Akta osobowe, czyli jak prowadzić teczkę pracowniczą z tomHRM

Akta osobowe to największa część dokumentacji pracowniczej, którą prowadzić musi każdy zatrudniający. Zawartość teczki pracowniczej jest ściśle określona w przepisach i musi być kompletna niezależnie od tego, czy prowadzona jest w formie tradycyjnej, czy elektronicznej. Jak długo, w jaki sposób i gdzie należy przechowywać akta osobowe, aby nie narazić się na karę?

Czym są akta osobowe?

Akta osobowe to jedna z części składowych dokumentacji pracowniczej, którą prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej nakazuje pracodawcy Art. 94 pkt 9a oraz pkt 9b Kodeksu pracy. Obok akt w teczce pracowniczej znajdować musi się również dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Jak rozróżnić poszczególne elementy dossier zatrudnionego?

Sam kodeks pracy tego nie uściśla, odsyłając w Art. 298 Kodeksu pracy do rozporządzenia ministra właściwego do spraw pracy. Dokładne wymogi co do zawartości akt osobowych ustala więc obecnie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W jego myśl akta osobowe są podzielonym na cztery części zbiorem dokumentów takich jak umowy, potwierdzenia, oświadczenia czy skierowania na badania.

Co musi znajdować się w aktach osobowych?

Akta osobowe podzielone są na cztery części, które zbierają poszczególne dokumenty tematycznie. Odnoszą się do różnych etapów zatrudnienia: rekrutacji, przebiegu pracy i ustania zatrudnienia. W oddzielnej części akt przechowuje się również informacje na temat kar porządkowych, które zostały nałożone na pracownika.

Co konkretnie powinno znajdować się w aktach osobowych?

Akta osobowe – część A

To część akt zbierająca dokumenty zgromadzone przez pracodawcę w toku rekrutacji. Znajdują się tam:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych,
• skierowania na badania lekarskie,
• orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Akta osobowe – część B

W części B znajdują się z kolei oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Trafić powinny tam m.in.:

• umowa o pracę,
• zakres obowiązków,
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
• dokumenty związane z urlopami: bezpłatnym, macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim lub wychowawczym,
• dokumenty dotyczące zasad pracy zdalnej.

Akta osobowe – część C

Część C akt osobowych to miejsce na oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Zazwyczaj powstają one zatem na koniec współpracy z danym pracownikiem. Po opuszczeniu przez niego firmy w teczce nadal znajdowały będą się na przykład:

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• kopia wydanego świadectwa pracy,
• umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeżeli została wcześniej zawarta).

Akta osobowe – część D

Ostatnią częścią akt osobowych, która w idealnej sytuacji nie będzie miała okazji się pojawić, będzie dokumentacja kar porządkowych. W tym miejscu znaleźć będzie można na przykład odpis zawiadomienia o ukaraniu lub inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Czy akta osobowe mogą mieć formę wyłącznie elektroniczną?

Od wielu lat nie istnieje potrzeba prowadzenia akt osobowych pracowników w formie tradycyjnej. Zanim stworzy się jednak e-akta lub zmieni teczki papierowe na elektroniczne, należy zapewnić bezpieczne warunki przechowywania dokumentów. Zgodnie z §9 i §10 przytaczanego już rozporządzenia system teleinformatyczny używany w tym celu musi zapewniać kilka istotnych funkcjonalności. Wśród nich wymienić można chociażby:

• zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie określonych metadanych,
• możliwość eksportu dokumentacji w formie elektronicznej oraz jej wydruku,
• podleganie procedurom zabezpieczania dokumentacji oraz wykonywania kopii zapasowych,
• możliwości przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych.

Z tego względu przy transformacji dokumentacji z papierowej na cyfrową lub tworzeniu elektronicznych akt osobowych od podstaw warto wybrać sprawdzony system HRM. Stanowi on odpowiedź na wyzwania stawiane przez wymogi z rozporządzenia, a jest przy tym także dobrą alternatywą dla tradycyjnego przechowywania dokumentacji. W przypadku formy papierowej trzeba w końcu zapewnić dokumentom pomieszczenie gwarantujące odpowiednią wilgotność, temperaturę i zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych

Czym grozi nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Okres dostosowywania warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej do wymogów rozporządzenia minął 1 stycznia 2020 roku. Od tego czasu wszystkie przedsiębiorstwa muszą prowadzić teczki pracownicze perfekcyjnie. Złe warunki przechowywania lub niepełne akta osobowe mogą stać się podstawą nałożenia grzywny.

Dokładne mechanizmy przyznawania grzywny za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej nie są zdefiniowane na poziomie ustawy lub rozporządzenia. O jej przyznaniu oraz wysokości decyduje inspektor pracy. Każdy przypadek rozpatrywany jest indywidualnie, jednak co do zasady grzywna będzie nie mniejsza niż 1000 zł, ale jednocześnie nie większa niż 30 000 zł.

Kto może uzyskać kopię akt osobowych?

Jedną z najistotniejszych zasad dotyczących akt osobowych jest ich dostępność oraz możliwość uzyskania kopii całości lub wyłącznie konkretnej części. Po złożeniu przez obecnego lub byłego pracownika wniosku o kopię na piśmie lub w formie elektronicznej pracodawca ma 30 dni na wydanie informacji, o którą wnioskuje zatrudniony. Wniosek taki może złożyć także osoba upoważniona, a w przypadku śmierci pracownika dzieci, małżonkowie oraz rodzic, w tym ojczym i macocha.

Jeżeli dokumenty przechowywane są przez pracodawcę w formie papierowej, mogą być udostępnione w postaci papierowej lub elektronicznej po zdigitalizowaniu ich oraz opatrzeniu podpisem kwalifikowanym. W drugą stronę działa to podobnie — wydruk dokumentacji elektronicznej jest jak najbardziej możliwy, tyle że wymaga podpisu pracodawcy lub osoby upoważnionej.

Jak długo należy przechowywać akta osobowe pracownika?

Po ustaniu stosunku pracy istnieją trzy możliwości dotyczące czasu przechowywania akt osobowych. Zależą one od daty zatrudnienia danej osoby:

• Jeżeli pracownik był zatrudniony 1 stycznia 2019 roku lub w dniu późniejszym, jego dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez 10 lat.
• Jeżeli pracownik był zatrudniony w latach 1999–2018 jest to 10 lat w przypadku złożenia przez pracodawcę oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA, a w innej sytuacji 50 lat.
• Jeżeli pracownik był zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku, jego akta osobowe muszą być przechowywane przez 50 lat.

Okres dziesięcioletni liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek zatrudnienia. W przypadku pięćdziesięciu lat datą graniczną jest dzień, w którym zakończyła się praca. W ciągu roku od końca terminu przechowywania akt osobowych pracodawca ma obowiązek je zniszczyć.