Talent pools. Jak tworzyć pulę talentów z tomHRM?

W rekrutacji często zdarzają się sytuacje, podczas których firma ma kontakt z utalentowanym, kompetentnym kandydatem, ale niekoniecznie pasującym do stanowiska, którego dotyczy rekrutacja. Standardem stało się zatem pytanie kandydatów o zgodę na udział w kolejnych rekrutacjach. Dzięki niej rekruterzy mogą zachować aplikacje dobrze rokujących kandydatów i wrócić do nich w przyszłości. Prowadzą wówczas – mniej lub bardziej świadomie – tzw. talent pools, czyli pulę talentów. To właśnie baza kandydatów spełniających konkretne oczekiwania pracodawcy. Jak w jej prowadzeniu może pomóc tomHRM?

Tworzenie talent pools z systemem ATS

Jednym z modułów tomHRM, który cieszy się szczególnym zainteresowaniem, jest system ATS. Zadbaliśmy o to, by aplikacja w jak największym stopniu automatyzowała oraz upraszczała proces rekrutacji, czego efektem jest dostępność wielu praktycznych funkcji; takich jak np. powiadomienia mejlowe. Odpowiednie wykorzystanie części z nich umożliwia tworzenie przejrzystego talent pools. Jak zbudować pulę talentów z tomHRM?

Formularze aplikacyjne ze zgodami RODO

Klauzula CV to temat, który potrafi namieszać w rekrutacji. Szczególnie gdy kandydat sprawdziłby się świetnie na innym stanowisku, ale nie dodał do CV zgody na przetwarzanie danych również w kolejnych procesach rekrutacyjnych. Aby rekruter mógł zachować sobie aplikację danej osoby i skontaktować się z nią podczas innej rekrutacji, to musi mieć wspomnianą zgodę. Bez obu klauzuli RODO nie będzie możliwe dodanie kandydata do talent pools.

Z tomHRM uzyskanie zgód potrzebnych pracodawcy jest dużo prostsze. Nasz system ATS umożliwia tworzenie własnych formularzy aplikacyjnych, w których można uwzględnić zgody RODO. Można wkleić własną treść lub skorzystać z gotowych szablonów, a także ustawić wyrażenie danej zgody jako obowiązkową lub opcjonalną. I tworzenie talent pools staje się dużo prostsze!

Własne pule talentów

Tworzenie talent pools w naszym systemie ATS jest niezwykle proste. Każdy może definiować własne pule talentów dla poszczególnych stanowisk i przypisywać je do określonych działów, a tym samym – do różnych rekrutacji. I tak, gdy rekruter będzie za pół roku szukał nowego UX Designera do działu kreatywnego, koniecznie z bardzo dobrym angielskim, to będzie mógł najpierw zajrzeć do puli talentów dla HR. Co więcej, może sprawdzać nie tylko pule utworzone przez siebie, ale również inne osoby zajmujące się rekrutacją – jeśli ma rolę administratora lub został przypisany do wglądu w daną talent pool.

Proste przypisywanie kandydatów do talent pools

Gdy rekruter akurat będzie szukał kogoś na inne stanowisko, ale zobaczy w kandydacie świetnego UX Designera, to może wrzucić jego dane do puli – nie musi nawet przepisywać informacji z CV. Wystarczy, że wgra plik CV, by system sam zaczytał imię, nazwisko, dane kontaktowe czy opis kandydata. Może również przypisać wybraną osobę do talent pool z poziomu jej profilu kandydata w tomHRM. Gdy napływają aplikacje, system tworzy kandydatom profile, zaciągając ich dane z formularza rekrutacyjnego. Po zapoznaniu się z kompetencjami któregoś z kandydatów można wybrać opcję Przypisz do talent pool – a później już tylko wybrać odpowiednią pulę talentów.

Oceny i tagowanie kandydatów

W prowadzeniu talent pools oraz wybieraniu kandydatów z puli talentów pomaga opcja dodawania do ich profili ocen (1-5 gwiazdek) oraz własnych tagów, a także przebiegu ewentualnych wcześniejszych rekrutacji. Każda osoba odpowiedzialna za proces rekrutacji i mająca kontakt z kandydatem (telefoniczny, mailowy, podczas rozmowy kwalifikacyjnej etc.) może zaznaczyć w jego profilu, jakie wywarł wrażenie, czym się wyróżnił i tak dalej.

Łatwe filtrowanie utalentowanych kandydatów

System ATS od tomHRM ułatwia również odnalezienie idealnego kandydata spośród tych wprowadzonych do którejś z talent pools. Wprowadziliśmy wygodne filtrowanie wyników w pulach według działu lub rekrutera, a także opcję wyszukiwania po słowach kluczowych. W tym drugim przypadku wystarczy wpisać fragment nazwiska albo opisu kandydata, by odnaleźć konkretną osobę. Bez ręcznego przeszukiwania dziesiątek CV, bez otwierania masy plików czy przeskakiwania po arkuszach Excela.

Automatyczna wysyłka prośby o przedłużenie zgody RODO

Jak wspomnieliśmy, talent pools nie może istnieć bez zgód na udział w kolejnych rekrutacjach. Potencjalny kłopot stanowi nie tylko to, że kandydat nie zostawi przy swoim CV odpowiedniej formułki, ale też wygasanie ważności takiej zgody. Pracodawca musi bowiem określić czas, przez jaki będzie przechowywał uzyskane dane osobowe. Po jego upłynięciu należy usunąć pozyskane dane – albo poprosić kandydata o przedłużenie zgody.

Nie ulega wątpliwości, że sprawdzanie terminów zgód wszystkich kandydatów zebranych w talent pools to uciążliwe i czasochłonne zajęcie. A tutaj dochodzi jeszcze wysyłanie maili z prośbą o przedłużenie zgody. By maksymalnie ułatwić rekruterom pracę, wprowadziliśmy automatyczną wysyłkę wspomnianej prośby. Zawiera link, który przekierowuje kandydata w miejsce, gdzie może zaakceptować lub odrzucić prośbę. Gdy rekruter włączy wybranym osobom taką automatyzację, wówczas otrzymają oni tę prośbę 30 dni przed wygaśnięciem dotychczasowej zgody.

Zalety prowadzenia talent pools w systemie ATS

Talent pools można prowadzić na różne sposoby. Najpopularniejsze są trzy metody: papierowa pula talentów, pula prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym oraz w systemie ATS. Dlaczego warto postawić właśnie na to ostatnie rozwiązanie? Zalet jest co najmniej kilka:

• Automatyzacja – dzięki takim zautomatyzowanym funkcjom, jak wysyłka prośby o przedłużenie zgody RODO, sprawdzanie jej ważności czy zaczytywanie danych z CV, rekruter oszczędza czas i nie musi wykonywać żmudnych, powtarzalnych czynności.
• Przejrzystość – tomHRM to dobrze zorganizowane, intuicyjne oprogramowanie. Korzystamy z wyróżnień kolorystycznych czy ikon, które ułatwią dotarcie do potrzebnej informacji. Oferujemy również czytelne podsumowania danych, np. liczby kandydatów będących na etapie rozmowy kwalifikacyjnej, spotkania online, zatrudnienia, odrzucenia – i tak dalej.
• Mobilność – z systemem ATS można skorzystać ze swojej talent pool nie tylko w biurze, ale też podczas pracy zdalnej czy delegacji. Wystarczy mieć dostęp do komputera służbowego i internetu, bez konieczności wożenia ze sobą ciężkich segregatorów.
• Bezpieczeństwo – papierowe archiwa i bazy danych są narażone na wiele szkód, takich jak oblanie kawą, zniszczenie wskutek zalania budynku czy pożaru, a także na kradzież. W tym ostatnim przypadku mamy dodatkowo do czynienia z udostępnieniem danych osobowych osobom nieupoważnionym, co może się wiązać z nałożeniem na firmę wysokiej kary finansowej. Talent pools prowadzone w systemie ATS to pełne bezpieczeństwo danych. Trudno je całkowicie zniszczyć, ponieważ system upewnia się, czy użytkownik na pewno chce usunąć wybrane informacje. Trudno także je wykraść – ze względu na profesjonalne zabezpieczenia, z których korzystamy w tomHRM.
• Dostępność – papierowe CV ciężko się udostępnia innym osobom. Trzeba je skanować lub przekazywać osobiście, co w obu przypadkach jest czasochłonne. Z kolei do arkuszy kalkulacyjnych udostępnionych na dysku wspólnym trzeba pamiętać ścieżkę; włączenie strony z systemem ATS jest dużo łatwiejsze. Pula talentów prowadzona w takiej formie umożliwia sprawne, łatwe przypisywanie do niej rekruterów i innych osób odpowiedzialnych za dany proces rekrutacji, dzięki czemu każdy widzi dokładnie to, co powinien.
• Łatwe wyszukiwanie – talent pools w systemie ATS tomHRM można przeszukiwać przy pomocy filtrowania wyników oraz wyszukiwarki. Nawet przy bardzo bogatej puli talentów dotarcie do odpowiedniego kandydata nie powinno zatem zająć więcej niż kilka minut.
• Profile kandydatów – dodatkową zaletą wykorzystywania systemu ATS do prowadzenia puli talentów jest szybki dostęp do wszystkich informacji o kandydacie. Pod jego profil można podpinać dodatkowe dokumenty, notatki po rozmowach czy informacje z poprzednich rekrutacji. Wystarczy zatem kliknięcie nazwiska wybranego kandydata, by otrzymać przejrzysty dostęp do wszystkich zebranych dotychczas danych.