Jak ustalić procedury w firmie, aby ułatwić onboarding?

Procedury w firmie nie muszą oznaczać skostniałej struktury, braku elastyczności oraz braku zaufania do pracowników. Pokazujemy, jak opracować je z myślą o celach strategicznych oraz pracy operacyjnej, aby zoptymalizować codzienne działania i ułatwić nowym pracownikom proces onboardingu.

Czym są procedury w firmie?

Procedury w firmie to zestaw reguł i zasad, które muszą być przestrzegane przez jej pracowników w odniesieniu do konkretnego wycinka zadań. W praktyce mogą dotyczyć wszystkiego, od określenia sposobu postępowania pracowników na konkretnym stanowisku pracy po ustalenie ogólnych zasad dotyczących bezpieczeństwa. Mają one na celu ułatwienie wykonywania określonych zadań w sposób skuteczny, a także pomoc w usprawnieniu operacji biznesowych firmy.

Niektórzy ludzie mogą postrzegać procedury jako zło konieczne. Ich tworzenie, aktualizowanie oraz podtrzymywanie wymaga w końcu wiele pracy i wysiłku. Wraz ze wzrostem liczby procedur, trudno jest je odróżnić i śledzić, co czasami prowadzi do chaosu. Przy niezbyt elastycznym podejściu odpowiadanie na wszystkie procedury pozostawia mało czasu na inne zadania lub innowacje.

Aby zminimalizować chaos i zapobiec frustracji, po wprowadzeniu procedur potrzebne są:

• regularne audyty procedur;
• okresowe aktualizacje dokumentacji procedur;
• przeszkolenie personelu w celu elastycznego dostosowywania ich do codziennej pracy;
• ograniczenie liczby procedury tylko do tych, które są naprawdę potrzebne;
• wybór odpowiednich narzędzi do tworzenia i śledzenia procedur.

Zalety jasno sprecyzowanych procedur

Przed ustaleniem firmowych procedur, a raczej spisaniem i optymalizacją istniejących już nieformalnie, warto odpowiedzieć sobie na pytanie, po co w ogóle to robimy. Jasno ustalone zasady działań operacyjnych mają mnóstwo zalet, ale nie w każdym obszarze będą błyszczały w jednakowy sposób. Warto dowiedzieć się zatem, do jakich celów najlepiej wykorzystać procedury w organizacji.

Usprawnienie komunikacji

Jasno sprecyzowane procedury dostarczają narzędzi do sprawniejszego wykonywania określonych zadań i późniejszego ich omawiania. Jeżeli wykonuje je kilkoro pracowników lub wymagają współpracy między różnymi działami, to doskonała podstawa do lepszego porozumienia.

Wykrywanie niedociągnięć procesowych

Przeniesienie wykonywanych czynności na poziom konceptualny poprzez spisanie ich krok po kroku może pomóc w wykrywaniu niedociągnięć w kilku aspektach. Bardziej niż o błędy ludzkie chodzi tu o alokację zasobów i poświęcanego czasu czy przyjmowanie odpowiednich priorytetów w codziennych działaniach.

Poprawa wyników biznesowych

W trakcie opracowywania procedur oraz świadomego podążania za nimi pracownicy mogą jednocześnie dostrzec, jak poszczególne działania przekładają się na wyniki biznesowe firmy. Dzięki temu świadomiej dobierali będą priorytety oraz alokowali zasoby, podobnie jak w przypadku eliminowania niedociągnięć procesowych.

Większa elastyczność strategiczna

Mimo iż może być to nieintuicyjne, jasne i precyzyjne procedury sprawiają, że firma staje się mniej skostniała. Określone ścieżki działania operacyjnego i tak przecież istnieją, tyle że nie są do końca świadome, przez co bardzo łatwo ugrzęznąć w mało dynamicznym i elastycznym schemacie. Intencjonalne kreowanie procedur pozwoli na łatwe wdrażanie nowych strategii biznesowych, które nie będą kolidowały z przyzwyczajeniami pracowników.

Jak ustalić procedury w firmie?

Przed przejściem do ustalania procedur warto pamiętać, że tego rodzaju dokument nie powinien być tak dogłębny jak instrukcja. Służy on w końcu do ustalenia “co robimy”, a nie wytłumaczenia “w jaki sposób”. Z tą wiedzą można przejść przez proces krok po kroku:

1. Zdefiniuj cel procedur oraz obszary, na których powinny być wprowadzone.
2. Dowiedz się, jak obecnie wykonywane są czynności, które mają wchodzić w skład procedury. Do jej tworzenia warto zaangażować przede wszystkim ludzi, którzy będą procedurze podlegali.
3. Umieść te czynności na osi czasu, liście “krok po kroku” lub innym diagramie.
4. Zastanów się, które części składowe są niezbędne, a gdzie ścieżkę można skrócić. Robiąc to, bierz pod uwagę zarówno cel procedury, jak i samego procesu.
5. Pozwól pracownikom wypróbować procedurę w praktyce, aby mogli zasugerować ewentualne poprawki i usprawnienia.
6. Gdy procedura uzyska ostateczny kształt, upewnij się, że wszyscy zainteresowani mają do niej dostęp oraz rozumieją jej cele operacyjne i biznesowe.
7. Monitoruj skuteczność procedur i wprowadzaj ewentualne poprawki zgodne z celami biznesowymi, sugestiami pracowników podlegających procedurze oraz potrzebom strategicznym organizacji.

Kto ustala cel procedur oraz ich ostateczny kształt?

Firma może stosować procedury dotyczące różnych aspektów swojej działalności, w tym dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, zabezpieczeń prawnych czy działania operacyjnego w różnych działach: produkcji, marketingu, sprzedaży, IT, HR lub finansów. W zależności od tego, kto im podlega, procedury powstawać mogą więc na różnych poziomach.

Jeżeli chodzi o procedury ogólne, ich ustalanie oraz wprowadzanie powinno zależeć głównie od specjalistów w określonych dziedzinach, najczęściej prawników, informatyków czy inżynierów. W takich przypadkach głównym celem jest bowiem uniknięcie przykrych konsekwencji niedopełnienia podstawowych zasad bezpieczeństwa, wyznaczanych najczęściej przez prawa fizyki oraz regulacje prawne. Wypadki w miejscu pracy, działania naruszające na masową skalę interesy konsumentów, wycieki danych… Procedura wypełnia w tych przypadkach cel biznesowy firmy w sposób jednoznaczny — chroni ją przed wysoką karą oraz kryzysem wizerunkowym.

Inaczej rzecz ma się w przypadku procedur operacyjnych wewnątrz działów. Tam za ich utworzenie powinni odpowiadać, w zależności od wielkości działu, menedżerowie, team leaderzy lub sami pracownicy. Rozproszone podejście zapewni spójność i skuteczność ustalonego toku działań.

Procedury w procesie onboardingu

Procedury (ujęte jako ang. compliance) to jedna z części składowych metody “4C”, jednego z najskuteczniejszych narzędzi do onboardingu. Proces ich przekazywania może rozpocząć się bardzo wcześnie, jeszcze przed trafieniem pracownika na wstępne szkolenia. Wiele firm decyduje się bowiem opowiedzieć o swoich procedurach już w culture booku, szczególnie jeśli uznają istnienie procedur oraz ich przestrzeganie za istotną kwestię dla przyszłego pracownika.

Na poziomie ogólnym dzięki poznaniu procedur nowy członek otrzymuje wszystkie potrzebne informacje dotyczące prawa pracy, bezpieczeństwa danych lub ścieżki postępowania w krytycznych tematach. Daje to zatrudnionemu pewność siebie w gąszczu nowych reguł i sprawia, że nie dochodzi do sytuacji, gdy łamie istotne zasady z powodu braku ich znajomości.

Jeżeli chodzi o poziom operacyjny, procedury umożliwiają efektywne łączenie nowego personelu z firmą. Sprawiają, że znacznie szybciej wdraża się w nowe obowiązki i może dostosować do nich swoje umiejętności. W lepszym tempie zaczyna też budować dobre relacje z członkami swojego zespołu, ponieważ może się z nimi komunikować na równorzędnej stopie.