czyli jak przeprowadzić onboarding powracającego pracownika.

Powracający do firmy pracownik to coraz częstsze zjawisko, które z jednej strony wynika z kurczącego się rynku kandydatów, a z drugiej z większej otwartości pracodawców na zatrudnianie pracowników – bumerangów. Czy takiego powracającego pracownika trzeba wdrażać do pracy, skoro już kiedyś przeszedł onboarding? Zdecydowanie tak!

Czym jest reboarding?

Mówiąc wprost, to onboarding powracającego pracownika, czyli ponowne przygotowanie go do pracy. Jest to bardzo zbliżony proces do onboardingu, ale uwzględniający przede wszystkim zmiany, jakie pojawiły się w firmie (czy na stanowisku pracy lub w zakresie obowiązków)  od momentu, kiedy pracownik poprzednio aktywnie pracował w organizacji. W porównaniu do onboardingu bywa bardziej spersonalizowany i dopasowany do specyfiki pracownika.

Czy trzeba wdrażać do pracy pracownika, który powraca?

Wydawałoby się, że nie ma takiej potrzeby – przecież ta osoba już u nas pracowała. Wie, jak działamy, jakie mamy wartości, jak wykonuje się poszczególne zadania. Może siadać za biurkiem i pracować.

W praktyce jednak od jej odejścia czy zaprzestania pracy, w twojej firmie mogły zajść zmiany.  Uruchomiono nowe procedury, wprowadzono nowe narzędzia. Zmieniła się lista klientów, kontrahentów. Przyjęto nowych pracowników, a część odeszło. Być może nawet zmiany dotknęły całej kultury organizacyjnej.

Zakres zmian będzie w różnych firmach różny i często zależy również od czasu, jaki minął od momentu odejścia pracownika. Zawsze jednak coś się przez ten czas wydarzyło. Często to właśnie to, co się wydarzyło, sprawia, że ex-pracownik chce powrócić. Nawet jednak jeśli obserwował on zmiany zachodzące w firmie, to ma do nich dostęp jedynie z zewnątrz. Dlatego konieczny jest reboarding, by mógł zobaczyć zmiany od wewnątrz.

Dla kogo przeznaczony jest reboarding?

Z uwagi na to, że jest to ponowne wdrożenie pracownika do pracy, reboarding stosuje się zawsze wtedy, kiedy pracownik wraca do pracy w firmie po dłuższej przerwie. Najczęściej dotyczy to sytuacji, w której pracownik odszedł z firmy (lub został zwolniony), a następnie, po jakimś czasie następuje jego powrót na pokład organizacji.

O reboarding warto zadbać również w sytuacji, w której pracownik wprawdzie oficjalnie nie odszedł z firmy, ale nie był jej aktywnym pracownikiem przez dłuższy czas. Taki powrót do pracy po przerwie może być spowodowany:

• Przebywaniem na urlopie macierzyńskim i wychowawczym,
• Dłuższym urlopem bezpłatnym,
• Dłuższą nieobecnością ze względu na chorobę / rekonwalescencję
• Pracował w innej placówce (np. innym oddziale, w innym mieście / kraju).

Po okresie pandemii na reboarding decydowały się też firmy, które zawiesiły swoja działalność dłuższy okres i zapraszały pracowników do pracy po pandemii, przy czym jakieś elementy (np. model pracy czy strategia biznesowa) uległy zmianie.

Jakie są cele reboardingu?

• Przyspieszenie osiągnięcia przez pracownika pełnej zdolności do wykonywania zadań,
• Usunięcie  potencjalnych przeszkód efektywnej pracy wynikających z braku wiedzy na temat procedur.

W przypadku osoby, która wraca do pracy po dłuższej przerwie, problemem może być też pamiętanie metod i procedur, jakie dawniej obowiązywały w firmie, a które już zostały zarzucone. Nowy pracownik wkracza do firmy bez takich naleciałości i procedur uczy się od podstaw. Pracownik, który pojawia się w firmie po dłuższej nieobecności, może próbować działać “jak dawniej”, dlatego ważne jest, by zdiagnozować zmiany, które mogły się pojawić i je wyjaśnić.

Jak planować proces reboardingu?

Podstawą jest identyfikacja ewentualnych luk oraz stworzenie planu wprowadzenia nowych zagadnień. Choć reboarding w firmie jest zazwyczaj krótszy niż onboarding, trzeba również rozłożyć go na okres 1-3 miesięcy i warto sprawdzić po jego zakończeni efektywność (np. ankietą po reboardingu). Plan powinien uwzględniać zarówno specyfikę stanowiska jak i czas, w którym pracownika nie było i to, co wydarzyło się w tym czasie.

Ponowny onboarding pracownika – jakie elementy można pominąć?

Wszystkie te, które nie uległy zmianie od czasu poprzedniego okresu pracy. Na przykład zasady dotyczące trybu pracy czy miejsca pracy. Jeśli firma nie zmieniła siedziby, to nie jest konieczne kolejne oprowadzanie pracownika, jeśli pewne systemy lub zasady pracy są nadal identyczne, wystarczy odświeżenie wiedzy.

Nieco inaczej, niż w klasycznym onboardingu, wygląda też zapoznawanie z kolegami z pracy – zwłaszcza, jeśli część osób jest już reboardingowanemu pracownikowi znana.

Błędy reboardingu

• Jego całkowity brak,
• Pominięcie elementów związanych z kulturą organizacji (nawet jeśli niewiele się zmieniło, nie zaszkodzi przypomnieć pracownikowi o zasadach, wartościach i celach),
• Pominięcie nowych systemów IT (które pracownik musi przyswoić na takim samym poziomie jak osoba po raz pierwszy wkraczająca do organizacji),
• Zignorowanie aspektu personalnego – zapoznania pracownika z nowymi osobami w firmie.

Ważne jest również to, by wyjaśnić nowym pracownikom, kim jest nasz „nowy – stary” pracownik. W przeciwnym razie mogą pojawić się plotki i niejasności. Podejrzenia o nepotyzm, niesprawiedliwe traktowanie, „kolesiostwo”. Można to zrobić w ramach komunikacji wewnętrznej (np. newsem w intranecie) czy w ramach maila powitalnego od działu HR.

Czy warto wdrożyć w firmie procedurę reboardingu?

Zdecydowanie tak, bo według przeprowadzonych w 2015 roku badań przez Workforce Institute* wynika, że pracodawcy zmieniają swoje nastawienie do pracowników, którzy odeszli z firmy i chcieliby do niej powrócić. O ile ponad połowa badanych firm jeszcze kilka lat temu miała politykę niezatrudniania osób, którzy odeszli z firmy, dziś już 76% firm jest otwartych na re-zatrudnienie.

Wśród pracowników również zwiększa się ilość osób, którzy rozważaliby taką możliwość. Aż 46% pracowników z pokolenia Millenialsów wróciłoby „na stare śmieci”. Opcję taką rozważyłoby również 33% pracowników z pokolenia X.

Statystyki pokazują, że takie re-zatrudnienie zdarza się coraz częściej. Ze wspomnianego badania wynika, że 85% rekruterów otrzymało przynajmniej jeden raz CV od byłego pracownika, a 40% z nich taką osobę zatrudniło ponownie.

Powrót pracownika do firmy  – najczęstsze powody

Dlaczego pracownicy wracają do firmy, z której zdecydowali się odejść? Najczęstsze powody to:

• Rozczarowanie nową pracą,
• Rozwój firmy macierzystej i nowe możliwości, jakie stwarza,
• Zmiana w obrębie kultury organizacji starej firmy – zwłaszcza w zakresie możliwości rozwoju ścieżki kariery oraz nowych benefitów, których poprzednio nie było,

Korzyści z zatrudnienia pracownika – bumerangu

• 38% managerów i 33% HR-owców podkreśla, że ogromną korzyścią w zatrudnianiu pracowników powracających jest to, że już znają organizację i wiedzą czego się spodziewać,
• 31% HR-wców zwraca uwagę na to, że powracający pracownik nie potrzebuje takiego przeszkolenia jak nowa osoba (co może okazać się zdradliwym przekonaniem jeśli nie wdroży się żadnego systemu reboardingu),
• Zatrudnienie byłego pracownika podnosi morale wśród innych pracowników. To, że pracownik chciał wrócić, oznacza, że firma jest dobrym miejscem do pracy, za którym się tęskni.

Jeśli do Twojej organizacji powrócic chce wielu pracowników możesz z tego zrobic element Employer Brandingowy, tak, jak zrobiła to firma Software Mansion:

*Employee Engagement Series,  Workforce Institute Kronos Incorporated i WorkplaceTrends.com