Jak dobry jest proces onboardingu w mojej firmie?
Test dla HR
Zastanawiasz się czy wprowadzanie pracowników do pracy w twojej firmie jest przeprowadzane prawidłowo, a jego pierwsze dni zachęcają go do zaangażowania? Zanim zaczniesz konstruować ankietę dla pracowników, sam odpowiedz sobie na kilka poniższych pytań, które pozwolą zdiagnozować słabe i mocne strony onboardingu pracowników w twojej organizacji.
Czy nowy pracownik otrzymuje informacje na temat firmy i pierwszego dnia pracy na kilka dni przed rozpoczęciem pracy?
Onboarding dobrze zacząć jeszcze przed pojawieniem się pracownika w firmie. Wysłanie mailowo informacji na temat pierwszego dnia pracy i jego przebiegu znacznie redukuje lęk i obawę przed pierwszym dniem pracy.
Pracownik może też otrzymać zestaw informacji o firmie – w formie dostępu do intranetu, systemu z programem onboardingu czy nawet dokumentu pdf. Ważne, że zaangażowanie jest budowane jeszcze przed pierwszym dniem.
Czy wszelkie pytania / wątpliwości pracownika były rozwiane przed pierwszym dniem pracy?
Czy jesteś pewien, że wszystkie elementy pracy, które mogą mieć znaczenie dla pracownika zostały omówione przed jego przyjęciem? To szczególnie ważne w przypadku zatrudniania młodych osób, z niewielkim doświadczeniem zawodowym (patrz – Onboarding dla świeżaków)
Onboarding pracowników
Efektywnie wdrażaj nowych pracowników w kulturę firmyi przekazuj wiedzę.
Usprawnij proces i komunikację.
Czy stanowisko dla nowego pracownika jest zawsze przygotowane przed jego przyjściem?
Wg. badań CareerBuilder, 38% firm nie przygotowuje odpowiednio stanowiska pracy dla nowego pracownika, a ten element jest kluczowy. Brak komputera, dostępu do systemu, biurka czy jakiegokolwiek innego elementu podstawowego wyposażenia pracownika sprawia, że pracownik ma poczucie chaosu w firmie i tego, że nikomu nie zależy na nim i jego pracy.
Najwygodniej przygotować sobie prostą checklistę i sprawdzić na dzień przed przybyciem nowej osoby do działu, czy wszystko jest gotowe.
Dobrym pomysłem jest też Welcome Pack – kilka gadżetów firmowych, które sprawią, że pracownik poczuje się członkiem „rodziny”. Warto w nim umieścić też jakiś dodatek dla najbliższych pracownika, by wyrobić w nich poczucie, że nasz pracownik pracuje w „fajnym miejscu”.
Czy pracownik wie co ma robić pierwszego dnia i cały dzień jest w miarę wypełniony?
Smutną rzeczywistością wielu firm jest to, że w pierwszym dniu nowej pracy pracownik spędza pół dnia kompletnie nic nie robiąc, bądź czytając 20 razy regulaminy i stronę internetową firmy. Taki pierwszy dzień w pracy sprawia, że pracownik wraca do domu zrezygnowany i zniechęcony.
Dobre zaplanowanie pierwszego dnia pracy, pozwala pracownikowi zacząć pracę w nowej firmie z zaangażowaniem i entuzjazmem.
Czy od pierwszego dnia pracownik wie, do kogo się zwrócić z każdym typem problemu?
Możliwość dopytania kolegów o interesujące pracownika kwestie przyspiesza wdrożenie. W systemie do onboardingu pracowników tomHRM, do każdego zadania onboardingowego przypisany jest pracownik, który może pomóc nowemu koledze.
Czy w czasie onboardingu pracownik odbył wszystkie potrzebne szkolenia?
I to nie tylko te obowiązkowe (jak BHP), ale również takie, które pozwolą mu efektywniej wykonywać zadania?
Czy pracownik zapoznał się ze strukturą organizacyjną firmy i wszystkimi pracownikami?
Takie wprowadzenie warto zrobić na wielu poziomach – od struktury firmy i listy pracowników, po bardziej szczegółowe dane o zespole.
Jeśli korzystasz z systemu tomHRM, pracownik może zapoznać się z profilami wszystkich pracowników w swoim dziale lub firmie – czytając ich opisy, informacje o zakresie zadań i stażu pracy. Może również sam uzupełnić swój profil (jeśli mu to umożliwisz).
Czy pracownik ma dostęp do wszystkich niezbędnych informacji na temat zasad panujących w firmie
Od dress code po instrukcje jak rezerwować sale konferencyjną i wysyłać wniosek urlopowy?
Najwygodniej takie informacje gromadzić w firmowych wiki bądź intranecie bazując również na najczęściej zadawanych przez nowych pracowników pytaniach.
Dobrym pomysłem jest też baza różnych mniej ważnych, ale przydatnych informacji – informacje o najbliższych sklepach, restauracjach wraz z menu, miejscach wyznaczonych do palenia itd.
Czy pracownik ma jasność celów i misji firmy, jej otoczenia biznesowego i celów na przyszłość?
Niezależnie od stanowiska, informacje te pozwalają się mocniej ugruntować w firmie i budują zaangażowanie pracownika. Pracownika warto zapoznać z:
- rolą jaką jego stanowisko odgrywa w całej strukturze firmy,
- misją firmy i jej historią,
- tym w jaki sposób jego praca przyczynia się do wzrostu i rozwoju firmy
Wszystkie te informacje powinny być rozłożone na kilka dni, by nie przeciążyć pracownika.
Czy pracownik ma jasność swoich celów?
Jednym z głównych celów onboardingu jest przygotowanie pracownika do efektywnego wykonywania obowiązków i szybkiego osiągnięcia maksymalnej produktywności. Aby to było możliwe, pracownik musi wiedzieć jakie są oczekiwania względem jego pracy. Jakie ma cele i czas na ich osiągnięcie.
Czy w trakcie onboardingu oraz po jego zakończeniu przeprowadziłeś z pracownikiem ankietę na temat jego zadowolenia z procesu wdrożenia do firmy?
Krótkie badanie warto przeprowadzić po pierwszym dniu bądź tygodniu, miesiącu i po 3 miesiącach od przyjścia pracownika do pracy. W naszym wpisie na temat ankiet w trakcie onboardingu znajdziesz kilka przykładowych propozycji.
Kiedy ostatnio poprawiałeś swój program do onboardingu?
Jak firmy poprawiają swój program do onboardingu? (za CareerBuilder)
- Ostatni raz poprwki wprowadzono ponad 3 lata temu (ponad 10% firm)
- W ciągu ostatnich dwóch lat (19%)
- Zabraliśmy się do tego w tym roku (49%)
- Stale go poprawiamy (22%)
Firmy, które prowadzą stałą poprawę swoich programów onboardingu okazują się znacznie lepiej analizować trendy w organizacji i lepiej radzą sobie z fluktuacją pracowników.
UWAGA! Jeśli na wszystkie pytania odpowiedziałeś TAK, a program poprawiasz i analizujesz na bieżąco, to możesz sobie pogratulować!
