Talent pool (baza kandydatów)

W dynamicznie zmieniającym się świecie rekrutacji kluczowym wyzwaniem dla organizacji jest szybkie i skuteczne pozyskiwanie najlepszych talentów. Talent pool, czyli baza talentów, to jedno z najskuteczniejszych narzędzi ułatwiających ten proces.

Czym jest talent pool?

Talent pool, czyli baza kandydatów, to zbiór profili osób, które są zainteresowane rozwojem kariery w strukturach twojej firmy. Innymi słowy grupa potencjalnych przyszłych pracowników, którzy mogą być w przyszłości zatrudnieni przez firmę.

Lista talentów może zawierać zarówno osoby, które już aplikowały na konkretne stanowiska, jak i specjalistów, z którymi firma nawiązała kontakt, ale jeszcze ich nie zatrudniła. W Twoje bazie talentów mogą znaleźć się też byli pracownicy firmy, którzy z różnych przyczyn zrezygnowali z pracy, ale w przyszłości mogą być zainteresowani innym stanowiskiem.

Wg. badań  Randstad Enterprise Talent Trends 2024 72% organizacji uważa, że niedobór talentów stworzy większe trudności dla ich firm w niedalekiej przyszłości.

Przykładem efektywnego talent pool może być baza wolontariuszy wykorzystywana przy organizacji dużych eventów czy lista freelancerów copywriterów dostępnych do projektów marketingowych. Dzięki takim bazom organizacje mogą szybciej znaleźć odpowiednich specjalistów i zmniejszyć koszty rekrutacji, eliminując konieczność ponownego umieszczania ogłoszeń.

Po co budować bazę talentów w organizacji? Korzyści

Budowanie talent pool przynosi wiele korzyści dla działu HR oraz całej organizacji. Najważniejsze z nich to:

• Szybsza rekrutacja – dzięki gotowej bazie CV można błyskawicznie znaleźć kandydatów spełniających określone kryteria.
• Lepsza jakość zatrudnienia – firma może dłużej monitorować rozwój kariery potencjalnych przyszłych pracowników, uzyskać lepszy obraz kompetencji i podejmować bardziej świadome decyzje w procesach rekrutacyjnych.
• Niższy koszt rekrutacji – ograniczenie wydatków na ogłoszenia rekrutacyjne, których nie trzeba publikować oraz zewnętrzne agencje.
• Budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy – regularny kontakt z kandydatami zwiększa atrakcyjność firmy na rynku pracy.

Jak stworzyć talent pool?

Aby baza kandydatów była skuteczna, warto przejść przez kilka kluczowych kroków:

1. Określenie celów – jakie role i kompetencje są kluczowe dla organizacji?
2. Segmentacja kandydatów – podział na grupy według umiejętności, doświadczenia, dostępności.
3. Gromadzenie danych – zbieranie informacji o kandydatach, takich jak CV, profile LinkedIn, wyniki rozmów kwalifikacyjnych, wyniki testów, oceny kompetencji.
4. Zarządzanie talent pool – regularne aktualizowanie danych, kontakt z kandydatami, analiza dostępnych talentów.

Jakie są narzędzia do budowania talent pool?

Aby efektywnie zarządzać bazą CV, warto wykorzystać nowoczesne technologie. Oto kilka przydatnych narzędzi:

• Systemy do rekrutacji ATS (Applicant Tracking System) – pozwalają na automatyczne gromadzenie i zarządzanie bazą kandydatów. Niektóre – tak jak tomRM mają wydzielone specjalne miejsca do przechowywania listy kandydatów z umiejętnościami czy kompetencjami w określonych obszarach.
• Platformy CRM dla HR – ułatwiają nawiązywanie i utrzymywanie relacji z talentami.
• LinkedIn i inne media społecznościowe – źródło wartościowych kandydatów do talent pool.
• Analityka HR – umożliwia monitorowanie skuteczności bazy kandydatów i jej optymalizację.

Skąd brać talenty do bazy? Pozyskiwanie kandydatów

Rozbudowa talent pool wymaga aktywnego poszukiwania kandydatów. Metody pozyskiwania kandydatów do talent pool są różne. M.in:

• Aplikacje na wcześniejsze oferty pracy,
• Wewnętrzne rekrutacje i rekomendacje pracowników,
• Networking i wydarzenia branżowe (np. targi pracy),
• Social media i platformy rekrutacyjne,
• Współpraca z uczelniami,
• Programy stażowe.

Jak dbać o talent pool i budować relacje z kandydatami?

Nie wystarczy pozyskać kandydatów na dane stanowisko. O bazy kandydatów trzeba dbać.  Ważne jest jej regularne aktualizowanie i utrzymywanie relacji z kandydatami. Oto kilka praktycznych wskazówek które pozwolą ci utrzymać wysoką jakość swojej bazy:

• Regularne aktualizowanie informacji – monitorowanie zmiany doświadczenia, umiejętności, dostępności kandydatów.
• Kontakt z kandydatami – wysyłanie spersonalizowanych wiadomości, informowanie o nowych ofertach pracy.
• Budowanie relacji – angażowanie kandydatów poprzez webinary, newslettery, branżowe spotkania.

Jak ma się budowanie bazy CV do RODO?

Przechowywanie danych kandydatów w bazie talentów musi odbywać się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Oto kluczowe zasady:

• Uzyskanie zgody kandydata – informowanie o celu i zakresie przetwarzania danych.
• Przechowywanie danych tylko przez określony czas – zgodnie z polityką prywatności organizacji.
• Bezpieczeństwo danych – stosowanie odpowiednich zabezpieczeń systemowych.
• Prawo do bycia zapomnianym – umożliwienie kandydatom usunięcia swoich danych z bazy.

System rekrutacyjny tomHRM pozwala na automatycznie wysyłanie do kandydatów próśb o przedłużenie zgody RODO na kontakt. Dzięki temu zgody na przetwarzanie danych osobowych dla kandydatów w talent pool będą zawsze aktualne.

Najczęstsze błędy w budowaniu bazy kandydatów

Aby lista talentów była efektywna dla twojej organizacji, warto unikać poniższych błędów:

• Brak segmentacji kandydatów – prowadzi do chaosu i trudności w znalezieniu najlepszych kandydatów.
• Zaniedbanie relacji z kandydatami – brak kontaktu sprawia, że kandydaci tracą zainteresowanie firmą a dodatkowo to negatywny candidate experience. W ramach talent poolingu trzeba koniecznie pamiętać o regularnym kontakcie. Wysyłaniu informacji o firmie i potrzebach rekrutacyjnych, aktywizacji do dzielenia się ofertami pracy wśród znajomych (co ułatwia sourcing) oraz potwierdzaniu gotowości do pracy w Twojej firmie.
• Nieaktualizowanie bazy CV – przestarzałe informacje mogą prowadzić do błędnych decyzji rekrutacyjnych i nie pozwalają zidentyfikować najlepszych potencjalnych kandydatów. Należy pamiętać, że kandydaci nie czekają biernie i również się rozwijają. Zdobywają nowe kompetencje i umiejętności, obejmują nowe stanowiska. Skuteczny talent pool to aktualizowane przynajmniej raz w roku dane, które powinny obejmować zarówno doświadczenie, jak i motywację kandydatów.
• Ignorowanie aspektów prawnych – nieprzestrzeganie przepisów RODO może skutkować karami finansowymi, irytacją kandydatów, którzy otrzymują niechciane maile, a nawet negatywnym employer brandingiem.

Podsumowanie

Talent pool to nieocenione narzędzie, które pozwala firmom skrócić czas rekrutacji, zwiększyć jakość zatrudnienia i obniżyć koszty pozyskiwania pracowników. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie zarządzanie bazą potencjalnych kandydatów, jej regularna aktualizacja oraz przestrzeganie przepisów prawnych. Dobrze zorganizowana baza utalentowanych kandydatów to inwestycja, która przynosi długoterminowe korzyści dla organizacji.

Zalety prowadzenia talent pools w systemie ATS tomHRM

Talent pools można prowadzić na różne sposoby. Dlaczego warto postawić na tworzenie talent pool w tomHRM? Sprawdź, jak nasz system może usprawnić ci zarządzanie bazą kandydatów na każdym etapie:

• Automatyzacja – dzięki takim zautomatyzowanym funkcjom, jak wysyłka prośby o przedłużenie zgody RODO, sprawdzanie jej ważności czy zaczytywanie danych z CV, rekruter oszczędza czas i nie musi wykonywać żmudnych, powtarzalnych czynności.
• Przejrzystość – tomHRM to dobrze zorganizowane, intuicyjne oprogramowanie. Korzystamy z wyróżnień kolorystycznych czy ikon, które ułatwią dotarcie do potrzebnej informacji. Oferujemy również czytelne podsumowania danych, np. liczby kandydatów będących na etapie rozmowy kwalifikacyjnej, spotkania online, zatrudnienia, odrzucenia – i tak dalej.
• Mobilność – z systemem ATS można skorzystać ze swojej talent pool nie tylko w biurze, ale też podczas pracy zdalnej czy delegacji. Wystarczy mieć dostęp do komputera służbowego i internetu.
• Bezpieczeństwo – talent pools prowadzone w systemie ATS to pełne bezpieczeństwo danych. Trudno je całkowicie zniszczyć, ponieważ system upewnia się, czy użytkownik na pewno chce usunąć wybrane informacje. Trudno także je wykraść – ze względu na profesjonalne zabezpieczenia, z których korzystamy w tomHRM.
• Dostępność – Pula talentów prowadzona ww formie elektronicznej umożliwia sprawne, łatwe przypisywanie do niej rekruterów i innych osób odpowiedzialnych za dany proces rekrutacji, dzięki czemu każdy widzi dokładnie to, co powinien.
• Łatwe wyszukiwanie – talent pools w systemie ATS tomHRM można przeszukiwać przy pomocy filtrowania wyników oraz wyszukiwarki. Nawet przy bardzo bogatej puli talentów identyfikacja odpowiednich kandydatów nie powinna zająć więcej niż kilka minut.
• Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. 
• Profile kandydatów – dodatkową zaletą wykorzystywania systemu ATS do prowadzenia puli talentów jest szybki dostęp do wszystkich informacji o kandydacie. Pod jego profil można podpinać dodatkowe dokumenty, notatki po rozmowach czy informacje z poprzednich rekrutacji. Wystarczy zatem kliknięcie nazwiska wybranego kandydata, by otrzymać przejrzysty dostęp do wszystkich zebranych dotychczas danych.