesy rekrutacji koszty.
KPI z tego obszaru to przede wszystkim wskaźniki finansowe, które pokazują ile kosztuje rekrutacja bądź jaki jest zwrot z inwestycji w dane narzędzie czy rozwiązanie. Przykładowe KPI:
- Koszt pozyskania jednego CV (lub pozyskania wartościowego CV, który przechodzi do kategorii „kontakt”),
- Średni koszt pozyskania pracownika (mierzony sumą poszczególnych elementów – od kosztu CV przez czas pracy rekrutera po koszty onboardingu),
- Koszt narzędzi stosowanych przy rekrutacji w przeliczeniu na proces rekrutacyjny.
KPI w Obszarze Klienta,
czyli jak realizowana rekrutacja wpływa na pracowników (obszar klient wewnętrznego) i kandydatów do pracy (obszar klienta zewnętrznego).
KPI z tego obszaru mają wskazać na procesy, które są związane z budowaniem wizerunku firmy jako pracodawcy do wewnątrz i na zewnątrz oraz przekładają się zarówno na poziom zadowolenia z pracy czy zaangażowanie jak i na Employer Branding oraz jego efekty.
- Satysfakcja z procesu rekrutacji (ocena kandydata),
- Ilość spontanicznych aplikacji,
- Wskaźnik braku przedłużenia umowy z pracownikiem po okresie próbnym,
- Ilość czasu poświęcanego na proces rekrutacji przez managera liniowego.
KPI w rekrutacji – specyfika firmy, kanibalizacja wskaźników i ich interpretacja
Powyższe przykłady KPI to jedynie część możliwości. Już niedługo pod tym linkiem będziemy mogli odesłać Państwa do ściągi KPI w rekrutacji, która będzie zawierać bardziej rozbudowaną listę wskaźników do wykorzystania. Zapraszamy do regularnego śledzenia naszego bloga. A na koniec kilka ważnych zasad odnośnie KPI:
Projektując KPI w organizacji, trzeba wziąć pod uwagę jej specyfikę – przykładowo w jednej organizacji to by rekrutować szybko, będzie globalnie ważniejsze niż to, by obniżać koszty rekrutacji (bo np. straty związane z brakiem pracownika są większe niż koszty przyspieszenia procesu rekrutacji). W innej, kluczowe może być redukowanie kosztów i szukanie najtańszych kanałów pozyskania kandydatów.
Drugim ważnym aspektem jest kanibalizacja KPI, czyli sytuacja, kiedy ustala się dwa różne wskaźniki, które nawzajem się wykluczają bądź wpływają na siebie negatywnie.
Trzecią niezwykle istotną kwestią jest takie zaprojektowanie KPI, by bezwarunkowo były jednoznaczne i mierzyły to, co mają mierzyć.
Usprawnienia procesów rekrutacji mogą nastąpić tylko wtedy, jeśli na bazie wskaźników i zmian ich wskazań w czasie, będą stawiane i testowane konkretne hipotezy. Usprawnienia te, muszą być realizowane w zgodzie z założonymi na początku celami.
Przykładowo – jeśli okaże się, że współczynnik braku przedłużenia umowy po okresie próbnym jest wysoki, a jednym z celów strategicznych jest stworzenie stabilnego zespołu z niskim współczynnikiem rotacji, to trzeba postawić kilka hipotez (np. nieefektywne narzędzia rekrutacyjne, nieprawidłowy onboarding, źle wytyczone kompetencje stanowiska itd.) i sukcesywnie je sprawdzać, jednocześnie obserwując wskaźnik.
KPI w rekrutacji są podstawą do projektowania i budowania całej strategii rekrutacyjnej. Powinny być ustalane tak, by mogły być łatwo mierzone i raportowane.
Pomaga w tym nasz system ATS tomHRM.
Zapraszamy do wypróbowania wersji demo!
źródło fot.:Designed by Freepik
autor: Sabina Stodolak
