Buddy

Buddy w pracy – kim jest?

Słowo buddy pochodzi z języka angielskiego i oznacza doświadczonego pracownika, który wspiera nowego pracownika w pierwszych tygodniach czy miesiącach pracy. To nieformalna rola w firmie, którą może pełnić każdy pracownik z odpowiednim poziomem doświadczenia. Buddy pomaga nowozatrudnionemu w procesie adaptacji – odpowiada na pytania, podpowiada efektywne metody pracy i dba o jego zaaklimatyzowanie się w zespole.

Buddy w pracy może również oznaczać współpracownika, z którym masz przyjacielską relację. To osoba wspierająca w stresujących sytuacjach, utrzymująca motywację i poprawiająca atmosferę w miejscu pracy.

Buddy w procesie onboardingu

Buddy w procesie onboardingu to osoba, która pomaga nowemu pracownikowi w pierwszych dniach lub tygodniach pracy w nowej firmie. Proces onboardingu z udziałem buddy znacznie przyspiesza wdrożenia i zwiększa efektywność adaptacji. Stanowi pierwsze źródło informacji dla nowej osoby

Obowiązki buddiego mogą obejmować bardzo wąską lub bardzo szeroką grupę zadań, zależnie od tego, jak dużego wsparcia w procesie onboardingu pracownika potrzebuje menedżer. W części firm potrzeba tylko i wyłącznie pomocy w mentorskim obserwowaniu samodzielnej pracy nowej osoby, by pracownik szybko otrzymywał potrzebne mu podpowiedzi. W innych organizacjach buddy stanowi nawet wsparcie mentalne, pomagając „nowemu” np. po jego pierwszym kontakcie z tzw. trudnym klientem. To zatem od firmy zależy, jakie dokładnie zadania wspierające nowicjusza będzie wykonywał kumpel.

Kto może zostać buddym?

Buddym może zostać każdy pracownik firmy. Zwykle buddy jest osobą doświadczoną, która dobrze zna kulturę organizacji, procedury i zasady.

Idealny buddy – cechy:

• Kompetencje społeczne – buddy musi być osobą otwartą, komunikatywną i empatyczną. Dobry buddy sprawnie nawiązuje kontakty i radzi sobie w sytuacjach stresowych.
• Kompetencje nauczycielskie – nie możemy mówić o dobrym firmowym kumplu w przypadku osoby, która nie potrafi tłumaczyć czy szybko się irytuje, gdy ktoś nie rozumie poleceń. Do funkcji buddy’ego należy również mentoring, więc wyznaczona do tej roli osoba musi mieć właściwe podejście do nowych osób; być cierpliwą, przyjacielską, motywującą i kreatywną. Buddy często musi dostosowywać się też do potrzeb osób w różnym wieku. a także dostosowywać się do potrzeb osób w różnym wieku. Ważne jest również to, by potrafił przekazywać zarówno pozytywny feedback, jak i objaśniać elementy do rozwoju.
• Wiedza merytoryczna i doświadczenie – buddy stanowi wsparcie w procesie wdrożeniowym, więc musi odpowiadać na różnorodne pytania nowego pracownika. Warto zadbać o wybór doświadczonego pracownika z odpowiednim poziomem wiedzy.
• Ten sam zespół – najlepszy kumpel to ten, który jest blisko zawsze wtedy, gdy jest potrzebny. Najlepszy buddy w firmie to członek tego samego zespołu, który może stale wspierać swojego podopiecznego i pomóc mu odnaleźć się w firmie oraz budować przynależność do zespołu.
• Chęci – kierownikowi może się wydawać, że osoba X jest idealnym kandydatem na buddiego i spełnia wszystkie powyższe warunki; a jednak okaże się, że ten pracownik w ogóle nie odnalazłby się w takiej roli. Bezpośredni przełożony czy projektujący plan onboardingu HR Business Partner powinien wyznaczyć osobę, która chce być takim mentorem i odpowiadać za wprowadzenie nowego pracownika w nowe miejsce pracy.

Wdrożenie, w którym buddy odgrywa istotną rolę, może przyczynić się do zwiększenia satysfakcji i zaangażowania nowego pracownika, a także przyspieszyć jego efektywność w pracy.

Zalety buddy’ego w procesie onboardingu:

Wdrożenie, w którym buddy odgrywa istotną rolę, przynosi następujące korzyści:

1. Łatwiejsza integracja: Buddy pomaga nowemu pracownikowi w szybszym zapoznaniu się z zespołem i kulturą firmy, co ułatwia integrację.
2. Szybsze wdrożenie: Buddy przyspiesza proces wdrożenia nowego pracownika, pomagając mu w zrozumieniu procedur, zasad i narzędzi wykorzystywanych w pracy.
3. Wsparcie emocjonalne: Buddy może być źródłem wsparcia nowego pracownika w radzeniu sobie ze stresem związanym z rozpoczęciem nowej pracy.
4. Lepsza komunikacja: Buddy służy jako pierwszy punkt kontaktu dla nowego pracownika.
5. Zwiększenie zaangażowania: Dobre wdrożenie z pomocą buddy’ego może zwiększyć satysfakcję, zaangażowanie i produktywność nowego pracownika, co wpłynie na jego długoterminowe zadowolenie z pracy.

Przykładowe zadania buddy’ego w onboardingu pracownika

Buddy w onboardingu może wykonywać następujące zadania:

1. Przedstawienie nowego pracownika zespołowi oraz innym istotnym osobom w organizacji.
2. Pomoc w zrozumieniu kultury firmy, wartości i oczekiwań firmy.
3. Wskazanie kluczowych zasobów, takich jak wewnętrzne dokumenty, narzędzia, procedury i systemy używane w pracy.
4. Oprowadzenie po biurze lub miejscu pracy, pokazanie ważnych miejsc, takich jak kuchnia, toalety, sale konferencyjne itp.
5. Pomoc w pierwszych dniach pracy, przy planowaniu i organizacji zadań, w tym w ustalaniu spotkań z innymi pracownikami i menedżerami.
6. Dzielenie się doświadczeniem i wskazówkami dotyczącymi codziennych obowiązków oraz radzenie sobie z trudnymi sytuacjami.
7. Odpowiadanie na pytania nowego pracownika oraz kierowanie go do odpowiednich osób lub zasobów, jeśli nie jest w stanie samodzielnie odpowiedzieć.
8. Monitorowanie postępów i dostarczanie regularnej informacji zwrotnej, aby nowy pracownik mógł szybko rozwijać swoje umiejętności i dostosowywać się do nowego środowiska.
9. Wsparcie nowego pracownika w nawiązywaniu relacji z pozostałymi członkami zespołu oraz włączenie go w społeczność firmy.
10. Bycie pierwszym punktem kontaktu dla nowego pracownika w trudnych sytuacjach.

Buddy w firmie produkcyjnej – zalety „kumpla” lub mentora na produkcji

W firmach buddy produkcyjnych rola buddy’ego przynosi szczególne korzyści:

Nowy pracownik będzie sprawniej poruszał się po hali

Jasne, nie wszystkie firmy produkcyjne wykorzystują duże hale, jednak powierzchnia produkcyjna w dużej części z nich bywa naprawdę ogromna. Dodatkowe piętra, przestronne magazyny z licznymi korytarzami, dziesiątki stołów produkcyjnych i maszyn, osobno biura, toalety, stołówka, palarnia, parking, szatnia… A to tylko część sektorów, po których codziennie poruszają się pracownicy dużych firm produkcyjnych.

Nowicjusz będzie popełniał mniej błędów

Nawet najmniejszy błąd popełniony na produkcji może negatywnie wpłynąć na jakość czy wytrzymałość całego wytwarzanego/składanego produktu końcowego. Skrupulatność jest zatem niezwykle ważna w tej pracy, a często wystarczy sekunda nieuwagi lub braku pewności co do tego, jak ukończyć dane zadanie, by coś poszło nie tak. Gdy więc nowe osoby zostają dopuszczone do pracy, to bardzo istotne staje się bieżące kontrolowanie ich postępów – a im większa firma, tym mniej czasu mają na to menedżerowie.

Zatrudniony szybciej nauczy się wydajnej obsługi maszyn, narzędzi lub oprogramowania

Kolejną zaletą wyznaczenia firmowego kumpla jest to, że buddy może przekazywać nowym osobom swoje know-how. Będzie zatem dzielił się własnymi metodami na szybszą i łatwiejszą, a w efekcie bardziej wydajną pracę. Czasem wystarczy bowiem podpowiedzenie, jakich skrótów klawiaturowych używać w danym oprogramowaniu czy w jakiej kolejności składać konkretne części, by praca przebiegała sprawniej i tym samym dużo przyjemniej.

Nowa osoba łatwiej zintegruje się z grupą

Pierwsze tygodnie pracy to dla nowej osoby bardzo trudny czas. Musi nauczyć się wszystkiego, a do tego z każdej strony otaczają go obce twarze i nie wiadomo, kto za co jest odpowiedzialny. Buddy pomaga świeżakom zaaklimatyzować się w zespole, czy to wyciągając go na wspólną kawę, lunch, czy po prostu – wciągając do rozmów w grupie. Dzięki temu nowy członek zespołu szybciej złapie wspólny język z kolegami i koleżankami, A lepsza integracja to lepsze samopoczucie.

Przykładowe zadania buddy’ego w firmie produkcyjnej

O tym, co konkretnie może robić buddy w firmie, decyduje wiele czynników – rozmiar organizacji, liczba i rodzaj obowiązków na danym stanowisku, powierzchnia budynku i tak dalej. Przedstawimy jednak przykładowe zadania przypisywane buddym w firmach produkcyjnych, by zrozumienie tego kim jest buddy w procesie adaptacji pracownika produkcyjnego było łatwiejsze.

• Odebranie pracownika z korytarza, recepcji czy szatni w jego pierwszym dniu pracy.
• Wstępne oprowadzenie po firmie: wskazanie toalet, palarni, automatu z przekąskami, pokoju socjalnego, miejsca, gdzie przebywają kierownicy i tak dalej.
• Przedstawienie nowej osobie kolegów i koleżanek z zespołu.
• Objaśnienie, jak działają poszczególne maszyny, narzędzia czy programy.
• Odpowiadanie na pytania nowicjusza.
• Zabranie  na wspólny obiad, przerwę na kawę etc.
• Podpowiedzenie, kto w zespole za co odpowiada.
• Bieżące weryfikowanie efektów pracy nowego pracownika.
• Dawanie nowicjuszowi konstruktywnego feedbacku.
• Przekazanie własnego know-how.
• Wsparcie mentalne w trudniejszych chwilach.
• Pomoc w organizacji miejsca pracy.

System buddy znacznie zwiększa efektywność procesu onboardingu i pomaga nowemu pracownikowi szybciej odnaleźć się w nowym środowisku pracy. Korzyści płynące z systemu buddy odczuwa zarówno nowy pracownik, zespół, jak i cała organizacja.