STS i system HR dla ponad 500 osób

Opis firmy:

STS to lider na polskich rynku bukmacherskim w Polsce. Firma posiada 2 oddziały, zatrudniając łącznie 1500 osób, z czego około 500 osób pracuje w centrali firmy. STS to również prawie 400 lokali stacjonarnych w całym kraju.

Potrzeba: przeniesienie systemów HR w jedno wspólne miejsce

Przed wdrożeniem tomHRM STS korzystał z kilku różnych narzędzi do zarządzania procesami HR, a informacje o pracownikach były mocno rozproszone. Szczególnie uciążliwy był brak jednego miejsca, w którym można było zebrać dane o wszystkich pracownikach i kontraktorach, niezależnie od typu ich umowy czy spółki, która ich zatrudniała.

Najważniejszą potrzebą STS, który mocno  się rozrastał, stało się wyeliminowanie innych systemów stosowanych w firmie, również takich, które były stawiane wewnętrznie. To nie tylko oszczędność czasu związana z konsolidacją danych, ale również unikanie pomyłek związanych z przenoszeniem danych.

Jak wybrać system all-in-one HR dla organizacji 500+ pracowników? Dobre praktyki

Marta Szołtys, HRBP STS rekomenduje stworzenie grupy roboczej, w skład której wejdą nie tylko osoby związane z miękkim HR, ale również pracownicy zajmujący się obsługą RCP, dział prawny, specjaliści od cyberbezpieczeństwa, a na końcowym etapie wyboru narzędzia również specjalista IT w obszarze integracji.

Marta Szołtys: Chcieliśmy, by system był całościowy i obejmował wiele procesów, oraz by przy dużej dozie elastyczności, był jednocześnie zgodny z prawem pracy i samodzielnie dbał o zgodność procedur firmowych z literą prawa.

Zanim przystąpimy do testów, trzeba też koniecznie wypisać te elementy systemu, które są dla naszej organizacji konieczne, oraz te, które są mile widziane, ale opcjonalne.

Marta Szołtys: Testowaliśmy również zagraniczne rozwiązania, ale ważne było dla nas również to, by interfejs systemu był dostępny w języku polskim, by maksymalnie ułatwić korzystanie z niego wszystkim pracownikom.

Jak STS korzysta z tomHRM?

STS korzysta z sześciu modułów tomHRM, które wprowadzane były do firmy etapami. Z systemu najmocniej, poza działem HR korzystają również takie działy jak finanse, controlling i księgowość oraz kadra menadżerska.

Dla szeregowych pracowników ważne elementy systemu to moduł urlopy i nieobecności, ankiety pracownicze oraz aktualności, przez które firma przekazuje informacje wewnętrzne.

ATS – zintegrowanie rekrutacji po API i jeden klik do zatrudnienia pracownika

W okresie intensywnego wzrostu firmy, kiedy prowadzono nawet do 100 projektów rekrutacyjnych rocznie, bardzo mocno korzystano z modułu rekrutacji. Przy tak dużym wolumenie prowadzonych działań bardzo istotne były przede wszystkim takie funkcjonalności systemu ATS tomHRM jak:

• Automatyzacje odciążające rekruterów,
• Wiadomości masowe do kandydatów,
• Statusy kandydatów.

Marta Szołtys: Pomocna jest współpraca między poszczególnymi modułami systemu. Z kandydata, który zaakceptuje ofertę pracy,  możemy jednym kliknięciem utworzyć pracownika i włączyć go do procesu onboardingu.

STS zdecydowało się na zintegrowanie systemu tomHRM ze stroną firmową po API. Dzięki temu wprowadzone w tomHRM informacje są automatycznie publikowane na stronie firmowej, a informacje o prowadzonych projektach rekrutacyjnych zawsze aktualne. To odciąża zespół, również w przypadku nieco rzadziej obecnie prowadzonych rekrutacji.

5 korzyści z wyboru systemu HR typu all-in-one tomHRM

1. Poprawa przepływu informacji – brak konieczności osobnego wysyłania informacji o pracownikach do innych działów. Potrzebne informacje dział HR i kadra zarządzająca można odnaleźć w systemie, w raportach lub profilach pracowników.
2. Redukcja liczby narzędzi, a co za tym idzie ryzyka błędów wynikających z przenoszenia danych między systemami.
3. Możliwość zarządzania danymi pracowników i kontraktorów zatrudnionych w różnych spółkach i różnych formach współpracy w ramach jednego systemu.
4. Przyspieszenie oraz ułatwienie pracy HR i menadżerów dzięki komunikacji między poszczególnymi modułami i automatyzacjom.
5. System dostępny w języku polskim, co ułatwia wdrożenie pracowników i nie wymaga dodatkowego tworzenia instrukcji i opisów.

Marta Szołtys: Mimo tego, że wiele procesów HR już przenieśliśmy do tomHRM, nadal możemy rozbudować je o dodatkowe elementy, dlatego śledzimy rozwój narzędzia i sami sugerujemy funkcjonalności, które chętnie byśmy w nim widzieli.