Reboarding

Statystyki pokazują, że około 20% osób rocznie wraca do pracy po dłuższym urlopie macierzyńskim, wychowawczym lub zwolnieniu lekarskim. Z kolei około 4-5% kadry stanowią pracownicy powracający do pracy po przejściu do innego pracodawcy (wg. LinkedIn), czyli tzw. bumerangi. 

Czy takiego powracającego pracownika trzeba wdrażać do pracy, skoro już kiedyś przeszedł onboarding? Zdecydowanie tak! Właśnie dlatego pojęcie reboardingu zyskuje na znaczeniu, choć wiele organizacji wciąż nie wdrożyło ustrukturyzowanego podejścia do tego zagadnienia.

Czym jest reboarding?

Mówiąc wprost, to onboarding powracającego pracownika, czyli ponowne przygotowanie go do pracy w organizacji po dłuższej przerwie w wykonywaniu swoich obowiązków. Jest to bardzo zbliżony proces do onboardingu, ale uwzględniający przede wszystkim zmiany, jakie pojawiły się w firmie (czy na stanowisku pracy lub w zakresie obowiązków) oraz w zespole  od momentu, kiedy pracownik poprzednio aktywnie pracował w organizacji.

Czy trzeba wdrażać do pracy pracownika, który powraca?

Wydawałoby się, że nie ma takiej potrzeby – przecież ta osoba już u nas pracowała. Wie, jak działamy, jakie mamy wartości, jak wykonuje się poszczególne zadania. Może siadać za biurkiem i pracować.

W praktyce jednak od jej odejścia czy zaprzestania pracy, w twojej firmie mogły zajść zmiany.  Uruchomiono nowe procedury, wprowadzono nowe narzędzia. Zmieniła się lista klientów, kontrahentów. Przyjęto nowych pracowników, a część odeszło. Być może nawet zmiany dotknęły całej kultury organizacyjnej.

Zakres zmian będzie w różnych firmach różny i często zależy również od czasu, jaki minął od momentu odejścia pracownika. Zawsze jednak coś się przez ten czas wydarzyło. Często to właśnie to, co się wydarzyło, sprawia, że ex-pracownik chce powrócić. Nawet jednak jeśli obserwował on zmiany zachodzące w firmie, to ma do nich dostęp jedynie z zewnątrz. Dlatego konieczny jest reboarding, by mógł zobaczyć zmiany od wewnątrz.

Dla kogo przeznaczony jest  proces reboarding?

Z uwagi na to, że jest to ponowne wdrożenie pracownika do pracy, reboarding stosuje się zawsze wtedy, kiedy pracownik wraca do pracy w firmie po dłuższej przerwie. Najczęściej dotyczy to sytuacji, w której pracownik odszedł z firmy (lub został zwolniony), a następnie, po jakimś czasie następuje jego powrót na pokład organizacji.

O reboarding warto zadbać również w sytuacji, w której pracownik wprawdzie oficjalnie nie odszedł z firmy, ale nie był jej aktywnym pracownikiem przez dłuższy czas. Najczęściej dotyczy to okresu:

• Po powrocie z urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego,
• Po długotrwałym zwolnieniu lekarskim,
• Po długim urlopie sabbatical,
• Przy przeniesieniu pracownika między oddziałami lub departamentami,
• Po istotnych zmianach organizacyjnych, fuzji lub przejęciu,
• Przy przejściu z pracy zdalnej do pracy stacjonarnej lub odwrotnie.

Dlaczego reboarding jest kluczowy?

Skuteczny proces reboardingu przynosi korzyści zarówno pracodawcy, jak i powracającemu pracownikowi:

• Przyspiesza osiągnięcie pełnej produktywności,
• Zmniejsza ryzyko odejścia pracownika w okresie po powrocie,
• Poprawia zaangażowanie i motywację,
• Redukuje stres związany z powrotem do pracy po dłuższej przerwie,
• Zapewnia aktualizację wiedzy o zmianach w firmie i procesach,
• Buduje poczucie bezpieczeństwa i przynależności.

Badania pokazują, że pracownicy, którzy przeszli dobrze zaplanowany reboarding, osiągają pełną efektywność o 30% szybciej niż ci, którzy takiego wsparcia nie otrzymali.

Jakie są cele reboardingu?

Głównym celem reboardingu jest:

• Przyspieszenie osiągnięcia przez pracownika pełnej zdolności do wykonywania zadań,
• Zapewnienie płynnego powrotu do pracy,
• Aktualizacja wiedzy o zmianach w firmie,
• Usunięcie  potencjalnych przeszkód efektywnej pracy wynikających z braku wiedzy na temat procedur,
• Reintegracja z zespołem, który mógł przejść różne transformacje podczas nieobecności pracownika.

W przypadku osoby, która wraca do pracy po dłuższej przerwie, problemem może być też pamiętanie metod i procedur, jakie dawniej obowiązywały w firmie, a które już zostały zarzucone. Nowy pracownik wkracza do firmy bez takich naleciałości i procedur uczy się od podstaw.

Pracownik, który pojawia się w firmie po dłuższej nieobecności, może próbować działać “jak dawniej”, dlatego ważne jest, by zdiagnozować zmiany, które mogły się pojawić i je wyjaśnić.

Czym reboarding różni się od onboardingu?

Choć oba procesy mają podobne cele, występują między nimi istotne różnice:

W przypadku reboardingu możemy pominąć podstawowe szkolenia wprowadzające, skupiając się na tym, co zmieniło się w okresie nieobecności pracownika.

Jak planować proces reboardingu?

Podstawą jest identyfikacja ewentualnych luk oraz stworzenie planu wprowadzenia nowych zagadnień. Choć reboarding w firmie jest zazwyczaj krótszy niż onboarding, trzeba również rozłożyć go na okres 1-3 miesięcy i warto sprawdzić po jego zakończeni efektywność (np. ankietą po reboardingu). Plan powinien uwzględniać zarówno specyfikę stanowiska jak i czas, w którym pracownika nie było i to, co wydarzyło się w tym czasie.

Ponowny onboarding pracownika – jakie elementy można pominąć?

Wszystkie te, które nie uległy zmianie od czasu poprzedniego okresu pracy. Na przykład zasady dotyczące trybu pracy czy miejsca pracy. Jeśli firma nie zmieniła siedziby, to nie jest konieczne kolejne oprowadzanie pracownika, jeśli pewne systemy lub zasady pracy są nadal identyczne, wystarczy odświeżenie wiedzy.

Nieco inaczej, niż w klasycznym onboardingu pracownika, wygląda też zapoznawanie z kolegami z pracy – zwłaszcza, jeśli część osób jest już reboardingowanemu pracownikowi znana.

Typowe błędy reboardingu w czasie planowania i wdrożenia procedur reonboardingowych

• Jego całkowity brak,
• Pominięcie elementów związanych z kulturą organizacji (nawet jeśli niewiele się zmieniło, nie zaszkodzi przypomnieć pracownikowi o zasadach, wartościach i celach),
• Pominięcie nowych systemów IT (które pracownik musi przyswoić na takim samym poziomie jak osoba po raz pierwszy wkraczająca do organizacji),
• Zignorowanie aspektu personalnego – zapoznania pracownika z nowymi osobami w firmie,
• Pomijanie aspektów emocjonalnych i psychologicznych powrotu (stres związany z readaptacją),
• Brak wsparcia zespołu w procesie reintegracji,
• Zbyt szybkie obciążanie pracownika pełnym zakresem obowiązków,
• Brak uwzględnienia indywidualnych potrzeb reboardingowanej osoby (np. po powrocie z urlopu macierzyńskiego czy choroby)
• Pomijanie etapu ewaluacji skuteczności procesu.

Ważne jest również to, by wyjaśnić nowym pracownikom, kim jest nasz „nowy – stary” pracownik. W przeciwnym razie mogą pojawić się plotki i niejasności. Podejrzenia o nepotyzm, niesprawiedliwe traktowanie, „kolesiostwo”. Można to zrobić w ramach komunikacji wewnętrznej (np. newsem w intranecie) czy w ramach maila powitalnego od działu HR.

Rola technologii w procesie reboardingu

Nowoczesne systemy HR mogą znacząco wspierać proces ponownego wdrożenia pracownika poprzez:

• Automatyzację zadań administracyjnych związanych z powrotem.
• Zarządzanie dostępami i uprawnieniami.
• Planowanie szkoleń i spotkań.
• Dostęp do aktualnej bazy wiedzy.
• Monitorowanie postępów adaptacji.
• Gromadzenie informacji zwrotnej.

Wskaźniki skutecznego reboardingu

Aby mierzyć efektywność procesu, warto śledzić następujące wskaźniki:

• Czas potrzebny na osiągnięcie pełnej produktywności
• Poziom satysfakcji z procesu adaptacji
• Retencja pracowników po reboardingu (po 3, 6 i 12 miesiącach)
• Wpływ na ogólne zaangażowanie
• Liczba zgłaszanych problemów adaptacyjnych

Czy warto wdrożyć w firmie procedurę reboardingu?

Zdecydowanie tak, bo według przeprowadzonych w 2015 roku badań przez Workforce Institute* wynika, że pracodawcy zmieniają swoje nastawienie do pracowników, którzy odeszli z firmy i chcieliby do niej powrócić. O ile ponad połowa badanych firm jeszcze kilka lat temu miała politykę niezatrudniania osób, którzy odeszli z firmy, dziś już 76% firm jest otwartych na re-zatrudnienie.

Wśród pracowników również zwiększa się ilość osób, którzy rozważaliby taką możliwość. Aż 46% pracowników z pokolenia Millenialsów wróciłoby „na stare śmieci”. Opcję taką rozważyłoby również 33% pracowników z pokolenia X.

Statystyki pokazują, że takie re-zatrudnienie zdarza się coraz częściej. Ze wspomnianego badania wynika, że 85% rekruterów otrzymało przynajmniej jeden raz CV od byłego pracownika, a 40% z nich taką osobę zatrudniło ponownie.

Powrót pracownika do firmy  – najczęstsze powody

Dlaczego pracownicy wracają do firmy, z której zdecydowali się odejść? Najczęstsze powody to:

• Rozczarowanie nową pracą,
• Rozwój firmy macierzystej i nowe możliwości, jakie stwarza,
• Zmiana w obrębie kultury organizacji starej firmy – zwłaszcza w zakresie możliwości rozwoju ścieżki kariery oraz nowych benefitów, których poprzednio nie było,

Korzyści z zatrudnienia pracownika – bumerangu

• 38% managerów i 33% HR-owców podkreśla, że ogromną korzyścią w zatrudnianiu pracowników powracających jest to, że już znają organizację i wiedzą czego się spodziewać,
• 31% HR-wców zwraca uwagę na to, że powracający pracownik nie potrzebuje takiego przeszkolenia jak nowa osoba (co może okazać się zdradliwym przekonaniem jeśli nie wdroży się żadnego systemu reboardingu),
• Zatrudnienie byłego pracownika podnosi morale wśród innych pracowników. To, że pracownik chciał wrócić, oznacza, że firma jest dobrym miejscem do pracy, za którym się tęskni.

Jeśli do Twojej organizacji powrócic chce wielu pracowników możesz z tego zrobic element Employer Brandingowy, tak, jak zrobiła to firma Software Mansion:

*Employee Engagement Series,  Workforce Institute Kronos Incorporated i WorkplaceTrends.com