Audyt HR

Audyt HR – definicja

Audyt HR (and. HR Audit), inaczej: audyt personalny i audyt pracowniczy, to proces oceny i analizy poziomu kompetencji i wydajności pracowników oraz skuteczności stosowanej obecnie metody zarządzania zasobami ludzkimi. Audyt HR jest zatem narzędziem diagnostycznym, które umożliwia ocenę stanu kapitału ludzkiego z wielu różnych stron.

W trakcie audytu personalnego weryfikuje się, jak pracują szeregowi pracownicy, menedżerowie, kierownicy działów, rekruterzy i inni zatrudnieni. Kontrola ta odpowiada także na pytanie, czy bieżące wytyczne i wewnętrzne regulaminy oraz stosowane nagrody bądź kary są zrozumiałe i dopasowane do bieżących potrzeb pracowników. Przeprowadzona analiza pozwala na identyfikację mocnych i słabych stron HR-u oraz zasobów ludzkich oraz na wskazanie obszarów, które wymagają poprawy.
Audyt HR może obejmować różne obszary zarządzania kapitałem ludzkim, takie jak np. rekrutacja, kultura organizacyjna, szkolenia i rozwój, wynagrodzenia oraz benefity, struktura organizacyjna, ocena pracowników, polityka firmy czy przestrzeganie przepisów BHP, Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego, RODO etc.

Kiedy przeprowadzić audyt personalny?

Audyt personalny może być wykonywany czysto prewencyjnie, ale też w sytuacji, gdy w firmie występują już problemy z jakością usług lub towarów, z terminowością, efektywnością czy wysokim odsetkiem błędów. W tym drugim przypadku taka kontrola pozwala ocenić, czy za dany stan rzeczy odpowiada np. niewłaściwie przeprowadzona rekrutacja, a w efekcie zatrudnienie osób o nieodpowiednich kompetencjach, czy może stosowanie nieskutecznych narzędzi motywujących lub łamanie przepisów prawa pracy.

W wyniku przeprowadzenia audytu HR niejednokrotnie okazuje się, że wystarczy wdrożenie niewielkich zmian kadrowych, procesowych, proceduralnych lub benefitowych, by poprawić funkcjonowanie firmy.

Kto przeprowadza audyt personalny?

Audyt HR może być przeprowadzony przez wewnętrzny zespół audytorski bądź jednego właściwie wykwalifikowanego pracownika (audyt wewnętrzny), ale także przez niezależne firmy, które specjalizują się w takich badaniach (audyt zewnętrzny). Po dokonaniu niezbędnej analizy tworzony jest szczegółowy raport, a często również plan poprawy funkcjonowania problematycznych elementów lub całego przedsiębiorstwa.

Audyt zewnętrzny może być bardziej kosztowny od wewnętrznego, zapewnia jednak dużo bardziej obiektywną ocenę stanu kadr niż analiza wykonana przez osoby będące częścią kontrolowanej organizacji. Firmy konsultingowe przy okazji doskonale wiedzą, jak przeprowadzić audyt personalny, by otworzyć organizacji drzwi do zauważalnej poprawy błędów czy jej dalszego rozwoju.

Rodzaje audytu personalnego – przykładowe metody

Audyt procesów w HR i pracowników może składać się z przeróżnych narzędzi, które pozwalają na szczegółową ocenę sytuacji w firmie. Do najpopularniejszych metod stosowanych przez audytorów należą:

• Przegląd dokumentacji – jeden z elementów audytu HR, który otwiera każdą analizę, bez względu na jej zakres. Zadaniem audytora jest zapoznanie się z wszystkimi istotnymi informacjami na temat funkcjonowania firmy czy kontrolowanego działu. Musi zatem poznać treść obowiązujących regulaminów, wytycznych, raportów rekrutacyjnych, akt osobowych pracowników, ewentualnych skarg czy postępowań dyscyplinarnych i innych dokumentów, a także dane nt. struktury organizacyjnej, liczby zatrudnionych, wielkości poszczególnych zespołów, poziomu ich odpowiedzialności i tak dalej.
• Wywiad indywidualny – czyli rozmowy przeprowadzane z pracownikami, np. na temat zasad i praktyk dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi czy nastawienia zatrudnionych do ich obowiązków.
• Testy psychologiczne – a więc ankiety udostępniane pracownikom do wypełnienia, na podstawie których można ocenić poziom motywacji osób zatrudnionych, ich zaangażowania, zadowolenia z pracy etc.
• Obserwacja – audytor obserwuje pracowników badanych szczebli w różnych sytuacjach, tj. podczas pracy, przerwy na papierosa i obiadowej, szkoleń wewnętrznych i tak dalej, a także towarzyszy w trakcie bieżących spotkań rekrutacyjnych.